Myynnin raportoinnin kehittäminen kassajärjestelmähankkeen yhteydessä

Raportointi liittyy kiinteänä osana yrityksen jokapäiväiseen toimintaan. Raportoinnin sisältö ja muoto vaihtelevat organisaatiotasosta riippuen päivittäisen toiminnan tarkkailusta kuukausittaiseen tulosraportointiin. Raportointi voidaan toteuttaa operatiivisten järjestelmien kautta tai nykyisin entistä suositumpana vaihtoehtona on keskitetty raportointi. Uuden raportointijärjestelmän hankintaprojekti on usein koko yritystä koskeva investointi. Jos raportointijärjestelmällä on tarkoitus raportoida sekä operatiivista toimintaa että johdon tarpeita, on sen mukauduttava moneen tarkoitukseen. Aluksi on tärkeää määritellä tietotarpeet ja tavoitteet projektille unohtamatta riskien- ja projektinhallintaa sekä investointilaskelmia. Jos raportoidaan myös yrityksen ulkopuolelle, tulee ottaa huomioon mahdolliset säädökset sekä tietoturvallisuusnäkökulmat. Myös yrityksen toimintatapoja ja – prosesseja on syytä tarkastella kriittisesti ennen järjestelmähankintaa jolloin voidaan havaita uusia raportointikohteita, tai toimintatapoja voidaan uudelleen organisoida parhaan toimintatavan saavuttamiseksi. Raportointijärjestelmää hankittaessa turvaudutaan usein ulkopuoliseen ohjelmistotoimittajaan, joka integroi ja räätälöi järjestelmän yrityksen omiin tarpeisiin soveltuvaksi. Raportointijärjestelmän hankintaprojekti ei lopu käyttöönottoon vaan projektin alussa on huomioitava myös järjestelmän huomattavasti pisin elinkaari eli käyttö ja ylläpito. Raportointi-, kuten ei moni muukaan tietojärjestelmä, ole ikinä valmis sillä tarpeet ja toimintatavat muuttuvat ajan kuluessa ja käyttäjien tietoisuus lisääntyy.

Varaosien tunnistuspalvelut sähköisessä liiketoimintaympäristössä

Työn tarkoituksena on ollut luoda varaosien tunnistukseen kehitysmalli, jota voidaan käyttää pohjana palveluiden kehityksessä. Saatavilla olevia tunnistusmenetelmiä parantamalla on mahdollista kehittää liiketoimintaprosesseja. Yrityksiin kohdistuu yhä enemmän vaatimuksia, jotka täyttääkseen on kyettävä luomaan kustomoitavissa olevia innovatiivisia palvelukokonaisuuksia. Yritysten tulisi kerätä yhteen kaikki saatavilla oleva tieto asiakkaiden hankkimista tuotteista ja palveluista tarjoten näiden kautta toimintamahdollisuuksia lähemmäs asiakasrajapintaan. Sähköisten tunnistuspalveluiden kehitys ja integrointi yhdeksi kokonaisuudeksi on keskeisessä asemassa yrityksen palvelutarjontaa kehitettäessä. Palveluihin voidaan antaa pääsy SOA (Service Oriented Architecture) -malliin perustuvien portaaleiden kautta. Uudet varaosien tunnistusmenetelmät tulee liittää web-palveluina portaaliin integrointimenetelmiä käyttäen. Varaosien tunnistuksen kannalta on keskeistä linkittää taustajärjestelmien tieto tukemaan tunnistusprosessia tuotteiden koko elinkaaren ajan. Case tapauksessa integroitiin varaosien tunnistuspalveluina IMB WebSphere Portal:n PDM (Product Data Management) -järjestelmän varaosadokumentaatio. Lisäksi luotiin varaosien tunnistusjärjestelmän vaatima datamalli, joka mahdollistaa PDMjärjestelmässä olevan as-built – varaosarakenteen hyväksikäytön portaaliin liitettävän graafisen varaosien tunnistusjärjestelmän kanssa. Tulevaisuuden kehitysmahdollisuuksina nähdään huoltojärjestelmien tiedon integrointi osaksi tunnistusmenetelmiä parantavaa kokonaisuutta, huoltotarpeen automaattinen seuranta ja analysointi, RFID:n käyttömahdollisuudet, mobiili-sovellusten kehitys, varaosien tunnistukseen perustuvien liiketoimintaprosessien automatisointi sekä jatkuva tiedonjaon kehittäminen.

