Managing and utilizing information flow for new products’ periodic account sales process

The goal was to understand, document and module how information is currently flown internally in the largest dairy organization in Finland. The organization has undergone radical changes in the past years due to economic sanctions between European Union and Russia. Therefore, organization’s ultimate goal would be to continue its growth through managing its sales process more efficiently. The thesis consists of a literature review and an empirical part. The literature review consists of knowledge management and process modeling theories. First, the knowledge management discusses how data, information and knowledge are exchanged in the process. Knowledge management models and processes are describing how knowledge is created, exchanged and can be managed in an organization. Secondly, the process modeling is responsible for visualizing information flow through discussion of modeling approaches and presenting different methods and techniques. Finally, process’ documentation procedure was presented. In the end, a constructive research approach was used in order to identify process’ related problems and bottlenecks. Therefore, possible solutions were presented based on this approach. The empirical part of the study is based on 37 interviews, organization’s internal data sources and theoretical framework. The acquired data and information were used to document and to module the sales process in question with a flowchart diagram. Results are conducted through construction of the flowchart diagram and analysis of the documentation. In fact, answers to research questions are derived from empirical and theoretical parts. In the end, 14 problems and two bottlenecks were identified in the process. The most important problems are related to approach and/or standardization for information sharing, insufficient information technology tool utilization and lack of systematization of documentation. The bottlenecks are caused by the alarming amount of changes to files after their deadlines.

Identificación de las relaciones reales y posibles entre la administración basada en modelos, la ciencia computacional de la organización y la ingeniería emergente en el contexto de la gestión organizacional

Las teorías administrativas se han basado, casi sin excepción, en los fundamentos y los modelos de la ciencia clásica (particularmente, en los modelos de la física newtoniana). Sin embargo, las organizaciones actualmente se enfrentan a un mundo globalizado, plagado de información (y no necesariamente conocimiento), hiperconectado, dinámico y cargado de incertidumbre, por lo que muchas de las teorías pueden mostrar limitaciones para las organizaciones. Y quizá no por la estructura, la lógica o el alcance de las mismas, sino por la falta de criterios que justifiquen su aplicación. En muchos casos, las organizaciones siguen utilizando la intuición, las suposiciones y las verdades a medias en la toma de decisiones. Este panorama pone de manifiesto dos hechos: de un lado, la necesidad de buscar un método que permita comprender las situaciones de cada organización para apoyar la toma de decisiones. De otro lado, la necesidad de potenciar la intuición con modelos y técnicas no tradicionales (usualmente provenientes o inspiradas por la ingeniería). Este trabajo busca anticipar los pilares de un posible método que permita apoyar la toma de decisiones por medio de la simulación de modelos computacionales, utilizando las posibles interacciones entre: la administración basada en modelos, la ciencia computacional de la organización y la ingeniería emergente.

Analyses of Individual and Organizational Competences Associated with Knowledge Management Practice

The research analyzed critical aspects of the knowledge management process based on the analyses of knowledge, abilities and attitudes required to individual knowledge workers and to organizations responsible for the management process. In the present work a characterization of the knowledge management process was developed and information and knowledge wokers defined. Competence concept was discussed and specialists gave opinions about critical competences to knowledge management process. The opinions were organized and analyzed by the Delphi method. The results aggregate to the management context by discussing an extremely important resource to organizations - knowledge - and because they support its management process. The research identified wide critical aspects that are compatible with current organizational challenges, directing the process management to important themes as: the worker able to create, the organization able to convert individual knowledge into organizational knowledge, knowledge sharing while still tacit, the maximization organizational knowledge use, information and knowledge generation and preservation, among others important topics to be observed by knowledge workers and by administrators responsible for the knowledge management process.

