Gestão Documental: Gestão de Processos de Aposentação usando a Plataforma IBM FileNet na Direcção Geral de Administração Pública

Ainda, nos nossos dias, o papel como sendo base de suporte das informações, é o maior problema operacional na maioria das empresas, órgãos governamentais e instituições. A administração pública cabo-verdiana lida anualmente com um grande volume de documentos e, a dificuldade de se lidar cada vez mais com os documentos produzidos é crescente. Daí, a necessidade de estabelecer princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo de produção, utilização, conservação e destinação dos documentos de arquivo - a Gestão Documental. Com a evolução das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) é contínua, igualmente a gestão da informação precisa adaptar-se a cada nova onda de mudança. A utilização de sistemas de gestão de conteúdos e de processos constituem ferramentas indispensáveis para o desenvolvimento de modernos sistemas de informação, agilizando assim os processos críticos nas instituições, de forma a optimizar o binómio produtividade - qualidade. Este trabalho faz referência à utilização da IBM FileNet, para modelação do processo de pedido de aposentação na Administração Pública. Ficou comprovado que o sistema de gestão de Workflow - Bussiness Process Management (BPM) da IBM, é capaz de automatizar o procedimento dos processos, gerir a sequência de actividades de trabalho e chamar (ou invocar) os recursos humanos e electrónicos apropriados, associados aos vários passos de actividades numa instituição. As evidências da plataforma FileNet como solução de Gestão de Conteúdos, e Gestão de Processos na nossa Administração Pública, demonstram vantagens consideráveis em todos os níveis. Para além de dinamizar e automatizar os processos críticos, o FileNet BPM pode permitir a optimização das operações e melhorar a capacidade de tomar decisões rápidas e acertadas, capacitando a instituição, para tomar decisões atempadas, baseadas na mais rigorosa informação disponível.

Electronic Construction Collaboration System – Phase III, December 2011

This phase of the electronic collaboration project involved two major efforts: 1) implementation of AEC Sync (formerly known as Attolist), a web-based project management system (WPMS), on the Broadway Viaduct Bridge Project and the Iowa Falls Arch Bridge Project and 2) development of a web-based project management system for bridge and highway construction projects with less than $10 million in contract value. During the previous phase of this project (fiscal year 2010), the research team helped with the implementation process for AEC Sync and collected feedback from the Broadway Viaduct project team members before the start of the project. During the 2011 fiscal year, the research team collected the post-project surveys from the Broadway Viaduct project members and compared them to the pre-project survey results. The results of the AEC Sync implementation on the Broadway project were positive. The project members were satisfied with the performance of the AEC Sync software and how it facilitated document management and its transparency. In addition, the research team distributed, collected, and analyzed the pre-project surveys for the Iowa Falls Arch Bridge Project. The implementation of AEC Sync for the Iowa Falls Arch Bridge Project appears to also be positive, based on the pre-project surveys. The fourth phase of this electronic collaboration project involves the identification and implementation of a WPMS solution for smaller bridge and highway projects. The workflow for the shop drawing approval process for sign truss projects was documented and used to identify possible WPMS solutions. After testing and evaluating several WPMS solutions, Microsoft SharePoint Foundation’s site pages were selected to be pilot-tested on sign truss projects. Due to the limitation on the SharePoint license that the Iowa Department of Transportation (DOT) has, a file transfer protocol (FTP) site will be developed alongside this site to allow contractors to upload shop drawings to the Iowa DOT. The SharePoint site pages are expected to be ready for implementation during the 2012 calendar year.

