Groupware and Workflow Tools - A Case study of SAP Business Workflow Supporting System Integration in a Global Telecommunication Company

Workflow management systems aim at the controlled execution of complex application processes in distributed and heterogeneous environments. These systems will shape the structure of information systems in business and non-business environments. E business and system integration is a fertile soil for WF and groupware tools. This thesis aims to study WF and groupware tools in order to gather in house knowledge of WF to better utilize WF solutions in future, and to focus on SAP Business Workflow in order to find a global solution for Application Link Enabling support for system integration. Piloting this solution in Nokia collects the experience of SAP R/3 WF tool for other development projects in future. The literary part of this study will guide to the world of business process automation providing a general description of the history, use and potentials of WF & groupware software. The empirical part of this study begins with the background of the case study describing the IT environment initiating the case by introducing SAP R/3 in Nokia, the communication technique in use and WF tool. Case study is focused in one solution with SAP Business Workflow. This study provides a concept to monitor communication between ERP systems and to increase the quality of system integration. Case study describes a way create support model for ALE/EDI interfaces. Support model includes monitoring organization and the workflow processes to solve the most common IDoc related errors.

"Vinci Cosmetics" Fabricación y comercialización de productos cosméticos

Contexto: La idea principal es la creación de una empresa para la fabricación y comercialización de productos cosméticos de alta gama. A pesar del contexto de crisis económica en el que estamos envueltos estos últimos años y del que no parece que acabamos de salir, el sector de la cosmética está resistiendo la situación de forma envidiable. De la crisis, como dicen los economistas, “se saldrá y se volverá, todo es cíclico” y viendo la fortaleza que éste sector está mostrando unido a la necesidad de que nuestra economía abandone sectores muy deteriorados y sin una previsión positiva de futuro, la cosmética se postula con un futuro prometedor dentro del contexto económico español y europeo. “Vinci Cosmetics” es el nombre inicialmente pensado para que la nueva compañía inicie su andadura. Nombre con tintes latinos de la lejana época del imperio romano como homenaje a la rica herencia histórica de la ciudad del autor del proyecto - Tarragona. La cultura por cuidarse y sentirse bien, muy arraigada en la mentalidad latina y mediterránea, es un factor cultural clave para el desarrollo y futura evolución de esta industria. El slogan de la empresa, “Dieta Mediterránea para tu piel”, clarifica en buena medida la idea a desarrollar y los objetivos pretendidos por la estrategia empresarial. Objetivos: El objetivo esencial del TFC es elaborar un estudio detallado para la creación de una empresa de fabricación y comercialización de productos cosméticos de alta gama que abarque el management y la gestión por procesos de la empresa, la función de marketing, el tipo de operaciones y procesos a realizar, la gestión del factor humano y el presupuesto necesario para cubrir este ambicioso proyecto. En detalle, un completo plan de empresa que marque las directrices de la organización industrial que se pretende crear compuesto a su vez por cinco planes: plan de gerencia, plan de marketing, plan de operaciones, plan de recursos humanos y plan económico – financiero. Procedimientos: El proyecto tiene un alto componente de estudio de mercados y de marketing pero pretende también abarcar el management, los procesos de operación, el factor humano y el aspecto económico y financiero de las inversiones y presupuesto necesario. El estudio inicial centrará su esfuerzo en un análisis del mercado de la península ibérica, y, en función del avance y del progreso esperado por la empresa, la compañía podría extender su campo de acción a Europa aunque no antes de un medio plazo. “Vinci Cosmetics” ha adoptado referenciales de sistemas de gestión integrados en toda la organización. Así tenemos principalmente, por un lado, la norma internacional ISO 9001:2008 y, por otro, el Modelo EFQM de Excelencia en la gestión; ambos plasmados a partir de un enfoque basado en procesos que nos garantiza el control continuo y la gestión excelente. Conclusiones: Tras evaluar la situación actual del mercado de la cosmética, las previsiones futuras de éste y las necesidades que una organización industrial necesita, se puede crear - con plenas garantías de éxito como organización empresarial y desde el punto de vista económico - una empresa de cosméticos de alta gama para cubrir las necesidades de una parte de mercado que lo requiere.