Management Innovation at the Brazilian Superior Tribunal of Justice

We describe administrative reform involving management innovation undertaken at the Superior Tribunal of Justice, Brazil`s highest appellate court for infra-constitutional cases. The innovation is the introduction of a new management model based on strategic planning and a process management approach to work processes. Introduction of the new model has been supported by the use of information technology and project management techniques. Qualitative methods were used for data collection and analysis. Findings reveal that the innovation is contributing to the development of a systemic overview of key processes, reducing the fragmenting effects of the division of work activities within the Tribunal. At least three new organizational routines or capabilities have been developed as a result of the innovation studied: Electronic Court Management, Project Management, and Process Management. The paper contributes to knowledge about court management, a field that has received little research attention in the public administration literature.

Standardization of project management processes

Software development is a discipline that is almost as old as the history of computers. With the advent of the Internet and all of its related technologies, software development has been on high demand. But, and especially in SME (small and medium enterprise), this was not accompanied with a comparable effort to develop a set of sustainable and standardized activities of project management, which lead to increasing inefficiencies and costs. Given the actual economic situation, it makes sense to engage in an effort to reduce said inefficiencies and rising costs. For that end, this work will analyze the current state of software development’s project management processes on a Portuguese SME, along with its problems and inefficiencies in an effort to create a standardized model to manage software development, with special attention given to critical success factors in an agile software development environment, while using the best practices in process modeling. This work also aims to create guidelines to correctly integrate these changes in the existing IS structure of a company.

LAIPPATEHTAAN TOIMITUSVARMUUDEN JA LÄPIMENOAIKOJEN KEHITTÄMINEN AIKAPERUSTEISEN PROSESSIJOHTAMISEN KEINOIN

Yritysten sisäiset prosessit ovat usein pysyneet samanlaisina jo vuosia, ellei vuosikymmeniä. Tulevaisuuden haasteet löytyvät mitä suurimmassa määrin yritysten omista, monessa tapauksessa vielä tunnistamattomista prosesseista. Näiden haasteiden pohjalta, tämän diplomityön perusajatuksena on prosessijohtaminen. Diplomityön tutkimusongelma on laippatehtaan vaihteleva ja usein liian alhainen viikoittainen toimitusvarmuus, pitkät tilaus-toimitusketjun läpimenoajat ja alihankintalaippojen maahantuonnin vaikutus tehtaan toimitusvarmuuteen. Työn tarkoituksena on tutkia, kuvata ja analysoida tehtaan tuotannonohjauksen ja prosessien nykytilanne. Kirjallisuustutkimuksen ja analyysien pohjalta tavoitteena on tehdä ja toteuttaa erilaisia kehitysvaihtoehtoja toimitusvarmuuden, läpimenoaikojen ja tuotannon seurannan kehittämiseksi. Työssä analysoitiin Ferral Components Oy:n tuotannon nykytilaa, joka on perinteisesti ollut standardituotteiden varasto-ohjattua toimintaa. Analyysin perustietoina käytettiin yrityksen tuotannonohjausjärjestelmästä saatavia tilaus-toimitustietoja pääosin vuosilta 2003 ja 2004, joiltakin osin myös vuoden 2005 tietoja. ABC-analyysin tuloksena saatiin selville yrityksen tuotteiston rakenne ja sen pohjalta päätuoteryhmien tilaus-toimitusketjut. Päätuoteryhmien tilaus-toimitusketjujen selvittämisen jälkeen voitiin analysoida niiden nykytilanne. Nykytila-analyysin tulokset osoittivat, että tilaustoimitusketjut eivät ole suorituskykyisiä käytettyjen menetelmien ja mittareiden valossa ja kehitystarvetta on olemassa. Nykytila-analyysin, kirjallisuustutkimuksen ja projektikokousten avulla löydettiin kehityskohteita prosessien luomiseksi, sekä niiden kehittämiseksi. Pääasiallinen kehityskohde löydettiin analyysin pohjalta määritettyjen tilaus-toimitusketjujen eriyttämisestä omiksi ydinprosesseikseen. Ydinprosessit kuvattiin etulehtien, prosessikaavioiden ja tekstisivujen avulla. Lisäksi ydinprosesseille hahmoteltiin uusi prosessien mukainen tuotannon layout ja määriteltiin prosessien seurantaan soveltuvat mittarit. Lopuksi listattiin ydinprosesseille nykytila-analyysin pohjalta havaittuja kehitysideoita ja niiden mahdollisia positiivisia vaikutuksia sekä tehtiin taulukkolaskentaohjelmalla taulukko varasto-ohjattavien tuotteiden hälytysrajojen määrittämiseksi.

