Ostotoimintojen verkkolaskutuksen kehittäminen terästehtaalla

Diplomityön tavoitteena on järkeistää terästehtaan laskujen käsittelyä sekä parantaa ostotoiminnan kustannustietämystä. Työssä keskitytään kolmeen case-tapaukseen: ostolaskuja eniten lähettävään yritykseen ja kahteen romutoimittajaan, joiden laskukäsittely vie ajallisesti pitkään. Ostotoimintoja tarkastellaan prosessina tilauksesta ostolaskukäsittelyyn. Työssä on haastateltu kunnossapidon työnjohtoa ja laskunkäsittelijöitä, joiden perusteella on kartoitettu nykytila ja listattu parannusehdotukset. Työn lopputuloksena ehdotetaan toimintatapojen muutosta. Tavoitteena on saada laskut paremmin kirjattua järjestelmään ja kohdennettua oikeille tilauksille, jolloin kustannusinformaatio parantuu. Sähköisellä laskutusohjelmiston käyttöönotolla voitaisiin järkeistää sisäistä laskunkiertoa ja arkistointia.

Ulkoisen laskennan organisoinnin kehittäminen. Case: Stora Enso Oyj

Tutkielman päätavoitteena oli analysoida, miten taloushallintoa voisi kehittää case –yrityksessä ulkoisen laskennan osalta. Case yrityksenä oli Stora Enso Oyj. Tutkielmassa analysoitiin kolme kehittämisvaihtoehtoa. Ensin analysoitiin palvelukeskuksen soveltuvuutta case –yrityksen taloushallinnon kehittämiseen. Toiseksi tutkittiin, onko konsernin sisäinen fuusioituminen mahdollistanut case –yrityksen taloushallinnon toimintojen kehittämisen ja kolmanneksi etsittiin muita vaihtoehtoisia keinoja kehittää case –yrityksen taloushallintoa. Tutkielma edustaa ymmärtävää tapaustutkimuksen tyyppiä, jossa on normatiivisia piirteitä. Palvelukeskuksen soveltuvuus case –yrityksen taloushallintoon todettiin teoriassa hyväksi. Käytännössä sen toteuttamiselle löytyi kuitenkin esteitä, eikä palvelukeskusta tässä vaiheessa päätetty perustaa. Fuusioitumisen todettiin mahdollistavan case –yrityksen taloushallinnon kehittämisen vähäisessä määrin. Tätä ei kuitenkaan ole toistaiseksi hyödynnetty. Muina ratkaisuvaihtoehtoina taloushallinnon kehittämiseen tutkittiin lähinnä sähköistä ostolaskujenkäsittelyä. Se todettiin hyväksi vaihtoehdoksi ostolaskujenkäsittelyprosessin tehostamiseksi. Teoriaosuuden tavoitteena oli asemoida palvelukeskus muiden mahdollisten taloushallinnon kehittämisratkaisujen joukkoon. Palvelukeskuksen todettiin olevan lähinnä keskittämistä, mutta sisältävän piirteitä myös ulkoistamisesta ja liiketoimintaprosessien uudelleen organisoimisesta. Uusina seikkoina nousi esille asiakaslähtöisyys ja tulosvastuu.

Liitetietojen hallinta sähköisessä liiketoiminnassa

Viime vuosikymmenen aikana avoimet ja alustariippumattomat XML-pohjaiset standardikehikot ovat nousseet vakavaksi haastajiksi vanhoille EDI-järjestelmille. Uusilla menetelmillä tavoitellaan joustavampia toimintatapoja, laajempaa yhteensopivuutta ja alustariippumattomuutta. Työn tarkoituksena oli kehittää avoimia standardeja hyödyntävä rajapinta aiemmin toteutettuun WWW-palveluun. Teoriaosuudessa esitellään kolme avointa sähköisen liiketoiminnan kehikkoa, RosettaNet, Web service ja ebXML. Työn käytännön osuudessa toteutettiin sähköisen liiketoiminnan palvelu, jonka avulla organisaatiot voivat välittää dokumentteja keskenään. Palvelu toteutetiin Web service -tyylillä; se käyttää HTTP-protokollaa tiedonsiirtoon ja lähettää ja vastaanottaa tarkasti määriteltyjä XML-sanomia. Eräs keskisuuri suomalainen yritys käyttää toteutettua palvelua verkkolaskujen liitetietojen lähetyksen ja vastaanoton automatisointiin.