State of Logistics and Operations Management in Finnish and Swedish Companies – Survey Research Findings

In this research we are examining what is the status of logistics and operations management in Finnish and Swedish companies. Empirical data is based on the web based questionnaire, which was completed in the end of 2007 and early 2008. Our examination consists of roughly 30 answers from largest manufacturing (highest representation in our sample), trade and logistics/distribution companies. Generally it could be argued that these companies operate in complex environment, where number of products, raw materials/components and suppliers is high. However, usually companies rely on small amount of suppliers per raw material/component (highest frequency is 2), and this was especially the case among Swedish companies, and among those companies, which favoured overseas sourcing. Sample consisted of companies which mostly are operating in an international environment, and are quite often multinationals. Our survey findings reveal that companies in general have taken logistics and information technology as part of their strategy process; utilization of performance measures as well as system implementations have followed the strategy decisions. In the transportation mode side we identify that road transports dominate all transport flow classes (inbound, internal and outbound), followed by sea and air. Surprisingly small amount of companies use railways, but in general we could argue that Swedish companies prefer this mode over Finnish counterparts. With respect of operations outsourcing, we found that more traditional areas of logistics outsourcing are driving factors in company's performance measurement priority. In contrary to previous research, our results indicate that the scope of outsourcing is not that wide in logistics/operations management area, and companies are not planning to outsource more in the near future. Some support is found for more international operations and increased outsourcing activity. From the increased time pressure of companies, we find evidence that local as well as overseas customers expect deliveries within days or weeks, but suppliers usually supply within weeks or months. So, basically this leads into considerable inventory holding. Interestingly local and overseas sourcing strategy does not have that great influence on lead time performance of these particular sourcing areas - local strategy is anyway considerably better in responding on market changes due to shorter supply lead times. In the end of our research work we have completed correlation analysis concerning items asked with Likert scale. Our analysis shows that seeing logistics more like a process rather than function, applying time based management, favouring partnerships and measuring logistics within different performance dimensions results on preferred features and performance found in logistics literature.

Building distributed high availability system

Today’s commercial web sites are under heavy user load and they are expected to be operational and available at all times. Distributed system architectures have been developed to provide a scalable and failure tolerant high availability platform for these web based services. The focus on this thesis was to specify and implement resilient and scalable locally distributed high availability system architecture for a web based service. Theory part concentrates on the fundamental characteristics of distributed systems and presents common scalable high availability server architectures that are used in web based services. In the practical part of the thesis the implemented new system architecture is explained. Practical part also includes two different test cases that were done to test the system's performance capacity.

Sertifioidun puuraaka-aineen ja sertifioitujen tuotteiden tietojärjestelmän määrittely

Asiakkaiden kiinnostus tuotteiden raaka-aineiden alkuperää kohden on kasvanut. Puuraaka-aineesta tehtyjen tuotteiden alkuperä voidaan todentaa sertifikaatilla, jos puu on peräisin sertifioidusta metsästä ja sen alkuperäketju tunnetaan. Tieto sertifioidusta tuotteesta kulkeutuu asiakkaalle leimaamalla tuotteita sertifioinnista kertovin merkein tai merkitsemällä esimerkiksi tuotteen asiakirjaan sertifioinnista kertova teksti. Tutkimus tehtiin Stora Enson Imatran tehtaalle, jolla oli tarve uudelle tietojärjestelmälle. Tutkimuksen tarkoituksena oli määritellä sertifioidun puuraaka-aineen käytön ja sertifioituina myytävien tuotteiden seurannan mandollistava tietojärjestelmä. Puun alkuperäketjun hallinnan standardit määiittävät, paljonko sertifioitua puuta kohdennettava tuotteelle, jos tuotteita halutaan myydä sertifioituna. Tietojärjestelmän määrittelyn lisäksi oli tarve selvittää prosessi, kuinka tuotteisiin ja asiakirjoihin saataisiin sertifioinnista kertova leima. Tutkimusta tehdessä selvisi, että tehtaan nykyiset myyntitoiminnot ja tietojärjestelmät asettavat rajoituksia tuotteiden ja asiakirjojen leimaukselle. Prosessia kartoitettiin mm. haastatt elemalla tehtaan ti etojärj estelmi en, myynti- ja varastotoimintojen parissa työskenteleviä ihmisiä. Haastattelujen perusteella koottiin myös tietojärjestelmän asiakasvaatimukset. Vaatimusmäärittelyä tehdessä huomioitiin myös alkuperäketjun hallinnan standardien vaatimukset. Määriteltävän tietojärjestelmän toimintaa pyrittiin havainnollistamaan tehtaan edustajille prototyyppien avulla. Lisäksi tutkimuksessa on pyritty havainnollistamaan järjestelmän toimintaa erilaisin kaavioin ja kuvin. Haasteena työssä oli tulkita standardeja ja kerätä yhteen toisistaan poikkeavia asiakasvaatimuksia.

