Key success factors and process for IT project portfolio management

The importance of Information Technology (IT) in the business environment is continuously growing. This stimulates the increase of size, complexity and number of IT projects and raises the need for IT Project Portfolio Management (IT PPM). While being actively discussed for the last few decades, IT PPM has a short history of practical implementation. This creates inconsistency in the views of different authors and provides an opportunity for additional research. As a first step, this research explores the existing studies and brings together the views of different authors on IT PPM. As a result, a high-level IT PPM Process Cycle and a set of Key Success Factors for IT PPM are proposed. IT PPM Process Cycle gives an overview of the main elements of IT PPM process, while the set of Key Success Factors provides a number of factors that should be considered during the implementation. As a second step, both theoretical deliverables are empirically tested by a case study and a survey conducted in a big multinational company. The case study is used to analyze process framework of the studied company towards the developed IT PPM Process Cycle. Subsequently, a survey was conducted among subject matter experts of the same company to evaluate the importance and relevance of the proposed Key Success Factors. Finally, this thesis concludes with findings made during the case study and provides an empirically tested selection of factors to be taken into account. These two deliverables can be used by both academics and practitioners to close the gaps in existing literature and assist in IT PPM implementation.

Success Factors of an Enterprise Resource Planning System

Työn tarkoituksena oli tutkia yrityksen eri yksiköiden toiminnaohjausjärjestelmiä sekä verrata niiden menestystekijöitä Adelakunin malliin tietojärjestelmien laatuulottuvuuksista. Siinä järjestelmän kokonaislaatu jaetaan liiketoiminnalliseen, tekniseen ja käyttäjän kokemaan laatuun. Tulosten perusteella oli myös tavoitteena kehittää kyseisen toiminnanojausjärjestelmän kehittämistä varten malli onnistumistekijöiden keskinäisestä riippuvuudesta. Tutkittavista järjestelmistä ja niiden käytöstä kerättiin tietoja käyttöönottoprojektien dokumentaatiosta, haastatteluin, kyselylomakkein ja järjestelmäanalyysein. Sekä loppukäyttäjät että yritysjohto olivat kyselyjen ja haastattelujen kohderyhmänä. Saatuja tietoja arvioitiin Adelakunin kolmiulotteisen tietojärjestelmän laatutekijämallin mukaisesti ja keskeisiä menestystekijöitä etsittiin. Tutkituissa tapauksissa tietojärjestelmien menestyksen taustalta löytyi alan kirjallisuuden kanssa yhtäpitäviä tekijöitä. Myös Adelakunin laatu-ulottuvuusmalli osoittautui validiksi tutkituissa tapauksissa. Keskeisten menestystekijöiden välisistä vuorovaikutussuhteista rakennettiin malli, jota voidaan hyödyntää kyseisen järjestelmän jatkokehityksessä.

Success factors of customer and supplier master data system

Especially in global enterprises, key data is fragmented in multiple Enterprise Resource Planning (ERP) systems. Thus the data is inconsistent, fragmented and redundant across the various systems. Master Data Management (MDM) is a concept, which creates cross-references between customers, suppliers and business units, and enables corporate hierarchies and structures. The overall goal for MDM is the ability to create an enterprise-wide consistent data model, which enables analyzing and reporting customer and supplier data. The goal of the study was defining the properties and success factors of a master data system. The theoretical background was based on literature and the case consisted of enterprise specific needs and demands. The theoretical part presents the concept, background, and principles of MDM and then the phases of system planning and implementation project. Case consists of background, definition of as is situation, definition of project, evaluation criterions and concludes the key results of the thesis. In the end chapter Conclusions combines common principles with the results of the case. The case part ended up dividing important factors of the system in success factors, technical requirements and business benefits. To clarify the project and find funding for the project, business benefits have to be defined and the realization has to be monitored. The thesis found out six success factors for the MDM system: Well defined business case, data management and monitoring, data models and structures defined and maintained, customer and supplier data governance, delivery and quality, commitment, and continuous communication with business. Technical requirements emerged several times during the thesis and therefore those can’t be ignored in the project. Conclusions chapter goes through these factors on a general level. The success factors and technical requirements are related to the essentials of MDM: Governance, Action and Quality. This chapter could be used as guidance in a master data management project.

