Process Evaluation and Business Process Reengineering in Forest Industry

Pro gradu -tutkielman tavoitteena oli selvittää millaisia muutoksia uusi SAP-pohjainen järjestelmä aiheuttaa metsäteollisuusyrityksen hankinta-prosesseissa ja ostajien työssä. Tilannetta tarkasteltiin myös liiketoiminta-prosessien uudistamisprojektina. Tutkimus oli kvalitatiivinen case-tutkimus, jonka lähteinä olivat haastattelut ja prosessikuvaukset. Hankintaprosessit on pyritty standardisoimaan ja kuvaamaan tarkasti, koska järjestelmä on tarkoitus ottaa vähitellen käyttöön yrityksen kaikissa toimipisteissä. Teoriaosassa käsiteltiin globaalia hankintaa, erilaisia tilauksia, sähköistä liiketoimintaa ja uudistettujen liiketoimintaprosessien käyttöönottoa sekä siihen liittyviä haasteita. Yritys pyrkii kehittämään hankintatoimintaansa ja hyödyntämään kokonsa tuomia mittakaavaetuja, uusi järjestelmä on merkittävä osa tätä kehitystyötä. Haastattelujen perusteella uusi järjestelmä on toivottu ja siihen kohdistuu paljon odotuksia. Järjestelmän käyttöönotto tulee olemaanhaastava tehtävä, koska järjestelmän käyttäjiä on paljon ja loppukäyttäjät tekevät entistä enemmän tapahtumia järjestelmään tilausaloitteiden ja kotiinkutsujenmuodossa. Tehdasostajien roolissa tapahtuu muutoksia, rutiinitilaamisen vähentyessä he toimivat tietoa molempiin suuntiin jakavina linkkeinä keskitetyn hankinta-organisaation ja tehtaan välissä.

End User Perspective to ERP Implementation

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat oleellinen osa yrityksien liiketoimintaa. Järjestelmän päivittäminen uudempaan versioon tai kokonaan uuden järjestelmän käyttöönotto saattavat yrityksen ydintoiminnot ja prosessit hyvin haavoittuvaiseen asemaan. Järjestelmien kokonaisvaltaisuus yhdessä reaaliaikaisen käyttöönoton kanssa tekevät näistä projekteista erityisen haasteellisia. Tämä pro gradu -tutkielman tapaustutkimuskohteena toimi Andritz Oy. Tapaustutkimuksen tavoitteena oli arvioida kesäkuussa 2005 suoritettua toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ja sitä kuinka hyvin tässä onnistuttiin. Tutkimus toteutettiin loppukäyttäjännäkökulmasta. Loppukäyttäjä omalla työllään voi vaikuttaa miten hyvin järjestelmästä tavoitellut hyödyt pystytään lunastamaan. Tutkimus on laadullinen tapaustutkimus. Tutkimuksessa kiinnitetään huomiota erityisestiprojektitiimin, johdon ja käyttäjien eroaviin näkemyksiin käyttöönoton onnistumisesta.

Palkanlaskentajärjestelmän kehittäminen

Työn tavoitteena oli selvittää palkanlaskennan nykytilaa ja sen uudistamisen mahdollisuuksia etenkin SAP HR-ohjelmiston valossa. Ensin selvitettiin palkanlaskentaan ja sovellushankintaan liittyviä vaatimuksia kirjallisuuden avulla. Tämän jälkeen tutustuttiin palkanlaskennan nykytilaan haastattelujen, prosessikuvausten ja sisäisten dokumenttien avulla. SAP HR-ohjelmistoon tutustuttiin siihen liittyneiden työtehtävien, erilaisten koulutusmateriaalien ja esittelyiden avulla. Yrityksessä on jo aiemmin yritetty korvata henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmiä, mutta projekti keskeytettiin. SAP HR-ohjelmiston henkilöstöhallinto-osuutta ollaan ottamassa käyttöön koko yrityksen laajuudessa. Palkanlaskentajärjestelmä vaatii pikaista uusintaa vanhan teknologian ja suuren henkilöriippuvuuden takia. Nykyiset työajanhallinnan ja palkanlaskennan prosessit yrityksessä ovat tiukasti sidottuja nykyisten järjestelmien kanssa ja uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii muutoksia koko ketjuun työvuorojen suunnittelusta palkanlaskentaan ja raportointiin asti. Johtopäätöksenä todetaan SAP HR:n palkanlaskennan soveltuvan yrityksen palkanlaskentaan ja tarjoavan monia uusia mahdollisuuksia. Suurimmat mahdollisuudet liittyvät kokonaisten prosessiketjujen läpinäkyvyyteen ja parempaan ohjailtavuuteen. Tämä kuitenkin vaatii nykyistä tarkempaa sisäisten prosessien selvittämistä, SAP HR-palkanlaskennan kyvykkyyden tarkempaa tutkimisia, vaihtoehtoisten ohjelmien vertailua sekä ennen kaikkea valmiutta muuttaa nykyisiä prosesseja.

