Order-flow Standardization with Product Data Management Ideology

Tämän diplomityön päämääränä oli kuvata tilaus-toimitusprosessin eri toimintojen työnkulku, kun tuotetiedonhallintajärjestelmä on osa työympäristöä. Työn teoreettisessa osassa tarkasteltiin liiketoimintaprosessien uudistamista ja prosessien määrittämistä sekä esiteltiin tuotetiedonhallinnan (PDM) keskeiset osa-alueet. Kohdeyrityksen tausta ja strategiat esiteltiin, minkä jälkeen muutoksia arvioitiin suhteessa teoriaosuuden tuloksiin. Nykyisten toimintatapojen määrittämistä varten haastateltiin henkilöitä jokaisesta tilaus-toimitusprosessin vaiheesta tuotantoyksikön sisällä. Lopuksi kuvattiin yrityksen tuotetiedonhallintaperiaatteet ja määritettiin työnkulku prosessin eri vaiheissa. Samalla kuin uusi tuotetiedonhallintajärjestelmä otetaan käyttöön, on yrityksessä omaksuttava tuotetiedonhallinnan ajatusmalli. Tuoterakenteen hallinta jakautuu nyt eri toimintojen kesken, jolloin suunnittelun rakenne, tuotannon rakenne ja huoltorakenne ovat eri ihmisten vastuulla. Näiden eri rakenteiden konfigurointi tilaus-toimitus prosessin aikana määrää missä järjestyksessä toiminnot on suoritettava eri järjestelmien välillä. Monikansallinen suunnitteluorganisaatio on myös otettava huomioon tilauksenkulun aikana. Tuotetiedonhallintajärjestelmää käytetään yhdessä tuttujen suunnitteluohjelmien sekä toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) kanssa. Työnkulkukaaviossa määritellään koko yritystä koskeva malli siitä, miten ja missä järjestyksessä tehtävät on suoritettava eri järjestelmissä tilaus-toimitus prosessin aikana. Tässä työssä tutkittiin tuotteen määrittelyn ja suunnittelutiedon hallinnan kannalta oleellisimmat tilaus-toimitusprosessiin kuuluvat toiminnot; myynti, myynnin tuki, tuotannon ohjaus, sovellussuunnittelu ja dokumentointi. Tulevaisuudessa on suositeltavaa pohtia tuotetiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoa myös tuotannossa ja ostoissa. Tilaus-toimitusprosessiin liittyvät kehitysmahdollisuudet kannattaisi seuraavaksi kohdistaa tilauksen määrittelyvaiheeseen myyjä-asiakas rajapinnassa, jossa tehdyt virheet kertautuvat jokaisessa prosessin vaiheessa.

The goal of this study was to define the workflow in a product data management (PDM) environment for those functions of the order-delivery process that will use the PDM system. Process re-engineering and workflow definition were discussed in the theoretical part, where the concepts of product data management were introduced as well. The background and the engineering strategy of the case company were presented and evaluated in order to understand the reasons for adapting PDM ideology and introducing the PDM system. In order to define the current workflow people from each function during the order-flow were interviewed. After evaluating the current process, the engineering management principles of the company were presented and the new workflow actions defined. The PDM ideology is primarily adapted through the transition from the current systems and modes of operation to the environment, where the traditional product structure is fragmented into separately managed structures. Engineering, production and after sales structures require configuration management, and the configuration process acts as a framework for the order-delivery process. Also the global engineering and production organization affects product data management. The PDM system provides critical tools for managing product and document structures, their individual components and lifecycle. The system is integrated with the traditional engineering tools and the enterprise resource planning (ERP) system. During the order-flow through different functions, the actions within different systems must be completed in predefined, company-wide standardized order. This study examined the most critical functions of the order-delivery process from a product definition and engineering data management perspective. The functions are sales, sales support engineering, production control, application engineering and documentation. In the future it will be possible to extend the use of the PDM system to purchase and production as well. The further improvements of the order-delivery process should concentrate on the product definition at the customer-sales interface, which affects all the subsequent functions of the process.