Project Success through Effective Decisions: Case Studies on Project Goal Setting, Success Evaluation and Managerial Decision Making

The objective of the thesis is to structure and model the factors that contribute to and can be used in evaluating project success. The purpose of this thesis is to enhance the understanding of three research topics. The goal setting process, success evaluation and decision-making process are studied in the context of a project, business unitand its business environment. To achieve the objective three research questionsare posed. These are 1) how to set measurable project goals, 2) how to evaluateproject success and 3) how to affect project success with managerial decisions.The main theoretical contribution comes from deriving a synthesis of these research topics which have mostly been discussed apart from each other in prior research. The research strategy of the study has features from at least the constructive, nomothetical, and decision-oriented research approaches. This strategy guides the theoretical and empirical part of the study. Relevant concepts and a framework are composed on the basis of the prior research contributions within the problem area. A literature review is used to derive constructs of factors withinthe framework. They are related to project goal setting, success evaluation, and decision making. On the basis of this, the case study method is applied to complement the framework. The empirical data includes one product development program, three construction projects, as well as one organization development, hardware/software, and marketing project in their contexts. In two of the case studiesthe analytic hierarchy process is used to formulate a hierarchical model that returns a numerical evaluation of the degree of project success. It has its origin in the solution idea which in turn has its foundation in the notion of projectsuccess. The achieved results are condensed in the form of a process model thatintegrates project goal setting, success evaluation and decision making. The process of project goal setting is analysed as a part of an open system that includes a project, the business unit and its competitive environment. Four main constructs of factors are suggested. First, the project characteristics and requirements are clarified. The second and the third construct comprise the components of client/market segment attractiveness and sources of competitive advantage. Together they determine the competitive position of a business unit. Fourth, the relevant goals and the situation of a business unit are clarified to stress their contribution to the project goals. Empirical evidence is gained on the exploitation of increased knowledge and on the reaction to changes in the business environment during a project to ensure project success. The relevance of a successful project to a company or a business unit tends to increase the higher the reference level of project goals is set. However, normal performance or sometimes performance below this normal level is intentionally accepted. Success measures make project success quantifiable. There are result-oriented, process-oriented and resource-oriented success measures. The study also links result measurements to enablers that portray the key processes. The success measures can be classified into success domains determining the areas on which success is assessed. Empiricalevidence is gained on six success domains: strategy, project implementation, product, stakeholder relationships, learning situation and company functions. However, some project goals, like safety, can be assessed using success measures that belong to two success domains. For example a safety index is used for assessing occupational safety during a project, which is related to project implementation. Product safety requirements, in turn, are connected to the product characteristics and thus to the product-related success domain. Strategic success measures can be used to weave the project phases together. Empirical evidence on their static nature is gained. In order-oriented projects the project phases are oftencontractually divided into different suppliers or contractors. A project from the supplier's perspective can represent only a part of the ¿whole project¿ viewed from the client's perspective. Therefore static success measures are mostly used within the contractually agreed project scope and duration. Proof is also acquired on the dynamic use of operational success measures. They help to focus on the key issues during each project phase. Furthermore, it is shown that the original success domains and success measures, their weights and target values can change dynamically. New success measures can replace the old ones to correspond better with the emphasis of the particular project phase. This adjustment concentrates on the key decision milestones. As a conclusion, the study suggests a combination of static and dynamic success measures. Their linkage to an incentive system can make the project management proactive, enable fast feedback and enhancethe motivation of the personnel. It is argued that the sequence of effective decisions is closely linked to the dynamic control of project success. According to the used definition, effective decisions aim at adequate decision quality and decision implementation. The findings support that project managers construct and use a chain of key decision milestones to evaluate and affect success during aproject. These milestones can be seen as a part of the business processes. Different managers prioritise the key decision milestones to a varying degree. Divergent managerial perspectives, power, responsibilities and involvement during a project offer some explanation for this. Finally, the study introduces the use ofHard Gate and Soft Gate decision milestones. The managers may use the former milestones to provide decision support on result measurements and ad hoc critical conditions. In the latter milestones they may make intermediate success evaluation also on the basis of other types of success measures, like process and resource measures.