Electronic Construction Collaboration System – Final Phase, SPR RB02-008, 2014

This phase of the research project involved two major efforts: (1) Complete the implementation of AEC-Sync (formerly known as Attolist) on the Iowa Falls Arch Bridge project and (2) develop a web-based project management system (WPMS) for projects under $10 million. For the first major effort, AEC-Sync was provided for the Iowa Department of Transportation (DOT) in a software as a service agreement, allowing the Iowa DOT to rapidly implement the solution with modest effort. During the 2010 fiscal year, the research team was able to help with the implementation process for the solution. The research team also collected feedback from the Broadway Viaduct project team members before the start of the project and implementation of the solution. For the 2011 fiscal year, the research team collected the post-project surveys from the Broadway Viaduct project members and compared them to the pre-project survey results. The result of the AEC-Sync implementation in the Broadway Viaduct project was a positive one. The project members were satisfied with the performance of AEC-Sync and how it facilitated document management and transparency. In addition, the research team distributed, collected, and analyzed the pre-project surveys for the Iowa Falls Arch Bridge project. During the 2012 fiscal year, the research team analyzed the post-project surveys for the Iowa Falls Arch Bridge project AEC-Sync implementation and found a positive outcome when compared to the pre-project surveys. The second major effort for this project involved the identification and implementation of a WPMS solution for smaller bridge and highway projects. During the 2011 fiscal year, Microsoft SharePoint was selected to be implemented on these smaller highway projects. In this year, workflows for the shop/working drawings for the smaller highway projects specified in Section 1105 of the Iowa DOT Specifications were developed. These workflows will serve as the guide for the development of the SharePoint pages. In order to implement the Microsoft SharePoint pages, the effort of an integrated team proved to be vital because it brought together the expertise required from researchers, programmers, and webpage developers to develop the SharePoint pages.

Laatudokumentoinnin kehittäminen selluteollisuuden koneiden ja painelaitteiden valmistuksessa

Diplomityön tavoitteena oli tuoda esiin ratkaisu dokumenttien hallintaan liittyviinongelmiin valmistavassa tuotannossa. Dokumentaation hallinnan perusongelmia valmistuksessa, johon liittyy lakien ja direktiivien asettamia asetuksia sekä vaatimuksia, on mm. paperisten ja sähköisten dokumenttien käytettävyys. Paperiversioiden allekirjoittaminen ja aitouden varmistaminen on helppoa, mutta sähköisen dokumentin allekirjoittaminen ja todentaminen on vielä kehityksen alla. Pitkäaikaisarkistointi sähköisen dokumentin osalta on myös vaativaa, koska pisimmät säilytysajat voivat olla 30 vuotta ja tietotekniikan kehitys tekee huimia harppauksia tässä ajassa. Tutkimusmenetelminä käytettiin kvalitatiivista ja kirjallisuustutkimusta selvittämään dokumentoinnin nykytilaa Savonlinna Works Oy:ssä ja muualla sekä kirjallisuudessa esitettyjä menetelmiä dokumentoinnin kehittämiseen. Työn tuloksena on esitetty dokumenttien hallinnan periaatteet yleisesti ja tuotteiden dokumentointiin liittyvät muutokset, jotka pohjautuvat tutkimustuloksiin. Lisäksi on esitelty kolme järjestelmävaihtoehtoa dokumenttien hallintaan, joiden ominaisuuksia on vertailu keskenään ja pohdittu käytettävyyttä Savonlinna Works Oy:n organisaatiossa.