Verkkolaskuinvestoinnin kriittiset menestystekijät - empiirinen tutkielma

Kvalitatiivisen tutkielman tavoitteena oli selvittää verkkolaskuinvestoinnin kriittiset menestystekijät: investointiprojektin eri vaiheiden onnistumisen edellytykset sekä investoinnin nykyarvoon ratkaisevimmin vaikuttavat tekijät. Case-kohteen, Etelä-Karjalan sairaanhoitopiirin, osalta tavoitteena oli analysoida verkkolaskujen vastaanoton menestyksellisen käyttöönoton edellytykset julkisen sektorin erityispiirteet huomioiden. Verkkolaskuinvestointiprojektin vaiheista tärkeimmäksi osoittautui suunnitteluvaihe, jossa ennakoidaan tämänhetkisen tilanteen lisäksi myös tulevaisuuden tarpeet. Hankkeen nykyarvon kannalta kriittisimmiksi tekijöiksi kulminoituivat puolestaan arvio ajan käytön tehostumisesta paperilaskun ja verkkolaskun käsittelyketjua verrattaessa sekä verkkolaskujen osuus yrityksen kaikista laskuista. Case-kohteella on hyvät edellytykset onnistuneeseen verkkolaskuinvestointiin. Verkkolaskuinvestoinnin hyötyjen optimointi edellyttää kuitenkin jonkinlaista toimintakulttuurin muutosta prosessien tehokkuuden varmistamiseksi.

Economical and operational analysis of outsourced warehouse function

The target of the thesis was to find out has the decision to outsource part of Filtronic LK warehouse function been profitable. Furthermore, another thesis target was to demonstrate current logistics processes between TPLP and company and find out the targets for developing these processes. The decision to outsource part of logistical funtions have been profitable during the first business year. Partnership includes always business risks. Risk increases high asset specific investments. In the other hand investment to partnership increases mutual trust and commitment between parties. By developing partnership risks and opportunitic behaviour can be decreased. The potential of managing material and data flows between logistic service provider and company observed. By analyzing inventory effiency were highlighted the need for decreasing the capital invested to inventories. The recommendations for managing outsourced logistical funtions were established such as improving partnership, process development, performance measurement and invoice checking.

