Myynnin raportoinnin kehittäminen kassajärjestelmähankkeen yhteydessä

Raportointi liittyy kiinteänä osana yrityksen jokapäiväiseen toimintaan. Raportoinnin sisältö ja muoto vaihtelevat organisaatiotasosta riippuen päivittäisen toiminnan tarkkailusta kuukausittaiseen tulosraportointiin. Raportointi voidaan toteuttaa operatiivisten järjestelmien kautta tai nykyisin entistä suositumpana vaihtoehtona on keskitetty raportointi. Uuden raportointijärjestelmän hankintaprojekti on usein koko yritystä koskeva investointi. Jos raportointijärjestelmällä on tarkoitus raportoida sekä operatiivista toimintaa että johdon tarpeita, on sen mukauduttava moneen tarkoitukseen. Aluksi on tärkeää määritellä tietotarpeet ja tavoitteet projektille unohtamatta riskien- ja projektinhallintaa sekä investointilaskelmia. Jos raportoidaan myös yrityksen ulkopuolelle, tulee ottaa huomioon mahdolliset säädökset sekä tietoturvallisuusnäkökulmat. Myös yrityksen toimintatapoja ja – prosesseja on syytä tarkastella kriittisesti ennen järjestelmähankintaa jolloin voidaan havaita uusia raportointikohteita, tai toimintatapoja voidaan uudelleen organisoida parhaan toimintatavan saavuttamiseksi. Raportointijärjestelmää hankittaessa turvaudutaan usein ulkopuoliseen ohjelmistotoimittajaan, joka integroi ja räätälöi järjestelmän yrityksen omiin tarpeisiin soveltuvaksi. Raportointijärjestelmän hankintaprojekti ei lopu käyttöönottoon vaan projektin alussa on huomioitava myös järjestelmän huomattavasti pisin elinkaari eli käyttö ja ylläpito. Raportointi-, kuten ei moni muukaan tietojärjestelmä, ole ikinä valmis sillä tarpeet ja toimintatavat muuttuvat ajan kuluessa ja käyttäjien tietoisuus lisääntyy.

Reporting is the fixed part of organizations everyday business. Contents and form of reporting varies in different levels of organization from observing daily activi-ties to monthly profit reporting. There is many ways to implement reporting, one is to report via operating systems or nowadays popular way is concentrated report-ing. If reporting system has to report both operating activities and requirements of administration, it has to be very flexible. When acquiring new reporting systems, it is important to realize that investment project usually concerns entire organization. First it is important to define needs for new system and objectives for project not forgetting risk analysis, good control of project and investment calculations. If there are requirements for reporting to interest groups it is important to pay atten-tion to possible regulations and data security points of views. Organizations ways of action and business processes should be observed critically to find new possible reporting needs or requirements for processes re-engineering. When purchasing reporting systems, there is usually outside software provider consulting and help-ing to integrate and tailor new system to fit organizations requirements. It is im-portant to realize that when proper project is closed starts systems longest life span, usage and maintenance. Reporting system, like many other data system, is never totally complete because of needs and ways of actions transforms over the years and awareness of employees grows.