Organisaation tiedonhallinta - Kodifiointi ja henkilöltä henkilölle -strategia

Työssä tarkastellaan kahta vaihtoehtoista tiedonhallinta-strategiaa; kodifiointia ja henkilöltä henkilölle -strategiaa. Molempia strategioita analysoidaan, ja pohditaan organisaation päätöksentekoperusteita strategian valinnalle. Kodifiointi-strategiaa tutkitaan henkilöltä henkilölle -strategiaa perusteellisemmin. Strategioita tutkitaan muun muassa SWOT -analyysin avulla, sekä organisaation että käsiteltävän tiedon erityispiirteitä silmällä pitäen. Työssä tutustutaan myös tiedonhallinta-strategian suunnitteluun ja toteutukseen, sekä hahmotellaan tiedonhallinta-strategian evoluutiota. Myös tietoa ja sen luonnetta tarkastellaan yhtenä organisaation tärkeimmistä resursseista.

Organisaation strateginen kyvykkyys uudistumiseen

Tämän Pro Gradun tavoitteena oli selvittää organisaation strategisen kyvykkyyden merkitys organisaation uudistumiselle. Strateginen kyvykkyys käsitellään tässä työssä seuraavien strategisen johtamisen teorioiden kautta: toimialan taloustiede, resurssiperustainen näkemys, evoluutioteoria organisaation muutoksesta, tietoperustainen näkemys sekä dynaamisten kyvykkyyksien näkemys. Yrityksen uudistumiskyky ymmärretään tässä työssä yrityksen kyvyksi oppia ja kehittää uutta tietopääomaa sekä tuottaa uusia innovaatioita. Tutkimuksen empiirisen osan tarkoituksena oli selvittää case-yrityksen strategisen kyvykkyyden tämän hetkinen taso ja kuinka strategista kyvykkyyttä uudistumiseen voidaan mitata. Empiirinen tutkimus suoritettiin case-tutkimuksena ja siinä käytettiin kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Tutkimuksen lähestymistapa on kuvaileva, joten siinä ei ole asetettu tutkimushypoteeseja. Kvantitatiivinen osuus suoritettiin selainpohjaisena kyselynä. Kvalitatiivinen osuus suoritettiin teemahaastatteluin ja sen tarkoituksena oli syventää ymmärrystä caseyrityksen strategiseen kyvykkyyteen. Tämän tutkimuksen tärkein tulos oli havainto, että oppimisella ja uuden tiedon luonnilla on selvä yhteys yrityksen innovointiin ja uudistumiseen. Lisäksi havaittiin, että yrityksen ulkoisen toimintakentän ja asiakkaiden tarpeiden tuntemuksella on vaikutusta strategiseen kyvykkyyteen.