Assessment of an information product project success: case business blueprint

The objective of this study was to find out how project success can be measured in a case where the output of a project is an intangible information product, what kind of framework can be used to evaluate the project success, and how the project assessment can be done in practice. As a case example, the success of a business blueprint project was assessed from the product point of view. A framework for assessing business blueprint project success was made based on a literature review. Furthermore, separate frameworks for measuring information product quality and project costs were developed. The theory of business blueprinting was discovered not to be firmly institutionalized and it is briefly covered in the thesis. The possible net benefits from the strategic business process harmonization were noted to be much more significant than the costs of the business blueprint project. The project was seen as a sufficient success from the viewpoint of the created output.

Project controlling and risk management in German machine and plant engineering industry

Tutkielman tavoitteena on määritellä projektikontrolloinnin ja - riskijohtamisen roolit ja toiminnot saksalaisissa kone- ja tehdassuunnitteluteollisuusyrityksissä. Tämä on kvalitatiivinen tutkielma, jossa käytetään voimakkaasti kuvailevia metodeita. Materiaali tutkimuksen empiiriseen osaan kerättiin kyselykaavakkeen avulla. Kyselykaavakkeiden tulokset käsiteltiin Microsoft Office Access- ohjelmalla ja analysoitiin Microsoft Office Excel- ohjelmalla ja Pivot table- työkalun avulla. Tutkimustulokset osoittavat, että asianmukaisessa projektikontrollointi- ja riskijohtamismetodien käytössä ja käyttötiheydessä esiintyy puutteita saksalaisissa kone- ja tehdassuunnitteluteollisuusyrityksissä. Tehostamalla ja keskittymällä enemmän projektikontrollointi- ja riskijohtamismetodeihin ja prosesseihin sekä projektien että yritysten suorituskyky paranisi.

Factors of customer project profitability in an engineering industrial enterprise

The purpose of the study is to find factors affecting projects' profitability in project business. The issue is approached from customer profitability and project management point of view. The study has been made for a big Finnish company acting in a global market place. The research method is quantitative. Research hypotheses are based on the literature. The used database is originated from the company's ERP- (enterprise resource planning) and project financial follow-up —system. The findings of the study supported the hypotheses weakly. Obviously profitability fluctuated depending on a customer and a project manager. The reasons could not be justified with the variables used in the research.

Project and customer profitability analysis: an empirical case study

The objective of this case study is to provide a Finnish solution provider company an objective, in-depth analysis of their project based business and especially of project estimation accuracy. A project and customer profitability analysis is conducted as a complementary addition to describe profitability of the Case Company’s core division. The theoretical framework is constructed on project profitability and customer profitability analysis. Project profitability is approached starting from managing projects, continuing to project pricing process and concluding to project success. The empirical part of this study describes the Case Company’s project portfolio, and by means of quantitative analysis, the study describes how the characteristics of a project impact the project’s profitability. The findings indicate that it really makes a difference in project portfolio’s estimated and actual profitability when methods of installation and technical specifications are scrutinized. Implications on profitability are gathered into a risk assessment tool proposal.