Voimalaitosprojektin ennakoivan mittaamisen kehittäminen

Tämän diplomityön tavoitteena oli kehittää Teollisuuden Voima Oy:n Olkiluoto3 -ydinvoimalaitosprojektille ennakoiva mittaristo projektin lopputuloksen mittaamiseen. Aluksi työssä perehdyttiin projektinhallinnan ja projektimittaamiseen teoriaan sekä prosessijohtamisen ja riskienhallinnan periaatteisiin. Lisäksi kartoitettiin ennakoivan mittaamisen perusteita ja menetelmiä. Työn empiirisessä osassa selvitettiin projektin nykytila, mahdollisuudet ennakoivaan mittaamiseen sekä ennakoivan mittaamisen lähtökohdat ja rajoitteet. Näiden pohjalta laadittiin kuvaus projektin nykyisistä menettelytavoista sekä kehitettiin perusmalli mittaristosta ennakoivaan tulosmittaamiseen. Lisäksi kartoitettiin projektin tavoitteet ja menestystekijät, joiden pohjalle ennakoiva mittaristo on rakennettu. Menestystekijöiden kartoituksessa käytettiin hyväksi myös organisaation kyselytutkimusta, joka tarjosikin erinomaista tietoa projektista ja mittaamisen mahdollisuuksista. Muodostettu mittaristo keskittyy aikataulu- kustannus- ja dokumentoinnin mittaamiseen. Muut lopputulokseen vaikuttavat projektinhallinnan osa-alueet on työn rajauksen puitteissa jätetty käsittelemättä. Jatkotoimenpide-ehdotuksena voidaan todeta, että mittariston edelleen kehittäminen ja laajentaminen myös muille projektinhallinnan osa-alueille voitaisiin tehdä esimerkiksi toisen diplomityöntekijäntoimesta.

Semantiikan hyödyntäminen dokumenttienhallinnassa

Työn tavoitteena on etsiä asiakasyritykselle sähköteknisen dokumentoinnin hallintaan sopiva järjestelmäratkaisu vertailemalla insinööritoimistojen käyttämien suunnittelujärjestelmien ja yleisten dokumenttien hallintajärjestelmien soveltuvuutta asiakasympäristöön. Työssä tutkitaan sopivien metatietojen kuvaustapojen käyttökelpoisuutta sähköteknisen dokumentoinnin hallintaan esimerkkiprojektien avulla. Työn sisältö koostuu neljästä pääkohdasta. Ensimmäisessä jaksossa tarkastellaan dokumentin ominaisuuksia ja elinkaarta luonnista aktiivikäyttöön, arkistointiin ja hävitykseen. Samassa yhteydessä kerrotaan dokumenttienhallinnan perustehtävistä. Toisessa jaksossa käsitellään dokumenttien kuvailun tavoitteita, kuvailusuosituksia ja -standardeja sekä luonnollisen kielen käyttöä sisällönkuvailussa. Tarkastelukohteina suosituksista ovat W3C:n julkaisemat suositukset, Dublin Core, JHS 143 ja SFS-EN 82045. Kolmannessa jaksossa tarkastellaan teollisuuden dokumentoinnin ominaispiirteitä ja käyttötarkoitusta. Teollisuudessa on monia erilaisia järjestelmäympäristöjä tehtaan sisällä ja työssä kuvataan dokumenttienhallinnan integrointitarpeita muihin järjestelmiin. Viimeisessä jaksossa kuvaillaan erilaisia dokumentoinnin hallintaympäristöjä alkaen järeimmästä päästä tuotetiedon hallintajärjestelmistä siirtyen pienempiinsuunnittelujärjestelmiin ja lopuksi yleisiin dokumenttien hallintajärjestelmiin. Tässä osassa on myös luettelo ohjelmistotoimittajista. Työn tuloksena on laadittu valituista dokumenttityypeistä metatietokuvaukset kahden eri kuvaustavan (JHS 143 ja SFS-EN 82045) avulla ja on todettu molemmat kuvaustavat käyttökelpoisiksi sähköteknisen dokumentoinnin käsittelyyn.Nämä kuvaukset palvelevat asiakasta dokumenttienhallintaprojektin määrittelytyössä. Asiakkaalle on tehty myös vertailu sopivista järjestelmävaihtoehdoista hankintaa varten.

