Gestão Documental: Gestão de Processos de Aposentação usando a Plataforma IBM FileNet na Direcção Geral de Administração Pública

Ainda, nos nossos dias, o papel como sendo base de suporte das informações, é o maior problema operacional na maioria das empresas, órgãos governamentais e instituições. A administração pública cabo-verdiana lida anualmente com um grande volume de documentos e, a dificuldade de se lidar cada vez mais com os documentos produzidos é crescente. Daí, a necessidade de estabelecer princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo de produção, utilização, conservação e destinação dos documentos de arquivo - a Gestão Documental. Com a evolução das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) é contínua, igualmente a gestão da informação precisa adaptar-se a cada nova onda de mudança. A utilização de sistemas de gestão de conteúdos e de processos constituem ferramentas indispensáveis para o desenvolvimento de modernos sistemas de informação, agilizando assim os processos críticos nas instituições, de forma a optimizar o binómio produtividade - qualidade. Este trabalho faz referência à utilização da IBM FileNet, para modelação do processo de pedido de aposentação na Administração Pública. Ficou comprovado que o sistema de gestão de Workflow - Bussiness Process Management (BPM) da IBM, é capaz de automatizar o procedimento dos processos, gerir a sequência de actividades de trabalho e chamar (ou invocar) os recursos humanos e electrónicos apropriados, associados aos vários passos de actividades numa instituição. As evidências da plataforma FileNet como solução de Gestão de Conteúdos, e Gestão de Processos na nossa Administração Pública, demonstram vantagens consideráveis em todos os níveis. Para além de dinamizar e automatizar os processos críticos, o FileNet BPM pode permitir a optimização das operações e melhorar a capacidade de tomar decisões rápidas e acertadas, capacitando a instituição, para tomar decisões atempadas, baseadas na mais rigorosa informação disponível.

Also, in our days the paper as support base of information is the biggest problem in the majority of the companies, government agencies and institutions. The Cape Verdean government deals annually with a large volume of documents and the difficulty of dealing with ever larger masses of documents produced is increasing. Hence, the need to establish principles of administrative rationality, based on the intervention phases of the production, use, storage and disposal of records - Document Management. As the evolution of the Information Technology is continuous, equally, the information management needs to adapt to follow each new wave of change. the use of Systems of Management of Documents and Systems of Management of Workflow (WfMS - Workflow Management System) constitutes indispensable tools for the development of modern systems of information, thus speeding the critical processes in the institutions, in order to optimize the binomial productivity - quality. This work relates a study on the available technologies related the Documentary R of Process the in solution as FileNet IBM Platform the, concretely more, Management etirement, in the Public Administration in Cape Verde. It was demonstrated that the System of Management of Workflow, is able to automate the procedure of the processes, to manage the sequence of activities of work and to call/to invoke appropriate the human resources and/or electronic, associates with some steps of the activities, in an institution. The evidences of the FileNet platform as Documentary solution of Management Processes, in our Public Administration, the Ministry of the Finances, in particular, demonstrate considerable advantages in all the levels. In addition to energize and automatizing the critical processes, FileNet BPM allowed to optimize its operations and to improve its capacity to take fast and made right decisions, enabling the institution, to take timely decisions in the most rigorous available information.