Sähköurakoitsijan langattoman mobiiliratkaisun sunnittelu ja toteuttaminen

Kandidaatintyön tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa tehokkaampi ajanhallintajärjestelmä sähköalan yritykseen. Ajanhallinnan tehostaminen oli tarkoitus saavuttaa siirtämällä työtuntien seuranta paperilomakkeiden käytöstä sähköiseen tietokantaan johon syötetään tiedot langattomilla päätelaitteilla. Päätelaitteiksi valittiin kämmentietokoneet jotka käyttävät tiedonsiirtoon langatonta lähiverkkoa ja yrityksen ulkopuolella GSMkännykkäverkon datasiirto-ominaisuuksia. Ohjelmisto koottiin useista eri sovelluskomponenteista Groupware-ohjelmistopaketin käyttämisen sijaan. Useiden eri sovellusten käyttö osoittautui virheeksi koska näiden erilaiset käyttöliittymät ja vaihtelevat ominaisuudet hankaloittivat käyttöä. Työn tehokkuutta mitattaessa havaittiin että järjestelmän käyttöönotto oli lisännyt ajanhallintaan liittyvien tehtävien pituutta eikä tehostanut niitä. Tämä johtuu osittain useiden eri sovellusten käytöstä ja niiden ominaisuuksien puutteista.

Success factors of customer and supplier master data system

Especially in global enterprises, key data is fragmented in multiple Enterprise Resource Planning (ERP) systems. Thus the data is inconsistent, fragmented and redundant across the various systems. Master Data Management (MDM) is a concept, which creates cross-references between customers, suppliers and business units, and enables corporate hierarchies and structures. The overall goal for MDM is the ability to create an enterprise-wide consistent data model, which enables analyzing and reporting customer and supplier data. The goal of the study was defining the properties and success factors of a master data system. The theoretical background was based on literature and the case consisted of enterprise specific needs and demands. The theoretical part presents the concept, background, and principles of MDM and then the phases of system planning and implementation project. Case consists of background, definition of as is situation, definition of project, evaluation criterions and concludes the key results of the thesis. In the end chapter Conclusions combines common principles with the results of the case. The case part ended up dividing important factors of the system in success factors, technical requirements and business benefits. To clarify the project and find funding for the project, business benefits have to be defined and the realization has to be monitored. The thesis found out six success factors for the MDM system: Well defined business case, data management and monitoring, data models and structures defined and maintained, customer and supplier data governance, delivery and quality, commitment, and continuous communication with business. Technical requirements emerged several times during the thesis and therefore those can’t be ignored in the project. Conclusions chapter goes through these factors on a general level. The success factors and technical requirements are related to the essentials of MDM: Governance, Action and Quality. This chapter could be used as guidance in a master data management project.

Viron Puolustusvoimien liikekannallepanotietojärjestelmän käyttäjävaatimukset ja tietojärjestelmän kehittämistarpeet