Delivery Reliability: Timely and Quantitative Accuracy in a Forest Industry Company

The primary objective of this thesis was to research delivery reliability of mill business unit of a forest industry company, especially timely and quantitative accuracy of sales orders. Delivery reliability is an important factor of customer satisfaction, which has a great influence for success of a company. The secondary objective was to find out reasons for possible problems of delivery reliability and give propositions for improvable performances. The empirical part of the thesis based on reporting database of the forest industry company’s ERP-software and detailed information of the mill system. The delivery reliability results of the mill business unit were compared to delivery reliability of similar mill business unit inside the forest industry company. The research results expressed problems in the supply chain. The delivery reliability reporting should be also developed further. This would advance delivery reliability monitoring. The improvement propositions of the thesis were logistic operation mode estimation, particular benchmarking of the compared mill business unit and more detailed survey on production delivery reliability.

Kokoonpantavuuden parantaminen uusien konepajatuotteiden verkostotuotannossa

Verkostotoiminta asettaa haasteita suunnittelutyölle, valmistukselle, hankintatoimelle ja laadunhallinnalle, jotka kaikki vaikuttavat kokoonpanon sujuvuuteen. Suunnittelun ja valmistuksen yhteistyö on entistäkin haasteellisempaa, kun osavalmistus toteutetaan erillisillä toimittajilla. Tämän diplomityön tavoitteena on selvittää The Switch Drive Systems Oy:n tuotteiden kokoonpantavuuden parantamisen mahdollisuuksia sekä toimia yrityksen kokoonpantavuuteen liittyvien toimintamallien kehittämisen perustana. Diplomityöstä on olemassa myös julkinen versio. Työ alkaa kirjallisuuskatsauksella, jossa kuvataan kokoonpanoystävällisyyttä ja kokoonpanoystävällistä toimintaa kattaen suunnittelun, osien ja osakokoonpanojen valmistamisen verkostotuotannossa sekä kokoonpanotyön. Toimittajayhteistyötä ja laadunhallintaa käsitellään näiden lukujen yhteydessä. Työn käytännön osuudessa kartoitetaan The Switchin tuotteiden ja yrityksen toimintatapojen kokoonpanoystävällisyyden parantamismahdollisuuksia. Tämä toteutettiin The Switchin henkilöstön sekä osakokoonpanojen ja osien toimittajien haastatteluilla, toiminnan tarkkailulla sekä piirustuksiin ja prosessikuvauksiin perehtymällä. Kokoonpantavuuden ja valmistettavuuden systemaattinen huomioiminen on kannattavaa suunnittelun alusta alkaen. Tässä tulee mm. hyödyntää sekä toimittajien että The Switchin kokoonpanossa olevaa tietoa ja kokemusta.

Customer reference marketing in a business to business context

This study focuses on the phenomenon of customer reference marketing in a business tobusiness (B to B) context. Although customer references are generally considered an important marketing and sales tool, the academic literature has paid surprisingly little attention to the phenomenon. The study suggests that customer references could be viewed as important marketing assets for industrial suppliers, and the ability to build, manage and leverage customer reference portfolios systematically constitutes a relevant marketing capability. The role of customer references is examined in the context of the industrial suppliers' shift towards a solution and project orientation and in the light of the on going changes in the project business. Suppliers in several industry sectors are undergoing a change from traditional equipment manufacturing towards project and solution oriented business. It is argued in this thesis that the high complexity, the project oriented nature and the intangible service elements that characterise many contemporary B to B offerings further increase the role of customer references. The study proposes three mechanisms of customer reference marketing: status transfer, validation through testimonials and the demonstration of experience and prior performance. The study was conducted in the context of Finnish B to B process technology and information technology companies. The empirical data comprises 38 interviews with managers of four case companies, 165 customer reference descriptions gathered from six case companies' Web sites, as well as company internal material. The findings from the case studies show that customer references have various external and internal functions that contribute to the growth and performance of B to B firms. Externally, customer references bring status transfer effects from reputable customers, concretise and demonstrate complex solutions, and provide indirect evidence of experience, previous performance, technological functionality and delivered customer value. They can also be leveraged internally to facilitate organisational learning and training, advance offering development, and motivate personnel. Major reference projects create new business opportunities and can be used as a vehicle for strategic change. The findings of the study shed light on the on going changing orientations in the project business environment, increase understanding of the variety of ways in which customer references can be deployed as marketing assets, and provide a framework of the relevant tasks and activities related to building, managing and leveraging a firm's customer reference portfolio. The findings contribute to the industrial marketing research, to the literature on marketing assets and capabilities and to the literature on projects and solutions. The proposed functions and mechanisms of customer reference marketing bring a more thorough and structured understanding about the essence and characteristics of the phenomenon and give a wide ranging view of the role of customer references as marketing assets for B to B firms. The study suggests several managerial implications for industrial suppliers in order to systematise customer reference marketing efforts.