Project Controlling and Management in IT Consulting Enterprise

Liiketoiminnan organisoiminen projekteiksi on erittäin yleistä nykyisin. Suuri osa projekteista erityisesti IT-alalla epäonnistuu kuitenkin saavuttamaan tavoitteensa. Projektin menestys on tyypillisesti mitattu budjetin, aikataulun, laadun ja sidosryhmien tyytyväisyyden perusteella. Tämän Pro Gradu -tutkielman tarkoituksena on etsiä tyypillisimpiä syitä projektien epäonnistumiseen ja löytää projektien seurannan ja mittaamisen avulla keinoja näiden epäonnistumisten ehkäisemiseen. Tutkimusmenetelmänä on laadullinen tapaustutkimus. Empiirinen aineisto on kerätty haastattelujen, eri materiaalien analysoinnin ja havainnoinnin avulla. Teoriaosuus tarjoaa kattavan yhteenvedon projektiliiketoiminnan ja yksittäisten projektien johtamiseen sekä projektien seurantaan ja mittaamiseen aikaisemman kirjallisuuden perusteella. Empiirisessä osiossa suoritetaan analyysi Case -yrityksen projektien seurantaan ja valittuihin projekteihin. Analyysien, haastattelujen ja havainnoinnin pohjalta tehdään johtopäätökset tyypillisimmistä, ongelmia projekteissa aiheuttavista tekijöistä sekä näiden esiintymisestä projektin elinkaaren eri vaiheissa. Mahdolliset ongelmia ehkäisevät keinot esitetään myös. Ehdotuksia kehityskohteiksi esitetään lopuksi teorian ja empirian pohjalta.

Business Development Efforts and Performance Improvements in SMEs Case Study of Business Development Projects Implemented in SME

Under the circumstances of the increasing market pressure, enterprises try to improve their competitive position by development efforts, and a business development project is one tool for that. There are not many answers to the question of how the development projects launched to improve the business performance in SMEs have succeeded. Theacademic interest in the business development project success has mainly focused on projects implemented in larger organisations rather than in SMEs. The previous studies on the business success of SMEs have mainly focused on new business ventures rather than on existing SMEs. However, nowadays a large number of business development projects are undertaken in existing SMEs, where they can pose a great challenge. This study focuses on business development success in SMEs thathave already established their business. The objective of the present study is to gain a deep understanding on business development project success in the SME-context and to identify the dimensions and factors affecting the project success. Further, the aim is to clarify how the business development projects implemented in SMEs have affected their performance. The empirical evidence is based on multiple case study. This study builds a framework for a generic theory of business development success in the SME-context, based on literature from the areas ofproject and change management, entrepreneurship and small business management, as well as performance measurement, and on empirical evidence from SMES. The framework consists of five success dimensions: entrepreneurial, project preparation, change management, project management and project success. The framework provides a systematic way for analysing the business development project and its impact on the performance and on the performing company. This case evidence indicates that successful business development projects have a balanced, high performance concerning all the dimensions. Good performance in one dimension is not enoughfor the project success, but it gives a good ground for the other dimensions. The other way round, poor performance in one success dimension affects the others, leading to poor performance of the project. In the SME-context the business development project success seems to be dependent on several interrelated dimensions and factors. Success in one area leads to success in other areas, and so creates an upward success spiral. Failure in one area seems to lead to failure in other areas, creating a downward failure spiral. The study indicates that the internal business development projects have affected the SMEs' performance widely also on areas and functions not initially targeted. The implications cover all thesuccess categories: the project efficiency, the impact on the customer, the business success and the future potentiality. With successful cases, the success tends to spread out to areas and functions not mentioned as the project goals, andwith unsuccessful cases the failure seems to spread out widely to the SMEs' other functions. This study also indicates that the most important key factors for successful business development project implementation are the strength of intention, business ability, knowledge, motivation and participation of the employees, as well as adequate and well-timed training provided to the employees.

