management as a part of product lifecycle management

Tässä työssä käsitellään maailmanlaajuisen paperi- ja sellutehtaille laitteita toimittavan yrityksen Andritz:in dokumenttien hallintaa, keskittyen lähinnä yrityksen service- liiketoiminnan ja tuotteen elinkaaren hallinnan tarpeisiin. Tarkoituksena on selvittää kuinka aikaisemmin yritykselle muihin tarkoituksiin valittu dokumenttien hallinta-järjestelmä sopii Service-liiketoiminnan tarpeisiin. Työ perustuu kirjallisuutteen sekä tekijän työn ohella sekä haastatteluin keräämään näkemykseen liiketoiminnasta tällä alalla. Työssä käsitellään yleisellä tasolla dokumenttien hallintajärjestelmiä, niiden rakennetta ja perusominaisuuksia, sekä esitellään markkinoilla olevia erityylisiä ratkaisuja. Työssä esitellään myös Andritz:in dokumenttien hallinnan nykytilaa, tuotteen elinkaaren päävaiheet, dokumenttien hallinnan merkitys niissä ja nykyisin käytössä oleva dokumenttien hallintajärjestelmä. Näiden rinnalla pyritään tuomaan esille Service- liiketoiminnan erityispiirteet ja tarpeet dokumenttien hallinnalle niiden kannalta. Työhön on sisällytetty myös käytännön esimerkki dokumenttien hallinnasta suuressa käynnissä olevassa projektissa. Projektissa käytetään dokumenttihotelli palvelua dokumenttien projektin aikaiseen hallintaan. Hotellissa olevat dokumentit tulee siirtää myös Andritzin omaan järjestelmään, tämä siirto on tehty osana työtä.

Distributed document migration between ERP systems by means of messaging and event sourcing

This bachelor’s thesis, written for Lappeenranta University of Technology and implemented in a medium-sized enterprise (SME), examines a distributed document migration system. The system was created to migrate a large number of electronic documents, along with their metadata, from one document management system to another, so as to enable a rapid switchover of an enterprise resource planning systems inside the company. The paper examines, through theoretical analysis, messaging as a possible enabler of distributing applications and how it naturally fits an event based model, whereby system transitions and states are expressed through recorded behaviours. This is put into practice by analysing the implemented migration systems and how the core components, MassTransit, RabbitMQ and MongoDB, were orchestrated together to realize such a system. As a result, the paper presents an architecture for a scalable and distributed system that could migrate hundreds of thousands of documents over weekend, serving its goals in enabling a rapid system switchover.

Invenio customization for CERN Document Server

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Laatudokumentoinnin kehittäminen selluteollisuuden koneiden ja painelaitteiden valmistuksessa

Diplomityön tavoitteena oli tuoda esiin ratkaisu dokumenttien hallintaan liittyviinongelmiin valmistavassa tuotannossa. Dokumentaation hallinnan perusongelmia valmistuksessa, johon liittyy lakien ja direktiivien asettamia asetuksia sekä vaatimuksia, on mm. paperisten ja sähköisten dokumenttien käytettävyys. Paperiversioiden allekirjoittaminen ja aitouden varmistaminen on helppoa, mutta sähköisen dokumentin allekirjoittaminen ja todentaminen on vielä kehityksen alla. Pitkäaikaisarkistointi sähköisen dokumentin osalta on myös vaativaa, koska pisimmät säilytysajat voivat olla 30 vuotta ja tietotekniikan kehitys tekee huimia harppauksia tässä ajassa. Tutkimusmenetelminä käytettiin kvalitatiivista ja kirjallisuustutkimusta selvittämään dokumentoinnin nykytilaa Savonlinna Works Oy:ssä ja muualla sekä kirjallisuudessa esitettyjä menetelmiä dokumentoinnin kehittämiseen. Työn tuloksena on esitetty dokumenttien hallinnan periaatteet yleisesti ja tuotteiden dokumentointiin liittyvät muutokset, jotka pohjautuvat tutkimustuloksiin. Lisäksi on esitelty kolme järjestelmävaihtoehtoa dokumenttien hallintaan, joiden ominaisuuksia on vertailu keskenään ja pohdittu käytettävyyttä Savonlinna Works Oy:n organisaatiossa.

