Hankintaprosessin tehostaminen tietojärjestelmien avulla

Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää miten hankintaprosessia voidaan tehostaa tietojärjestelmien avulla. Toiminnan tehostaminen vaatii yleensä tietojärjestelmien uusimista, joten tavoitteena oli myös selvittää mitä seikkoja pitää ottaa huomioon tietojärjestelmähankintaa suunniteltaessa ja tehtäessä vaatimusmäärittelyä. Tutkielma toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jossa aineisto kerättiin haastatteluiden ja havainnoinnin avulla. Tapaukseksi valittiin kohdeyrityksen osto-osasto ja sen hankintaprosessi. Kohdeyrityksessä tietojärjestelmien uusimisen avulla pystyttäisiin tehostamaan etenkin tiedon hallintaa. Nykyisissä järjestelmissä tiedot ovat hajallaan eri paikoissa ja tarvittavien tietojen hakuun kuluu ylimääräistä aikaa. Kohdeyrityksen hankintaprosessia tehostavia tietojärjestelmiä ovat ennustamiseen, raportointiin, tilausperusteiseen ostotyöhön, laskutukseen ja painatusmateriaalien sähköiseen hallintaan liittyvät järjestelmät. Myös paremmin hankintatoimen tarpeet huomioiva toiminnanohjausjärjestelmä tehostaisi hankintaprosessia.

The purpose of this study was to research how information systems can enhance the efficiency of purchasing process. Making actions more efficient requires usually new information systems, so the purpose was also to research what things need to be considered when planning the purchase of new information system and doing requirements specification. This study was qualitative case study, where the material was collected by interviews and observation of employees. The chosen case was the case firm’s purchasing department and its purchasing process. In the case firm new information system could enhance the efficiency of the information management. In the current system information is in many different places and therefore finding the needed information is very inefficient and time-consuming. Information systems that make the case firms purchasing process more efficient are systems that are related to forecasting, reporting, order-related purchasing, invoicing and electronic management of print material. The purchasing process would also be more efficient if the enterprise resource planning system would take purchasing departments needs into account.