Engendering Group Support Based Foresight for Capital Intensive Manufacturing Industries - Case Paper and Steel Industry Scenarios by 2018

In recent times of global turmoil, the need for uncertainty management has become ever momentous. The need for enhanced foresight especially concerns capital-intensive industries, which need to commit their resources and assets with long-term planning horizons. Scenario planning has been acknowledged to have many virtues - and limitations - concerning the mapping of the future and illustrating the alternative development paths. The present study has been initiated to address both the need of improved foresight in two capital-intensive industries, i.e. the paper and steel industries and the imperfections in the current scenario practice. The research problem has been approached by engendering a problem-solving vehicle, which combines, e.g. elements of generic scenario process, face-to-face group support methods, deductive scenario reasoning and causal mapping into a fully integrated scenario process. The process, called the SAGES scenario framework, has been empirically tested by creating alternative futures for two capital-intensive industries, i.e. the paper and steel industries. Three scenarios for each industry have been engendered together with the identification of the key megatrends, the most important foreign investment determinants, key future drivers and leading indicators for the materialisation of the scenarios. The empirical results revealed a two-fold outlook for the paper industry, while the steel industry future was seen as much more positive. The research found support for utilising group support systems in scenario and strategic planning context with some limitations. Key perceived benefits include high time-efficiency, productivity and lower resource-intensiveness. Group support also seems to enhance participant satisfaction, encourage innovative thinking and provide the users with personalised qualitative scenarios.

Tuulivoimalan generaattorin roottorin valmistuksen ja valmistuskustannusten arviointi

Diplomityössä on käsitelty tuulivoimalan generaattorin roottorin valmistusta ja magneettien kiinnitystä. Työ on osa projektia, jonka tarkoituksena on ollut tuottaa kohdeyritykselle vaihtoehtoinen tuulivoimalan generaattorin roottorirakenne. Työhön on koottu projektissa käsitellyt asiat roottorin valmistustekniikan osalta. Työssä on selvitetty kustannuksien kannalta paras vaihtoehto roottorin valmistamiseksi sisältäen kuljetukset ja magneettien kokoonpanon. Valmistusmenetelminä on vertailtu hitsausta ja valamista. Magneettien osalta tarkasteltiin uuden vaihtoehtoisen kiinnitysmenetelmän tuomia säästöjä nykyiseen ratkaisuun verrattuna. Uusien roottorien kustannuksia on verrattu nykyiseen rakenteeseen. Tutkimusmenetelminä on käytetty projektiryhmän palavereja, haastatteluja ja kirjallisuusselvityksiä. Lopputuloksena kohdeyritykselle luotiin uusi roottorikonsepti, jossa yhdistyvät edullisempi roottorin valmistus ja magneettien kiinnitys. Roottorin valmistaminen valamalla osoittautui selvästi edullisemmaksi kuin hitsaaminen levyistä. Magneettien kiinnitystä yksinkertaistettiin käyttämällä seostettuja magneetteja ja magneettikehyksiä. Roottorin konstruktiomuutoksien avulla mahdollistettiin suurempi magneettien määrä, joka mahdollistaa suuremman tehontuoton.

