Developing Processes and Learning in a Project-based Firm

Tämän diplomityön tavoitteena on kuvata tiedonkulkua projektiliiketoimintaa harjoittavassa yrityksessä sekä analysoida kuvausta määrittäen mahdolliset kehityskohdat. Työssätuotetut kuvaukset ja kehityskohtien määrittäminen toimivat pohjana yrityksen kehittäessä projektien hallintaansa tulevaisuudessa. Työssä valitaan tietojohtamisen näkökulma sopivaksi lähestymistavaksi yrityksen toiminnananalysointiin. Haastatteluin kerätyn tutkimusmateriaalin perusteella luodaan prosessikuvaukset jotka mallintavat tietovirtoja yrityksen projektien aikana tapahtuvien prosessien välillä. Kuvausta peilataan tietämyksen luomisen sekä projektien tietojohtamisen teoriaan ja määritetään kehityskohteita. Kehityskohteiden määrittämisen lisäksi ehdotetaan mahdollisia toimenpiteitä tiedon ja tietämyksen hallinnan kehittämiseksi. Kokemusten ja opittujen asioiden sekäpalautteen kerääminen projektien aikana sekä niiden jälkeen havaittiin tärkeimmäksi kehityskohdaksi. Näiden keräämisen voidaan todeta vaativan järjestelmällisyyttä jotta projektien onnistumiset sekä niissä saavutetut parannukset voidaan toistaa jatkossa ja virheet sekä epäonnistumiset sitä vastoin välttää.

Working capital management in the small and medium-sized enterprises Case: Project-based business environment in Flowrox Oy

This Master´s thesis illustrates how growing a business ties up the company´s working capital and what the cost of committed capital. In order to manage a company´s working capital in rapid business growth phase, the thesis suggests that by monitoring and managing the operating and cash conversion cycles of customers´ projects, a company can find ways to secure the required amount of capital. The research method of this thesis was based on literature reviews and case study research. The theoretical review presents the concepts of working capital and provides the background for understanding how to improve working capital management. The company in subject is a global small and medium-sized enterprise that manufactures pumps and valves for demanding process conditions. The company is expanding, which creates lots of challenges. This thesis concentrates to the company´s working capital management and its efficiency through the supply chain and value chain perspective. The main elements of working capital management are inventory management, accounts receivable management and accounts payable management. Prepayments also play a significant role, particularly in project-based businesses. Developing companies´ working capital management requires knowledge from different kind of key operations´ in the company, like purchasing, production, sales, logistics and financing. The perspective to develop and describe working capital management is an operational. After literature reviews the thesis present pilot projects that formed the basis of a model to monitor working capital in the case company. Based on analysis and pilot projects, the thesis introduces a rough model for monitoring capital commitments in short time period. With the model the company can more efficiently monitor and manage their customer projects.

Improving Product Information Management in Global Project Based Manufacturing

The transition of project based manufacturing business, even more into global networks, sets up challenges for companies to manage their business in this new operating environment. One way to tackle these challenges is the successful management of product information through an extended product’s lifecycle. Thus, one objective of this research is to find ways how product information management in global project based manufacturing can be improved. Another objective is to find a solution how the target company can improve its product information management in the offer-to-procurement business process. Due to the nature of the topic, the study follows constructive research methodology with qualitative methods. By combining literature related to this topic a framework is created to improve product information management in global project based manufacturing. The improvement process in this framework is based on a systematic approach from the current state towards target state. A general aim for improvements should be the integrated product and project lifecycle information management through Lean approach. This introduced framework is applied to the target company through two case projects. Data for building view of current state and analysis is collected mostly by theme interviews and also utilizing other material from the target company. Used tools help to analyzing was the BPMN and the Trace matrix for business chains. Results of the improvement process are collected in a solution proposal which contain the strategic target state as well as long and short term objectives. The strategic target state is defined as controlled customization. Also during the improvement process are created the Information requirements chart in the offer-to-procurement business process, and the Project related initial information questionnaire to customer.

Project and customer profitability analysis: an empirical case study

The objective of this case study is to provide a Finnish solution provider company an objective, in-depth analysis of their project based business and especially of project estimation accuracy. A project and customer profitability analysis is conducted as a complementary addition to describe profitability of the Case Company’s core division. The theoretical framework is constructed on project profitability and customer profitability analysis. Project profitability is approached starting from managing projects, continuing to project pricing process and concluding to project success. The empirical part of this study describes the Case Company’s project portfolio, and by means of quantitative analysis, the study describes how the characteristics of a project impact the project’s profitability. The findings indicate that it really makes a difference in project portfolio’s estimated and actual profitability when methods of installation and technical specifications are scrutinized. Implications on profitability are gathered into a risk assessment tool proposal.