Voimalaitosprojektin ennakoivan mittaamisen kehittäminen

Tämän diplomityön tavoitteena oli kehittää Teollisuuden Voima Oy:n Olkiluoto3 -ydinvoimalaitosprojektille ennakoiva mittaristo projektin lopputuloksen mittaamiseen. Aluksi työssä perehdyttiin projektinhallinnan ja projektimittaamiseen teoriaan sekä prosessijohtamisen ja riskienhallinnan periaatteisiin. Lisäksi kartoitettiin ennakoivan mittaamisen perusteita ja menetelmiä. Työn empiirisessä osassa selvitettiin projektin nykytila, mahdollisuudet ennakoivaan mittaamiseen sekä ennakoivan mittaamisen lähtökohdat ja rajoitteet. Näiden pohjalta laadittiin kuvaus projektin nykyisistä menettelytavoista sekä kehitettiin perusmalli mittaristosta ennakoivaan tulosmittaamiseen. Lisäksi kartoitettiin projektin tavoitteet ja menestystekijät, joiden pohjalle ennakoiva mittaristo on rakennettu. Menestystekijöiden kartoituksessa käytettiin hyväksi myös organisaation kyselytutkimusta, joka tarjosikin erinomaista tietoa projektista ja mittaamisen mahdollisuuksista. Muodostettu mittaristo keskittyy aikataulu- kustannus- ja dokumentoinnin mittaamiseen. Muut lopputulokseen vaikuttavat projektinhallinnan osa-alueet on työn rajauksen puitteissa jätetty käsittelemättä. Jatkotoimenpide-ehdotuksena voidaan todeta, että mittariston edelleen kehittäminen ja laajentaminen myös muille projektinhallinnan osa-alueille voitaisiin tehdä esimerkiksi toisen diplomityöntekijäntoimesta.

Semantiikan hyödyntäminen dokumenttienhallinnassa

Työn tavoitteena on etsiä asiakasyritykselle sähköteknisen dokumentoinnin hallintaan sopiva järjestelmäratkaisu vertailemalla insinööritoimistojen käyttämien suunnittelujärjestelmien ja yleisten dokumenttien hallintajärjestelmien soveltuvuutta asiakasympäristöön. Työssä tutkitaan sopivien metatietojen kuvaustapojen käyttökelpoisuutta sähköteknisen dokumentoinnin hallintaan esimerkkiprojektien avulla. Työn sisältö koostuu neljästä pääkohdasta. Ensimmäisessä jaksossa tarkastellaan dokumentin ominaisuuksia ja elinkaarta luonnista aktiivikäyttöön, arkistointiin ja hävitykseen. Samassa yhteydessä kerrotaan dokumenttienhallinnan perustehtävistä. Toisessa jaksossa käsitellään dokumenttien kuvailun tavoitteita, kuvailusuosituksia ja -standardeja sekä luonnollisen kielen käyttöä sisällönkuvailussa. Tarkastelukohteina suosituksista ovat W3C:n julkaisemat suositukset, Dublin Core, JHS 143 ja SFS-EN 82045. Kolmannessa jaksossa tarkastellaan teollisuuden dokumentoinnin ominaispiirteitä ja käyttötarkoitusta. Teollisuudessa on monia erilaisia järjestelmäympäristöjä tehtaan sisällä ja työssä kuvataan dokumenttienhallinnan integrointitarpeita muihin järjestelmiin. Viimeisessä jaksossa kuvaillaan erilaisia dokumentoinnin hallintaympäristöjä alkaen järeimmästä päästä tuotetiedon hallintajärjestelmistä siirtyen pienempiinsuunnittelujärjestelmiin ja lopuksi yleisiin dokumenttien hallintajärjestelmiin. Tässä osassa on myös luettelo ohjelmistotoimittajista. Työn tuloksena on laadittu valituista dokumenttityypeistä metatietokuvaukset kahden eri kuvaustavan (JHS 143 ja SFS-EN 82045) avulla ja on todettu molemmat kuvaustavat käyttökelpoisiksi sähköteknisen dokumentoinnin käsittelyyn.Nämä kuvaukset palvelevat asiakasta dokumenttienhallintaprojektin määrittelytyössä. Asiakkaalle on tehty myös vertailu sopivista järjestelmävaihtoehdoista hankintaa varten.