Tietojenkäsittely

Tietojenkäsittelyn pääkokoelma sijaitsee pääkirjastossa (Linnassa), jossa painettu yleis- ja käsikirjastokokoelma koostuu noin 4000 nimekkeestä monografioita (painettujen monografiasarjojen osat mukaan lukien). Tietojenkäsittely-kokoelmasta kartoitettiin neljä osa-aluetta. Näistä selvimmäksi painopistealaksi osoittautui ohjelmointi, ohjelmointikielet & atk-ohjelmat, joka käsitti noin 33 % nimekkeistä (1314). Muiden ryhmien osuudet olivat pienemmät: tietojärjestelmät, tiedonhallinta & tietoturva noin 18 % (727 nimekettä); tekoäly, tietämystekniikka & hahmontunnistus noin 16 % (629 nimekettä). Käsikirjaston karsitussa noin 100 nimekkeen kokoelmassa on runsaasti sanakirjoja ja erilaisia hakuteoksia kuten lähes täydellinen (44/45) Encyclopedia of computer science and technology ja myös e-muodossa oleva 3-osainen Handbook of information security. Painettuja lehtiä oli 6 nimekettä (IEEE Pervasive Computing, MikroPC, myös e-muodossa oleva Social Science Computer Review, Tekniikan näköalat, Tietokone ja Tietoyhteys). Sähkökirjoja kokoelmassa oli 466 nimekettä Ebrary: Information technology -tietokannassa, 24 nimekettä NetLibrary-tietokannassa, 3 nimekettä Taylor & Francis eBooks online -tietokannassa ja 2 nimekettä sähköisinä hakuteoksina (Encyclopedia of gender and information technology ja Encyclopedia of information science and technology) sekä 4964-osainen Lecture notes in computer science -monografiasarja. Verkkolehtiä kokoelmassa oli noin 300 nimekettä. Tietokantoja oli 4 kokotekstitietokantaa (ACM - Association for Computing Machinery, EBSCOhost Academic Search Premier, Elsevier ScienceDirect ja SpringerLink) sekä 2 viitetietokantaa (Computer + Info Systems (CSA) ja Web of Scence (ISI)).

Developing a Service-Oriented Software Platform

Tehokkaasti toimiva sähköinen tiedonvälitys yrityksen omien sovellusten välillä sekä sen liikekumppaneiden kanssa on kasvanut merkittäväksi yrityksen kilpailukykyä lisääväksi tekijäksi. Yritysten erilaiset tietojärjestelmät asettavat haasteita tehokkaalle tiedonvälitykselle näiden järjestelmien välillä. Perinteiset EDI teknologioihin perustuvat sähköisen tiedonvälityksen ratkaisut eivät pysty mukautumaan nykyisin nopeasti muuttuviin markkinatilanteisiin. Palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin ja Web-palveluihin perustuvat teknologiat mahdollistavat mukautumisen erilaisiin muutoksiin liiketoiminnassa nopeammin ja helpommin. Lisäksi ne nopeuttavat tiedon integrointia erilaisten tietojärjestelmien välillä, koska tiedonvälityksessä käytetään yleisesti hyväksyttyihin standardeihin perustuvia tiedonsiirtoprotokollia sekä tietoformaatteja. Diplomityössä esitellään keskeiset teknologiat ja menetelmät sähköisen tiedonvälityksen toteuttamiseen. Lisäksi työssä vertaillaan erilaisia vaihtoehtoja, joilla sähköinen tiedonvälitys voidaan toteuttaa. Vaihtoehtoina työssä ovat tiedonvälityspalveluiden ostaminen toiselta yritykseltä, olemassa olevan valmiin ohjelmiston hyödyntäminen, tai kokonaan uuden sovellusalustan kehittäminen. Työssä kuvaillaan palvelukeskeisen sovellusalustan toteutus, joka mahdollistaa tehokkaan sekä joustavan tiedonvälityksen sovellusten välillä. Alustan tarjoamien palveluiden päälle voidaan rakentaa erilaisia liiketoimintaa tukevia palveluita, jotka voivat hyödyntää sovellusalustan tarjoamia toiminnallisuuksia. Alustan toteutusta arvioidaan kolmen liiketoimintaskenaarion toteutuksesta saatujen kokemusten perusteella.