Eficiència energètica aplicada a les instal·lacions de la Universitat de Vic

En termes generals, es pot definir l’Eficiència Energètica com la reducció del consum d’energia mantenint els mateixos serveis energètics, sense disminuir el nostre confort i qualitat de vida, protegint el medi ambient, assegurant el proveïment i fomentant un comportament Sostenible al seu ús. L’objectiu principal d’aquest treball, és reduir el consum d’energia i terme de potència contractat a la Universitat de Vic, aplicant un programa d’estalvi amb mesures correctores en el funcionament de les seves instal·lacions o espais. Per tal de poder arribar a aquest objectiu marcat, prèviament s’ha realitzat un estudi acurat, obtenint tota la informació necessària per poder aplicar les mesures correctores a la bossa més important de consum. Un cop trobada, dur a terme l’estudi de la viabilitat de la inversió de les mesures correctores més eficients, optimitzant els recursos destinats. L’espai on s’ha dut a terme l’estudi, ha estat a l’edifici F del Campus Miramarges, seguint les indicacions d’Arnau Bardolet (Cap de Manteniment de la UVIC). Aquest edifici consta d’un entresol, baixos i quatre plantes. L’equip de mesura que s’ha fet servir per realitzar l’estudi, és de la marca Circutor sèrie AR5-L, aquests equips són programables que mesuren, calculen i emmagatzemen en memòria els principals paràmetres elèctrics en xarxes trifàsiques. Els projectes futurs complementaris que es podrien realitzar a part d’aquest són: instal·lar sensors, instal·lar mòduls convertidors TCP/IP, aprofitar la xarxa intranet i crear un escada amb un sinòptic de control i gestió des d’un punt de treball. Aquest aplicatiu permet visualitzar en una pantalla d’un PC tots els estats dels elements controlats mitjançant un sinòptic (encendre/parar manualment l’enllumenat i endolls de les aules, estat d’enllumenat i endolls de les aules, consums instantanis/acumulats energètics, estat dels passadissos entre altres) i explotar les dades recollides a la base de dades. Cada espai tindria la seva lògica de funcionament automàtic específic. Entre les conclusions més rellevants obtingudes en aquest treball s’observa: · Que és pot reduir la potència contractada a la factura a l’estar per sota de la realment consumida. · Que no hi ha penalitzacions a la factura per consum de reactiva, ja que el compensador funciona correctament. · Que es pot reduir l’horari de l’inici del consum d’energia, ja que no correspon a l’activitat docent. · Els valors de la tensió i freqüència estan dintre de la normalitat. · Els harmònics estan al llindar màxim. Analitzant aquestes conclusions, voldria destacar les mesures correctores més importants que es poden dur a terme: canvi tecnològic a LED, temporitzar automàticament l’encesa i apagada dels fluorescents i equips informàtics de les aules “seguint calendari docent”, instal·lar sensors de moviment amb detecció lumínica als passadissos. Totes les conclusions extretes d’aquest treball, es poden aplicar a tots els edificis de la facultat, prèviament realitzant l’estudi individual de cadascuna, seguint els mateixos criteris per tal d’optimitzar la inversió.

Usability Centered Implementation of a Web Based Value Added Module

Customer specific functionalities are a challenging part of procurement and invoice automation environments. In Basware Enterprise Purchase to Payment product family the customer specific reports are supported only in a basic level without any seamless interface between all EPP products. Also other customer specific functionalities are not supported as there is no customizable interface between the applications and only the most common features are implemented to the products themselves. In this thesis foundations are created for a new web based value added module where it is possible to create seamless customer specific functionalities throughout the whole EPP product family. The work is implemented in a Proof of Concept type of piloting. The system is created in user centered way where the users are able to explain their requests and determine their needs. The result is an excellent foundation for a module that can be developed further.

Asiakkuuksien johtaminen kuljetusalan pk-yrityksessä

The profitability on transportation field has been low for a long time. The re-cession that started in the fall of 2008 has caused even more trouble to transportation companies as the number of transportations has gone down and the competition has gotten tougher since the time before the recession. Because the low profitability level does not allow competing with prices, transportation companies must come up with other means to differ from their competitors. The main goal of the research was to find out how a small and medium-sized enterprise (SME) on transportation field should manage its customer relationships. Due to limited resources, companies should direct their resources to serving their most valuable customers. Companies should first make a determination of their customer base. This works as a base for establishing customer portfolios, in other words making customer groups based on e.g. profitability, buying volumes and loyalty. Companies can gain competitive advantage also by improving their service quality. Important information regarding the selection criteria of a transporta-tion company, transaction methods, service time and accessibility of person-nel, customers’ expectations on transportation company’s personnel, utiliza-tion of IT-solutions as a part of transportation service, the image of a transportation company and necessity of quality control meetings was gathered for this research by interviewing customers. By utilizing this information, transportation company can adapt its service offering to equal the customer needs and expectations better. A service process example was created to improve the service quality of the transportation company. It shows the whole process from the customer sending the transportation order to the point when the customer receives an invoice from the transportation company. The example process shows the most fragile stages of the service process: the interaction points. An example of this is when the driver and the customer meet at the unloading place. The results show that even a SME can have the opportunity to succeed in competitive markets by managing CRM. Expensive software are usually out of reach of a SME, but having a CRM software does not automatically guar-antee success in customer relationship management. Small and medium-sized firms can commit their current customers and recruit new customers by utilizing customer knowledge, offering top quality service, being innovative and offering functional services.