Informaation hallinta prosessiteollisuuden investointiprojektissa

Diplomityössä on tutkittu kohdeyrityksen, UPM-Kymmene Oyj Kymin tuotantoyksikön nykyisiä investointiprojektin tiedonhallinnan käytäntöjä. Nykytilan selvityksen ja haastatteluissa ilmenneiden tarpeiden perusteella on työssä esitelty uusi toimintamalli tulevia investointiprojekteja varten. Diplomityö perustuu aihepiirin kirjalliseen tarkasteluun ja yhteistyökumppaneiden haastatteluihin. Kirjallisuuden avulla on selvitetty dokumenttienhallinnan teoriaa ja tulevaisuuden näkymiä. Haastatteluilla on selvitetty Kymin tiedonhallinnan nykytilaa ja tulevia tarpeita. Haastatteluita on tehty Kymillä sisäisesti ja Kymin konsultti- ja laitetoimittajaosapuolten kanssa. Työssä käsitellään informaationhallintaa dokumenttienhallinnan ja erilaisten investointiprojektissa käsiteltävien dokumenttien pohjalta. Investointiprojektissa syntyvän talletettavan ja arkistoitavan dokumenttiaineiston lisäksi huomioidaan laitetietojen hallinta, mutta vain periaatteellisella tasolla. Investointiprojektin tiedonhallinnassa ehdotetaan siirryttävän perinteisestä eri projektiosapuolten keskinäisestä tiedonvaihdosta verkottuneeseen tiedonhallinnan malliin. Verkottuneessa tiedonhallinnassa toimitaan investointiprojektin osapuolten yhteisen tietovaraston avulla. Työn tuloksena syntynyt kohdeyrityksen toimintamalli koostuu useista eri osa-alueista, mikä mahdollistaa toimintamallin hyödyntämisen yksittäisiä osa-alueita kokonaisuudesta irrottamalla. Toimintamallia on mahdollista hyödyntää vastaavanlaisten tuotanto-laitosten investointiprojektien yhteydessä. Työssä toimintamallin käytännön sovellutus kohdeyrityksessä on esitetty käyttöönottoprojektina.

Järjestelmäintegroinnin vaatimukset dokumenttien hallinnan sovelluspalvelussa ja palvelualustan suunnittelu

Työssä on selvitetty soveltuvatko maailman johtavien ECM (Enterprise Content Management)-toimittajien järjestelmät palvelualustaksi dokumenttien hallinnan sovelluspalvelulle. Sovelluspalvelulla tarkoitetaan palvelutoimittajan (Application Service Provider, ASP) tiloissa toimivia sovelluksia, joita tarjotaan palveluna asiakkaille tietoverkon yli. Selvitystä varten työssä on kerätty tärkeimmät palvelualustaan kohdistuvat vaatimukset. Integrointivaatimusten tunnistaminen oli työn tärkein tavoite. Integroitavuuden lisäksi työssä on tutkittu sovelluspalvelumallista syntyviä erityisvaatimuksia. Vaatimusten keruu ja vaatimusten pohjalta tehty ominaisuuskartoitus ovat osa palvelualustan suunnittelua. Ominaisuuskartoituksessa vaatimuksista on laadittu laaja kyselylomake ja pyydetty valituilta toimittajilta siihen vastaukset. Saatuja vastauksia on peilattu asetettuihin vaatimuksiin. Tehtyjen havaintojen pohjalta on esitetty soveltuvuusarvio tutkittujen järjestelmien soveltuvuudesta tarpeita vastaavaksi sovelluspalvelualustaksi. Lopputuloksena on todettu, että useimpien järjestelmien soveltuvuus perustasolla on hyvä. Yksittäisiä selkeitä puutteita kuitenkin tunnistettiin. Integrointivaatimukset täyttyvät pääosin hyvin, mutta erityisesti tietoturvassa havaittiin puutteita.

