Development of Order-Delivery Process in Purchasing

Diplomityön tavoitteena oli kehittää Fazer Suklaan oston tilaus-toimitusprosesseja, jotta raaka-aineet ja pakkausmateriaalit pystytään hoitamaan mahdollisimman tehokkaasti. Ensin selvitettiin kirjallisuuden avulla tilaus-toimitusprosessin päävaiheet ja niihin vaikuttavat tekijät. Empiirisessä osassa lähdettiin liikkeelle käymällä läpi Fazer Suklaan oston nykytilanne, joka tehtiin ostajille suunnatun aikaselvityksen, haastatteluiden ja nykyisten tilaus-toimitusprosessien kuvaamisen avulla. Tavoitetilanteen rakentaminen aloitettiin ostettavien materiaalien ja toimittajien luokittelemisella. Tämän perusteella nämä materiaalit voitiin jakaa kolmen eri tilaus toimitusprosessin alle. Automaattisessa tilaus-toimitusprosessissa eri vaiheet automatisoidaan yhdessäavain toimittajien kanssa. Puoliautomaattinen prosessi perustuu systeemiin, jossa toimittaja näkee internetin kautta Fazerin tuotantosuunnitelman ja tekee tämän perusteella materiaalien täydennykset. Yksinkertaisessa prosessissa ostoarvoltaan alhaiset materiaalit hoidetaan mahdollisimman lähellä käyttöpistettä ja prosessin vaiheet tehdään mandollisimman pienellä työmäärällä. Tavoiteprosessien implementoinnilla todettiin suurimmiksi eduiksi prosessivaiheiden vähentyminen ja manuaalisen työn automatisoituminen. Tätä kautta saatiin prosessin eri vaiheiden työmäärää vähennettyä, sekä alennettua varastotasoja ja näin tilaus toimitusprosessin kokonaiskustannuksia pystyttiin pienentämään.

Customer Driven Order-to-Delivery Process

This thesis was made for a large forest industry company’s business segment. The purpose of the study was to improve the performance of the order-to-delivery process of the business segment. The study proceeded in three phases. The first phase was to define customer expectations in the market. The second phase was to analyse the performance and the operations of the order-to-delivery process, and to define any challenges or problems in serving the customers. The third and final phase was improving the performance of the order-to-delivery process, within the scope defined by the first two phases. The analysis showed that the delivery reliability is an essential but a challenging issue in the case company’s markets. On delivery reliability standpoint, the most challenging factors were the detected information flow distortions within the company as well as in the whole supply chain, and the lack of horizontal control over the multi-stage process.

Improving the order-delivery chain

Tutkielman tavoitteena on tarkastella letkuventtiilien tilaus-toimitusketjua ja selvittää, kuinka se muodostuu. Tavoitteena on laatia selvitys yrityksen tilaus-toimitusketjun muodostumisen vaiheista yrityksen sisäiseen käyttöön ja tutkia, kuinka ketjua voitaisiin parantaa, jotta tulevaisuudessa asiakkaita voitaisiin palvella paremmin ja joustavammin. Tutkimusongelmaa lähestytään prosessiajattelun näkökulmasta ja tutkielmassa käytetään kvalitatiivista tutkimusmenetelmää, jonka pääasiallisena tiedonkeruuvälineenä on vapaamuotoiset haastattelut, yrityksen dokumenttien tutkiminen ja analysointi sekä yrityksen toiminnan havainnointi. Tilaus-toimitusketjun parantaminen edellyttää yritykseltä ja sen edustajilta asiakkaiden ostokäyttäytymisen ohjaamista, tiedon avointa ja oikea-aikaista jakamista kaikille sitä tarvitseville sekä kulttuurierojen huomioon ottamista. Erityisesti tilaus-toimitusketjun alkuvaiheisiin tulisi panostaa tulevaisuudessa, sillä monet ongelmat syntyvät tutkimuksen mukaan toimitusketjun alkupuolella.