Strateginen toimintoperusteisen kustannuslaskentaprojektin ohjaus

Työn päätavoitteena oli tutkia, miten toimintoperusteisia kustannuslaskentaprojekteja (ABC) voidaan ohjata tehokkaammin tulevaisuudessa, ja löytää toimintojohtamisen (ABM) tuki liiketoiminnan strategiselle johtamiselle verkottuvassa yritysmaailmassa. Lisäksi tavoitteena oli määritellä ABC-projektien johtamismallien viitekehys ja vertailla toteutettuja ABC-hankkeita.Toimintolaskentaa ja prosessijohtamista selvitettiin kirjallisuuden ja asiantuntijoiden haastatteluiden avulla. Tutkimuksen empiirisen osan ABC-hankkeiden tiedot pohjautuvat projekteissa tiiviisti mukana olleiden henkilöiden haastatteluihin. Kolmen eri yhtiön hankkeet kuvattiin, ja niiden analysoinnin pohjalta esitettiin mahdollisia jatkotoimenpiteitä liiketoiminnan johtamisen näkökulmasta. Lopuksi työssä pohdittiin myös liiketoiminnan ohjaamisen tulevaisuutta ja jatkotutkimustarpeita.Eri ABC-projektien vertailun pohjalta havaittiin mahdollisia hankekohtaisia kehitysalueita, kuten tietojärjestelmien yhtenäisyys, joustavuus, strateginen oppiminen tulevaisuudessa ja resurssien kohdentaminen. Lisäksi toteutettuja hankkeita arvioitiin liiketoiminnan ohjausta tukevan vuorovaikutteisen resurssisuunnittelun pohjalta. Työssä luotiin ABC-projektien johtamismallien kautta viitekehyksiä mahdollisille jatkohankkeille korostamalla prosessimaisuutta ja ulkoista verkottumista.Lopuksi esitetään, että ennen ABC-hankkeen aloitusta on yrityksen nykyinen tila ja tietojärjestelmät analysoitava. Projektia ei saa toteuttaa vain yhden hyväksi koetun tavan mukaisesti, vaan onnistunut ABC-projektin läpivienti vaatii monien erilaisten toteutus- ja ajattelumallien yhdistämistä. ABC-sovellusten on tuettava sekä operatiivista toimintaa että strategista liiketoiminnan johtamista. Tehokas verkottuminen mahdollistaa lopulta ulkoisten prosessien hallinnan yhdessä organisaation sidosryhmien kanssa.

Prosessijohtaminen ja lyhyen aikavälin rahoitussuunnittelun kehittäminen: case Isko Oyj.

Tutkielman päätavoitteena oli kehittää kohdeyrityksen lyhyen aikavälin rahoitussuunnittelua prosessijohtamisen periaatteiden mukaisesti. Tutkimus jakaantui metodologisesti kahteen osaan: teoriaosassa käytettiin käsiteanalyyttistä tutkimusotetta ja empiriaosassa toiminta-analyyttistä tutkimusotetta. Empiirinen tutkimus toteutettiin tutkimalla kohdeyrityksen liiketoimintaprosesseja. Yksi rahoitussuunnittelun kannalta merkittävä prosessi, maahantuontiprosessi, valittiin tarkemmin kuvattavaksi ja analysoitavaksi. Yrityksen toimintaa tarkasteltaessa todettiin, että toiminnan ohjaaminen prosessijohtamisen periaatteiden mukaisesti ja rahoitussuunnittelun tunnistaminen prosessin asiakkaaksi parantaisi informaatiovirtojen laatua ja samalla lisäisi rahoitussuunnitelmien validiutta. Kohdeyrityksellä ei ole tällä hetkellä käytössään prosessiorganisaatiota. Prosessiajattelun mukaisella yrityksen tarkastelulla lisättiin yrityksen toiminnan ymmärrystä. Samalla luotiin edellytykset toiminnan kehittämiselle. Tutkimuksen tuloksena kohdeyritykselle laadittiin toimenpide-ehdotuksia maahantuontiprosessin kehittämiseksi siten, että yrityksen maksuvalmiutta pystyttäisiin paremmin suunnittelemaan ja ylläpitämään.