Hankintaprosessin tehostaminen tietojärjestelmien avulla

Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää miten hankintaprosessia voidaan tehostaa tietojärjestelmien avulla. Toiminnan tehostaminen vaatii yleensä tietojärjestelmien uusimista, joten tavoitteena oli myös selvittää mitä seikkoja pitää ottaa huomioon tietojärjestelmähankintaa suunniteltaessa ja tehtäessä vaatimusmäärittelyä. Tutkielma toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jossa aineisto kerättiin haastatteluiden ja havainnoinnin avulla. Tapaukseksi valittiin kohdeyrityksen osto-osasto ja sen hankintaprosessi. Kohdeyrityksessä tietojärjestelmien uusimisen avulla pystyttäisiin tehostamaan etenkin tiedon hallintaa. Nykyisissä järjestelmissä tiedot ovat hajallaan eri paikoissa ja tarvittavien tietojen hakuun kuluu ylimääräistä aikaa. Kohdeyrityksen hankintaprosessia tehostavia tietojärjestelmiä ovat ennustamiseen, raportointiin, tilausperusteiseen ostotyöhön, laskutukseen ja painatusmateriaalien sähköiseen hallintaan liittyvät järjestelmät. Myös paremmin hankintatoimen tarpeet huomioiva toiminnanohjausjärjestelmä tehostaisi hankintaprosessia.

Maito- ja maitotuotetilastointijärjestelmän kehittäminen

Työn tavoitteena oli toteuttaa tietojärjestelmä maito- ja maitotuotetilastoinnin tarpeisiin. Tietojärjestelmän tulee tukea lähes koko tilastotuotantoprosessia tallentamisesta raportointiin. Tietojärjestelmän tarpeet tulivat vaatimusmäärittelystä ja ne piti yhdistää tietohallinnon linjauksiin. Tietojärjestelmä tehdä kustannustehokkaasti tietyssä aikataulussa. Lisäksi tuli luoda käytäntöjä tuleville tilastotietojärjestelmille. Työn teoriaosan aluksi käsitellään tilastotutkimuksen perusteita ja tilastoviranomaisvaatimuksia. Tästä edetään käytännön tilastotuotantoprosessiin ja sen järjestelmävaatimuksiin. Teoriaosan loppupuoliskossa käydään läpi ohjelmistotuotantoprosessi ja tietojärjestelmän suunnittelun peruskäsitteitä. Käytännön osassa puretaan vaatimukset ja ongelma-alue. Sitten analysoidaan eri ratkaisuvaihtoehtoja. Niistä päädytään toteutusratkaisuun, jonka tuloksia tarkastellaan projektin lopputulosten ja kahden vuoden käyttökokemusten perusteella. Tietojärjestelmä toteutettiin onnistuneesti ja se mahdollistaa taloudellisen sekä laadukkaan maito- ja maitotuotetilastoinnin Suomessa.