Order-flow Standardization with Product Data Management Ideology

Tämän diplomityön päämääränä oli kuvata tilaus-toimitusprosessin eri toimintojen työnkulku, kun tuotetiedonhallintajärjestelmä on osa työympäristöä. Työn teoreettisessa osassa tarkasteltiin liiketoimintaprosessien uudistamista ja prosessien määrittämistä sekä esiteltiin tuotetiedonhallinnan (PDM) keskeiset osa-alueet. Kohdeyrityksen tausta ja strategiat esiteltiin, minkä jälkeen muutoksia arvioitiin suhteessa teoriaosuuden tuloksiin. Nykyisten toimintatapojen määrittämistä varten haastateltiin henkilöitä jokaisesta tilaus-toimitusprosessin vaiheesta tuotantoyksikön sisällä. Lopuksi kuvattiin yrityksen tuotetiedonhallintaperiaatteet ja määritettiin työnkulku prosessin eri vaiheissa. Samalla kuin uusi tuotetiedonhallintajärjestelmä otetaan käyttöön, on yrityksessä omaksuttava tuotetiedonhallinnan ajatusmalli. Tuoterakenteen hallinta jakautuu nyt eri toimintojen kesken, jolloin suunnittelun rakenne, tuotannon rakenne ja huoltorakenne ovat eri ihmisten vastuulla. Näiden eri rakenteiden konfigurointi tilaus-toimitus prosessin aikana määrää missä järjestyksessä toiminnot on suoritettava eri järjestelmien välillä. Monikansallinen suunnitteluorganisaatio on myös otettava huomioon tilauksenkulun aikana. Tuotetiedonhallintajärjestelmää käytetään yhdessä tuttujen suunnitteluohjelmien sekä toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) kanssa. Työnkulkukaaviossa määritellään koko yritystä koskeva malli siitä, miten ja missä järjestyksessä tehtävät on suoritettava eri järjestelmissä tilaus-toimitus prosessin aikana. Tässä työssä tutkittiin tuotteen määrittelyn ja suunnittelutiedon hallinnan kannalta oleellisimmat tilaus-toimitusprosessiin kuuluvat toiminnot; myynti, myynnin tuki, tuotannon ohjaus, sovellussuunnittelu ja dokumentointi. Tulevaisuudessa on suositeltavaa pohtia tuotetiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoa myös tuotannossa ja ostoissa. Tilaus-toimitusprosessiin liittyvät kehitysmahdollisuudet kannattaisi seuraavaksi kohdistaa tilauksen määrittelyvaiheeseen myyjä-asiakas rajapinnassa, jossa tehdyt virheet kertautuvat jokaisessa prosessin vaiheessa.

Modeling and developing a customer-oriented configuration process in a mass customization environment

In this thesis the main objective is to examine and model configuration system and related processes. When and where configuration information is created in product development process and how it is utilized in order-delivery process? These two processes are the essential part of the whole configuration system from the information point of view. Empirical part of the work was done as a constructive research inside a company that follows a mass customization approach. Data models and documentation are created for different development stages of the configuration system. A base data model already existed for new structures and relations between these structures. This model was used as the basis for the later data modeling work. Data models include different data structures, their key objects and attributes, and relations between. Representation of configuration rules for the to-be configuration system was defined as one of the key focus point. Further, it is examined how the customer needs and requirements information can be integrated into the product development process. Requirements hierarchy and classification system is presented. It is shown how individual requirement specifications can be connected for physical design structure via features by developing the existing base data model further.

Project Master Document adaption in order fulfillment process

This thesis discusses adaption of new project management tool at ABB Oy Motors and Generators business unit, Synchronous Machines profit centre. Thesis studies project modeling in general and buries in the Gate Model used at ABB Synchronous Machines. It is essential to understand Gate Model because this new project management tool, called Project Master Document, is created on the base of the existing project model. Thesis also analyzes goals and structure of Project Master Document in order to ease implementation of this new tool. Project Master Document aims to improved customer order fulfillment by clearing order handover interface. Office process, especially responsibilities and target dates, become also clearer after Master Document implementation. The document is built to be frame for whole order fulfillment process including check points for each gate of project model and updated memos from all project meetings. Furthermore, project progress will be clearly stated by status markings and visualized with colors.