Tietojärjestelmien dokumentointi

Yritystoiminnassa pätee nykyisin samat periaatteet kuin ennenkin. Ne yritykset, jotka pystyvät saamaan parhaan hyödyn irti resursseistaan ja kehittymään nopeimmin, pärjäävät parhaiten nykyajan nopeasti muuttuvissa olosuhteissa. Yritykset etsivät kuitenkin koko ajan uusia tapoja toimia tehokkaammin. 1990-luvulta lähtien on korostunut yritysten kilpaileminen tiedolla. Yritysten avuksi on luotu useita erilaisia tietojärjestelmiä asiakkuuksien, tuotteiden, raaka-aineiden, kuljetusten, prosessien, henkilöstön ym. hallintaan. Ikävä kyllä muutokset tietojärjestelmissä ovat usein niin nopeita, ettei kaikkia järjestelmiä ehditä kunnolla dokumentoida. Siitä johtuen tietojärjestelmien hallintaan jää suuria mustia aukkoja. Kun tietojärjestelmiä ei kyetä täysin hyödyntämään, yrityksen toimintatehokkuus heikkenee. Tässä työssä kerrotaan kuinka UPM-Kymmenen Voikkaan paperitehtaalla pyrittiin dokumentoimaan tehtaan olennaisimmat tietojärjestelmät. Mitä kaikkea piti ottaa huomioon dokumentointia suunniteltaessa? Miksi päädyttiin valittuun dokumenttienhallintaratkaisuun? Kerrotaan tarkoitusta varten innovoidusta Lotus Notes -sovelluksesta, jonka avulla voidaan keskitetysti hallita tehtaan tietojärjestelmädokumentteja. Kun dokumentoidaan tietojärjestelmät huolellisesti, it-osaston tehokas, järjestelmällinen ja luotettava toiminta varmistetaan kaikenlaisissa tilanteissa. Näin voidaan olla varmoja, että yrityksen liiketoiminnalle ei aiheudu haittaa tietohallinnon nopeasti muuttuvissa olosuhteissa.

Dokumenttien hallinta voimalaitosliiketoiminnassa

Diplomityön tavoitteena oli löytää voimalaitosprojektin dokumenttien hallinnan epäjatkuvuuskohdat, mikä ne aiheuttaa ja millä toimenpiteillä dokumenttien hallintaa voidaan parantaa. Tietojärjestelmien, tiedon ja dokumenttien hallinnan merkitys kasvaa yhä enenevässä määrin globaalissa verkostoliiketoiminnassa. Tieto on varastoituna voimalaitoksen suunnittelu-, rakentamis- sekä käyttö- ja ylläpitodokumenteissa. Dokumentit pitää pystyä jäljittämään tietojärjestelmistä ajasta ja paikasta riippumatta laitoksen koko elinkaaren ajan. Laitosdokumentaatiota hyödynnetään laitoksen käyttö- ja ylläpitotoimintojen, tuotekehityksen sekä uusien projektien lähtötietona. Haastatteluilla selvitettiin dokumentoinnin tilaa eräässä laajassa hajautetussa voimalaitosprojektissa. Haastattelujen tuloksia ja yrityksen sisäistä dokumentoinnin ohjeistusta vertaamalla havaittiin, että tiedon siirtoa myynniltä projektille tulee kehittää, samoin kuin dokumenttien tarkastus- ja hyväksymiskäytäntöjä. Dokumenttien käytettävyys edellyttää tietojärjestelmien integrointia ja metatietojen määrittelyä. Työn tuloksena on syntynyt karkean tason tietovirtakaavio sekä dokumentoinnin prosessikuvaukset parantamaan yrityksen ja sen alihankkijoiden välistä kommunikaatiota.