Informaation hallinta prosessiteollisuuden investointiprojektissa

Diplomityössä on tutkittu kohdeyrityksen, UPM-Kymmene Oyj Kymin tuotantoyksikön nykyisiä investointiprojektin tiedonhallinnan käytäntöjä. Nykytilan selvityksen ja haastatteluissa ilmenneiden tarpeiden perusteella on työssä esitelty uusi toimintamalli tulevia investointiprojekteja varten. Diplomityö perustuu aihepiirin kirjalliseen tarkasteluun ja yhteistyökumppaneiden haastatteluihin. Kirjallisuuden avulla on selvitetty dokumenttienhallinnan teoriaa ja tulevaisuuden näkymiä. Haastatteluilla on selvitetty Kymin tiedonhallinnan nykytilaa ja tulevia tarpeita. Haastatteluita on tehty Kymillä sisäisesti ja Kymin konsultti- ja laitetoimittajaosapuolten kanssa. Työssä käsitellään informaationhallintaa dokumenttienhallinnan ja erilaisten investointiprojektissa käsiteltävien dokumenttien pohjalta. Investointiprojektissa syntyvän talletettavan ja arkistoitavan dokumenttiaineiston lisäksi huomioidaan laitetietojen hallinta, mutta vain periaatteellisella tasolla. Investointiprojektin tiedonhallinnassa ehdotetaan siirryttävän perinteisestä eri projektiosapuolten keskinäisestä tiedonvaihdosta verkottuneeseen tiedonhallinnan malliin. Verkottuneessa tiedonhallinnassa toimitaan investointiprojektin osapuolten yhteisen tietovaraston avulla. Työn tuloksena syntynyt kohdeyrityksen toimintamalli koostuu useista eri osa-alueista, mikä mahdollistaa toimintamallin hyödyntämisen yksittäisiä osa-alueita kokonaisuudesta irrottamalla. Toimintamallia on mahdollista hyödyntää vastaavanlaisten tuotanto-laitosten investointiprojektien yhteydessä. Työssä toimintamallin käytännön sovellutus kohdeyrityksessä on esitetty käyttöönottoprojektina.

Järjestelmäintegroinnin vaatimukset dokumenttien hallinnan sovelluspalvelussa ja palvelualustan suunnittelu

Työssä on selvitetty soveltuvatko maailman johtavien ECM (Enterprise Content Management)-toimittajien järjestelmät palvelualustaksi dokumenttien hallinnan sovelluspalvelulle. Sovelluspalvelulla tarkoitetaan palvelutoimittajan (Application Service Provider, ASP) tiloissa toimivia sovelluksia, joita tarjotaan palveluna asiakkaille tietoverkon yli. Selvitystä varten työssä on kerätty tärkeimmät palvelualustaan kohdistuvat vaatimukset. Integrointivaatimusten tunnistaminen oli työn tärkein tavoite. Integroitavuuden lisäksi työssä on tutkittu sovelluspalvelumallista syntyviä erityisvaatimuksia. Vaatimusten keruu ja vaatimusten pohjalta tehty ominaisuuskartoitus ovat osa palvelualustan suunnittelua. Ominaisuuskartoituksessa vaatimuksista on laadittu laaja kyselylomake ja pyydetty valituilta toimittajilta siihen vastaukset. Saatuja vastauksia on peilattu asetettuihin vaatimuksiin. Tehtyjen havaintojen pohjalta on esitetty soveltuvuusarvio tutkittujen järjestelmien soveltuvuudesta tarpeita vastaavaksi sovelluspalvelualustaksi. Lopputuloksena on todettu, että useimpien järjestelmien soveltuvuus perustasolla on hyvä. Yksittäisiä selkeitä puutteita kuitenkin tunnistettiin. Integrointivaatimukset täyttyvät pääosin hyvin, mutta erityisesti tietoturvassa havaittiin puutteita.