Improving demand forecasting practices in the industrial context

Demand forecasting is one of the fundamental managerial tasks. Most companies do not know their future demands, so they have to make plans based on demand forecasts. The literature offers many methods and approaches for producing forecasts. When selecting the forecasting approach, companies need to estimate the benefits provided by particular methods, as well as the resources that applying the methods call for. Former literature points out that even though many forecasting methods are available, selecting a suitable approach and implementing and managing it is a complex cross-functional matter. However, research that focuses on the managerial side of forecasting is relatively rare. This thesis explores the managerial problems that are involved when demand forecasting methods are applied in a context where a company produces products for other manufacturing companies. Industrial companies have some characteristics that differ from consumer companies, e.g. typically a lower number of customers and closer relationships with customers than in consumer companies. The research questions of this thesis are: 1. What kind of challenges are there in organizing an adequate forecasting process in the industrial context? 2. What kind of tools of analysis can be utilized to support the improvement of the forecasting process? The main methodological approach in this study is design science, where the main objective is to develop tentative solutions to real-life problems. The research data has been collected from two organizations. Managerial problems in organizing demand forecasting can be found in four interlinked areas: 1. defining the operational environment for forecasting, 2. defining the forecasting methods, 3. defining the organizational responsibilities, and 4. defining the forecasting performance measurement process. In all these areas, examples of managerial problems are described, and approaches for mitigating these problems are outlined.

Defining the location factors of new manufacturing site in chemical industry

The objective of this thesis is to examine the factors that have an impact on the location decision of new manufacturing site and to create the relative order of importance of these factors by analytic hierarchy process (AHP). The decision making process especially related to the location selection and the measurement of the location factors are also examined. In theoretical part the character of decision making process and the relevant methods are introduced. Based on the previous studies of other researchers, the location factors are examined and the main research method, analytic hierarchy process, is also introduced. The empirical part of the study mainly follows the phases of decision making process and is emphasized on the main stages of analytic hierarchy process; building the hierarchy, defining the priorities and analyzing the results. The hierarchy is constructed from seven main criteria which all have several sub criteria. The evaluation of the hierarchy is implemented at the group decision making –laboratory and there can be seen significant differences between the importance of criteria. The final stage in the study is to create the appropriate measurement scales to the chosen criteria.

Hankintojen suorituskyvyn analyysi- ja kehittämismalli

Työn tavoitteena oli luoda analyysimalli, jonka avulla voidaan helposti ja silti kattavasti tarkastella yrityksen hankintojen nykytilaa sekä tunnistaa tärkeimmät kehittämiskohteet. Malli on suunnattu teollisuusyrityksissä korkeintaan kerran vuodessa tehtäviin analyyseihin. Hankintojen analyysimalli rakennettiin hyödyntäen kirjallisuudessa esille tulleita hankintojen mittareita ja mittaamisen periaatteita sekä konstruktiivista tutkimus-otetta. Malli rakentuu yhdeksästä osasta: Yrityksen taustatiedot, Hankinta-analyysin lähtökohta, Strategia-analyysi, Ostoanalyysi, Toimittaja-analyysi, Organisaatioanalyysi, Toimintamalli-analyysi, Yhteenveto ja Toimenpide-suositukset. Malli sisältää sekä määrällisiä että laadullisia mittareita. Mallia testattiin kahdessa case-yrityksessä. Kummassakin yrityksessä oli käytössä monia, muttei ei kaikkia, mallin mittareita. Case-haastatteluiden pohjalta malliin lisättiin joitakin mittareita. Merkittävää karsintaa mallissa ei kuitenkaan tehty, koska laajasta mittarivalikoimasta on helppo räätälöidä yrityskohtainen malli.