Business-Oriented IT Tool Development For Service Delivery Process

The target of this thesis is to evaluate a bid, project and resource management IT tool for service delivery process via proof-of-concept (POC) project to assess, if the tested software is an appropriate tool for the Case Company’s business requirements. Literature suggests that IT projects implementation is still a grey area in scientific research. Also, IT projects have a notably high rate of failure, one significant reason for this being insufficient planning. To tackle this risk, the Case Company decided to perform a POC project, which involved a hands-on testing period of the assessed system. End users from the business side feel that current, highly tailored project management tool is inflexible, difficult to use, and sets unnecessary limitations for the business. Semi-structured interviews and a survey form are used to collect information about current business practices and business requirements related to the IT tool. For the POC project, a project group involving members from each of the Case Company’s four business divisions was established to perform the hands-on testing. Based on data acquired during the interviews and the hands-on testing period, a target state was defined and a gap analysis was carried out by comparing the features provided by the current tool and the tested tool to the target state, which are, together with the current state description, the most important result of the thesis.

Tilaus- toimitusprosessin kehittäminen tilausohjautuvassa tuotannossa

Diplomityön tavoitteena on tilaus- toimitusprosessin kehittäminen tilausohjautuvassa tuotannossa. Prosessin nykytilan tarkemman analysoinnin avulla on tarkoitus lisätä prosessissa työskentelevien henkilöiden käsitystä siitä, miten prosessi toimii tällä hetkellä sekä minkälaisesta liiketoiminnasta onkaan kyse. Tämä työ on osa laajempaa kohdeyrityksessä meneillään olevaa kehitysprojektia, jonka päätöksentekoa on tarkoitus tukea tässä työssä tehtyjen analyysien avulla.Työ on jakautunut kolmeen osaan; teoria-, analyysi- sekä synteesiosaan. Teoriaosassa käsitellään prosesseja yleisesti, niiden kehittämistä sekä mittaamista. Prosessien kehittämismenetelmistä esitellään kapeikkoajattelu sekä Lean-tuotanto. Analyysiosassa käsitellään tilastollistenanalyysien perusteella prosessin nykytilaa ja liiketoiminnan luonnetta. Pilottitoimitus sekä laajemman kehitysprojektin esittely kuuluvat myös analyysiosan sisältöön. Analyysiosan perusteella tuotteiden läpimenoaikaa voidaan lyhentää vähentämällä eri vaiheiden välisiä odotusaikoja. Myös materiaalien saatavuus tulisi varmistaa kehittämällä tavaralogistiikkaa. Synteesiosassa on listattu käytännönläheisiä kehitysehdotuksia prosessin suorituskyvyn parantamiseksi. Pohjana ehdotuksille on analyysiosassa ilmenneet ongelmat. Laajempana kehityskohteena esitellään kolmivaiheinen muutosprosessi, jonka avulla voidaan tehostaa tavaralogistiikkaa ulkoistamisen avulla.

Asiakaslähtöinentilaus-toimitus-prosessin kehittäminen räätälöivässä yrityksessä

Tapa, jolla yritys vastaa sen räätälöityvien tuotteiden kysyntään, määrittää yrityksen menestymisen. Sen on ymmärrettävä mikä arvo asiakkaalle syntyy, kun sen yksilökohtaiset tarpeet otetaan huomioon tuotetta räätälöitäessä. Toisaalta, yrityksen on ymmärrettävä kustannus, joka näiden tarpeiden huomioon ottamimisesta syntyy. Yhdistämällä nämä tiedot oikein tilaus-toimitus-prosessin suunnittelussa ja valinnassa voidaan kutakin valittua asiakasta tai asiakasryhmää palvella kannattavasti. Tämän diplomityöntavoite on kehittää tutkimuksen toimeksiantajan Vahterus Oy:n tilaus-toimitus-prosessia. Perusteena ovat kolmen tärkeimmän asiakasryhmän tarpeet sekä tieto nykyisestä prosessista. Tutkimuksen teoreettinen perusta luodaan tutustumalla kirjallisuuteen räätälöinnistä, asiakaslähtöisyydestä sekä toimitus-prosessien eriyttämisestä. Order-winner ja order-qualifier kriteerien selvittäminen ja niiden käyttö oikean prosessin valinnassa muodostaa tutkimuksen teoreettisen ytimen. Empiriaosassa analysoitiin case-yrityksen nykyisen tilaus-toimitus-prosessin toiminta. Prosessin kehittämistyön pohjaksi selvitetettiin case-yrityksen kolmen tärkeimmän asiakasryhmän erityispiirteet ja tarpeet haastattelututkimuksella. tilaus-toimitus-prosessin analyysissä havaittiin huomattavaa asiakasryhmäkohtaista vaihtelua läpimenoajoissa. Tämä johtui tilatun tuotteen tyypistä sekä asiakkaiden erityisvaatimuksista. Haastattelututkimuksessa vahvistuinäkemys asiakasryhmien tilaus-toimitus-prosessille asettamien vaatimuksien selkeistä eroista. Johtopäätöksenä esitetään erilaisia toimitusstrategioita eri asiakasryhmille. Kustannus-tehokkuutta ja nopeutta vaativalle asiakasryhmälle prosessia tehostetaan suunnitteluprosessin automatisoinnilla. Joustavuutta vaativaa, korkeampia kustannuksia sallivaa asiakasryhmää palvellaan paremmin kehittämällä projektihallinnan ja myynnin työkaluja sekä henkilökunnan osaamista. Tutkimuksen tärkein kontribuutio yritykselle oli asiakasryhmien erojen tiedostaminen ja niiden huomioon ottaminen toimitustrategioiden ja organisaation jatkuvassa kehittämisessä.