Teknisen tiedon tietovarastoanalyysi kunnossapidon ja suunnittelun tarpeisiin

Työn tavoitteena oli selvittää UPM-Kymmene Oyj Kaukaan tehtaalla käytettävän teknisen tiedon tietovarastoja, tiedon määrää ja laatua. Lisäksi työssä selvitetään tiedon kasvuvauhtia lähivuosina sekä sen dokumentointia ja dokumentoinnin kehitystä. Työssä keskityttiin tekniseen tietoon, mitä käyttää pääsääntöisesti kunnossapito, suunnittelu ja materiaalihallinto. Työn johdosta havaittiin, että tehtaalla käytetään huomattavia määriä henkilöstöresursseja tiedon etsimiseen ja sen päivittämiseen. Lisäksi huomattiin tehtaan teknisessä tiedossa olevan selkeitä päällekkäisyyksiä tiedon tallentamisen osalta, mikä aiheuttaa epävarmuutta tiedon validiutta arvioitaessa. Toimenpiteiksi ehdotettiin tietovarastojen systemaattista läpikäymistä siten, että tiedot luokiteltaisiin luotavalla asteikolla tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin kokonaisuuksiin. Kriteerinä voisi toimia esimerkiksi kriittisyys tuotantoon nähden.

Sähköverkkoyhtiön dokumenttien hallinta

Työssä on tutkittu sähköverkkoyhtiön dokumenttien hallintaa, pääosin keskittymällä käytännön dokumentoinnin tilaan ja sen kehittämiseen. Tutkimus perustuu kirjallisuuteen ja haastatteluihin. Kirjallisuuden avulla on selvitetty työn aihepiirin teoriaa. Haastattelujen avulla on kartoitettu dokumentoinnin nykytilaa ja siihen liittyviä ongelmia sekä alalla yleisesti käytössä olevia toimintatapoja. Työssä on käyty läpi dokumenttien hallinnan perusperiaatteet, menetelmät ja dokumentoinnin rooli sähköverkkoyhtiössä. Erityisesti huomiota on kiinnitetty Helsingin Energian HelenVerkko liiketoiminnon dokumentointiin selvittämällä nykytilaa sekä eri yksiköiden vastuualueita ja toimintatapoja. Myös sähköverkkoyhtiön palveluntuottajien roolia on pohdittu dokumentoinnin kannalta. Nykytilanselvityksen perusteella on koottu dokumenttiluettelo, josta ilmenee mitä dokumentteja HelenVerkossa on käytössä. Työssä on esitelty yleisellä tasolla dokumenttienhallintajärjestelmiin liittyviä toiminnallisuuksia sekä kuvattu muutamia referenssiympäristöjä järjestelmien käytöstä. Työn tuloksena on kuvattu sähköverkkoyhtiölle suositeltava dokumenttien hallinnan toimintatapa sekä kuvattu projektisuunnitelman muodossa, miten kyseisessä esimerkkitapauksessa nykytilasta päästään tavoitetilaan. Dokumenttienhallintaprojektin tavoitteena on kehittää HelenVerkon dokumenttien hallintaa toimivammaksi ja käyttöönottaa dokumenttienhallintajärjestelmä.

Dokumentinhallinta verkottuneessa teollisuusympäristössä

Dokumentinhallintajärjestelmien kehittyessä vuosi vuodelta voi yritykselle tulla aiheelli-seksi vaihtaa jo käytössä oleva dokumentinhallinjärjestelmä uuteen. Tällaisessa tilanteessa katsotaan uuden järjestelmän hyödyn olevan suurempi kuin dokumentinhallinjärjestelmän vaihdosta koituvat kustannukset. Myös yhtiön sisäisen rakenteen tai toimintamallien muu-tos voi aiheellistaa dokumentinhallintajärjestelmän vaihtoon. Suurimpia haasteita dokumentinhallijärjestelmästä toiseen siirtymisessä oli dokumentin mukana tulevien ominaisuuksien (attributes) muuntamisessa uuden dokumentinhallijärjes-telmän mukaisiksi. Ominaisuuksien muuttamisella optimoidaan hyötyä, jota dokumentin-hallintajärjestelmän vaihdosta saadaan. Tämä kuitenkin pidentää dokumentinhallijärjestel-mien siirtoaikaa. Jotta siirtoaikaa voitaisiin lyhentää, oli luotava muunnostaulukoita joiden mukaan teknisten dokumenttien ominaisuuksia muutetaan uuteen muotoon. Näitä muunnostaulukoita tulkit-sevat pääasiassa muunnokseen kehitetyt ohjelmat, mutta vaikeissa tapauksissa muunnok-sen joutuu hoitamaan ihminen. Siirron yhteydessä päätavoitteena on kuitenkin informaati-on säilyminen tai jopa sen kasvattaminen, vaikka se työtä hidastaisikin. Kasvavassa teollisuusyrityksessä teknisten dokumenttien versiointivauhti on kova ja koska dokumentteja versioi yleensä myös jokin ulkopuolinen taho, on dokumenttien liikenne suurta myös yrityksen dokumentinhallintajärjestelmän ulkopuolella. Dokumentit voivat liikkua joko kahden eri verkossa olevan dokumentinjärjestelmän välillä tai dokumenteilla voi olla jokin ulkoinen sijoituspaikka versioinnin aikana. Täten on yrityksen otettava huo-mioon myös dokumentinhallijärjestelmän ulkopuolinen dokumentinhallinta.