Viron puolustusministereossa ja puolustusvoimissa on tiedostettu liikekannallepanon tietojärjestelmän kehittämistarve yleisen valmiuden kehittämisen myötä 2000 – luvuilta lähtien. Liikekannallepanon tietojärjestelmän kehittäminen nähdään yhtenä keskeisenä sodan ajan joukkojen perustamisvalmiuden kehittämiskohteena. Tarve on johtanut puolustusvoimien kehittämissuunnitelmiin siten, että järjestelmän käyttöönotto Viron puolustusvoimien ja suojeluskunnan vaatimissa esikunnissa sekä laitoksissa aikautuisi viimeistään vuonna 2015. Tutkimustyön kokonaistavoitteena oli nykyisen liikekannallepanotietojärjestelmän määrittelyn tarkentaminen ja kehittämisehdotuksien esittäminen käyttäjävaatimusten täydentämisen kautta. Tutkimuksessa keskityttiin alustavien käyttäjävaatimusten selvittämiseen ja tutkimustyön pääkysymystä lähestyttiin vaatimusmäärittelyn lähtökohdista ja liikekannallepanojärjestelmän tarpeista. Tutkimustyössä oli siis etusialla suorituskyvyn kehittämiseen liittyvä lähestymistapa. Varsinainen tutkimuskohde oli liikekannallepanojärjestelmä ja sen suorituskyky. Lisäksi selvitettiin pääsääntöisesti käyttäjävaatimusten merkitys tietojärjestelmien kehittämisessä ja rooli organisaatiotoiminnan strategian sekä tietohallinnon ratkaisujen välillä. Käytännössä analysoitiin Viron liikekannallepanotietojärjestelmän nykytilaa ja tuloksia verrattiin tietojärjestelmän kehittämisen yleisen teoriaan sekä kansainvälisen suorituskykyjen suunnittelun ohjeistukseen, jota kautta havaittiin kehitettävää tämän tutkimuksen tekohetkellä. Tutkimustyö on luonteeltaan kvalitatiivinen tutkimus. Tutkimuksessa kartoitetaan ja kuvataan tutkijan oman kokemuksen ja kirjallisuuden perusteella havainnot käsiteltävästä tutkimusaiheesta. Kirjallisista lähteistä saatua aineistoa on täydennetty asiantuntijan teemahaastattelulla. Tutkimustyön tuloksena on tunnistettu kolme oleellista osakokonaisuutta, joiden huomioiminen parantaisi tietojärjestelmien hyödynnettävyyttä ja kehittämisen lähtökohtia Viron puolustusvoimissa: 1) tietotekniikkaa tulisi tarkastella toimintojen uudelleen arvioinnin kannalta, hyödyntämällä sitä uudenlaisten toimintomallien toteutuksessa; 2) vaatimusmäärittelyn kehittämisessä kansallisille tarpeille lisäksi kansainvälisten tarpeitten, rajapintojen sekä vaikutusten huomioiminen ja tarkastelu; 3) suoristuskykylähtöisyyteen ja vaatimusmäärittelyyn perustuvan hanketoiminnan kokonaisvaltainen soveltaminen puolustusvoimissa sekä tietojenkäsittelyn kehittämisen kokonaissuunnittelu ja kehittämistoimenpiteiden koordinoinnin toteuttaminen puolustusvoimissa.

Controlling and Assessment Indirect Spend – Case Study from Beverage Industry

Over the past decades, companies’ interest in controlling indirect sourcing process has increased. New indirect procurement strategies developed for the companies are needed in order to manage their indirect costs. New cost management strategies allow companies to improve their core competences. The research methodology and used in this thesis is qualitative. The theory is based on scientific publications. Empirical data given by the case organization, and was collected in the company’s own systems and in project steering meetings. The purpose of the study was to select a new electronic system for the company and give options for the company to reduce case organization’s indirect costs. The result showed that the most effective indirect cost management strategy was adopting a new electronic procurement system.

ERP-projekti muutosprosessina - Case-yrityksen henkilöstön näkemys muutosjohtamisesta ERP-projektin aikana