Learning from projects: a qualitative metasummary

The objective of this thesis was to form an understanding about the common gaps in learning from projects, as well as possible approaches to bridging them. In the research focus were the questions on how project teams create knowledge, which fac- tors affect the capture and re-use of this knowledge and how organizations can best capture and utilize this project-based knowledge. The method used was qualitative metasummary, a literature-based research method that has previously been mainly applied in the domains of nursing and health care research. The focus was laid on firms conducting knowledge-intensive business in some form of matrix organization. The research produced a theoretical model of knowledge creation in projects as well as a typology of factors affecting transfer of project-based knowledge. These include experience, culture and leadership, planning and controlling, relationships, project review and documentation. From these factors, suggestions could be derived as to how organizations should conduct projects in order not to lose what has been learned.

A Project Portfolio Tool for Forecasting Small Projects Profitability

The case company in this study is a large industrial engineering company whose business is largely based on delivering a wide-range of engineering projects. The aim of this study is to create and develop a fairly simple Excel-based tool for the sales department. The tool’s main function is to estimate and visualize the profitability of various small projects. The study also aims to find out other possible and more long-term solutions for tackling the problem in the future. The study is highly constructive and descriptive as it focuses on the development task and in the creation of a new operating model. The developed tool focuses on estimating the profitability of the small orders of the selected project portfolio currently on the bidding-phase (prospects) and will help the case company in the monthly reporting of sales figures. The tool will analyse the profitability of a certain project by calculating its fixed and variable costs, then further the gross margin and operating profit. The bidding phase of small project is a phase that has not been covered fully by the existing tools within the case company. The project portfolio tool can be taken into use immediately within the case company and it will provide fairly accurate estimate of the profitability figures of the recently sold small projects.

Measuring organizational capabilities in the engineering and consulting industry

Tämän työn tarkoituksena oli tutkia kuinka organisaation kyvykkyyksiä voidaan mitata engineering- ja konsultointialalla käyttämällä ns. kyvykkyysauditointimenetelmää. Päämotiivit aineettoman omaisuuden mittaamiseksi tunnistettiin kirjallisuuskatsauksen pohjalta. Erilaisten menetelmien etuja ja haittoja tutkittiin, jotta kyvykkyysauditoinnin suorittamiseen liittyvät haasteet ja vaatimukset tulisivat tunnistetuiksi. Kyvykkyysauditoinnin rakentaminen vaati teollisuudenalan erityispiirteiden tunnistamista. Niiksi havaittiin tietointensiivisyys ja projektikeskeisyys. Auditoinnin implementaatioprosessi koostui neljästä osasta, joista kolmen ensimmäisen suorittamiseen case-yritys antoi merkittävän panoksensa. Kriittisten menestystekijöiden selvittämisen jälkeen voitiin niihin vaikuttavat organisaation kyvykkyydet tunnistaa ja arviointi suorittaa. Arvioinnit kerättiin sisäisiltä ja ulkoisilta arvioijilta, ja ne muodostivat pohjan analyysille, joka selvitti yrityksen kehittämistarpeita. Kyvykkyysauditoinnin hyödyiksi laskettiin kasvanut tietämys yrityksen vahvuuksista ja heikkouksista sekä mahdollisuus tarkkailla säännöllisesti sen kokonaissuorituskykyä ja parantaa sitä.