Voimalaitosprojektin ennakoivan mittaamisen kehittäminen

Tämän diplomityön tavoitteena oli kehittää Teollisuuden Voima Oy:n Olkiluoto3 -ydinvoimalaitosprojektille ennakoiva mittaristo projektin lopputuloksen mittaamiseen. Aluksi työssä perehdyttiin projektinhallinnan ja projektimittaamiseen teoriaan sekä prosessijohtamisen ja riskienhallinnan periaatteisiin. Lisäksi kartoitettiin ennakoivan mittaamisen perusteita ja menetelmiä. Työn empiirisessä osassa selvitettiin projektin nykytila, mahdollisuudet ennakoivaan mittaamiseen sekä ennakoivan mittaamisen lähtökohdat ja rajoitteet. Näiden pohjalta laadittiin kuvaus projektin nykyisistä menettelytavoista sekä kehitettiin perusmalli mittaristosta ennakoivaan tulosmittaamiseen. Lisäksi kartoitettiin projektin tavoitteet ja menestystekijät, joiden pohjalle ennakoiva mittaristo on rakennettu. Menestystekijöiden kartoituksessa käytettiin hyväksi myös organisaation kyselytutkimusta, joka tarjosikin erinomaista tietoa projektista ja mittaamisen mahdollisuuksista. Muodostettu mittaristo keskittyy aikataulu- kustannus- ja dokumentoinnin mittaamiseen. Muut lopputulokseen vaikuttavat projektinhallinnan osa-alueet on työn rajauksen puitteissa jätetty käsittelemättä. Jatkotoimenpide-ehdotuksena voidaan todeta, että mittariston edelleen kehittäminen ja laajentaminen myös muille projektinhallinnan osa-alueille voitaisiin tehdä esimerkiksi toisen diplomityöntekijäntoimesta.

Planning and control of internal development projects in a fast changing environment: Case study

Tutkimuksen tarkoituksena on kuvata ja ymmärtää kuinka sisäisiä kehityshankkeita voidaan hallita onnistuneesti kun toimitaan nopeasti muuttuvassa ympäristössä. Tutkimus kuvailee etenkin projekteille tärkeitä menestymistekijöitä, kuten suunnittelu, kontrollointi ja päätöksenteko. Tutkimus selvittää yleisimmät ongelma-alueet case-organisaation sisäisten kehityshankkeiden hallinnassa. Tutkimus on luonteeltaan laadullinen tutkimus, jossa tutkimusmenetelmänä on käytetty tapaustutkimusta. Empiirisessa osassa käsittellään case-organisaation sisäisiä informaatioteknologia-hankkeita (IT) ja uusien konseptien kehityshankkeita (NCD). iSisäisten kehityshankkeiden erilaisuuden ymmärtäminen oli tutkimuksen tärkein tulos. Tutkimuksen empiirinen osio osoitti sen, että epävarmuudella on erittäin suuri vaikutus projektihallintaan sekä projektin kontrollointiin. Case-organisaation IT-projektien onnistuminen riippuu organisaatiomuu-toksen onnistumisesta. Asiakkaisiin ja markkinoihin liittyvät epävarmuudet ovat vaikuttavimmat NCD projektien epävarmuuksista. Näillä epävarmuuk-sil­la on vaikutusta projektihallintaan jonka myötä NCD projektit juuttuvat useim­mi­ten noidankehiin tai ne lopetetaan jo aikaisessa vaiheessa.

Tietojärjestelmän tuoma hyöty ja implementointiongelmat controlling-organisaatiossa

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia uuden tietojärjestelmän tuomia hyötyjä kohdeyrityksen controlling-organisaatiossa, sekä tutkia implementoinnin epäonnistumiseen johtaneita tekijöitä. Tavoitteena oli selvittää uuden järjestelmän konkreettiset hyödyt kohdeorganisaatiossa, ja selvittää projektin ongelmakohdat verraten niitä kirjallisuudessa esiteltyihin projektin menestystekijöihin. Teoriaosa jakaantuu kahteen osaan, joista ensimmäisessä osassa käydään läpi tietojärjestelmän ja liiketoimintatiedon hallinnan määrittelyä, sekä niillä saavutettuja hyötyjä. Toisessa osassa käydään läpi projektin rakennetta, ja esitellään projektin menestystekijät. Käytännön osuudessa esitellään organisaation uuden tietojärjestelmän hyötyjä loppukäyttäjille tehdyn kyselytutkimuksen perusteella, ja projektin ongelmakohtia projektiryhmän haastattelujen ja tutkijan havainnoinnin perusteella. Tietojärjestelmälle pystyttiin tunnistamaan kirjallisuudessakin esiintyneitä hyötyjä, mutta loppukäyttäjien mielestä tärkeimmät hyödyt eivät kuitenkaan toteutuneet järjestelmässä hyvin. Projektin suuremmaksi ongelmaksi nousi kokonaisvaltaisen näkemyksen puute projektin tuotoksesta, jonka seurauksena valmis järjestelmä ei vastannut määrittelyjä.