Tietojärjestelmien dokumentointi

Yritystoiminnassa pätee nykyisin samat periaatteet kuin ennenkin. Ne yritykset, jotka pystyvät saamaan parhaan hyödyn irti resursseistaan ja kehittymään nopeimmin, pärjäävät parhaiten nykyajan nopeasti muuttuvissa olosuhteissa. Yritykset etsivät kuitenkin koko ajan uusia tapoja toimia tehokkaammin. 1990-luvulta lähtien on korostunut yritysten kilpaileminen tiedolla. Yritysten avuksi on luotu useita erilaisia tietojärjestelmiä asiakkuuksien, tuotteiden, raaka-aineiden, kuljetusten, prosessien, henkilöstön ym. hallintaan. Ikävä kyllä muutokset tietojärjestelmissä ovat usein niin nopeita, ettei kaikkia järjestelmiä ehditä kunnolla dokumentoida. Siitä johtuen tietojärjestelmien hallintaan jää suuria mustia aukkoja. Kun tietojärjestelmiä ei kyetä täysin hyödyntämään, yrityksen toimintatehokkuus heikkenee. Tässä työssä kerrotaan kuinka UPM-Kymmenen Voikkaan paperitehtaalla pyrittiin dokumentoimaan tehtaan olennaisimmat tietojärjestelmät. Mitä kaikkea piti ottaa huomioon dokumentointia suunniteltaessa? Miksi päädyttiin valittuun dokumenttienhallintaratkaisuun? Kerrotaan tarkoitusta varten innovoidusta Lotus Notes -sovelluksesta, jonka avulla voidaan keskitetysti hallita tehtaan tietojärjestelmädokumentteja. Kun dokumentoidaan tietojärjestelmät huolellisesti, it-osaston tehokas, järjestelmällinen ja luotettava toiminta varmistetaan kaikenlaisissa tilanteissa. Näin voidaan olla varmoja, että yrityksen liiketoiminnalle ei aiheudu haittaa tietohallinnon nopeasti muuttuvissa olosuhteissa.

Dokumenttien hallinta voimalaitosliiketoiminnassa

Diplomityön tavoitteena oli löytää voimalaitosprojektin dokumenttien hallinnan epäjatkuvuuskohdat, mikä ne aiheuttaa ja millä toimenpiteillä dokumenttien hallintaa voidaan parantaa. Tietojärjestelmien, tiedon ja dokumenttien hallinnan merkitys kasvaa yhä enenevässä määrin globaalissa verkostoliiketoiminnassa. Tieto on varastoituna voimalaitoksen suunnittelu-, rakentamis- sekä käyttö- ja ylläpitodokumenteissa. Dokumentit pitää pystyä jäljittämään tietojärjestelmistä ajasta ja paikasta riippumatta laitoksen koko elinkaaren ajan. Laitosdokumentaatiota hyödynnetään laitoksen käyttö- ja ylläpitotoimintojen, tuotekehityksen sekä uusien projektien lähtötietona. Haastatteluilla selvitettiin dokumentoinnin tilaa eräässä laajassa hajautetussa voimalaitosprojektissa. Haastattelujen tuloksia ja yrityksen sisäistä dokumentoinnin ohjeistusta vertaamalla havaittiin, että tiedon siirtoa myynniltä projektille tulee kehittää, samoin kuin dokumenttien tarkastus- ja hyväksymiskäytäntöjä. Dokumenttien käytettävyys edellyttää tietojärjestelmien integrointia ja metatietojen määrittelyä. Työn tuloksena on syntynyt karkean tason tietovirtakaavio sekä dokumentoinnin prosessikuvaukset parantamaan yrityksen ja sen alihankkijoiden välistä kommunikaatiota.

Teknisen tiedon tietovarastoanalyysi kunnossapidon ja suunnittelun tarpeisiin

Työn tavoitteena oli selvittää UPM-Kymmene Oyj Kaukaan tehtaalla käytettävän teknisen tiedon tietovarastoja, tiedon määrää ja laatua. Lisäksi työssä selvitetään tiedon kasvuvauhtia lähivuosina sekä sen dokumentointia ja dokumentoinnin kehitystä. Työssä keskityttiin tekniseen tietoon, mitä käyttää pääsääntöisesti kunnossapito, suunnittelu ja materiaalihallinto. Työn johdosta havaittiin, että tehtaalla käytetään huomattavia määriä henkilöstöresursseja tiedon etsimiseen ja sen päivittämiseen. Lisäksi huomattiin tehtaan teknisessä tiedossa olevan selkeitä päällekkäisyyksiä tiedon tallentamisen osalta, mikä aiheuttaa epävarmuutta tiedon validiutta arvioitaessa. Toimenpiteiksi ehdotettiin tietovarastojen systemaattista läpikäymistä siten, että tiedot luokiteltaisiin luotavalla asteikolla tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin kokonaisuuksiin. Kriteerinä voisi toimia esimerkiksi kriittisyys tuotantoon nähden.