Aineettoman pääoman uudistuminen : tapaustutkimus it-alan yrityksessä

Summary: Renewal of intellectual capital : case study in an it-company

Tiedon jakaminen ja organisaation oppiminen

Tutkielman tavoite: Tutkielman tavoitteena oli selvittää sitä, miten tiedon jakaminen vaikuttaa organisaation oppimiseen. Tutkielman teoriaosassa tarkastellaan niitä käsitteitä ja lainalaisuuksia, jotka liittyvät oppimiseen yleensä sekä yksilö- että organisaatiotasolla, oppivaan organisaatioon, tietoon ja sen syntymiseen, virtaukseen, hallintaan, merkitykseen ja johtamiseen. Näiden lisäksi työssä tarkastellaan yksilön motivaatioon vaikuttavia seikkoja, yrityksen arvoja ja kulttuuria. Näiden pohjalta rakentui tutkielman viitekehys. Tutkielman empiriaosassa tarkastellaan viitekehyksen soveltuvuutta käytäntöön analysoimalla Casa-yrityksen toimintaa. Tutkimusaineisto ja tutkimusmenetelmät: Tutkimuksen teoriaosa perustuu suurelta osin sekä oppivaa että älykästä organisaatiota käsittelevään kirjallisuuteen, artikkeleihin ja aikaisempiin tutkimustöihin. Tämän lisäksi teoriaosuudessa perehdytään tiedon johtamiseen ja tiedon jakamiseen sekä tähän kiinteästi liittyvään motivaatioon ja sitoutumiseen. Empiirinen tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella puolistrukturoidulla haastattelulla. Haastatteluja oli seitsemän ja kaikki haastateltavat olivat johtavissa tehtävissä. Tutkimuksen tulokset: Empiirisen osan tulokset mukailevat teoreettisin osan tuloksia. Organisaatiossa ei voi tapahtua oppimista ilman tiedon jakamista. Organisaation oppimisen suurimpana esteenä on se, ettei tietoa ja osaamista jaeta organisaation jäsenten kesken. Usein tällaiselta organisaatiolta puuttuvat myös yhteiset tavoitteet, siellä vallitsevat epämääräiset toimintatavat, puutteelliset vuorovaikutustaidot ja huonot henkilöstösuhteet. Organisaation oppimiskykyä heikentävät jäykät ja aikaa vievät rutiinit, kokemuksista ja virheistä ei osata oppia, hitaita muutoksia ei havaita ja kokemustieto unohdetaan. Työntekijän täytyy olla motivoitunut ja organisaatiossa turvallinen henkinen ilmapiiri, jotta tiedon jakamista tapahtuisi. Tieto on valtaa vain jaettuna, koska silloin siitä on mahdollisuus muodostua kilpailuetua yritykselle.

ILMAPIIRIKARTOITUS ORGANISAATION KEHITTÄMISEN VÄLINEENÄ Case: Vaasan & Vaasan Oy, Joutsenon tehdas, leipomo

Tutkielman tavoitteena on selvittää, miten ilmapiirikartoituksista saatavaa informaatiota voitaisiin hyödyntää entistä paremmin case-organisaatiossa, Vaasan & Vaasan Joutsenon leipomossa. Tämä tutkielma on toteutettu siten, että aluksi on perehdytty aiheeseen työilmapiiriä, leadershipiä ja organisaation kehittämistä käsittelevän kirjallisuuden avulla. Tämän jälkeen haastateltiin viittä eri henkilöä, jotka työskentelevät case-organisaatiossa. Lisäksi informaatiota on saatu havainnoimalla ja organisaation sisäisiin raportteihin tutustumalla. Haastattelujen ja havaintojen perusteella on saatu käsitys, että case-organisaatiossa panostetaan merkittävällä tavalla resursseja työilmapiirin parantamiseksi ja hyvän työilmapiirin ylläpitämiseksi. Ilmapiirikartoitus aiheena koskettaa koko organisaatiota. Tästä syystä olisikin asiaa edistävää, mikäli koko henkilökunta saataisiin ymmärtämään ilmapiirikartoituksen merkitys hyvän työilmapiirin kehittämiseksi. Lisäksi olisi hyvä, mikäli esimiesten lisäksi myös työntekijät olisivat sitoutuneet omalta osaltaan toimimaan hyvän työilmapiirin ylläpitämiseksi ja parantamiseksi.

Vieraalla kielellä tapahtuvan sisäisen viestinnän vaikutukset organisaation tietovarantoon postmodernin tietokäsityksen viitekehyksessä

Tutkimus pohtii tiedon ja kielitaidon välistä suhdetta kansainvälisen organisaation sisäisessä viestinnässä. Työssä keskitytään erityisesti virallisen kielen vaihtamisen vaikutuksiin organisatorisentiedon laatuun ja määrään. Aihepiiriä lähestytään käsiteanalyyttisin keinoin. Työn on kvalitatiivinen ja siinä on käytetty kirjallista materiaalia, jonka kanssa tutkijalla ei ole ollut vuorovaikutuksessa. Tutkimustulokset osoittavat että on todennäköiseksi, jopa lähes varmaa, että organisaation virallisen kielen vaihtuminen muuttaa organisaation viestintärakennetta. En seurauksena kommunikaatiosuhteet eivät perustu enää osaamiseen tai viralliseen asemaan organisaatiossa. Uudet viestintäverkostot muodostuvat kielitaidon varaan jolloin väistämättä sivutetaan henkilöitä joilla olisi tietämystä, mutta ei kielitaitoa jakaa sitä organisaatiolle. Kansainvälistyminen tuo mukanaan laajemman potentiaalisentietovarannon, joka on mahdollista saada palvelemaan organisaatiota. Näiden kahden vastakkaisen seikan kokonaisvaikutus organisaation tietovarannolle kaipaa lisätutkimusta.