Uuden tietojärjestelmän hankinta on paitsi tekninen myös sosiaalinen muutos. Tieteelliset teoriat sekä tutkimukset osoittavat, että uuden tietojärjestelmän onnistunut käyttöönotto edellyttää sosioteknistä systeemiajattelua muutoksen läpivientiin. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli osallistua yhteiskunnalliseen keskusteluun muutosjohtamisen tärkeydestä otettaessa käyttöön uutta teknologiaa sekä tutkia Case-yrityksen ERP-projektin muutosjohtamisen onnistumista. Tutkimuksen konteksti koostuu sosioteknisestä muutoksesta, jossa muutosjohtaminen nousee keskiöön. Tutkimuksessa kartoitettiin uuden ERP-järjestelmän käyttöönoton onnistumisen kannalta keskeiset muutosjohtamisen elementit: muutostarve, projektitiimi, visio ja tavoitteet, viestintä, koulutus, osallistaminen, sitouttaminen, johdon ja projektiryhmän tuki sekä muutoksen arviointi ja vakiinnuttaminen. Tutkimuksen empiirisessä osassa arvioitiin Case-yrityksen ERP-projektin muutosjohtamista henkilöstön näkökulmasta. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa pääasiallisena aineistonkeruumenetelmänä käytettiin sähköistä puolistrukturoitua kyselylomaketta. Tulosten analysoinnin perusteella Case-yrityksen ERP-järjestelmän käyttöönotto sujui tyydyttävästi.

CRM - käyttöönotto ja hyödyt

Tämä kandidaatintyö käsittelee CRM:ää tietojärjestelmänä ja strategiana. CRM:llä (Customer Relationship Management) tarkoitetaan asiakkuuksien hallintaa. Suppea määritys käsittää CRM:n vain tietojärjestelmänä, laajempi määritys sisältää tietotekniikan lisäksi sekä organisaation että asiakkaat eli CRM nähdään kokonaisvaltaisena strategiana. Tietojärjestelmät ovat olennainen osa CRM:ää, sillä ne mahdollistavat asiakkuuksien hallinnan. Kun CRM ymmärretään strategiana, siitä saadaan enemmän hyötyjä. Tällöin käyttöönottoprosessista tulee kuitenkin haastavampi. Käyttöönotossa tulee huomioida CRM:n eri näkökulmat ja menestystekijät sekä organisaation kulttuurin muutos. Näiden tekijöiden aliarvioiminen johtaa usein epäonnistumiseen. CRM:n käyttö on yleistynyt viime vuosina merkittävästi. Tämä on johtunut muuttuvasta kilpailuympäristöstä sekä asiakkaiden kulutustottumusten muuttumisesta. CRM on laajemmin käytössä isoilla yrityksillä ja käyttö vaihtelee myös toimialan mukaan. Käyttöönottoa ovat ajaneet CRM:stä saatavat hyödyt: asiakkaista saatavan voiton maksimointi, kannattavien asiakkaiden parempi tunnistaminen ja tärkeäksi muodostuneiden pitkäaikaisten asiakassuhteiden säilyttäminen. Hyötyjen mittaamiseen ei ole vielä kehittynyt yhtenäistä mitta-asteikkoa, mutta tulokset tulee mitata CRM-mittareiden avulla. CRM-järjestelmien kysyntä lisääntyy, mutta tavat käyttää niitä muuttuvat. Oman järjestelmän hankkimisen tilalle on tullut ulkopuolisten palveluntarjoajien pilvipalvelut. CRM:stä tulee tulevaisuudessa sosiaalisempaa ja avoimet ohjelmistoratkaisut lisääntyvät.

Kahden portaalirobotin liikkeen synkronisointijärjestelmän toteuttaminen, käyttöönotto ja testaus, järjestelmän toteuttaminen, käyttöönotto ja testaus.

Tuotekehitysprojektin tarkoitus oli kehittää "älykäs" automaatiojärjestelmä kahdesta portaalirobotista muodostuvaan kuljetinlinjaan, jossa molemmat robotit synkronoidaan kulkemaan yhtäaikaisesti sähköisen akselin avulla. Tämän teknisen ratkaisun avulla kiinteitä kustannuksia, kuten valmistus- ja asennuskustannukset, saadaan laskemaan. Kuljetinlinjaa ohjataan hajautetun automaatiojärjestelmän avulla, jossa vastaanotettu ja lähetetty tieto kulkee MPI- ja Profibus-väylien kautta. Ohjelmoitava logiikkaohjain hoitaa tiedonsiirron ylätason PC:n ja hajautettujen solmujen välillä sekä jakaa tehtäviä alatason periferialaitteille. Robottien välinen sähköinen akseli mahdollistaa terästukirakenteiden ja kehikkojen jäämisen pois, jotka vain vievät tilaa tuotantotiloilta, laitteistoilta ja koneilta. Tukirakenteiden asennustyöt ovat myös aikaa vieviä ja kalliita. Huolimatta lisääntyneestä elektronisten komponenttien lukumäärästä tulee uusi tekninen ratkaisu kustannuksiltaan halvemmaksi kuin aikaisemmin käytetty mekaanisesti yhdistetty kuljetin.