Tuotehallinnan kehittämismahdollisuudet puutuoteteollisuuden konetoimittajalla

Työn tavoitteena oli selvittää niitä keinoja, joiden avulla Raute Woodin nykyistä tuotehallintaa pystytään kehittämään. Aluksi kartoitettiin tuotehallinnan kannalta olennaisia työkaluja. Korkean teknologian tuotteet asettavat tuotehallinnalle olennaisesti kovemmat vaatimukset, sillä tuotteen hallinta ei rajoitu pelkästään mekaanisen mallin hallintaan. Jotta tuotteita jatkossa pystyttäisiin hallitsemaan täydellisinä kokonaisuuksina tarvitaan toimintamalli, jonka pohjalta tuotteeseen liittyvät tiedot saadaan hallittua yhtenäisesti.Kehittämistoimenpiteiden lähtökohdaksi kuvattiin tuotehallinnan ja tilaus-toimitusprosessin nykytilanne. Nykytilanteesta etsittiin ne tekijät, jotka vaikuttavat kaikkein suurimmassa määrin havaittuihin tuotehallinnan ongelmiin. Havaittujen ongelmien ja valittujen ratkaisumetodien pohjalta alettiin suunnitella keinoja tuotehallinnan kehittämiseksi. Lopputuloksena esitetään ratkaisuehdotus tuotehallinnan tulevaisuuden hallintamalliksi. Ratkaisuehdotuksessa esitetään teorian pohjalta johdetut mallit tuotteiden kokonaisvaltaiseen hallintaan sekä kuvataan tilaus-toimitusprosessi tuotteen näkökulmasta. Ehdotuksessa kuvataan myös uusi tuotetunnistejärjestelmä, jonka pohjalta tuotteet voidaan jatkossa yksilöidä yksiselitteisesti. Tuotetunnistejärjestelmä tukee työssä kehitettyä uutta modulaarista tuoterakennemallia. Lisäksi esitellään tuotemalliajattelun soveltumista mahdolliseen uuteen tuotehallintaratkaisuun ja sen tuomia uusia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen.

