Development of sales invoicing process in industrial services

The objective of this Master’s thesis is to find ways to streamline the invoicing process of the case company. In order to streamline the process, the bottlenecks and development areas of the present invoicing process needs to be identified. The bottlenecks are based on interviews made to personnel. The thesis also offers solutions to overcome the identified bottlenecks. The problem is the slowness of the invoicing process which should get rid off. The slow invoicing process causes delays in obtaining payments. There are many reasons for the slowness and inefficiency of the invoicing process. One of the biggest reasons is that the information systems are not deployed entirely. It causes additional work for everyone. Practices with the customers affect also to the smooth flow of invoicing. The contracts determine when the customer can be invoiced but also work approvals, missing work orders and customer’s own invoicing basis slow the process. The fastest and cheapest solution is to deploy the systems better and do things correctly. Thus duplicated work would decrease and resources would be saved. The work allocation should be modified and the practices with customer should be influenced too. In the future the meaning of IT should be highlighted and new devices exploited.

Tämän diplomityön tavoitteena on löytää keinoja case yrityksen laskutusprosessin virtaviivaistamiseksi. Jotta prosessi voidaan virtaviivaistaa, tulee tunnistaa nykyisen laskutusprosessin pullonkaulat ja kehittämiskohteet. Pullonkaulat perustuvat henkilöstölle tehtyihin haastatteluihin. Diplomityö tarjoaa myös ratkaisuja tunnistettujen pullonkaulojen voittamiseksi. Ongelmana on laskutuksen hitaus, joka tulisi saada karsittua pois. Hitaan laskutuksen seurauksena maksun saaminen viivästyy. Hitauteen ja laskutusprosessin tehottomuuteen on monia syitä. Yksi suurimmista syistä on, että tietojärjestelmiä ei ole hyödynnetty kokonaan. Tämä aiheuttaa ylimääräistä työtä kaikille. Käytännöt asiakkaan kanssa vaikuttavat myös laskutuksen sujuvuuteen. Sopimuksissa määritellään, milloin asiakasta saa laskuttaa, mutta myös töiden hyväksyttäminen, puuttuvat työtilaukset ja asiakkaan omat laskutuspohjat hidastavat prosessia. Nopein ja halvin ratkaisu on ottaa tietojärjestelmät paremmin käyttöön ja tehdä asiat kerralla oikein. Tällöin kaksinkertaisen työn määrä pienenisi ja resursseja säästyisi. Töiden jakoa tulisi muuttaa ja yrittää vaikuttaa käytäntöihin asiakkaan kanssa. Tulevaisuudessa IT:n merkitystä tulisi korostaa ja ottaa käyttöön uusia laitteita.