Success factors of commercial open source software projects

Open source and open source software development have been interesting phenomena during the past decade. Traditional business models do not apply with open source, where the actual product is free. However, it is possible to make business with open source, even successfully, but the question is: how? The aim of this study is to find the key factors of successfully making business out of commercial open source software development. The task is achieved by finding the factors that influence open source projects, finding the relation between those factors, and find out why some factors explain the success more than others. The literature review concentrates first on background of open innovation, open source and open source software. Then business models, critical success factors and success measures are examined. Based on existing literature a framework was created. The framework contains categorized success factors that influence software projects in general as well as open source software projects. The main categories of success factors in software business are divided into community management, technology management, project management and market management. In order to find out which of the factors based on the existing literature are the most critical, empirical research was done by conducting unstructured personal interviews. The main finding based on the interviews is that the critical success factors in open source software business do not differ from those in traditional software business or in fact from those in any other business. Some factors in the framework came out in the interviews that can be considered as key factors: establishing and communicating hierarchy (community management), localization (technology management), good license know-how and IPR management (project management), and effective market management (market management). The critical success factors according to the interviewees are not listed in the framework: low price, good product and good business model development.

The challenges and success factors of commercializing cleaner technologies

Cleaner technologies include products, services, technologies, processes and systems that in use create less environmental hazard than the existing alternatives. Rapidly growing cleantech sector possesses an essential competitive advantage in the future. However, no profound research has been conducted on the characteristics of cleaner technologies and their effect on the commercialization process. This thesis aims at synthesizing scattered information and creating a basis for accelerating cleaner technology commercialization in Finnish context. Two research questions are defined: 1. What are the key challenges and success factors in the commercialization of cleaner technologies based on the existing literature? 2. What kind of lessons can be learned from the Finnish success stories of cleantech commercialization? The research was conducted as a literature review and supported with three case interviews. The results suggest that literature-based challenges are mostly related to, for example, difficulty in gathering customer information, unrealistic customer expectations, lack of resources, networks and proper success indicators, legislation, and unstructured strategy planning stemming from company culture. Handling the barriers require, above all, open communication from all stakeholders, management commitment and accurate goal setting, government-driven funding and incentives, and cooperation with educational facilities. Finnish success cases emphasize especially customer attention: listening to customers and receiving feedback from them during the whole commercialization process to correct the errors early and save resources, visionary in fulfilling customer needs, ability to question company’s own business performance, not being afraid of making mistakes but learning from them, and continuously observing and evaluating the commercialization process.

Vendor Managed Inventory: the Critical Success Factors from the Manufacturer Point of View

Yritykset ovat pakotettuja erilaisiin yhteistyömuotoihin pärjätäkseen kiristyvässä kilpailussa. Yhteistyösuhteet kulkevat eri nimillä riippuen teollisuuden alasta ja siitä, missä kohtaa toimitusketjua ne toteutuvat, mutta periaatteessa kaikki pohjautuvat samaan ideaan kuin Vendor Managed Inventory (VMI); varastoon jakysyntään liittyvä tieto jaetaan toimitusketjun eri osapuolien kesken, jotta tuotanto, jakelu ja varastonhallinta olisi mahdollista optimoida. Vendor Managed Inventory on ideana yksinkertainen, mutta vaatii onnistuakseen paljon. Perusolettamus on, että toimittajan on kyettävä hallinnoimaan asiakkaan varastoa paremmin kuin asiakas itse. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista ilman riittävää yhteistyötä, oikeanlaista informaatiota tai sopivia tuoteominaisuuksia. Tämän työn tarkoitus on esitellä kriittiset menestystekijät valmistajan kannalta, kun näkyvyys todelliseen kysyntään on heikko ja kyseessäolevat tuotteet ovat ominaisuuksiltaan toimintamalliin huonosti soveltuvia. VMItoimintamallin soveltuvuus matkapuhelimia valmistavan yrityksen liiketoimintaan, sekä sen vaikutus asiakasyhteistyöhön, kannattavuuteen ja toiminnan tehostamiseen on myös tutkittu.