Tietämyksen kasvattamisen keinot Case: Handwise Oy:n tietämyksen kasvattaminen yksilön ja organisaation oppimisen keinoin

Työn tavoitteena oli selvittää yksilön ja organisaation tietämystä sekä niiden kasvattamista. Tarkoituksena oli löytää yksilön ja organisaation tietämyksen yhdistäviä tekijöitä. Tutkimusmetodologia oli empiirinen deskriptiivinen tutkimus ja tutkimusmenetelmä oli kvalitatiivinen perustuen kymmeneen teemahaastatteluun. Tutkimuksen tuloksena oli, että tietotyöntekijät kasvattavat omaa ja organisaation tietämystä samankaltaisin keinoin, eikä niiden välillä mielletty olevan suurtakaan eroa. Työssä kokeminen yrityksen ja erehdyksen kautta kerrottiin tärkeimmäksi menetelmäksi kasvattaa omaa tietämystä. Kirjoja arvostettiin erityisen paljon tietämyksen kasvattamisessa ja se ohitti tiedon lähteenä jopa internetin. Työkollegat olivat kolmas tärkeä tietämyksen lähde. Kaksi tärkeintä edellytystä tietämyksen kasvattamisessa olivat opiskelun aikana saatu tietopohja sekä oma kiinnostus ja motivaatio. Organisaation tietämyksen kasvattamisessa tärkeimmäksi tekijäksi nousivat dokumentointi, virheistä oppiminen, sisäinen kommunikointi, tietojärjestelmät ja avoin organisaatiokulttuuri. Tutkimuksen perusteella syntyi kolmivaiheinen malli tietämyksen kasvattamisen kehästä, jonka elementit ovat edellytykset, lähteet ja menetelmät. Kehän keskellä on työssä oppiminen, joka on tärkein tekijä tietämyksen kasvattamisessa. Case-yrityksen toiminta oppivana organisaationa osoitti, että yrityksessä tulisi panostaa erityisesti oppimisen tukemiseen ja johtamiseen. Myös tiedon dokumentointi ja muuttaminen avoimeen muotoon sekä yrityksen prosessit tarvitsevat selkiyttämistä. Organisaation avoimuus ja ilmapiiri osoittautuivat hyviksi, mikä auttaa osaltaan tietämyksen kasvattamista.

Organisaation sisäinen yhteistyökyvykkyys. Case: Metso Paper, Jyväskylä

Tutkielman tarkoituksena oli yleisesti ymmärtää sisäistä yhteistyökyvykkyyttä ja sen roolia yrityksen menestystekijänä. Empiirisesti sisäistä yhteistyökyvykkyyttä tarkasteltiin case-organisaation, Metso Paper Jyväskylän, avulla. Tavoitteena oli selvittää, mistä sisäinen yhteistyökyvykkyys koostuu sekä siihen vaikuttavia kriittisiä tekijöitä. Myös käytännön keinoja ja sovelluksia etsittiin edistämään sisäistä yhteistyötä. Tutkielmassa käytettiin kvalitatiivista tutkimusotetta. Tiedon hankinnan strategiana oli tapaustutkimus ja tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelujen avulla. Saatu aineisto analysoitiin teemoittelun avulla. Teemoja etsittiin tekstistä teoriasta johdettujen oletusten ja empiriasta löydettyjen tekijöiden perusteella. Tutkimuksen tuloksena oli, että yhteistyökyvykkyys koostuu sekä yksilöön että organisaatioon liittyvistä tekijöistä. Yhteistyökyvykkyyden kriittisiä ja sitä estäviä tekijöitä olivat toiminnan painottuminen ulkoisiin suhteisiin, muodollinen ja monitasoinen organisaatiorakenne, organisaatiorakenteiden nopea muutostahti, toimintamallin yksisuuntaisuus, organisaatio- ja johtamiskulttuuri, joka ei tue yhteistyötä, ylimmän johdon ja operatiivisten toimintojen välinen kuilu, tiedon painottuminen tietojärjestelmiin, dialogin puute, kommunikoinnin yksisuuntaisuus ja erilaisista työkulttuureista aiheutuvat kommunikaatioesteet, yhteistyösuhteiden puute ja transaktiosuhteiden painottuminen sekä ryhmien sisäisen yhtenäisyyden vahvuus. Näiden tekijöiden esiin tuominen tuo uusia näkökulmia organisaation sisäisen yhteistyökyvykkyyden ymmärtämiseen ja kehittämiseen.