Lähiverkkotuotteen palveluprosessien kehittäminen, Case: Elisa

Diplomityön aiheena oli tutkia case-yrityksen prosessikehitystä, prosessijohtamista sekä lähiverkkopalveluketjua prosessinäkökulman kannalta. Tutkimuksen päätavoitteina oli selvittää, kuinka lähiverkkopalveluketjun toimintaa voisi tehostaa, ja minkälaisia kertakustannuksia yhdestä keskiverotoimituksesta syntyy. Tavoitteina oli myös selvittää yrityksen prosessikehittämisen tila sekä minkälaisia prosessijohtamismalleja yrityksessä käytetään ja millä tavoin sen pääprosesseja johdetaan. Tutkimus oli case-tyyppinen, eli siinä tutkittiin yhden yrityksen toimintaa ja prosesseja. Teoreettinen pohja tutkimukselle luotiin käsittelemällä liiketoimintaprosesseihin liittyviä ydinmääritelmiä, erilaisia prosessijohtamismalleja ja liiketoimintaprosessien mittaamista. Tutkimuksen peruselementit tiedon hankintaan olivat kirjallisuus ja haastattelut. Lisäksi tutkimus pohjasi vahvasti tutkijan tekemiin omiin havaintoihin yrityksessä ja sen toimintaympäristössä. Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin lähiverkkopalveluketjun senhetkinen tilanne, analysoitiin palveluketjun sisältämiä prosesseja ja kirjattiin ylös havaitut ongelmakohdat. Haastatteluista kerättyjen tietojen perusteella laskettiin yhdestä keskivertolähiverkkotoimituksesta case-yritykselle syntyvät kertakustannukset. Tämän lisäksi analysoitiin yrityksen senhetkistä prosessijohtamis- ja prosessikehitystasoa sekä peilattiin niitä yrityksen tulevaisuuden prosessikehittämistoimiin. Lopuksi johtopäätöksien kautta esitettiin kaksi toimintaehdotusta, joilla palveluketjun toimintaa voitaisiin parantaa. Ensimmäinen ehdotus oli radikaalimpi, ja siinä siirryttäisiin kokonaan pois palveluketjumallista tiimipohjaiseen malliin. Toisessa ehdotuksessa keskityttiin korjaamaan palveluketjun ongelmakohtia.

Development of IT Service Management in a Large International Company

The purpose of this Master’s thesis is to examine the IT Service Management (ITSM) capabilities of a large international company and develop a design for the IT Service Management of the company. The thesis consists of two parts: a literature review and a case study. The first part is the literature review. It examines different aspects of IT Service Management. The purpose of the literature review is to increase the credibility of the case study. In the case study, the IT Service Management of a large industrial company is assessed, and an improved design for IT Service Management is created. The services are limited to common IT services, and management is limited to operative management. To assess and develop the case company’s IT Service Management, the IT organization and its ITSM capabilities are analyzed, and on the basis of the analyses, an improved IT Service Management model is created. As a result of the analyses, it was found out that the management of the IT organization is function-oriented. Therefore, the organization needs a management model that breaks the functional borders and brings services to the center of management. The designed model aspires to achieve this by defining IT services and modeling management processes from the service perspective.