Projektin onnistumisen kokonaisvaltainen määrittäminen tietojärjestelmätoimitusprojekteissa

Tämän työn tavoitteena on kehittää Basware Finlandille ohjelmistoprojektien onnistumisen arviointiin menetelmä, jolla yritys saa tietoonsa ovatko sen toimittamat järjestelmät todella saavuttaneet asiakkaan projektille asettamat tavoitteet. Työn lähtökohtana on kattava projektin onnistumista koskevan kirjallisuuden tutkiminen ja tämän pohjalta luotava malli projektien onnistumisen mittaamiseen vaikuttavista tekijöistä. Kyseisessä mallissa osoitetaan mitkä tekijät vaikuttavat oleellisesti projektin onnistumisen seurannan suorittamiseen sekä miten projekteja suorittavan organisaation tulisi lähteä kehittämään projektien onnistumisen arviointijärjestelmää. Työn varsinaisena tuloksena syntyi menetelmä, jonka avulla Basware voi seurata toimittamiensa tietojärjestelmäprojektien onnistumista asiakasnäkökulmasta. Lisäksi työssä analysoitiin ja esitettiin tämän perusteella parannusehdotuksia Baswaren tällä hetkellä käyttämää projektipalautekyselyyn.

Projektijohtamisen prosessit ja kriittiset menestystekijät, Case Lappeenranta Innovation Oy

Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa case-yrityksen vakiintuneet projektijohtamiseen liittyvät prosessit ja selvittää miten projektipäälliköt ja -koordinaattorit näkevät projektijohtamisen menestystekijät. Projektijohtamiseen liittyvän kirjallisuuden perusteella koostettiin projektijohtamisen optimiprosessi ja prosessivaiheittain listattiin myös eri menestystekijöitä. Tätä kuvausta verrattiin case-yrityksen projektijohtamisen prosessiin ja koettuihin menestystekijöihin, ja näiden pohjalta pohdittiin case-yrityksen projektijohtamisen prosessin parantamista. Projektijohtamisen prosessin lähes kaikissa vaiheissa löytyi tekijöitä, jotka ovat osatekijöitä projektin menestyksen kannalta. Yksi keskeisimpiä havaintoja oli projektin tarvelähtöisyyden merkitys projektin onnistumisessa ja projektitiimin sitoutumisessa. Kumppaneiden sitoutuminen yhtenä tärkeänä tekijänä nousi myös esille. Tutkimuksen tuloksena syntyi myös mekanismi kohdennettujen projekti-ideoiden keräämiseen hajautetussa ympäristössä.

Strategic Change Management Readiness Evaluation in Organizations

The objective of this study and paper was to find out how the strategic change management readiness in organizations can be evaluated. Based on theory and prior CMP model, the framework of strategic change management and issues related to it was constructed. Additionally a synthesis of the most important phases and interventions in strategic change process and project was created. These phases were starting point, planning, implementation and evaluation and securing phases. Qualitative approach was utilized in the empirical part of the study due to the need for in-depth information about the topics surveyed through semi-structured interview. There were 18 responders from the top management of large Finnish companies. In this study interventions, strengths and weaknesses during the various phases of strategic change projects were revealed. Additionally the interviewees’ opinion on the importance of each of the interventions in strategic change project success was asked. According to this study, the most important phases recognized through researching theoretical literature, prior CMP model and empirical information in starting point phase were analysis of current and desired state and need for change accompanied with guiding coalition formulation. In planning phase the most important interventions were project organization formulation, action plan creation, analysis of prior and current strategic change projects and organizational structure analysis. In the change project implementation phase the interventions of importance were launch, quick wins, sense of urgency creation, change resistance management and change communications. In the final evaluation and securing phase project evaluation was the most important intervention. Based on the results a tool for creating change management readiness profile was created.