Raportointi- ja suunnittelujärjestelmän käyttöönotto ja kehittäminen

Diplomityö liittyy case-yhtiön raportointi- ja suunnittelujärjestelmän käyttöönottoon ja kehittämiseen. Työn tavoitteena on raportoinnin toteuttaminen uudella järjestelmällä. Diplomityön teoriaosuudessa perehdytään johdon laskentatoimen rooliin johtamisen tukena, business intelligence -käsitteeseen ja raportointijärjestelmähankkeisiin liittyviin haasteisiin johdon laskentatoimen näkökulmasta. Työn empiirisessä osassa kuvataan raportoinnin toteutus uudella järjestelmällä, laaditaan raportointi- ja suunnittelujärjestelmän arkkitehtuurikuvaus, arvioidaan käyttöönottoprojektin onnistumisesta sekä esitetään jatkokehitysehdotuksia. Diplomityö on osa case-yhtiön johdon laskentatoimen kehittämistä ja jatkoa aiemmin yhtiön raportoinnin kehittämistä tutkineelle diplomityölle. Meneillään oleva raportointi- jasuunnittelujärjestelmä -projekti on osa yhtiön laajempaa IT-järjestelmien integraatioprojektia. Näin diplomityö liittyy myös yhtiön tietojärjestelmien kehittämiseen ja uudistamiseen. Diplomityössä rakennettiin case-yhtiön talouden raportointiympäristöä uuteen järjestelmään ja kehitettiin johdon laskentatoimen raportteja. Työssä kehitetty talouden raportointi täyttää raportointi- ja suunnittelujärjestelmähankkeelle asetetut tavoitteet. Raportointi on erilaiset tarpeet huomioivaa, läpinäkyvää ja antaa kokonaiskuvan tarkasteltavasta kohteesta, mutta mahdollistaa myös tapahtumien yksityiskohtaisen tarkastelun. Raportointi perustuu sähköpostin kautta jaettaviin vakioraportteihin sekä käyttäjän itse raportointiportaalissa suorittamaan raportointiin. Talouden seurannan lisäksi työssä laadittiin raportteja teknisen tiedon ja työtuntien seurantaan. Case-yhtiön nykyinen johdon laskentatoimen raportointi toteutetaan työssä esitetyllä järjestelmällä.

Kuvausmenetelmänvalinta ja käyttöönotto ohjelmistotuoteorganisaatiossa

Useiden pitkän kehityskaaren ohjelmistojen ylläpitäminen ja kehittäminen on vaikeaa, sillä niiden dokumentaatio on vajaata tai vanhentunutta. Tässä diplomityössä etsitään ratkaisua tällaisen ohjelmiston ja sen taustalla olevan järjestelmän kuvaukseen. Tavoitteina on tukea nykyisen ohjelmiston ylläpitoa ja uuden työvoiman perehdyttämistä. Tavoitteena on myös pohjustaa uuden korvaavan ohjelmiston suunnittelua kuvaamalla nykyiseen järjestelmään sitoutunutta sovellusalueosaamista. Työssä kehitetään kuvausmenetelmä järjestelmän kuvaamiseen hierarkkisesti laitteistotason yleiskuvauksesta ohjelmiston luokkarakenteeseen sekä toiminnallisuuteen asti. Laite- ja luokkarakennekuvaukset ovat rakenteellisia kuvauksia, joiden tehtävänä on selittää järjestelmän ja sen osien kokoonpano. Toiminnallisuudesta kertovat kuvaukset on toteutettu käyttötapauskuvauksina. Työssä keskityttiin erityisesti kohdejärjestelmän keskeisen ohjelmiston ja tietokannan kuvaamiseen. Ohjelmistosta valittiin tärkeimmät ja eniten sovellusalueen tietotaitoa sisältävät osat, joista työssä luotiin esimerkkikuvaukset. Kuvauksia on kehitettyä menetelmää hyödyntäen helppo laajentaa tarpeiden mukaan paitsi ohjelmiston muihin osiin, myös laitteiston ja järjestelmän kuvaamiseen kokonaisuudessaan syvemmin.