Avointen ammattikorkeakoulujen sähköinen asiointijärjestelmä opetusministeriön tietohallintostrategian näkökulmasta

Virtuaaliammattikorkeakoulu, VirtuaaliAMK

Agile CRM System Implementation Project

The application of information technology (IT) in customer relationship management (CRM) is growing rapidly as many companies implement CRM systems to support their numerous customer facing activities. However, failure rates of CRM projects remain notably high as they deliver scant solutions and poor user acceptance. As a consequence, it is justified to study previously researched CRM success factors and apply them to CRM system implementation. The aim of this master’s thesis was to get acquainted with relevant academic theories, frameworks and practices concerning CRM and agile development, and use them to generate a modified CRM project strategy to support the successful execution of the case company’s, Process Vision Oy, CRM implementation project. The empirical CRM system implementation project was conducted simultaneously with writing this thesis. Its theoretical findings could be transferred into practice through active participation in the CRM system development and deployment work. The project’s main goal was to produce and take into use a functioning CRM system. The goal was met, since at the time of printing this thesis the first system release was successfully published to its users at Process Vision’s marketing and sales departments. The key success elements in the CRM project were cyclic, iterative system development, customer oriented approach, user inclusion and flexible project management. Implying agile development practices ensured being able to quickly respond to changes arising during the progress of the CRM project. Throughout modelling of the core sales process formed a strong basis, on which the CRM system’s operational and analytical functionalities were built. End users were included in the initial specification of system requirements and they provided feedback on the system’s usage. To conclude, the chosen theoretical CRM roadmaps and agile development practices proved as beneficial in the successful planning and execution of the agile CRM system implementation project at Process Vision.

Tuotannonsuunnittelu- ja -ohjausprosessin kehittäminen konepajayrityksessä

Tehdyssä kirjallisuus- ja teoriakatsauksessa vuosien 2006 - 2010 välisenä aikana, Keski-Suomessa toimivan konepajateollisuuden järjestelmätoimittajayrityksen toimeksiannosta, pyrittiin muodostamaan kokonaiskuva laajasta tuotannonsuunnittelun ja -ohjauksen aihealueesta. Perustutkimuskysymykset liittyivät ns. MPC-systeemiin, jolla tarkoitetaan sitä, että tuotannonsuunnittelu- ja ohjauskysymyksissä on huomioitava aina henkilöiden, organisaation, teknologioiden ja prosessien muodostama kokonaisuus. Operatiivisen johtamisen tehtävänä on yrityksen tuotteita koskevan kysynnän ja tarjonnan tasapainottaminen niin, että resursseja käytettäisiin ja tarvittaisiin mahdollisimman vähän vastattaessa kysyntään asiakasvaatimukset huomioiden. Tuotantostrategian pohjalta on voitava rakentaa MPC-systeemi, jonka avulla ja jota kehittäen tuotanto saavuttaisi sille asetetut suorituskykytavoitteet mm. kustannusten, laadun, nopeuden, luotettavuuden sekä tuottavuuskehityksen osalta. Työssä tarkasteltiin yleisen kolmitasoisen viitekehyksen kautta ”perinteisistä MPC-systeemien perusratkaisuista” hierarkkisia, suunnittelu- ja laskentaintensiiviä, MRP-pohjaisia sekä yksinkertaistamiseen ja nopeuteen perustuvia JIT/Lean -menetelmiä. Tämä viitekehys käsittää: 1) kysynnän- ja resurssien hallinnan, 2) yksityiskohtaisemman kapasiteetin ja materiaalien hallinnan sekä 3) tarkemman tuotannon ja hankintojen ohjauksen sekä tuotannon lattiatason osa-alueet. Johtamisen ja MPC-systeemien kehittämisen ”uusina aaltoina ja näkökulmina” raportissa käsiteltiin myös johtamisen eri koulukuntia sekä em. viitekehyksen pohjalta tarvittavia tietojärjestelmiä. Olennaisimpana johtopäätöksenä todettiin, että MRP-pohjaisten ratkaisujen lisäksi, etenkin monimutkaisia tuotteita tilausohjautuvasti valmistavien kappaletavarateollisuuden yritysten, on mahdollisesti hyödynnettävä myös kehittyneempiä suunnittelu- ja ohjausjärjestelmiä. Lisäksi huomattiin, että ”perinteisten strategioiden” rinnalle yritysten on nostettava myös tieto- ja viestintäteknologiastrategiat. On tärkeää ymmärtää, että täydellistä MPC-systeemiä ei ole vielä keksitty: jokaisen yrityksen tehtäväksi ja vastuulle jää ”oman totuutensa” muodostaminen ja systeeminsä rakentaminen sen pohjalta.

