Success factors of customer and supplier master data system

Especially in global enterprises, key data is fragmented in multiple Enterprise Resource Planning (ERP) systems. Thus the data is inconsistent, fragmented and redundant across the various systems. Master Data Management (MDM) is a concept, which creates cross-references between customers, suppliers and business units, and enables corporate hierarchies and structures. The overall goal for MDM is the ability to create an enterprise-wide consistent data model, which enables analyzing and reporting customer and supplier data. The goal of the study was defining the properties and success factors of a master data system. The theoretical background was based on literature and the case consisted of enterprise specific needs and demands. The theoretical part presents the concept, background, and principles of MDM and then the phases of system planning and implementation project. Case consists of background, definition of as is situation, definition of project, evaluation criterions and concludes the key results of the thesis. In the end chapter Conclusions combines common principles with the results of the case. The case part ended up dividing important factors of the system in success factors, technical requirements and business benefits. To clarify the project and find funding for the project, business benefits have to be defined and the realization has to be monitored. The thesis found out six success factors for the MDM system: Well defined business case, data management and monitoring, data models and structures defined and maintained, customer and supplier data governance, delivery and quality, commitment, and continuous communication with business. Technical requirements emerged several times during the thesis and therefore those can’t be ignored in the project. Conclusions chapter goes through these factors on a general level. The success factors and technical requirements are related to the essentials of MDM: Governance, Action and Quality. This chapter could be used as guidance in a master data management project.

Maailmanlaajuisesti toimivissa yrityksissä keskeinen tieto on jakautunut useisiin toiminnanohjausjärjestelmiin. Tästä johtuen tieto on jakautunut useaan eri järjestelmään, eikä yhtenäistä työkalua tiedon analysointiin ja raportointiin ole olemassa. Master-tiedon hallinta on konsepti, jolla luodaan linkitykset asiakkaiden, toimittajien ja liiketoimintayksiköiden välille sekä luodaan yrityshierarkioita ja konsernirakenteita. Lopputuloksena saadaan yhtenäinen datamalli, jonka avulla yritys voi analysoida ja raportoida asiakas- ja toimittajatietoa. Työn tarkoituksena oli tarkastella master-tiedon hallintajärjestelmää ja siltä vaadittavia ominaisuuksia sekä menestystekijöitä. Työssä käytettiin kirjallisuutta teoriapohjana sekä yrityksen sisäisiä tarpeita ja vaatimuksia käytännön osion pohjana. Työn teoriaosiossa käsitellään master-tiedon hallinnan konseptia, taustaa sekä keskeisiä periaatteita. Osiossa esitellään vaiheet, jotka tulee huomioida järjestelmän valinnassa ja käyttöönottoprojektissa. Case-osiossa käsitellään taustaa, nykytilan määrittelyä, projektin kuvailua ja arviointikriteerien sekä tavoitetilan määrittelyyn. Case-osion johtopäätökset esittelevät työn keskeiset tulokset. Työn lopussa oleva johtopäätökset otsikko yhdistelee master-tiedon hallinnan yleiset periaatteet case-osiossa löydettyihin menestystekijöihin.