Tuotannon- ja materiaalinohjauksen kehittäminen huonekaluteollisuudessa

Työn tavoitteena oli kehittää sohvakalusteita valmistavan yrityksen tuotannon- ja materiaalinohjausta. Tuotanto on sekä varasto-ohjautuvaa, että tilausohjautuvaa kokoonpanoa. Kehittämisessä pääpaino oli läpäisyaikojen lyhentämisellä molemmissa tuotantomuodoissa, vaihto-omaisuuden arvon alentamisessa sekä kriittisten materiaalien ohjauksen tehostamisessa. Työssä on ensin selvitetty tuotannon- ja materiaalin-ohjauksen teoriaa, tilaus-toimitus-prosessia ja tietojärjestelmiä osana tuotannonohjausta. Tavoitteena on ollut valita käytännössä hyvin toimivia ohjausmenettelyitä ja soveltaa niitä kohdeyrityksessä, jotta asetetut tavoitteet saavutettaisiin mahdollisimman nopealla aikataululla. Raporttien ja seurantatyökalujen kehittäminen tietojärjestelmässä on ensisijaisen tärkeää, että voidaan mitata tuloksia ja asettaa tavoitteita. Varastoinnin painopisteen siirtäminen valmistuotevarastosta puolivalmis-tasolle tulee toteuttaa kuluvan vuoden aikana. Avainsanoja läpäisyajan lyhentämisessä tilausohjautuvassa tuotannossa ovat nopea tilausten aloittaminen, turhien alkuvaiheiden poistaminen, nopea leikkuu, töiden visuaalinen ohjaaminen, sähköisten kotiinkutsumenettelyiden kehittäminen ja toimittajayhteistyö. Varasto-ohjautuvilla tuotteilla taas puolivalmisteet, imuohjausmenettelyt ainakin puolivalmisteiden tekemisen ohjauksessa, vedossuunnittelun ja hienokuormituksen yksinkertaistaminen ja luonnollisesti kaikki materiaalinohjausta parantavat toimenpiteet. Konsignaatiovarastojen käyttö päälliskangasvarastossa alentaisi huomattavasti vaihto-omaisuuden määrää. Kehittämiskohteet on valittu, kehittämistyö on aloitettu ja toimintamallit luotu, Niiden impelementointi ja tietojärjestelmän loppuun kehittäminen vaativat vielä työtä, mutta saavutettavat hyödyt ovat suuret ja turvaavat tehtaan menestymisen tulevaisuudessakin.

Toiminnanohjausjärjestelmän nimikehallinnan kehittäminen

Työn tarkoituksena oli kehittää yrityksen nimikkeiden hallintaa osana uuden toiminnan-ohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektia. Tavoitteena oli toiminnanohjausjärjestelmän ja suunnittelun tietojärjestelmien välisen tuotetiedon löydettävyyden ja käytettävyyden kehittäminen tuotteen tilaus –toimitus prosessin näkökulmasta. Työn ongelmaa tarkasteltiin ja analysoitiin tuotetiedon hallintaan ja toiminnanohjausjärjestelmiin liittyvän kirjallisuuden pohjalta. Aineistona käytettiin myös aihepiiriin liittyneitä aiempia tutkimuksia. Diplomityön tuloksena saatiin toiminnanohjausjärjestelmään standardoitu nimikkeistö ostettavista materiaaleista ja sekä itse valmistettavista tuotteista. Suunnittelun ja toiminnanohjausjärjestelmän välinen nimiketietojen siirto mahdollistettiin määrittämällä yhteydet ERP- ja CAD -järjestelmien välille. Järjestelmäintegraation ansiosta suunnittelussa muodostettuja tuoterakenteita voidaan käyttää hyväksi ERP –järjestelmän eri prosesseissa, kuten esimerkiksi tuotannossa ja hankinnoissa. Tehokkaan tuotetiedon hallinnan perusta on toimiva ja standardoitu nimikkeistö. Onnistuneen tiedonhallinnan edellytyksiä ovat tiedon yksikäsitteisyys, ajantasaisuus ja saatavuus. Olemassa olevaa tietoa tulee pystyä käyttämään mahdollisimman tehokkaasti hyväksi

Operatiivisten järjestelmien integrointi toimintojen ohjaukseen vaneritehtaassa

Työn tavoite oli löytää malli, joka mahdollistaisi kaikkien tilaus- toimitusprosessin operatiivisten järjestelmien integroimisen keskenään siten, että niitä voidaan hyödyntää valmistuksen ohjaukseen. Vaneritehtaissa ei ole keskitettyä tietojärjestelmää, joten tavoiteasetanta edellytti vaneritehtaan tietoverkon rakentamiseen liittyvän ongelmakentän periaatteellista ratkaisua.Koska tilaus- toimitusprosessi, tuotantoa lukuunottamatta, oli kohdeyrityksessä katettu tietojärjestelmillä, loivat nämä jo olemassa olevat järjestelmät reunaehdot ratkaisulle myös tuotannon tietoverkon kehittämisessä. Työssä etsittiin ja kiinnitettiin avaimet, joilla tuote- sekä henkilötieto saadaan identifioitua keskenään integroiduissa järjestelmissä niin, että informaatioketju ei katkea siirryttäessä järjestelmästä toiseen.Työssä ratkaistiin tietoverkon liityntä tuotantolaitteisiin valvomotuotteen avulla. Liittymisratkaisuja esiteltiin neljä. Nämä mallit kattavat suurimman osan vaneritehtaassa eteen tulevista tapauksista. Näiden lisäksi päädyttiin suosittamaan erään mekaanisen metsäteollisuuden laitetoimittajan luomaa tiedonkeruu- ja tuotannonsuunnitteluohjelmistoa, joka valmiina ratkaisuna edesauttaa tietoverkon nopeaa implementointia.