Motives, Challenges and Success Factors in the Business Partner Network

Tässä työssä käsitellään niitä motiiveja, haasteita ja menestystekijöitä, jotka vaikuttavat lisäarvoatuottavassa liiketoimintaverkostossa. Työssä on selvitetty sitä, miten partneriverkostot syntyvät sekä mitkä seikat vaikuttavat siihen jatkuuko yhteistyö vai ei. Motiiveja partneruuteen on tutkittu kirjallisuudesta sekä analysoimalla työssä esitettyä tapausta. Tässä työssä käydään keskustelua myös partneruuden elinkaaresta, jota ei ole käsitellyssä kirjallisuudessa tuotu esille. Työssä esitettyä tapausta arvioitiin lähettämällä siihen liittyneille henkilöille kysely. Kyselyiden lähettämisen jälkeen järjestettiin haastattelu kyselyyn vastanneiden kanssa. Lopputulokset perustuvat pitkälti haastateltujen henkilöiden kanssa käytyihin keskusteluihin. Kävi ilmi, että arvoa tuottavan partneriverkoston yksi tärkeimpiä tavoitteita on saavuttaa jatkuvuutta liiketoiminnallaan. Ainoastaan pitkäaikaisella partneruudella voidaan saavuttaa merkittäviä etuja markkinoilla. Siksi on tärkeätä, jo partnerin valinnassa, kiinnittää huomiota partneruuden jatkuvuuteen pitkällä tähtäimellä. Liiketoimintaverkostossa partneruudesta syntyvät tuotot ja niiden jakaminen on tärkein yksittäinen osaalue. Oleellista partneruuden jatkuvuudelle pitkällä tähtäimellä on jo partneria valittaessa se, että kyetään arvioimaan miten partneruudesta syntyvät tuotot jaetaan tasapuolisesti ja onko partneruudesta syntyvälle liiketoiminnalle jatkuvuutta. Jotta partneriverkostolle asetetut tavoitteet voitaisiin saavuttaa, on tärkeää suunnitella partneriverkoston hallintaa myös operatiivisella tasolla. Lisäksi tärkeää on jakaa verkostolle asetetut yhteiset tavoitteet organisaatioiden sisällä. Jos ylemmänja operatiivisen tason johdon yhteistyö on riittämätöntä, se vaikeuttaa oleellisesti asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Tiedon jakaminen aikaisessa vaiheessa sitouttaa eri sidosryhmät paremmin yhteisiin tavoitteisiin.

New Product Development (NPD) Success Factors: A Review of the Literature

This paper reviews the literature on managerially actionable new product development success factors and summarises the field in a classic managerial framework. Because of the varying quality, breadth and scope of the field, the review only contains post-1980 studies of tangible product development that are of a rigorous scientific standard. Success is interpreted as a commercial success. The field has gained insight into a broad set of factors that vary in scope, abstraction and context. Main areas that contribute to NPD success are top management support exhibited through resource allocation and communicating the strategic importance of NPD in the organisation. The right projects need to be selected for investment at the beginning of the process and should be aligned to the organisation's internal competencies and the external environment. The NPD process should use cross-functional teams and a competent project champions. Marketing research competency is crucial, as an understanding of the market, customers and competitors is repeatedly highlighted. Product launch competency was also consistently shown to be important. In terms of controlling the NPD process, strict project gates are required to maintain control.

Identifying Critical Business Success Factors of Paperboard Tray

Työn tavoitteena oli kartonkivuoan kriittisten menestystekijöiden ja kilpailuaseman selvittäminen jäähdytettyjen ruokatuotteiden markkinoilla Euroopassa. Kilpailija- ja tavoiteanalyysi suoritettiin kahden suomalaisen pakkaajan kesken. Pakkaajien haastattelut toteutettiin joko henkilökohtaisena tai sähköpostihaastatteluna. Muovi on yleisimmin käytetty jäähdytettyjen ruokatuotteiden pakkausmateriaali. Alumiinivuokien osuus on merkittävä erityisesti laatikkoruokien pakkauksena. Kartonkivuoille on kuitenkin havaittavissa selvää menestyspotentiaalia jäähdytettyjen ruokien pakkauksena. Kartonkivuokien hyvä imago ja edistyksellinen tuotekehitystyö mahdollistavat pakkaajien erityisvaatimuksien täyttämisen ja menestymisen markkinoilla. Kartonkivuoilla on useita ainutlaatuisia kilpailuetu- ja menestystekijöitä, kuten hyvä ulkonäkö ja painojälki. Suurin haaste on saada ruokatuotteiden pakkaajat tietoisiksi kartonkivuokien tuomista pakkausmahdollisuuksista.

Critical success factors of sales strategy in small and medium- sized ICT-companies

Tyon tavoitteena on selvittaa. mitka myyntistrategian ja siihen liittyvien muiden strategioiden kriittiset osat pienten ja keskisuurten ICT- yritysten toiminnassa. Tutkimusmenetelmana kaytettiin case- tutkimusta, jossa vertailtiin neljan pienen ja keskisuuren ohjelmisto talon toimintaa. Tutkimuksessa tunnistettiin nelja kriittista osa-aluetta, joiden hoitamiseen yritysten erityisesti tulisi kiinnittaa huomiota. Nama olivat: segmentointi ja kohdemarkkinoiden valinta, myyntikanavien valinta, myyntihenkiloston organisointi ja asiakassuuntautuneisuus, ja markkinointi tietojarjestelma. Tutkimus osoitti, etta yrityksen kasvaessa ja omistuksen eriytyessa toimivasta johdosta yrityksen strategia suunnittelusta tulee jarjestelmallisempaa.