Energiamittauksen kaukoluentajärjestelmän käyttöönotto Kotkan Energia Oy:n jakeluverkoissa

Tulevaisuudessa mittaustulokset siirretään tietoliikenteen välityksellä kulutuspaikalta energiayhtiön laskutusjärjestelmään. Diplomityön tavoitteena oli selvittää sähköverkkoa ja muita kommunikaatio muotoja hyödyntävän kaukoluentajärjestelmän kannattavuus ja käyttöönotto Kotkan Energia Oy:n jakeluverkoissa. Tutkimuksessa selvitettiin yhtiön nykyisen mittalaitekaluston tila ja tehtiin huoltosuunnitelma tuleville vuosille. Lisäksi tutkittiin uuden järjestelmän kannattavuus asiakasryhmittäin ja selvitettiin järjestelmän muut hyödyt asiakkaalle ja yhtiölle. Uusi järjestelmä tehostaa energiayhtiön mittaukseen liittyviä prosesseja. Lisäksi reaaliaikaiset mittaustiedot poistavat arviolaskutuksen ja näin ollen energiayhtiön laskutukseen liittyvä asiakaspalvelu tehostuu ja tilikauden tulosta ei tarvitse ennustaa. Tulokseksi saatiin, että suurimmat säästöt järjestelmä tuo silloin kun mittalaitteet vaihdetaan huoltovaihtona. Energianmittauksen kaukoluentajärjestelmä todettiin tutkimuksessa kannattavaksi investoinniksi nykyiseen mittausjärjestelmään verrattuna.

Tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotto ja sovellusten integrointi prosessiteollisuuden suunnittelu- ja konsultointiyrityksessä

Kilpailukykyisyyden säilyttäminen alati kehittyvillä markkinoilla vaatii ajanmukaisten tietojärjestelmien käyttöä. Eräs tärkeimmistä tällaisista järjestelmistä on organisaatiossa käytössä oleva tiedonhallintajärjestelmä, jota käytetään yrityksessä kulutettavan ja tuotettavan tiedon hallitsemiseen. Käytössä olevan tiedonhallintajärjestelmän vaihtaminen modernimpaan on monimutkainen prosessi, joka alkaa uuden järjestelmän valinnasta ja jatkuu järjestelmän käyttöönottamisella. Käyttöönottoon kuuluu tarpeellisten vanhojen sovellusten integroiminen osaksi uutta järjestelmää sekä käyttäjien kouluttaminen uuden järjestelmän vaatimiin työtapoihin. Diplomityössä on perehdytty uuden ALMAtiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoon prosessiteollisuuden suunnittelu- ja konsultointiyritys CTS Engtec Oy:ssä. Työn puitteissa liitettiin kaksi CTS:llä käytössä olevaa sovellusta, CTS Pine ja PMMATE, osaksi uutta tiedonhallintajärjestelmää. Lisäksi työssä on tutustuttu tiedonhallintajärjestelmiin liittyviin käsitteisiin.

Promoting Customer Loyalty Through a Telecommunication Specific CRM Framework

The objective of this thesis is to find new methods to promote customer loyalty in the telecommunication industry. The study was made on the appointment of Tecnotree Corporation, which operates in a telecommunication software business. This thesis comprises of a theoretical section, which includes the presentation of relevant theoretical background and of an empirical section, which is mostly based on interviews and professional opinions. One of the most important aspects of customer relationship management (CRM) is building customer loyalty. Telecommunication markets are becoming saturated in an increasing number of markets. Customer acquisition is no longer a way to grow; companies need to hold on to their existing customers. Companies are always looking for new ways to avoid churning customers. These new methods are searched from recent studies and they are discussed with marketing professionals from operators. Current CRM lacks the ability to extract data efficiently from databases. Social media’s utilization is also in its early stages. It contains a lot of possibilities, but also things that can be risky for companies. In order to obtain full advantage of the new methods companies are required to invest considerable amounts of time and money to develop new systems, but not all companies are ready for the change.