Globaalin hankintastrategian komponentit, case: Joptek Oy Composites

Viimeiset vuosikymmenet ovat olleet voimakasta kansainvälistymisen aikaa liiketoiminnassa, jonka myötä globaalista hankinnasta on tullut yhä enenevässä määrin hyvin merkittävä osa yritysten hankintastrategiaa. Kansainvälisten hankintapäätösten tekeminen vaatii yritykseltä kansainvälistymisen asteesta riippuen taloudellisia-, ajallisia- ja henkilöresursseja. Suhteessa näihin panoksiin nähden kansainvälisestä hankinnasta on saavutettavissa merkittäviä etuja, joista tärkeimpiä ovat kustannussäästöt, kilpailuetu sekä laatu- ja teknologiaedut. Projektiluontoisessa liiketoiminnassa hankintastrategian muodostamiseen ja hankintaprosesseihin vaikuttavat yksittäisten projektien ominaisuudet ja niille asetetut tavoitteet. Projektitoiminnassa hankintastrategian mukauttaminen kulloinkin vallitseviin olosuhteisiin, tavoitteisiin ja asiakkaiden tarpeisiin on projektien onnistumisen kannalta tärkeää. Tutkielman teoriaosassa tarkasteltiin projektihankintaprosesseja sekä projekteihin perustuvan liiketoiminnan ominaispiirteitä ja niiden vaikutuksia hankintaan. Teorian keskeisimpänä asiakokonaisuutena on kansain-välinen hankintastrategia osana yrityksen kokonaisvaltaista hankinta-strategiaa. Globaalia hankintastrategiaa on tarkasteltu investointien, kilpailuedun, strategian muodostuksen, motiivien ja esteiden sekä sen eri komponenttien osalta. Empiiriaosassa tutkittiin tutkielman case –yrityksen ja toimeksiantajan, Joptek Oy Compositesin hankinnan nykytilaa sekä kansainvälisen hankintastrategian eri osa-alueita. Haastattelun avulla suoritetun tutkimuksen mukaan Joptek Oy:n liiketoimintaympäristö edellyttää yrityksen entistä aktiivisempaa panostamista kansainväliseen hankintaan. Projektiliiketoiminnassa kansainvälisen hankintastrategian muodostamisessa on pyrittävä yrityksen tarpeisiin vastaaviin räätälöityihin ratkaisuihin, huomioiden erillisten projektien muutokset ja riskitekijät.

Strategian toimeenpanokeinot muuttuvissa toimintaympäristöissä

Nykyinen strategia ajattelu perustuu filosofiaan, jossa yrityksen aineeton pääoma muuttuu aineelliseksi tulokseksi organisaatioiden resursseja, kyvykkyyksiä ja osaamista hyödyntämällä. Strategisissa tuloskorteissa oppimisen ja kasvun näkökulma kuvaa, miten ihmiset, teknologia ja organisaatioilmapiiri voivat toimia yhdessä strategian toimeenpanemiseksi. Oppimisen ja kasvun tulosten paraneminen ennakoi parannusta myös sisäisiin prosesseihin, asiakasnäkökulmaan ja taloudelliseen menestykseen. Työn teoriaosuudessa luotiin laaja katsaus eri strategiakoulukuntiin, keskittyen etenkin Mintzbergin konfiguraatio strategiakoulukunnan oppeihin. Tämän pohjalta tehtiin määritys strategia ajattelulle; strategiaprosessille ja strategialle muuttuvissa toimintaympäristöissä. Strategiaprosessin kriittiset alueet, sekä strategialähtöisen organisaation periaatteet huomioon ottaen, tehtiin kirjallisuuskartoitusta strategian toimeenpanokeinoista ja käytännön tutkimus niiden käytön yleisyydestä eri organisaatioissa. Tulosten mukaisesti monet keinot ovat aktiivisessa käytössä, mutta toisaalta on nähtävissä, että erilaiset yrityskulttuurit, organisaatioiden "elämäntilanteet" ja resurssien erilaisuudet tarjoavat erilaiset mahdollisuudet strategian toimeenpanoon ja organisaation osaamisen lisäämiseen. Nopeasti muuttuva toimintaympäristö korostaa joustavaa strategian ja sen toimeenpanon tarvetta. Osaamisen kehittäminen johtaa kasvuun; sen varmistamiseksi on löydettävä omalle organisaatioille sopivat keinot jatkuvaan oppimiseen, muutoskykyisyyden ja sitä kautta kilpailukyvyn saavuttamiseen ja ylläpitämiseen.

Diagnosing and developing knowledge management capability –Knowledge management capability in UPM-Kymmene Wood Oy

The purpose of this case study is to clarify how KM (knowledge management) capability is constructed through six different activities and to explore how this capability can be diagnosed and developed in the three case organizations. The study examines the knowledge management capability of the three factories in UPM-Kymmene Wood Oy, a major Finnish plywood producer. Forest industry is usually considered to be quite hierarchical. The importance of leveraging employee skills and knowledge has been recognized in all types of organizations – including those that mainly deal with tangible resources. However, the largest part of empirical knowledge management literature examines KM in so called knowledge-intensive or knowledge-based organizations. This study extends existing literature by providing an in depth case study into assessment and development of KM activities in these three organizations with little awareness of the KM discourse. This subject is analyzed through literature review, theoretical analysis and empirical research in the case organizations. The study also presents a structured method for evaluating KM activities of a company and for diagnosing the main weaknesses that should be developed in order to achieve KM excellence. The results help in understanding how knowledge management capability is constructed and provide insight into developing and exploiting it within an organization.

