Organisaation päätöksenteko ja tiedon rooli. Case: UPM-Kymmene Oyj, Kaukas

Tutkielman tavoitteena on selvittää, mihin päätöksenteko perustuu teollisuusyrityksessä. Tutkimuksessa kartoitettiin kohdeorganisaation päätöksentekijöiden näkemyksiä toimintaympäristöstään, itsestään päätöksentekijöinä ja päätöksenteosta sekä tiedosta ja sen käytöstä. Lisäksi sivutaan päätöksenteon sosiaalista luonnetta. Empiirisen tutkimuksen kohdeyksikkönä on UPM-Kymmene Oyj, Kaukas Lappeenrannassa. Tutkimus on toteutettu esimiestasolle suunnattuna lomakekyselynä lokakuussa 2003. Päätöksistä yleisimpiä olivat operatiivisen tason päätökset; taktisen ja strategisen tason päätöksiä tehtiin vähemmän. Päätöstilanteista useimmin kohdattuja olivat puolijäsentyneet ja jäsentyneet tilanteet, kun taas jäsentymättömät päätöstilanteet olivat harvinaisempia. Päätöksentekoprosesseista yleisimmin käytetty oli kirjallisuudessa taktiseen päätöstasoon ja puolijäsentyneisiin päätöstilanteisiin liitetty rajoitetun rationaalisuuden malliin perustuva vaiheittainen malli. Kirjallisuudessa strategiseen päätöksentekotasoon ja jäsentymättömiin päätöstilanteisiin liitetyn ns. iteratiivisesti vaiheittaisen mallin todettiin soveltuvan myös tämänkaltaiseen päätöksentekoon. Esimiehet pitivät toimintaympäristöään teollisuusyrityksessä pääasiallisesti orgaanisena. Tällaisessa ympäristössä vaikutussuhteet ja keinot ohjata ympäristöä perustuvat pitkälti vuorovaikutteisuuteen. Päätöksentekijöiden johtamistyylin todettiin olevan pikemminkin demokraattinen kuin autoritäärinen, mikä tukee edellä mainittuja tuloksia. Tiedon lähteistä päätöksenteon kannalta tärkeimpinä ja luotettavimpina koettiin henkilökohtaiset lähteet. Sisäiset lähteet nähtiin ulkoisia tärkeämpinä ja luotettavampina niin henkilökohtaisten, tekstimuotoisten kuin online-lähteidenkin osalta. Esimiesten todettiin hyödyntävän tosiasiatietoa, kokemusta ja intuitiota eri tavoin erilaisissa päätöstilanteissa, joten myös tehokkaat keinot tukea päätöksentekoa vaihtelevat päätöstyypeittäin. Tutkimuksen tulokset perustuvat kohderyhmän kyselylomakkeella kerättyihin mielipiteisiin. Käytetystä menetelmästä johtuen mielipiteiden taustatekijät ja todellinen toiminta organisaatiossa jäävät vielä avoimiksi. Tutkimustulosten syventäminen ja vahvistaminen sekä lisätiedon saaminen organisaation päätöksenteon todellisuudesta edellyttäisi empiiristä havainnointia tai vähintäänkin haastatteluja.

The purpose of the study is to clarify how the decisions are made in an industrial plant. The decision-makers of the organization studied were asked about their views about the environment they act in, themselves as decision-makers and decision making generally as well as knowledge and how the different types of knowledge are used. The social nature of decision making is also discussed. The empirical study was carried out in October 2003 by sending questionnaires to all the employees acting as superiors at UPM-Kymmene Corporation, Kaukas, in Lappeenranta. The most common decisions made were related to operative functions. Tactical and strategic types of decisions were rarer. Semi-structured and structured situations were the most frequent ones; unstructured situations were faced more rarely. The process leading to decisions was most commonly seen as sequential. This process is based on the limited rationality decision model – in the literature it is usually combined with tactical and semi-structured decision making. So-called iteratively sequential process model was also viewed to be suitable for decision making in this context. In the literature this model has been linked to strategic decision level and unstructured decision situations. The environment was viewed as mainly organic. In this kind of environment the relationships and the ways to direct the functions are based on interaction. The leadership style was more democratic than authoritarian, which supports the view. It was noticed that the superiors utilized information, experience and intuition in various proportions depending on the decision type. This leads to a conclusion that also effective ways of supporting decision making vary between the decision types. Human sources were viewed to be the most important and reliable sources of information. Internal sources were seen more important and reliable than the ones being further away in all forms – human, textual and online sources. The results of the study are based on the opinions of the focus group gathered with a questionnaire. The underlying factors and real behaviour in the organization are still left open due to the method of the study. Empirical observations or at least some interviews would be required in order to deepen and confirm the results as well as to get some further information about the reality of organizational decision making.