A Project Portfolio Tool for Forecasting Small Projects Profitability

The case company in this study is a large industrial engineering company whose business is largely based on delivering a wide-range of engineering projects. The aim of this study is to create and develop a fairly simple Excel-based tool for the sales department. The tool’s main function is to estimate and visualize the profitability of various small projects. The study also aims to find out other possible and more long-term solutions for tackling the problem in the future. The study is highly constructive and descriptive as it focuses on the development task and in the creation of a new operating model. The developed tool focuses on estimating the profitability of the small orders of the selected project portfolio currently on the bidding-phase (prospects) and will help the case company in the monthly reporting of sales figures. The tool will analyse the profitability of a certain project by calculating its fixed and variable costs, then further the gross margin and operating profit. The bidding phase of small project is a phase that has not been covered fully by the existing tools within the case company. The project portfolio tool can be taken into use immediately within the case company and it will provide fairly accurate estimate of the profitability figures of the recently sold small projects.

Tämän tutkimuksen case-yrityksenä toimii suuri teknologia- ja suunnitteluyritys, jonka liiketoiminta perustuu pitkälti erilaisten suunnitteluprojektien toimituksiin. Tämän tutkimuksen tavoitteena on suunnitella ja luoda yksinkertainen Excel-pohjainen projektilaskentatyökalu case-yrityksen myyntiosastolle. Työkalun päätarkoituksena on arvioida ja hahmotella erilaisten pienprojektien kannattavuutta sekä muita tunnuslukuja Tutkimuksen tarkoituksena on myös tutkia muita pitemmän aikavälin ratkaisuja ongelman ratkaisuun. Tutkimus on erittäin konstruktiivinen sekä kuvaileva, koska se keskittyy kehittymishankkeeseen ja uuden toimintamallin luomiseen. Kehitetty työkalu keskittyy estimoimaan tarjousvaiheessa olevien pienten projektien kannattavuutta valitussa projekti portfoliossa ja se auttaa case-yritystä muun muassa myynnin kuukausiraportoinnissa. Työkalu analysoi projektien kannattavuutta laskemalla ensiksi sen muuttuvat ja kiinteät kustannukset ja tämän jälkeen kannattavuuden käyttäen hyväksi katetuotto – ja täyskatteellista laskentaa. Pienten projektien tarjousvaihe oli ennen tutkimusta otettu huonosti huomioon tutkittavan yrityksen olemassa olevissa raportointi työkaluissa. Kehitetty työkalu voidaan ottaa käyttöön välittömästi case-yrityksessä ja se tarjoaa kohtuullisen tarkan arvion juuri myytyjen pienten projektien kannattavuudesta.