Suorituskyvyn mittaaminen pk-sektorin asiantuntijayrityksessä

Suorituskyvyn mittaaminen huolellisesti suoritettuna tuo yritykselle monia hyötyjä. Mittariston avulla yritys pystyy kohdistamaan liiketoimintaansa palvelemaan paremmin strategisia tavoitteita. Työssä käsitellään suorituskyvyn mittaamista pk-sektorin asiantuntijayrityksen näkökulmasta. Suorituskyvyn mittaaminen on ollut perinteisesti aikaisemmin huomattavasti suositumpaa lähinnä tuotanto- ja palveluyrityksissä. Työssä oli tavoitteena suunnitella pk-sektorin asiantuntijayrityksen käyttöön soveltuva suorituskykymittaristo. Pk-sektorin yrityksissä suorituskyvyn mittaaminen ei ole vielä saavuttanut suurta suosiota. Tämä johtuu osaltaan pk-yritysten vähäisistä käytettävissä olevista resursseista. Tästä johtuen myös mittariston suunnitteluprosessi on yrityksille haastavampi. Asiantuntijayritysten ominaispiirteet tuovat myös omanlaiset haasteet suorituskyvyn mittaamiseen. Asiantuntijayritysten tärkein resurssi on usein henkilöstön tietotaito ja sen takia suorituskykymittaristoissa korostuu usein juuri aineettomien tekijöiden mittaaminen. Oikein suoritettu suorituskykymittariston suunnittelu vaatii huolellista paneutumista mittariston suunnitteluprosessin eri vaiheisiin. Mittaristo tulee johtaa oikein määritetyistä yrityksen visiosta ja strategioista. Tärkeää on myös yrityksen henkilöstön sitouttaminen mittariston suunnitteluun. Suunnittelu vaatii täsmällisyyttä ja johdonmukaisuutta, joka saavutetaan noudattamalla jotakin tiettyä suunnitteluprosessin vaiheet sisältävää prosessimallia. Pk-sektorin asiantuntijayrityksissä suunnittelu vaatii erityisesti tarkkuutta mittariston näkökulmien ja mittareiden valitsemisessa. On mietittävä miten pk-yrityksen vähäiset resurssit saadaan riittämään mittaamaan hankalia ja resursseja vieviä aineettomia tekijöitä, jotka ovat yleensä kuitenkin asiantuntijayrityksissä usein erittäin tärkeässä asemassa.

Kassavirtojen ennustaminen projektilähtöisessä liiketoiminnassa

Työn tavoitteena oli vastata ensisijaisesti kysymykseen, voidaanko projektiliiketoiminnan kassavirtoja ennustaa 3-15 kuukauden aikavälillä ja jos voidaan, niin miten ja millä tarkkuudella. Tutkimus toteutettiin teoriatutkimuksena aihepiiristä ja tutkimuksen pohjalta luotiin malli kassavirtojen ennustamiseen kohdeyritykselle 3-15 kuukauden aikavälille. Mallin laatimiseksi oli hyödynnettävissä viiden vuoden aineistot kohdeyrityksen kassavirroista, budjetista ja liiketoiminnan toteumatiedoista. Työn teoriaosiossa tutkittiin kirjallisuuden pohjalta projektiliiketoimintaa, budjetointia sekä kassavirtoja ja niiden ennustamista. Tämän jälkeen teorian pohjalta rakennettiin kohdeyritykselle historiatietoihin perustuva malli kassavirtojen ennustamiseksi. Mallia rakennettaessa määritettiin ensimmäiseksi merkittävimmät kassavirran komponentit, minkä jälkeen niille laadittiin ennustemenetelmät. Samalla arvioitiin millä tarkkuudella projektilähtöisen liiketoiminnan kassavirtoja pystytään ennustamaan. Tutkimuksen tuloksena oli historiatietoihin pohjautuva ennustemalli kohdeyritykselle. Mallilla tehtyjen testien pohjalta voitiin todeta, että projektilähtöisen liiketoiminnan kassavirtoja pystytään ennustamaan melko hyvällä tarkkuudella, ennustaminen ei kuitenkaan ole niin luotettavaa, kuin jos ennustettaisiin tasaisemmin kehittyvän liiketoiminnan kassavirtoja. Historiaan pohjautuvaa mallia käytettäessä pitää myös muistaa, että mikään ei takaa historian toistumista tulevaisuudessa.

Envia – a repository for environmental information access and discovery

Poster at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014