Tuotannon kehitysinvestointiprojektien läpivientimalli

Tämän diplomityön tarkoituksena oli tutkia ja etsiä kehityskohteita kohdeyrityksen kehitysinvestointiprojektien toimintamallissa. Diplomityön tavoitteena oli tutkia nykyistä investointikäytäntöä ja luoda eri linjastoissa tehtäville kehitysinvestointiesityksille edellytykset tukea yhteisesti yrityksen tulevia suhdannenäkymiä ja strategiaa. Työn tavoitteena oli myös pyrkiä välillisesti kasvattamaan investointiin sijoitettavan pääoman tuottoprosenttia pienentämällä kustannuksia huolellisen valmistelun keinoin jo investointiprojektin kehityksen alkuvaiheessa. Työkaluksi tähän todettiin olevan läpivientimalli. Tutkimusmenetelminä käytettiin kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia tiedonkeruumenenelmiä. Näistä ylemmän johdon ja keskijohdon haastattelut, sekä omat kokemukset yrityksen käytännöistä vuosilta 2004-2008 näyttelivät pääroolia. Työn tuotoksena laadittiin aiheeseen liittyvä ohjeistus ja läpivientimalli osaksi yrityksen laatujärjestelmää. Malli sijoitettiin template tyyppisesti dokumentinhallinnointiohjelmistoon. Työn tuloksena on esitetty kehitysinvestointiprojektien läpivientimalli siten, että se tukee yrityksen strategiaa kestävän kehityksen ympäröimänä. Työlle asetetut tavoitteet saavutettiin sille tarkoitetussa aikavälissä.

Tiedonhallinnan kehittäminen prosessikuvausten ja sähköisen dokumentoinnin avulla

Tämän diplomityön tavoitteena on selkeyttää apteekin ydinprosesseja mallintamalla prosessit ja tehostaa apteekin tiedonhallintaa sähköisen toimintajärjestelmän avulla. Ydinprosessien mallintaminen lisää apteekin työntekijöiden tietoisuutta prosessien oikeasta suoritustavasta. Dokumenttien sijoittaminen yhteen paikkaan helpottaa niiden löytymistä ja käytettävyyttä. Tässä työssä tutkittiin yhtä yritystä, joten tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Työn keskeinen sisältö rakentuu tiedonhallinnan, prosessijohtamisen sekä sähköisen toimintajärjestelmän teorioiden pohjalta. Teoriaa hyödynnetään käytännön tutkimuksessa, jossa kartoitetaan apteekin dokumentit ja kehitetään niiden organisointia. Työssä tunnistetaan ja mallinnetaan apteekin ydinprosessit sekä kerätään tietoa niiden ongelmakohdista. Apteekin ydinprosesseiksi tunnistettiin reseptiasiakkaan palvelu ja neuvonta, itsehoitoasiakkaan palvelu ja neuvonta, kotisairaanhoidon ja hoivakotien palvelu sekä tavaranhallinta. Apteekissa luodut dokumentit luokiteltiin toimintaohjeiksi, työohjeiksi, lomakkeiksi ja rekisteriselosteiksi. Työn tuloksena apteekin tiedonhallinta tehostui dokumenttien sähköistämisellä ja organisoinnilla toimintajärjestelmään. Ydinprosessien mallintaminen selkeytti apteekin ydinprosesseja sekä lisäsi työntekijöiden tietoisuutta prosessien oikeasta toimintatavasta.