Groupware and Workflow Tools - A Case study of SAP Business Workflow Supporting System Integration in a Global Telecommunication Company

Workflow management systems aim at the controlled execution of complex application processes in distributed and heterogeneous environments. These systems will shape the structure of information systems in business and non-business environments. E business and system integration is a fertile soil for WF and groupware tools. This thesis aims to study WF and groupware tools in order to gather in house knowledge of WF to better utilize WF solutions in future, and to focus on SAP Business Workflow in order to find a global solution for Application Link Enabling support for system integration. Piloting this solution in Nokia collects the experience of SAP R/3 WF tool for other development projects in future. The literary part of this study will guide to the world of business process automation providing a general description of the history, use and potentials of WF & groupware software. The empirical part of this study begins with the background of the case study describing the IT environment initiating the case by introducing SAP R/3 in Nokia, the communication technique in use and WF tool. Case study is focused in one solution with SAP Business Workflow. This study provides a concept to monitor communication between ERP systems and to increase the quality of system integration. Case study describes a way create support model for ALE/EDI interfaces. Support model includes monitoring organization and the workflow processes to solve the most common IDoc related errors.

Workflow järjestelmät tähtäävät hallittuun prosessien suorittamiseen hajautuneessa ja heterogeenisessa ympäristöissä. Tällaiset systeemit muovaavat liiketoiminnallisten ja hallinnollisten tietojärjestelmien rakennetta. Sähköinen kaupankäynti ja järjestelmäintegrointi on hedelmällistä ympäristöä workflow ja groupware työkaluille. Tämä työ tähtää workflow ja groupware järjestelmien osaamisen lisäämiseen yrityksen sisällä, tarkoituksena järjestelmien tehokkaampi hyödyntäminen tulevaisuudessa. Työ keskittyy SAP R/3 Business Workflow -työkaluun tavoitteena löytää globaali ratkaisu järjestelmien integroinnin, ALE:n tueksi. Pilotoimalla tässä työssä esiteltyä ratkaisua Nokia Mobile Phones kerää kokemuksia SAP R/3 Workflow työkalusta tulevaisuutta varten. Työn kirjallinen osuus johdattelee liiketoimintaprosessien automatisoinnin maailmaan luoden yleisen kuvauksen historiasta, järjestelmien nykyisestä käytöstä ja tulevista mahdollisuuksista. Empiirinen osuus alkaa taustaselvityksellä Nokian nykyisestä IT ympäristöstä, joka on lähtökohtana tälle työlle. Taustaselvityksessä esitellään Nokian SAP R/3 järjestelmiä, käytössä olevia kommunikaatiotekniikoita ja workflow työkalua. Käytännön osuus on keskittynyt yhteen SAP Business WF ratkaisuun. Tämä tutkimus tarjoaa konseptin ERP järjestelmien välisen kommunikaation monitorointiin ja lisäämään järjestelmäintegraation laatua. Käytännön tutkimuksessa esitellään eräs ratkaisumalli tukemaan ALE/EDI rajapintoja. Malli sisältää kuvauksen tarvittavasta organisaatiosta ja workflow prosesseista, joita käytetään yleisimpien ongelmien ratkomiseen.