Asiakaslähtöisten raportointitarpeiden kartoittaminen sähköisen laskutuksen prosesseissa

Siirtyminen sähköisen laskun käyttöön on vähentänyt yrityksien käsittelemien paperisten laskujen määrää huomattavasti. Useimmiten yritys lähettää asiakkailleen lähtevät laskut sähköisesti palveluntarjoajalle, joka välittää ne edelleen vastaanottajalle. Myös laskujen vastaanotto tapahtuu useimmiten palveluntarjoajan kautta, joka toimittaa ne yritykselle sähköisinä. Useimmiten asiakasta kiinnostaa tietää kuinka paljon heidän laskujaan palveluntarjoaja on käsitellyt. Tämän johdosta sähköiseen laskutukseen siirtyminen vaatii palveluntarjoajalta kykyä tuottaa asiakkaalle raportteja, esimerkiksi käsiteltyjen laskujen volyymista. Suurilla palveluntarjoajilla, joilla on useita kymmeniä asiakasyrityksiä, raportointi voi vaatia paljon aikaa ja resursseja, mikäli se joudutaan tekemään manuaalisesti. Tämän työn tarkoituksena on tutkia yrityksen raportoinnin nykytilannetta sekä miettiä mahdollisia keinoja sen parantamiseen. Tutkimusosuus on toteutettu haastattelemalla yrityksen asiantuntijoita ja kysymällä heidän näkemystään yrityksen raportoinnin nykytilasta sekä sen kehitystarpeesta. Työn tuloksena syntyi kuva nykyisen raportointikäytännön kustannustehokkuudesta, asiakasystävällisyydestä ja suunnitelma näiden asioiden kehittämisestä.

Suorite- ja tuntiperusteisen hinnoittelun vertailu teollisuuden palveluhankinnoissa

Perinteisesti suuri osa yritysten hankkimista palveluista on laskutettu kuluneiden työtuntien mukaan tuntiperusteina laskutuksena. Yleistymässä on myös palveluiden tarjonta suoritteina, joilla on etukäteen määritelty sisältö ja hinta. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää näiden hinnoittelumallien välisiä eroja kokonaiskustannusten näkökulmasta. Tutkimukseen kerättiin tietoja kohdeyrityksen palveluhankinnoista; prosessiputkistojen korjaus- ja muutostyöt sekä sähkömoottorien huollot. Laskutietojen lisäksi yksittäisistä töistä saatiin käyttöön myös mm. työtuntimäärät. Palvelutoimittajien hinnastoja hyödyntäen luotiin laskennallinen vertailuhinta-aineisto vaihtoehtoisella hinnoittelumallilla. Muut kokonaiskustannuksiin vaikuttavat elementit arvioitiin kokemukseen perustuen. Tutkimuksen mukaan suoritepohjainen hinnoittelu näyttää sopivan samankaltaisina toistuviin hankintoihin kuten sähkömoottorihuoltoihin. Putkistotöiden hankinnassa sen sijaan vaativan työn sisällön etukäteen määrittelyn ja lisätöiden takia tuntiperusteinen hinnoittelu arvioitiin kokonaiskustannusiltaan edullisemmaksi. Hinnoittelumallien välinen paremmuus siis riippuu hankittavan palvelun sisällöstä.

Seisontamaksuprosessin kehittäminen rautatielogistiikassa

Tämän diplomityön tavoitteena oli kehittää seisontamaksuprosessia löytämällä keinot tehostaa informaation kulkua prosessin eri osapuolten välillä, parantaa prosessin läpimenoaikaa, yhtenäistää toimintakäytäntöjä, sekä vähentää virheellisten seisontamaksulaskujen lähettämistä asiakkaille. Tietoa kerättiin haastatteluin, sähköpostikeskusteluja tutkimalla, sekä analysoimalla numeerista aineistoa seisontamaksuista. Työn teoriaosassa käsiteltiin prosesseja ja niiden kehittämistä yleisesti, muutoksen hallintaa, sekä prosessien kehittämisessä apuna toimivia valmiita kehittämismalleja. Työn empiirisessä osassa kuvattiin seisontamaksuprosessi ja löydettiin siitä suurimmat ongelmakohdat. Tiedonkulku prosessin eri osapuolten välillä osoittautui suurimmaksi ongelmien aiheuttajaksi. Ongelmiin kehitettiin ratkaisut, joiden pohjalta luotiin optimaalinen toimintamalli seisontamaksuprosessista. Lisäksi prosessin tulevan toiminnan seuraamiseksi ehdotettiin erilaisia mittareita. Kehitettyjen ratkaisujen katsottiin täyttäneen kaikki yrityksen asettamat tavoitteet, mutta ratkaisujen tarkemmat vaikutukset prosessin toimintaan näkyvät kuitenkin vasta niiden käyttöönoton jälkeen.