Organisaation strategian mukainen uudistumiskyky case: KM-factor -mittaus Itäisessä tullipiirissä

Tutkielman tarkoituksena on tutkia case-organisaationa toimivan Itäisen tullipiirin strategista uudistumiskykyä. Minkälaiset lähtökohdat organisaatiolla on kohdata tulevaisuuden haasteet omassa toimintaympäristössään ja minkälaisia esteitä uudistumiselle löytyy? Pärjätäkseen kiristyvässä kilpailussa on uudistumiseen vaikuttavien tekijöiden, kuten osaamisen, tiedon kulun, johtamisen ja suhteiden tunnistaminen ja hyödyntäminen ensiarvoisen tärkeää myös julkishallinnon organisaatioille. Tässä tutkielmassa uudistumiskykyä tarkastellaan kolmiulotteisen organisaatiomallin (mekaaninen, orgaaninen ja dynaaminen) valossa ja kehittämistoimien lähtökohtana pidetään organisaation omaa strategista fokusta. Tutkimus- ja tiedonkeruumenetelminä käytetään kvantitatiiviseksi luokiteltavaa, sähköisessä muodossa tehtävää KM-factor -kyselyä ja kvalitatiivista teemahaastattelua. Tutkimustulokset antavat strategisesti tärkeää tietoa case-organisaation nykytilasta; sen heikkouksista ja vahvuuksista. Tulosten perusteella organisaation toimintatapa on melko yhtenäinen ja strategisen fokuksensa, eli orgaanisen toimintaympäristön vaatimusten mukainen. Kehittämistoimia tulee kuitenkin kohdentaa erityisesti henkilöstön strategian mukaisen osaamisen ja esimiesten tiedon kulun lisäämiseen sekä yleisesti työmotivaatiotason nostamiseen koko kohdeorganisaatiossa. Organisaatiossa on luotava käytäntöjä, jotka tukevat avoimen tiedon kulun ilmapiiriä ja dialogimaista kommunikointia, jotta organisaation uudistumiskyky yhtenäisenä systeeminä parantuisi entisestään.

Talouden ohjauksen ja organisaation muutostarpeet sähkömarkkinalain uudistuessa. Case: Kuopion Energia

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten sähkömarkkinalain muutosehdotus vaikuttaa Kuopion Energian verkkoliiketoiminnan talouden ohjaukseen ja organisaatiorakenteeseen. Tarkastelussa keskeisenä tutkimuskohteena oli verkkoliiketoiminnan suhde hallintopalveluihin ja asennuspalveluihin. Tutkielman teoriaosissa perehdyttiin talouden ohjausjärjestelmään ja sen osa-alueisiin sekä Suomen sähkömarkkinoiden toimintaan. Ensin perehdyttiin talouden ohjauksen merkitykseen yrityksessä sekä ohjausjärjestelmän osa-alueisiin. Sähkömarkkinoiden toiminta ja niillä tapahtuvat uudistukset loivat pohjan case–yrityksen toiminnan ymmärtämiselle. Teoriaosat toimivat viitekehyksenä case–yritystä koskettavan muutoksen arvioinnissa. Tutkimuksessa käytettävä tutkimusote oli toiminta-analyyttinen. Tutkielman lopputuloksena esitettiin toimintavaihtoehtoja, joita voidaan hyödyntää suunniteltaessa verkkoliiketoiminnan tulevaisuuden strategisia linjauksia muutostilanteessa.