Tietojärjestelmien riskit osana liiketoiminnan jatkuvuuden hallintaa

Tietojärjestelmät ovat kehittyneet kriittisiksi tekijöiksi yritysten liiketoiminnassa. Niitä on vaikea tai lähes mahdoton korvata. Toisaalta tietojärjestelmät ovat edesauttaneet yrityksiä tehostamaan toimintaansa. Yrityksen toimialalla tai koolla ei nykyään ole merkitystä erilaisten tietoteknisten järjestelmien ja sovellusten hyödyntämisessä. Riskienhallinnan avulla yritys pyrkii ennaltaehkäisemään tunnettuja riskejä. Liiketoiminnan jatkuvuudenhallinta pyrkii puolestaan varautumaan riskin aiheuttamaan liiketoiminnan häiriöön ja siitä toipumiseen. Tietojärjestelmien ollessa korvaamattomia tulee yrityksen kohdistaa resursseja ennaltaehkäiseviin toimiin, lisäksi sen on pyrittävä lyhentämään häiriöstä toipumisen aikaa. Tutkimuksen tarkoituksena oli tunnistaa kohdeyrityksen tietojärjestelmien merkittävimmät riskit, jotka uhkaavat oleellisesti liiketoiminnan jatkuvuutta. Liiketoiminnan jatkuvuuden tarkastelussa hyödynnettiin yrityksen käyttämää suorituskykymittaristoa (Balanced Score Card). Työllä tuetaan yrityksen laatujärjestelmän vaatimuksia liiketoiminnan turvaamisessa. Tutkielma toteutettiin pääasiassa teemahaastatteluiden muodossa, laadullista tutkimusmenetelmää hyödyntäen. Tutkimuksessa todettiin yrityksen tietojärjestelmien ja niiden ylläpidon olevan hyvällä tasolla. Muutamia kriittisiä vikaantumispisteitä kuitenkin havaittiin, joiden pohjalta laadittiin kehitysehdotuksia tietojärjestelmien vikasietoisuuden parantamiseksi liiketoiminnan jatkuvuudenhallinnan näkökannalta.

Virtuaalisen yhteistyön mahdollisuuksia maavoimien tutkimus- ja kehittämistoiminnassa

Hajautettujen ryhmien käyttöä ja virtuaalista yhteistyötä on tutkittu runsaasti. Useat tutkimukset ovat kuvanneet globaalien tiimien toimintaa ja keskittyneet yritysmaailmaan. Puolustusvoimissa on tutkittu virtuaalisen työskentelyn hyödyntämistä, mutta tutkimukset painottuvat opiskelumenetelmiin. Työn tavoitteena oli selvittää virtuaalisen yhteistyön edellytyksiä ja sen tarjoamia mahdollisuuksia maavoimien tutkimus- ja kehittämistoiminnassa. Kirjallisuuskatsauksessa tarkasteltiin hajautetun organisaation rakennetta ja johtamista, virtuaalisen yhteistyön edellytyksiä sekä eri viestintävälineiden soveltuvuutta erilaisiin tehtäviin. Empiirinen osuus toteutettiin haastattelututkimuksena kolmessa fokusryhmässä laadullisen analyysin menetelmin. Tutkimuksessa saatiin selville, että rakenteelliset ja tekniset edellytykset virtuaalisen yhteistyön hyödyntämiselle ovat olemassa, mutta organisaation sisäinen vuoropuhelu ei toimi. Tämä osin estää virtuaalisen yhteistyön, koska työryhmiä ei muodostu tai ryhmillä ei ole selkeitä tavoitteita. T&K -toiminnan prosessi on kuvattu varsin tarkasti, mutta prosessi ei toimi kuvatulla tavalla. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus ei onnistu, mikä johtaa epäselvyyksiin resurssien käytön suunnittelussa. Yhtenä tekijänä suunnittelun epäonnistumisessa on projektijohtamisen ja projektinhallinnan osaamattomuus.

Kirjastojen yhteiset tietojärjestelmäpalvelut / kirjastojen sähköiset asiointipalvelut –tilanne & kehittämissuunnitelma

Kristiina Hormia-Poutasen esitys SYN-kokouksessa Turussa 20.5.2011