Tuotannonsuunnittelu- ja -ohjausprosessin kehittäminen konepajayrityksessä

Tehdyssä kirjallisuus- ja teoriakatsauksessa vuosien 2006 - 2010 välisenä aikana, Keski-Suomessa toimivan konepajateollisuuden järjestelmätoimittajayrityksen toimeksiannosta, pyrittiin muodostamaan kokonaiskuva laajasta tuotannonsuunnittelun ja -ohjauksen aihealueesta. Perustutkimuskysymykset liittyivät ns. MPC-systeemiin, jolla tarkoitetaan sitä, että tuotannonsuunnittelu- ja ohjauskysymyksissä on huomioitava aina henkilöiden, organisaation, teknologioiden ja prosessien muodostama kokonaisuus. Operatiivisen johtamisen tehtävänä on yrityksen tuotteita koskevan kysynnän ja tarjonnan tasapainottaminen niin, että resursseja käytettäisiin ja tarvittaisiin mahdollisimman vähän vastattaessa kysyntään asiakasvaatimukset huomioiden. Tuotantostrategian pohjalta on voitava rakentaa MPC-systeemi, jonka avulla ja jota kehittäen tuotanto saavuttaisi sille asetetut suorituskykytavoitteet mm. kustannusten, laadun, nopeuden, luotettavuuden sekä tuottavuuskehityksen osalta. Työssä tarkasteltiin yleisen kolmitasoisen viitekehyksen kautta ”perinteisistä MPC-systeemien perusratkaisuista” hierarkkisia, suunnittelu- ja laskentaintensiiviä, MRP-pohjaisia sekä yksinkertaistamiseen ja nopeuteen perustuvia JIT/Lean -menetelmiä. Tämä viitekehys käsittää: 1) kysynnän- ja resurssien hallinnan, 2) yksityiskohtaisemman kapasiteetin ja materiaalien hallinnan sekä 3) tarkemman tuotannon ja hankintojen ohjauksen sekä tuotannon lattiatason osa-alueet. Johtamisen ja MPC-systeemien kehittämisen ”uusina aaltoina ja näkökulmina” raportissa käsiteltiin myös johtamisen eri koulukuntia sekä em. viitekehyksen pohjalta tarvittavia tietojärjestelmiä. Olennaisimpana johtopäätöksenä todettiin, että MRP-pohjaisten ratkaisujen lisäksi, etenkin monimutkaisia tuotteita tilausohjautuvasti valmistavien kappaletavarateollisuuden yritysten, on mahdollisesti hyödynnettävä myös kehittyneempiä suunnittelu- ja ohjausjärjestelmiä. Lisäksi huomattiin, että ”perinteisten strategioiden” rinnalle yritysten on nostettava myös tieto- ja viestintäteknologiastrategiat. On tärkeää ymmärtää, että täydellistä MPC-systeemiä ei ole vielä keksitty: jokaisen yrityksen tehtäväksi ja vastuulle jää ”oman totuutensa” muodostaminen ja systeeminsä rakentaminen sen pohjalta.

Developing the Sourcing with the Purchasing Tool in the Chemical Company

The aim of this research was to investigate Tikkurila Oyj's Vantaa factories' current status in procurement and to develop the reporting of purchases and purchase warehouses, and to measure the activities during the implementation of the new purchasing tool. The implemented purchasing tool was based on ABC-analysis. Based on its reports the importance of performance measurements for the operations of the company, and the purpose of getting transparency to the company's supply chain on the part of purchasing were examined. A successful purchase- and material operation calls for accurate knowledge and professional skills. The research proved that with a separate purchasing tool, that analyses the existing information of the company's production management system, it is possible to get added value to whole supply chain's needs. The analyses and reports of the purchasing tool enable a more harmonized purchasing process at the operative level, and create a basis for internal targets and to their follow-up. At the same time the analyses clarify the current status and development trends of procurement fresh to the management. The increase of the possibilities of exploitation of information technology enables a perfect transparency to the case company's purchase department.

Preconditions for Successful Global Sourcing and Production Ramp up

Työn tavoitteena oli tutkia The Switch Drive Systems Oy:n edellytyksiä globaalille hankintatoiminnalle ja tuotannon aloittamiselle Kiinassa. Lisäksi pyrittiin keräämään empiiristä tietoa ja palautetta yrityksen prosesseista niiden kehittämistä varten. Yrityksen tuotantostrategia perustuu mallitehdaskonseptiin ja yrityksellä on kaksi mallitehdasta Suomessa. Työ keskittyy tutkimaan näiden mallitehtaiden valmiuksia aloittaa globaali ja ulkoistettu sarjatuotanto. Tutkimus suoritettiin empiirisenä tutkimuksena haastattelemalla yhteensä yhdeksää edustajaa yrityksen kolmesta yksiköstä Suomessa. Empiirinen tutkimus perustui riskienhallinnan keinoihin. Kvantitatiivisen tutkimuksen tarkoituksena oli kartoittaa merkittävimmät riskit tarkempaa tarkastelua varten. Kvalitatiivisen tutkimuksen tavoitteena oli löytää syitä merkittävimmille riskeille. Tutkimuksen keskeisimmäksi tulokseksi on saatu lista merkittävimmistä syistä, jotka vaikeuttavat yrityksen tuotantostrategian toteuttamista. Lisäksi tuloksia ovat kvantitatiiviset tulokset merkittävimmistä riskeistä ja niihin liittyvät syyseuraussuhteet.