Organisaation päätöksenteko ja tiedon rooli. Case: UPM-Kymmene Oyj, Kaukas

Tutkielman tavoitteena on selvittää, mihin päätöksenteko perustuu teollisuusyrityksessä. Tutkimuksessa kartoitettiin kohdeorganisaation päätöksentekijöiden näkemyksiä toimintaympäristöstään, itsestään päätöksentekijöinä ja päätöksenteosta sekä tiedosta ja sen käytöstä. Lisäksi sivutaan päätöksenteon sosiaalista luonnetta. Empiirisen tutkimuksen kohdeyksikkönä on UPM-Kymmene Oyj, Kaukas Lappeenrannassa. Tutkimus on toteutettu esimiestasolle suunnattuna lomakekyselynä lokakuussa 2003. Päätöksistä yleisimpiä olivat operatiivisen tason päätökset; taktisen ja strategisen tason päätöksiä tehtiin vähemmän. Päätöstilanteista useimmin kohdattuja olivat puolijäsentyneet ja jäsentyneet tilanteet, kun taas jäsentymättömät päätöstilanteet olivat harvinaisempia. Päätöksentekoprosesseista yleisimmin käytetty oli kirjallisuudessa taktiseen päätöstasoon ja puolijäsentyneisiin päätöstilanteisiin liitetty rajoitetun rationaalisuuden malliin perustuva vaiheittainen malli. Kirjallisuudessa strategiseen päätöksentekotasoon ja jäsentymättömiin päätöstilanteisiin liitetyn ns. iteratiivisesti vaiheittaisen mallin todettiin soveltuvan myös tämänkaltaiseen päätöksentekoon. Esimiehet pitivät toimintaympäristöään teollisuusyrityksessä pääasiallisesti orgaanisena. Tällaisessa ympäristössä vaikutussuhteet ja keinot ohjata ympäristöä perustuvat pitkälti vuorovaikutteisuuteen. Päätöksentekijöiden johtamistyylin todettiin olevan pikemminkin demokraattinen kuin autoritäärinen, mikä tukee edellä mainittuja tuloksia. Tiedon lähteistä päätöksenteon kannalta tärkeimpinä ja luotettavimpina koettiin henkilökohtaiset lähteet. Sisäiset lähteet nähtiin ulkoisia tärkeämpinä ja luotettavampina niin henkilökohtaisten, tekstimuotoisten kuin online-lähteidenkin osalta. Esimiesten todettiin hyödyntävän tosiasiatietoa, kokemusta ja intuitiota eri tavoin erilaisissa päätöstilanteissa, joten myös tehokkaat keinot tukea päätöksentekoa vaihtelevat päätöstyypeittäin. Tutkimuksen tulokset perustuvat kohderyhmän kyselylomakkeella kerättyihin mielipiteisiin. Käytetystä menetelmästä johtuen mielipiteiden taustatekijät ja todellinen toiminta organisaatiossa jäävät vielä avoimiksi. Tutkimustulosten syventäminen ja vahvistaminen sekä lisätiedon saaminen organisaation päätöksenteon todellisuudesta edellyttäisi empiiristä havainnointia tai vähintäänkin haastatteluja.

Ammattikorkeakoulun harjoitteluprosessi organisaation kehittämisen välineenä

Tutkielmassa selvitetään ammattikorkeakouluopiskelijan ammatillisen harjoittelun vaikutuksia harjoitteluorganisaatioon. Kokeneen työntekijän purkaessa hiljaista tietoaan sanoiksi ja pohtiessaan ajatuksiaan toisten kanssa, hän saa oman tietämyksensä uudelleen tietoiseen käyttöönsä. Näin hän voi entistä paremmin kehittää osaamistaan. Tästä syystä hiljaisen tiedon siirtäminen on palkitsevaa myös tiedon antajalle. Opiskelijat olisi saatava rohkeammin arvioimaan työyhteisön käytäntöjä. Tällöin ei vallitsevia rutiineja pidetä annettuina totuuksina, vaan toimintatapoja ja tietoja kyseenalaistetaan, etsitään vaihtoehtoja ja sovelletaan uutta tietoa työyhteisöjen käytäntöihin yhteistyössä työpaikan henkilöstön kanssa.