Critical Success Factors in the Implementation of the Balanced Scorecard

Tutkielman tavoitteena on tunnistaa kriittiset menestystekijät balanced scorecardin käyttöönotossa. Tutkimus on luonteeltaan selittävä tapaustutkimus. Tutkimuksen haastatteluaineisto on kerätty suomalaisyrityksistä, jotka ovat ottaneet onnistuneesti balanced scorecardin käyttöön organisaatiossa. Yksi tapauksista osoittautui kuitenkin epäonnistuneeksi. Balanced scorecardin onnistuneeseen käyttöönottoon vaikuttaa usea eri tekijä. Tutkielmassa käyttöönottoon vaikuttavat menestystekijät on jaettu neljään eri ryhmään, jotka ovat tekijät liittyen organisaatioon, resursseihin, käyttöönottoprosessiin ja itse balanced scorecardiin. Viitekehys havainnollistaa kriittisten menestystekijöiden keskinäisiä suhteita. Johdon sitoutuminen, ajankäyttö sekä avoin kommunikaatio ovat eräitä keskeisiä menestystekijöitä balanced scorecardin käyttöönottoprosessissa. Lisäksi balanced scorecardin onnistuneeseen käyttöönottoon on kaksi perusedellytystä: organisaation strategian selkeys sekä ympäristön tuki prosessille.

Product Data Managemet as a Key Success Factor in After Sales Business

The objective of this master’s thesis is to define Larox´s Product Data present state and future development needs from after sales point of view. In particular the object was to investigate after sales needs, which data related to products need to be managed by using Product Data Management. Empirical material of thesis was collected mainly through interviews, benchmark visits, and personal experience. Among the interviewees were internal stakeholders who are closely related to the product process, as well as external stakeholders. Interviews revealed that each stakeholder group has deviating needs for product data management and that at present all the needs are not met to take the best possible way. The main requirement was availability of up-to-date information, which plays a key role in after sales business. At the end of study is concentrated to find development targets at Larox, especially from after sales point of view. In addition, consideration of how the product data management advantages can utilized in making internal processes more efficient. Development needs are collected together as project descriptions, whose headings are shown at the end of the study.

The success factors of the Danish energy service industry

The objective of the research was to understand the success factors of the Danish energy service industry. The research phenomenon was studied greatly but the aim was to examine it from the service logic point of view. The research was threefold and it examined the phenomena from the company, industrial and national levels. The purpose of the multi-level study was to understand all the success factors and to examine how they are combined together. First, the research problem was approached through the literature review. After that, the empirical part of the study was conducted as a case study and the data was collected by theme interviews. The collected data was analyzed through theoretical point of view and compared with earlier studies. This study shows that the most important success factor was the country, because it has affected to the other aspects of the success. Because the actors of the industry are linked together tightly, communication and common understanding of business is essential to the industry success. The new energy technologies do not produce directly added value for the customers. This has sifted energy business towards service business, and the customers have been included in the value creation process.

Success Factors of Accelerators

There is wide interest in new business creation especially in high-growth companies because of the transition from the industrial era to the information era. Previously traditional industry has been a major employer but now industrial employment is moving to countries that provide cheaper labor, and therefore Western countries are reaching for new solutions that could safeguard the current stage of economic wealth. High-growth companies are seen as one opportunity. The aim of this study is to clarify the success factors of accelerators. Acceleration is a relatively new phenomenon, which has its roots in the venture capital industry. Their fundamental goal is to create high-growth companies that have global market potential. Accelerators could be defined as venture-to-capital actors that bridge the competence and equity gaps of startups. The access to the knowledge and funding are the prerequisites of the existence of accelerator. This research was qualitative and based on 18 semi-structured or thematic interviews with 15 accelerators and topic related professionals from Finland, Estonia, Denmark, Germany, the UK and the US. The data was analyzed with a content analysis approach. The study revealed three fundamental preconditions for success. First, the deep business knowledge and access to relevant networks is a foundation and fundamental precondition. Second, the ability to transfer knowledge from the accelerator to startups has significant importance. And third, the dynamics of an accelerator organization can restrict the use of business knowledge. Moreover, the attraction of an accelerator and team selection are crucial issues for success.