Sähköverkkoyhtiön dokumenttien hallinta

Työssä on tutkittu sähköverkkoyhtiön dokumenttien hallintaa, pääosin keskittymällä käytännön dokumentoinnin tilaan ja sen kehittämiseen. Tutkimus perustuu kirjallisuuteen ja haastatteluihin. Kirjallisuuden avulla on selvitetty työn aihepiirin teoriaa. Haastattelujen avulla on kartoitettu dokumentoinnin nykytilaa ja siihen liittyviä ongelmia sekä alalla yleisesti käytössä olevia toimintatapoja. Työssä on käyty läpi dokumenttien hallinnan perusperiaatteet, menetelmät ja dokumentoinnin rooli sähköverkkoyhtiössä. Erityisesti huomiota on kiinnitetty Helsingin Energian HelenVerkko liiketoiminnon dokumentointiin selvittämällä nykytilaa sekä eri yksiköiden vastuualueita ja toimintatapoja. Myös sähköverkkoyhtiön palveluntuottajien roolia on pohdittu dokumentoinnin kannalta. Nykytilanselvityksen perusteella on koottu dokumenttiluettelo, josta ilmenee mitä dokumentteja HelenVerkossa on käytössä. Työssä on esitelty yleisellä tasolla dokumenttienhallintajärjestelmiin liittyviä toiminnallisuuksia sekä kuvattu muutamia referenssiympäristöjä järjestelmien käytöstä. Työn tuloksena on kuvattu sähköverkkoyhtiölle suositeltava dokumenttien hallinnan toimintatapa sekä kuvattu projektisuunnitelman muodossa, miten kyseisessä esimerkkitapauksessa nykytilasta päästään tavoitetilaan. Dokumenttienhallintaprojektin tavoitteena on kehittää HelenVerkon dokumenttien hallintaa toimivammaksi ja käyttöönottaa dokumenttienhallintajärjestelmä.

Dokumentinhallinta verkottuneessa teollisuusympäristössä

Dokumentinhallintajärjestelmien kehittyessä vuosi vuodelta voi yritykselle tulla aiheelli-seksi vaihtaa jo käytössä oleva dokumentinhallinjärjestelmä uuteen. Tällaisessa tilanteessa katsotaan uuden järjestelmän hyödyn olevan suurempi kuin dokumentinhallinjärjestelmän vaihdosta koituvat kustannukset. Myös yhtiön sisäisen rakenteen tai toimintamallien muu-tos voi aiheellistaa dokumentinhallintajärjestelmän vaihtoon. Suurimpia haasteita dokumentinhallijärjestelmästä toiseen siirtymisessä oli dokumentin mukana tulevien ominaisuuksien (attributes) muuntamisessa uuden dokumentinhallijärjes-telmän mukaisiksi. Ominaisuuksien muuttamisella optimoidaan hyötyä, jota dokumentin-hallintajärjestelmän vaihdosta saadaan. Tämä kuitenkin pidentää dokumentinhallijärjestel-mien siirtoaikaa. Jotta siirtoaikaa voitaisiin lyhentää, oli luotava muunnostaulukoita joiden mukaan teknisten dokumenttien ominaisuuksia muutetaan uuteen muotoon. Näitä muunnostaulukoita tulkit-sevat pääasiassa muunnokseen kehitetyt ohjelmat, mutta vaikeissa tapauksissa muunnok-sen joutuu hoitamaan ihminen. Siirron yhteydessä päätavoitteena on kuitenkin informaati-on säilyminen tai jopa sen kasvattaminen, vaikka se työtä hidastaisikin. Kasvavassa teollisuusyrityksessä teknisten dokumenttien versiointivauhti on kova ja koska dokumentteja versioi yleensä myös jokin ulkopuolinen taho, on dokumenttien liikenne suurta myös yrityksen dokumentinhallintajärjestelmän ulkopuolella. Dokumentit voivat liikkua joko kahden eri verkossa olevan dokumentinjärjestelmän välillä tai dokumenteilla voi olla jokin ulkoinen sijoituspaikka versioinnin aikana. Täten on yrityksen otettava huo-mioon myös dokumentinhallijärjestelmän ulkopuolinen dokumentinhallinta.