Teknologiansiirto vuorovaikutuksena yliopistojen ja yritysten välillä - Systemaattinen kirjallisuuskatsaus

Tutkielman tavoitteena oli selvittää teknologiansiirrosta vuorovaikutusnäkökulmasta tehdyt empiiriset tutkimukset systemaattisen kirjallisuuskatsauksen avulla. Teoreettinen näkökulma perustui vuorovaikutteisten innovaatioverkostojen rakentamista yliopistojen, yritysten ja valtion välille korostavaan Triple Helix -viitekehykseen. Valtion ohjaava rooli rajattiin tutkielman ulkopuolelle. Tutkimuskysymykset olivat miten teknologiansiirtoa on empiirisesti tutkittu yliopistojen ja yritysten välisenä vuorovaikutuksena, mitkä ovat yliopistojen ja yritysten väliset vuorovaikutusmuodot ja miten teknologiansiirtoa kannattaisi tutkia. Tutkimuksista koostuva aineisto hankittiin systemaattisella kirjallisuushaulla. Aineisto rajattiin teknologiansiirtoa vuorovaikutusnäkökulmasta tutkineisiin empiirisiin tutkimuksiin. Analysointimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä. Tulosten perusteella teknologiansiirron tutkimisen teoreettisia lähestymistapoja olivat yrittäjyyssuuntautuneisuuteen yliopistoissa kannustava ”entrepreneurial university” -suuntaus, innovaatiot ja innovaatiojärjestelmät, tutkijoiden ominaisuudet ja sosiaalinen pääoma, vuorovaikutus- ja tiedonsiirtoprosessit, organisationaalinen oppiminen ja yliopiston teknologiansiirtopolitiikat. Teknologiansiirtoa oli tutkittu enemmän yliopisto- kuin yritysnäkökulmasta. Tutkimuksista puolet otti huomioon hiljaisen tiedon siirrettävyyden vain vuorovaikutuksen avulla. Tutkielman tuloksena tunnistettiin 34 erilaista vuorovaikutusmuotoa teknologiansiirrossa yliopistojen ja yritysten välillä. Tutkituimmat vuorovaikutusmuodot olivat patentit ja lisenssit, asiantuntija-apu ja konsultointi, epämuodolliset kontaktit ja verkostot, yliopistojen spin-off-yritykset ja sopimustutkimus. Tutkimusyhteistyötä oli tutkittu suhteellisen vähän. Teknologiansiirron tehokkuutta kannattaisi tutkia yritysnäkökulmasta selvittämällä tutkimusyhteistyön ja innovaatioiden välinen yhteys. Teknologiansiirtoa vuorovaikutusprosessina kannattaisi tutkia kaikkien siihen osallistuvien sidosryhmien näkökulmista. Teknologiansiirtoprojektien onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä voisi selvittää vertailevien tapaustutkimusten avulla. Tiedonsiirtoprosessiin liittyvää vuorovaikutusta ei prosessina kannattaisi tutkia irrallisena ilmiönä siihen liittyvistä tiedonsiirto-olosuhteista. Vuorovaikutusmuotojen määrä suomalaisessa teknologiansiirrossa olisi tutkimisen arvoinen asia. Vuorovaikutusmuotojen lukumäärän selvittämisellä voisi arvioida yhteistyösuhteen syvyyttä yliopistojen ja yritysten välillä. Yritykset tulisi nähdä aktiivisina toimijoina teknologiansiirrossa, ja teknologiansiirtoa tulisi tutkia myös yritysten näkökulmasta.