Automated Purchase to Pay Process Value Modeling and Comparative Process Speeds

The importance of efficient supply chain management has increased due to globalization and the blurring of organizational boundaries. Various supply chain management technologies have been identified to drive organizational profitability and financial performance. Organizations have historically been concentrating heavily on the flow of goods and services, while less attention has been dedicated to the flow of money. While supply chains are becoming more transparent and automated, new opportunities for financial supply chain management have emerged through information technology solutions and comprehensive financial supply chain management strategies. This research concentrates on the end part of the purchasing process which is the handling of invoices. Efficient invoice processing can have an impact on organizations working capital management and thus provide companies with better readiness to face the challenges related to cash management. Leveraging a process mining solution the aim of this research was to examine the automated invoice handling process of four different organizations. The invoice data was collected from each organizations invoice processing system. The sample included all the invoices organizations had processed during the year 2012. The main objective was to find out whether e-invoices are faster to process in an automated invoice processing solution than scanned invoices (post entry into invoice processing solution). Other objectives included looking into the longest lead times between process steps and the impact of manual process steps on cycle time. Processing of invoices from maverick purchases was also examined. Based on the results of the research and previous literature on the subject, suggestions for improving the process were proposed. The results of the research indicate that scanned invoices were processed faster than e-invoices. This is mostly due to the more complex processing of e-invoices. It should be noted however that the manual tasks related to turning a paper invoice into electronic format through scanning are ignored in this research. The transitions with the longest lead times in the invoice handling process included both pre-automated steps as well as manual steps performed by humans. When the most common manual steps were examined in more detail, it was clear that these steps had a prolonging impact on the process. Regarding invoices from maverick purchases the evidence shows that these invoices were slower to process than invoices from purchases conducted through e-procurement systems and from preferred suppliers. Suggestions on how to improve the process included: increasing invoice matching, reducing of manual steps and leveraging of different value added services such as invoice validation service, mobile solutions and supply chain financing services. For companies that have already reaped all the process efficiencies the next step is to engage in collaborative financial supply chain management strategies that can benefit the whole supply chain.

Sähköisen taloushallinnon kehitys ja ilmiön näkyvyys alan ammattilehtikirjoittelussa