Palvelutuotteiden kehitysmalli kansainvälisessä verkostossa toimivalle yritykselle

Työn tavoitteena oli luoda palvelutuotteiden kehitysmalli kansainvälisessä verkostossa toimivalle teollisuusyritykselle. Lisäksi työssä luotiin katsaus keskeisimpiin menestystekijöihin laitevalmistajasta palvelutarjoajaksi muuntautumisessa. Mallin kehittäminen aloitettiin kirjallisuuskatsauksella palveluiden tuotteistamiseen ja kehittämiseen, palveluliiketoimintaan sekä laitevalmistajasta palvelutarjoajaksi muuntautumiseen. Tämän lisäksi suoritettiin kohdeyrityksen palveluliiketoiminnan lähtötilanteen kartoitus. Tulevaisuuden visioon lähtötilanteesta pääsemiseksi luotiin kehitysmalli, jolla palvelutarpeista ja -ideoista saadaan tuotteistettua palvelutuote, joka voidaan liittää palvelutarjoamaan kansainvälisen verkoston toteutettavaksi. Palvelujen osuus laitevalmistusyrityksillä on voimakkaassa kasvussa. Palvelutuotantoon siirtymisen keskeisiä syitä ovat laitevalmistajan asiakkaiden arvonluontiprosesseja tukevan osaamisen tuotteistaminen, palveluiden tehokkaan tuottamisen mahdollistaminen sekä kilpailijoista erottautuminen. Palveluliiketoiminnan kehittäminen on laaja kokonaisuus. Työn keskeisenä tuloksena oli osaltaan edistää palvelutuotannon alkamista ja antaa työvälineet palvelutuotteiden edelleen kehittämiselle. Esiin tulleita jatkotutkimuksen aiheita ovat esimerkiksi palvelutoimitusten asiakkaan kokema laatu sekä millaisia haasteita pitkät laitevalmistusperinteet omaava teollisuusyritys kohtaa muuntuessaan ratkaisutoimittajaksi.

DFMA-ohjeistuksen laatiminen tuulivoimateollisuuden mekaniikkasuunnittelijoille

Osien hyvä valmistettavuus on aina asettanut haasteita suunnittelulle. Yritysten verkostoituminen lisää haasteellisuutta, kun tuotteiden suunnittelu tehdään erillään kokoonpanosta ja osavalmistus tapahtuu alihankintana. Tällöin on ensiarvoisen tärkeää, että suunnittelulla on tarvittavat perustiedot eri valmistusmenetelmistä, jotta suunniteltujen osien valmistus ja kokoonpano luonnistuu ongelmitta. Työn alun kirjallisuusosiossa käsitellään suunnittelun teoriaa, joka toimii perustana hyvälle osasuunnittelulle. Teorian lisäksi työssä käsitellään eri työmenetelmiä koskevat rajoitukset ja mahdollisuudet. Oikein suunniteltu osa on työstömenetelmien kannalta hyvin valmistettavissa, työ voidaan tehdä taloudellisilla työmenetelmillä ja kokoonpanossa osat sopivat yhteen ilman sovitustyötä. Käytännön osuudessa on käsitelty The Switch Drive Systems Oy:n tuotteiden valmistettavuuden kehityskohteita, joilla tuotteiden valmistettavuutta voidaan parantaa. Kehityskohteiden perusteella on laadittu valmistusmenetelmäkohtainen suunnittelun ohjeistus, jonka avulla kehitetään The Switchin suunnittelua vastaamaan paremmin laitetoimittajien tarpeisiin. Näiden ohjeistuksien avulla voidaan kehittää suunnittelutyötä siten, että osien valmistettavuus sekä laatu paranevat ja kokoonpano nopeutuu.