Automated Purchase to Pay Process Value Modeling and Comparative Process Speeds

The importance of efficient supply chain management has increased due to globalization and the blurring of organizational boundaries. Various supply chain management technologies have been identified to drive organizational profitability and financial performance. Organizations have historically been concentrating heavily on the flow of goods and services, while less attention has been dedicated to the flow of money. While supply chains are becoming more transparent and automated, new opportunities for financial supply chain management have emerged through information technology solutions and comprehensive financial supply chain management strategies. This research concentrates on the end part of the purchasing process which is the handling of invoices. Efficient invoice processing can have an impact on organizations working capital management and thus provide companies with better readiness to face the challenges related to cash management. Leveraging a process mining solution the aim of this research was to examine the automated invoice handling process of four different organizations. The invoice data was collected from each organizations invoice processing system. The sample included all the invoices organizations had processed during the year 2012. The main objective was to find out whether e-invoices are faster to process in an automated invoice processing solution than scanned invoices (post entry into invoice processing solution). Other objectives included looking into the longest lead times between process steps and the impact of manual process steps on cycle time. Processing of invoices from maverick purchases was also examined. Based on the results of the research and previous literature on the subject, suggestions for improving the process were proposed. The results of the research indicate that scanned invoices were processed faster than e-invoices. This is mostly due to the more complex processing of e-invoices. It should be noted however that the manual tasks related to turning a paper invoice into electronic format through scanning are ignored in this research. The transitions with the longest lead times in the invoice handling process included both pre-automated steps as well as manual steps performed by humans. When the most common manual steps were examined in more detail, it was clear that these steps had a prolonging impact on the process. Regarding invoices from maverick purchases the evidence shows that these invoices were slower to process than invoices from purchases conducted through e-procurement systems and from preferred suppliers. Suggestions on how to improve the process included: increasing invoice matching, reducing of manual steps and leveraging of different value added services such as invoice validation service, mobile solutions and supply chain financing services. For companies that have already reaped all the process efficiencies the next step is to engage in collaborative financial supply chain management strategies that can benefit the whole supply chain.

Globalisaatio ja organisaatioiden rajojen hämärtyminen ovat vaikuttaneet siihen, että tehokas toimitusketjun johtaminen yrityksissä on yhä tärkeämpää. Lukuisten toimitusketjun johtamiseen tarkoitettujen informaatioteknologiaratkaisujen on havaittu tehostavan yritysten kannattavuutta ja taloudellista suorituskykyä. Historiallisesti yritykset ovat keskittyneet tehostamaan tuotteiden ja palvelujen virtausta organisaatioiden välillä, kun taas rahan virtaus on jäänyt vähemmälle huomiolle. Toimitusketjujen kehittyessä yhä läpinäkyvämmiksi ja automaation lisääntyessä, uudet mahdollisuudet taloudellisen toimitusketjun johtamiseen ovat lisääntyneet. Näitä ovat esimerkiksi erilaiset informaatioteknologiaratkaisut ja kokonaisvaltaiset taloudellisen toimitusketjun johtamiseen keskittyvät strategiat. Tämä tutkimus keskittyy hankintaprosessin loppupäähän, tarkemmin ottaen ostolaskujen käsittelyyn. Tehokkaalla laskunkäsittelyllä voidaan vaikuttaa organisaation käyttöpääoman hallintaan, joka luo organisaatioille paremmat valmiudet kohdata kassanhallintaan liittyviä haasteita. Hyödyntämällä prosessinmallinnustyökalua tämä tutkimus tarkastelee neljän eri yrityksen automatisoitua laskunkäsittelyprosessia. Laskudata kerättiin yritysten laskunkäsittelyjärjestelmästä ja otos sisältää jokaisen yritysten käsittelemän laskun vuoden 2012 aikana. Tutkimuksen keskiössä oli selvittää ovatko e-laskut nopeampia käsitellä kuin skannatut laskut. Lisäksi tarkoituksena oli selvittää, mitkä ovat eniten aikaa vievät prosessin vaiheet ja millainen vaikutus manuaalisilla vaiheilla on läpimenoaikoihin. Tutkimuksessa tarkastellaan myös, miten maverick-ostoista tulevien laskujen käsittely eroaa normaalien käytäntöjen mukaan ostetuiden hyödykkeiden laskuista. Perustuen tutkimukseen tuloksiin ja akateemiseen kirjallisuuteen suosituksia prosessin kehittämiseen on ehdotettu. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että skannatut laskut käsitellään nopeammin kuin e-laskut. Tämä johtuu suurimmaksi osaksi e-laskujen käsittelyprosessin monimutkaisuudesta. Tämä tutkimus ei kuitenkaan huomioi vaadittavia manuaalisia toimia, jotka suoritetaan ennen kuin paperilasku saadaan muutetuksi elektroniseen formaattiin. Eniten aikaa vievät prosessin vaiheet sisälsivät sekä automatisoituja vaiheita, että manuaalisia, ihmisten suorittamia vaiheita. Kun tavallisimpia manuaalisia vaiheita tarkasteltiin yksityiskohtaisemmin, tuloksista voidaan huomata, että niillä on hidastava vaikutus prosessin läpimenoaikoihin. Maverick-ostoista johtuvien laskujen käsittely oli suurimmilta osin hitaampaa kuin laskujen, jotka liittyivät hyväksyttyjen kanavien kautta tehtyihin hankintoihin. Prosessin kehittämiseksi suositellaan laskujen täsmäytyksen lisäämistä, manuaalisten vaiheiden karsimista ja kolmansien osapuolien tarjoamien lisäarvopalvelujen hyödyntämistä, näitä ovat esimerkiksi laskujen validointipalvelu, mobiilit ratkaisut ja toimitusketjun rahoituspalvelut. Yrityksille, joiden prosessi on jo tarpeeksi kypsässä vaiheessa, seuraava askel tehokkuuksien etsimiseksi piilee kokonaisvaltaisissa taloudellisen toimitusketjun johtamisen strategioissa, jotka hyödyttävät koko toimitusketjua.