Dokumentinhallinta verkottuneessa teollisuusympäristössä

Dokumentinhallintajärjestelmien kehittyessä vuosi vuodelta voi yritykselle tulla aiheelli-seksi vaihtaa jo käytössä oleva dokumentinhallinjärjestelmä uuteen. Tällaisessa tilanteessa katsotaan uuden järjestelmän hyödyn olevan suurempi kuin dokumentinhallinjärjestelmän vaihdosta koituvat kustannukset. Myös yhtiön sisäisen rakenteen tai toimintamallien muu-tos voi aiheellistaa dokumentinhallintajärjestelmän vaihtoon. Suurimpia haasteita dokumentinhallijärjestelmästä toiseen siirtymisessä oli dokumentin mukana tulevien ominaisuuksien (attributes) muuntamisessa uuden dokumentinhallijärjes-telmän mukaisiksi. Ominaisuuksien muuttamisella optimoidaan hyötyä, jota dokumentin-hallintajärjestelmän vaihdosta saadaan. Tämä kuitenkin pidentää dokumentinhallijärjestel-mien siirtoaikaa. Jotta siirtoaikaa voitaisiin lyhentää, oli luotava muunnostaulukoita joiden mukaan teknisten dokumenttien ominaisuuksia muutetaan uuteen muotoon. Näitä muunnostaulukoita tulkit-sevat pääasiassa muunnokseen kehitetyt ohjelmat, mutta vaikeissa tapauksissa muunnok-sen joutuu hoitamaan ihminen. Siirron yhteydessä päätavoitteena on kuitenkin informaati-on säilyminen tai jopa sen kasvattaminen, vaikka se työtä hidastaisikin. Kasvavassa teollisuusyrityksessä teknisten dokumenttien versiointivauhti on kova ja koska dokumentteja versioi yleensä myös jokin ulkopuolinen taho, on dokumenttien liikenne suurta myös yrityksen dokumentinhallintajärjestelmän ulkopuolella. Dokumentit voivat liikkua joko kahden eri verkossa olevan dokumentinjärjestelmän välillä tai dokumenteilla voi olla jokin ulkoinen sijoituspaikka versioinnin aikana. Täten on yrityksen otettava huo-mioon myös dokumentinhallijärjestelmän ulkopuolinen dokumentinhallinta.

As document management systems are improving every year, there can be time when a corporation might want to change their document management system to a newer one. In this kind of situation the cost to change the document management system is regarded to be less than the benefit that comes from changing the system. Also the inner changes in the corporation or in the corporation’s work model can make the change of document man-agement system beneficial. The biggest challenge in document management system migration comes from the docu-ment attribute change. Changing the attributes also optimizes the benefits that come from document management system migration, but this also increases the migration time. To decrease the migration time the transformation tables are created which are then used in the process to change attributes to fit in to the new document management system. These transformation tables are mainly used in programs that do the attribute transformation au-tomatically, but there can be cases where only human is capable to make the right attribute choice. We have to keep in mind that the main goal in migration, is to keep all the informa-tion we have or even increase it, although it would slow the migration. In growing industrial corporation the renewing rate of documents is very high. Documents are also renewed by other companies, so the movement of the documents is also high out-side the document management system. Documents can move between two different doc-ument management systems in different networks or documents could have placement out-side document management when they are being renewed. This is why corporations should also think about document management when document is outside document management system.