Organisaation osaamisen ja uudistumiskyvyn kehittäminen strategialähtöisesti, case: Puumerkki Oy

Tutkielman tavoitteena oli selvittää organisaation osaamisen ja uudistumiskyvyn strategiset vahvuudet, heikkoudet ja kehittämiskohteet case-organisaatio Puumerkki Oy:ssä. Mittausten avulla haluttiin selvittää uuden organisaation toimivuus, organisaation osaamisen nykytila sekä toiminnan nykytilanne suhteessa strategiaan ja muihin yrityksiin. Tutkielmassa käytettiin sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista tutkimusotetta. Olemassa olevalla mittarilla (KM-factor -organisaation uudistumiskyvyn mittari) mitattiin case-yritys, Puumerkki Oy. Mittauksia tehtiin kaksi: kesäkuussa 2003 ja tammikuussa 2004. Näin saatiin selville muutoksen ja kehityksen suunta sekä edistyminen. Mittausten kohteena olivat kaikki Puumerkki Oy:n työntekijät. Tutkimuksen luotettavuuden takaamiseksi ja tarkistamiseksi haastateltiin teemahaastatteluin lokakuussa 2003 Puumerkin henkilöstöstä kymmentä (10) satunnaisesti valittua henkilöä, ensimmäisen mittauksen (06/2003) alueellista vastausjakaumaa mukaillen. KM-factor mittausten tulosraportit analysoitiin ja purettiin sanalliseen muotoon sekä tuloksista tiivistettiin lyhyt esitys organisaation henkilöstölle raportointia varten. Haastatteluaineisto analysoitiin purkamalla haastattelut sanallisiksi teema-alueiden mukaisiin kokonaisuuksiin ja vertaamalla niitä mittauksien tuloksiin. Mittausten avulla kerättiin tietoa organisaation osaamisen, tiedonkulun, suhteiden ja johtamisen nykyisestä toiminnasta ja niiden tavoitetilasta eri tietoympäristöissä. Mittauksen mukaan Puumerkki Oy:n uudistumiskyky oli parempi kuin vertailuryhmällä ja toiminnan suunta oli oikea, strategian mukainen. Puumerkki Oy:n vahvuuksia olivat keskinäinen sitoutuminen tavoitteisiin, haasteellinen tavoitetaso, tilanneherkkyys ja yksimielisyys muutostarpeista. Mitään erityisen heikkoa aluetta ei mittauksessa löytynyt. Toiminnasta löytyi kuitenkin muutamia yleisiä kehityskohteita: liian autoritäärinen johtaminen, heikko innovaatiopotentiaali eli yrityksen jatkuva kehittämiskyky ja suuret yksikkökohtaiset (alueelliset) erot. Yrityksen kulttuurin, infrastruktuurin, viestinnän ja tietoteknisten työkalujen tulisi tukea aktiivista tiedonvaihtoa ja uuden tiedon hyödyntämistä.

Organisaation kehittämisen merkitys yrityksen tulokselle. Tapaustutkimus Elimäen Osuuspankista

Tutkimuksen tarkastelukohteena oli organisaation kehittämisen merkitys yrityksen tulokselle. Tutkielma jakaantui teoreettiseen ja empiiriseen osaan. Teoriaosassa muodostettiin viitekehys organisaation kehittämisen menetelmien ymmärtämiseksi ja siihen vaikuttavien osatekijöiden jaottelemiseksi. Työn empiirisessä osassa tätä viitekehystä hyödynnettiin kysely- ja haastattelututkimuksen sekä asiakas- ja henkilökyselyn pohjana. Organisaation kehittäminen on organisaation ja yksilön oppimista, kykyä oppia ja soveltaa oppimaansa käytäntöön siten, että se saa aikaan taloudellista tulosta. Yrityksen tulos voidaan jakaa taloudelliseen ja laadulliseen tulokseen. Taloudellinen tulos mitataan numeerisesti tilinpäätöksessä. Laadullinen tulos liittyy asiakkuuteen, oppimiskykyyn, sosiaalisen ja inhimillisen arvon mittaamiseen tai tietopääoman kehitykseen, jota voidaan mitata esimerkiksi asiakas- ja henkilöstötutkimuksin. Jotta organisaation kehittämisellä olisi merkitystä yrityksen tulokselle, tulee kehittämistyön olla pitkäjänteistä, systemaattista ja suunnitemallista pohjautuen yrityksen visioon.