Pro gradu –tutkielman ensisijaisena tavoitteena on tutkia sähköisen ta-loushallinnon kehitystä ja miten se on näkynyt alan suomalaisessa ja kansainvälisessä ammattilehtikirjoittelussa vuosina 1997 – 2013. Tarkoi-tuksena on löytää kirjoittelun perusteella sähköisen taloushallinnon kehi-tyksen edistäviä ja hidastavia tekijöitä sekä minkälaisia tulevaisuuden näkymiä artikkelit luovat sähköiselle taloushallinnolle. Lisäksi tavoitteena on löytää yhtäläisyyksiä ja eroja kansallisen ja kansainvälisen kirjoittelun välillä. Tutkielma on laadullinen tutkimus ja tutkimusmenetelminä käytetään si-sällönanalyysia, sisällönerittelyä, teemoittelua ja vertailevaa tutkimusta. Tutkielman empiirinen aineisto koostuu Tilisanomien, Balanssi–lehden ja Accountancy–lehden sähköistä taloushallintoa koskevista artikkeleista aikavälillä 1997 – 2013. Tutkimustulosten perusteella sähköisen taloushallinnon kehityskulku näkyy myös ammattilehtikirjoittelussa. Tietojärjestelmät ja niiden käytön mahdollistava lainsäädäntö ovat sähköisen taloushallinnon perusedelly-tykset. Suurimpia kehityksen edistäjiä ovat julkinen valta, verkkolaskut ja standardointi. Kehityksen hidastajina nähdään yhtenäisten standardien puute ja asenteet. Sähköisen taloushallinnon tulevaisuuden näkymiä ovat standardoidut prosessit ja käsitteet koko taloushallinnon alueella sekä viranomaisraportointi XBRL-kielen avulla. Suurimmat erot kansalli-sessa ja kansainvälisessä kehityksessä on havaittavissa verkkolaskuissa ja XBRL-raportoinnissa. Johtopäätöksenä todetaan että kirjoittelun perusteella voidaan löytää sähköisen taloushallinnon kehitystä hidastavia ja edistäviä tekijöitä ja se luo viitteitä tulevaisuuden kehitykselle. Sähköinen taloushallinto kehittyy kunkin maan valtiovallan tahtotilan ja lainsäädännön mukaan. Jatkotut-kimuskohteena tutkielmaa voisi laajentaa kansainvälisemmäksi ottamalla mukaan tarkasteluun useampia kansainvälisiä lehtiä ja kansainvälistä lainsäädäntöä.

Development of sales invoicing process in industrial services

The objective of this Master’s thesis is to find ways to streamline the invoicing process of the case company. In order to streamline the process, the bottlenecks and development areas of the present invoicing process needs to be identified. The bottlenecks are based on interviews made to personnel. The thesis also offers solutions to overcome the identified bottlenecks. The problem is the slowness of the invoicing process which should get rid off. The slow invoicing process causes delays in obtaining payments. There are many reasons for the slowness and inefficiency of the invoicing process. One of the biggest reasons is that the information systems are not deployed entirely. It causes additional work for everyone. Practices with the customers affect also to the smooth flow of invoicing. The contracts determine when the customer can be invoiced but also work approvals, missing work orders and customer’s own invoicing basis slow the process. The fastest and cheapest solution is to deploy the systems better and do things correctly. Thus duplicated work would decrease and resources would be saved. The work allocation should be modified and the practices with customer should be influenced too. In the future the meaning of IT should be highlighted and new devices exploited.

Rakennusurakan kassavirranhallinta infra-alan yrityksessä

Tämän tutkimuksen tarkoituksena on selvittää keinot, joilla voidaan alentaa infrateollisuuden yrityksen käyttöpääoman määrää. Tutkimus tehtiin konstruktiivisena tapaustutkimuksena, jossa käytettiin excel –mallia kuvaamaan yksittäisen urakan kassavirtaa. Tutkimukseen valittiin kaksi urakkaa, joiden tulevia kassavirtoja ennustettiin ja seurattiin mallin avulla. Tutkimuksen aikana kehitettiin urakan rahoituseromalli, jolla ennustetaan ja seurataan tulevia kassavirtoja. Tunnuslukuna käytettiin urakan rahoituseroa. Mallin avulla urakalle luotiin maksuerätaulukko. Urakan kustannukset ja tuotot jaksotettiin (aikataulutettiin) malliin, joka näytti urakan rahoituseron. Tutkimuksen tuloksina voidaan sanoa, että merkittävin keino vaikuttaa urakan rahoituseroon, on hyvin muotoiltu maksuerätaulukko. Toinen merkittävä asia on saada maksuerälle laskutuslupa mahdollisimman nopeasti. Laskutusprosessia parantamalla voidaan vaikuttaa positiivisesti urakan rahoituseroon. Tutkimuksen pääpaino oli edellä mainittujen keinojen ympärillä, mutta rahoituseroon voidaan vaikuttaa myös kustannusten hallinnalla. Kustannusten syntymisen ajankohtaan voidaan vaikuttaa mm. aliurakointisopimusten muotoilulla, oikea-aikaisella materiaalin ostamisella ja oikeilla omilla resursseilla.