Tuotannon kehitysinvestointiprojektien läpivientimalli

Tämän diplomityön tarkoituksena oli tutkia ja etsiä kehityskohteita kohdeyrityksen kehitysinvestointiprojektien toimintamallissa. Diplomityön tavoitteena oli tutkia nykyistä investointikäytäntöä ja luoda eri linjastoissa tehtäville kehitysinvestointiesityksille edellytykset tukea yhteisesti yrityksen tulevia suhdannenäkymiä ja strategiaa. Työn tavoitteena oli myös pyrkiä välillisesti kasvattamaan investointiin sijoitettavan pääoman tuottoprosenttia pienentämällä kustannuksia huolellisen valmistelun keinoin jo investointiprojektin kehityksen alkuvaiheessa. Työkaluksi tähän todettiin olevan läpivientimalli. Tutkimusmenetelminä käytettiin kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia tiedonkeruumenenelmiä. Näistä ylemmän johdon ja keskijohdon haastattelut, sekä omat kokemukset yrityksen käytännöistä vuosilta 2004-2008 näyttelivät pääroolia. Työn tuotoksena laadittiin aiheeseen liittyvä ohjeistus ja läpivientimalli osaksi yrityksen laatujärjestelmää. Malli sijoitettiin template tyyppisesti dokumentinhallinnointiohjelmistoon. Työn tuloksena on esitetty kehitysinvestointiprojektien läpivientimalli siten, että se tukee yrityksen strategiaa kestävän kehityksen ympäröimänä. Työlle asetetut tavoitteet saavutettiin sille tarkoitetussa aikavälissä.

Tiedonhallinnan kehittäminen prosessikuvausten ja sähköisen dokumentoinnin avulla

Tämän diplomityön tavoitteena on selkeyttää apteekin ydinprosesseja mallintamalla prosessit ja tehostaa apteekin tiedonhallintaa sähköisen toimintajärjestelmän avulla. Ydinprosessien mallintaminen lisää apteekin työntekijöiden tietoisuutta prosessien oikeasta suoritustavasta. Dokumenttien sijoittaminen yhteen paikkaan helpottaa niiden löytymistä ja käytettävyyttä. Tässä työssä tutkittiin yhtä yritystä, joten tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Työn keskeinen sisältö rakentuu tiedonhallinnan, prosessijohtamisen sekä sähköisen toimintajärjestelmän teorioiden pohjalta. Teoriaa hyödynnetään käytännön tutkimuksessa, jossa kartoitetaan apteekin dokumentit ja kehitetään niiden organisointia. Työssä tunnistetaan ja mallinnetaan apteekin ydinprosessit sekä kerätään tietoa niiden ongelmakohdista. Apteekin ydinprosesseiksi tunnistettiin reseptiasiakkaan palvelu ja neuvonta, itsehoitoasiakkaan palvelu ja neuvonta, kotisairaanhoidon ja hoivakotien palvelu sekä tavaranhallinta. Apteekissa luodut dokumentit luokiteltiin toimintaohjeiksi, työohjeiksi, lomakkeiksi ja rekisteriselosteiksi. Työn tuloksena apteekin tiedonhallinta tehostui dokumenttien sähköistämisellä ja organisoinnilla toimintajärjestelmään. Ydinprosessien mallintaminen selkeytti apteekin ydinprosesseja sekä lisäsi työntekijöiden tietoisuutta prosessien oikeasta toimintatavasta.