Managing and utilizing information flow for new products’ periodic account sales process

The goal was to understand, document and module how information is currently flown internally in the largest dairy organization in Finland. The organization has undergone radical changes in the past years due to economic sanctions between European Union and Russia. Therefore, organization’s ultimate goal would be to continue its growth through managing its sales process more efficiently. The thesis consists of a literature review and an empirical part. The literature review consists of knowledge management and process modeling theories. First, the knowledge management discusses how data, information and knowledge are exchanged in the process. Knowledge management models and processes are describing how knowledge is created, exchanged and can be managed in an organization. Secondly, the process modeling is responsible for visualizing information flow through discussion of modeling approaches and presenting different methods and techniques. Finally, process’ documentation procedure was presented. In the end, a constructive research approach was used in order to identify process’ related problems and bottlenecks. Therefore, possible solutions were presented based on this approach. The empirical part of the study is based on 37 interviews, organization’s internal data sources and theoretical framework. The acquired data and information were used to document and to module the sales process in question with a flowchart diagram. Results are conducted through construction of the flowchart diagram and analysis of the documentation. In fact, answers to research questions are derived from empirical and theoretical parts. In the end, 14 problems and two bottlenecks were identified in the process. The most important problems are related to approach and/or standardization for information sharing, insufficient information technology tool utilization and lack of systematization of documentation. The bottlenecks are caused by the alarming amount of changes to files after their deadlines.

Tarkoituksena oli sisäistää, dokumentoida ja mallintaa miten informaatio virtaa tällä hetkellä Suomen suurimmassa meijeriorganisaatiossa. Kyseinen organisaatio on läpikäynyt radikaaleja muutoksia viime vuosina johtuen Euroopan unionin ja Venäjän välisistä talouspakotteista. Tästä johtuen yrityksen tärkein tavoite on jatkaa kasvua hallitsemalla myyntiprosessia entistä tehokkaammin. Diplomityö koostuu kirjallisuuskatsauksesta ja käytännön osuudesta. Kirjallisuuskatsaus koostuu tietämyksenhallinnan ja prosessien mallintamisen teorioista. Alussa tietojohtamisen osalta käydään läpi miten data, informaatio ja tieto vaihtuvat keskenään prosessissa. Lisäksi, tietohallinnan mallien ja prosessien osalta esitellään miten tietoa luodaan, vaihdetaan ja hallitaan organisaatiossa. Prosessien mallintamisosiossa keskitytään tietovirtojen visualisointiin käymällä läpi mallinnuksen lähestymistapoja. Lisäksi esitellään erilaisia prosessien mallinnuksen metodeja ja tekniikoita. Teoriaosion lopuksi esitellään tiedon kirjaamisprosessi. Tutkimuksessa käytettiin konstruktiivista lähestymistapaa prosesseihin liittyvien ongelmien ja pullonkaulojen paikantamiseen. Tutkimuksessa löydetyt ratkaisuehdotukset perustuvat tähän lähestymistapaan. Työn käytännön osuus perustuu 37:ään haastatteluun, yrityksen sisäisiin tietolähteisiin ja teoreettisen viitekehykseen. Hankittu data ja informaatio käytettiin myyntiprosessin dokumentointiin ja mallintamiseen vuokaavion avulla. Tulokset muodostettiin kehitetyn vuokaavion ja dokumentaatioanalyysin pohjalta. Vastaukset tutkimuskysymyksiin ovat johdettu käytännön ja teorian osioista. Työn tuloksena esitettiin 14 ongelmaa ja kaksi pullonkaulaa prosessissa. Merkittävimmät ongelmat liittyivät tiedonjakamisen lähestymistapaan ja/tai standardisointiin, IT-työkalujen hyödyntämiseen ja dokumentoinnin systematisoinnin puutteeseen. Pullonkaulat johtuivat pääasiassa dokumenttien merkittävistä muutoksista määräaikojen jälkeen.