Mobiiliavusteisen rakennusprojektin seurantajärjestelmän suunnittelu ja toteutus

In the construction industry, the role of project management and monitoring is emphasized, because the responsibilities have been carefully planned and divided. A concrete element factory manufactures the units based on construction drawings, while a transport company is responsible of transporting the elements to the worksite. At the worksite, an installation team assembles the elements according to plans. Usually, there are several manufacturers and transport companies involved in the construction process and the distances between different parties can be rather long. Therefore, the role of information exchange is critical in order to control, for example, schedules and exceptions. From the viewpoint of project management, the whole process should be controlled and monitored in realtime - in such a way that the managers are able to analyze and report the data afterwards. In this master’s thesis, a mobile-aided construction project monitoring system is designed and implemented. The monitoring system consists of three main components: mobile phone application, server software and an interface application to Tekla Structures BIM-software. Precast construction components, projects and users are identified by using 2D-barcodes that are read with the camera of a mobile phone. An option would be to use RFID tags and readers. After successful identification, the precast component can be tagged with monitoring data, including state acknowledgments and error reports that are sent and saved to the server. Collected data can be viewed through the www-pages of the monitoring system. In addition, the data can be synchronized to the Tekla Structures-software that is running the 3D-model of the whole building. Synchronization maintains and enhances the traceability of monitoring data, as well as, helps to visualize the progression of the project.

The effects of congestion in the daily management of a trauma hospital

Today’s healthcare organizations are under constant pressure for change, as hospitals should be able to offer their patients the best possible medical care with limited resources and, at the same time, to retain steady efficiency level in their operation. This is challenging, especially in trauma hospitals, in which the variation in the patient cases and volumes is relatively high. Furthermore, the trauma patient's care requires plenty of resources as most the patients have to be treated as single cases. Occasionally, the sudden increases in demand causes congestion in the operations of the hospital, which in Töölö hospital appears as an increase in the surgery waiting times within the yellow urgency class patients. An increase in the surgery waiting times may cause the diminution of the patient's condition, which also raises the surgery risks. The congestion itself causes overloading of the hospital capacity and staff. The aim of this master’s thesis is to introduce the factors contributing to the trauma process, and to examine the correlation between the different variables and the lengthened surgery waiting times. The results of this study are based on a three-year patient data and different quantitative analysis. Based on the analysis, a daily usable indicator was created in order to support the decision making in the operations management. By using the selected indicator, the effects of congestion can be acknowledged and the corrective action can also be taken more proactively.

The Integrated Mass Transit Systems Program in Colombia: an Example of Recentralization of the Cities´ Management?

The Integrated Mass Transit Systems are an initiative of the Colombian Government to replicate the experience of Bogota’s Bus Rapid Transit System —Transmilenio— in large urban areas of the country, most of them over municipal perimeters to provide transportation services to areas undergoing a metropolization process. Management of these large scale metropolitan infrastructure projects involves complex setups that present new challenges in the interaction between stakeholders and interests between municipalities, tiers of government and public and private sectors. This article presents a compilation of the management process of these projects from the national context, based on a document review of the regulatory framework, complemented by interviews with key stakeholders at the national level. Research suggests that the implementation of large-scale metropolitan projects requires a management framework orientated to overcome the traditional tensions between centralism and municipal autonomy.

Value management and post-occupancy evaluation: closing the loop

This paper considers the relationship between value management and facilities management. The findings are particularly relevant to large client organisations which procure new buildings on a regular basis. It is argued that the maximum effectiveness of value management can only be achieved if it is used in conjunction with an ongoing commitment to post-occupancy evaluation. SMART value management is seen to provide the means of ensuring that an individual building design is in alignment with the client’s strategic property needs. However, it is also necessary to recognise that an organisation’s strategic property needs will continually be in a state of change. Consequentially, economic and functional under-performance can only be avoided by a regular performance audit of existing property stock in accordance with changing requirements. Such a policy will ensure ongoing competitiveness through organisational learning. While post-occupancy evaluation represents an obvious additional service to be provided by value management consultants, it is vital that the necessary additional skills are acquired. Process management skills and social science research techniques are clearly important. However, there is also a need to improve mechanisms for data manipulation. Success can only be achieved if equal attention is given to issues of process, structure and content.