Toimitusvarmuuden parantaminen yrityksen sisäistä toimintaa tehostamalla

Time’s meaning as a competitive factor has been growing significantly from 1970’s to 2000. Product life cycles have got significantly shorter, customers are not ready to keep their own inventories and fast changing markets are making it dangerous to count on forecasts. All these factors are forcing companies to shorten their lead times and answer to customer hopes on faster basis. Good delivery reliability is increasing its importance in making difference between competitors.In this thesis we get deep into KWH Pipe Ltd. Finland’s, and especially Vaasa factory’s, delivery reliability problems. Target is to find causes, which are causing problems in delivery reliability. In year 2007 has delivery reliability been 87 %, as management has set target in 95 %. Delivery reliability has been quite the same for few years now, and at the same time storage values have been growing up. The causes of poor delivery reliability were searched by analyzing company’s order-delivery-process using among other things root cause analysis. Furthermore the meters, which are used in company at the moment, are analyzed and some new meters are suggested to take in use. As outcome of process analysis is a list of confirmed problems in order of priority and by using this list it is possible to decide of actions, which are taken in future to bring delivery reliability to better level.

Tilaus-toimitusprosessin johtaminen, suorituskyky, mittaaminen ja mittarit

Tämä tutkimus perustuu prosessijohtamiseen ja tilaus-toimitusprosessin suorituskyvyn mittaamiseen. Tutkimusongelmaa lähestytään toiminta-analyyttisen ja konstruktiivisen tutkimusotteen avulla. Toiminta-analyyttinen tutkimusote vaatii tutkimusongelmaan liittyvään teoriaan perehtymistä ja suosituksia toimenpiteistä. Tämän vuoksi tutkimuksessa on syvennytty aikaisempiin suorituskykyä sekä prosessijohtamista koskeviin teorioihin ja tutkimusraportteihin, jotta löydettäisiin case-yrityksen näkökulmasta vastauksia esitettyihin tutkimuskysymyksiin. Tutkimuksen tarkoituksena on analysoida case-yrityksen tilaus-toimitusprosessin johtamista ja prosessin suorituskykyyn vaikuttavia tekijöitä. Tavoitteena on löytää sellaisia suorituskyvyn osa-alueita, joiden mittaaminen tuottaa helpoiten ja nopeasti tietoa päätöksenteon tueksi sekä tilaus-toimituksen johtamista varten. Toisena tavoitteena on selvittää, millaisilla mittareilla yrityksen suorituskykyä voidaan mitata. Tutkimuksessa hyödynnetään toiminta-analyyttistä ja konstruktiivista tutkimusotetta sekä otteisiin liittyviä eri tutkimusmenetelmiä. Tutkimuksen lähestymistapa perustuu pk-yrityksen lähtökohtiin. Koska työssä tarkastellaan suorituskykyä sisäisen suorituskyvyn näkökulmasta, työssä esitellään sisäisen suorituskyvyn eri osa-alueita. Kansainvälisen tutkimuksen mukaan pk-yritykselle tärkeitä sisäisen suorituskyvyn osa-alueita ovat aika, joustavuus, laatu, talous, asiakastyytyväisyys sekä henkilöstön osaaminen ja innovatiivisuus. Tässä tutkimuksessa edellä mainitut suorituskyvyn osa-alueet todennettiin tärkeiksi, kun analysoitiin case-yrityksen tilaus-toimituksen kriittisiä menestystekijöitä. Tutkimustyön tuloksena rakennettiin yksinkertainen ja helppokäyttöinen mittaristo sekä analysointimenetelmä, jonka avulla on mahdollista seurata tilaus-toimitusprosessin suorituskykyä. Mittaristo rakennettiin SAKE-suorituskyvyn analysointijärjestelmän pohjalle.