Kokonaisvaltaisen toiminnanohjausratkaisun hankinta elintarvikealan yrityksessä

Tämä diplomityö käsittelee toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessia elintarvikealan yrityksessä. Tutkimuksen lähtökohtana toimivat nykyisessä toiminnanohjausmallissa havaittavat ongelmat sekä uudelle tietojärjestelmäratkaisulle asetetut vaatimukset. Tutkimuksessa keskitytään löytämään kohdeyrityksen vaatimukset täyttävä järjestelmäratkaisu sekä arvioimaan sen vaikutuksia kohdeyrityksen liiketoimintaan. Työn teoriaosuus käsittelee tietojärjestelmän hankintaa yrityksessä; hankinnan taustalla olevia syitä, sen eri vaiheita sekä tietojärjestelmäprojektin kilpailutusta. Lisäksi työssä käsitellään uuden tietojärjestelmän vaikutuksia yrityksen toimintaan. Tietojärjestelmän uusimisen lähtökohta on yrityksen tarve muuttaa nykyistä toimintatapaansa. Tämän tutkimuksen tuloksena kohdeyritykseen valittiin toiminnanohjausratkaisu, joka tukee parhaiten sen liiketoiminnallisia tavoitteita. Uusien työkalujen kautta toiminnanohjausjärjestelmä muuttaa merkittävästi kohdeyrityksen tapaa toimia, ja samalla vaikuttaa radikaalisti tiedon ja prosessien kulkuun yrityksen sisällä.

Liiketoimintastrategisten vaatimusten syntyminen ja niiden toteutumisen arviointi keskisuurten yritysten toiminnanohjausjärjestelmähankkeissa. Tapaustutkimus kolmesta teollisuusyrityksestä ja aineistolähtöinen teoria

Tietojärjestelmien strateginen kehittäminen on ollut niin liike-elämän kiinnostuksen kuin akateemisen tutkimuksenkin kohteena jo pitkään. Aihe on edelleen ajankohtainen, eikä ajankohtaisuus osoita laantumisen merkkejä. Valtaosa tutkimuksesta on kohdistunut suuryrityksiin ja jonkin verran pk-yrityksiin yhtenä ryhmänä. Tutkimus on kohdistunut aiheeseen tarkastelemalla onko tietojärjestelmien ja liiketoimintastrategian välillä yhteyttä, ja jos, onko sillä merkitystä yrityksen menestykselle. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli pureutua syvemmälle siihen tapaan, jolla yritys kytkee liiketoimintastrategiansa tietojärjestelmähankintaan. Kohdetietojärjestelmäksi tutkimuksessa valittiin toiminnanohjausjärjestelmät ja yrityskooksi keskisuuret yritykset. Toiminnanohjausjärjestelmän valintaa voidaan perustella sen kattavuudella yrityksen toiminnassa eri sidosryhmien suunnasta katsottaessa. Keskisuuret yritykset valittiin osittain sen vuoksi, koska niistä ei ole paljoakaan omaa tutkimusta, osittain sen vuoksi, että niiden luonne kehityspolun epäjatkumokohdassa haluttiin nostaa esille. Tutkimuksen empiirinen osa pohjautuu kolmeen tutkimustapaukseen, kolmen keskisuuren yrityksen toiminnanohjaushankkeeseen. Tapausyritysten liiketoiminta- ja ITjohtoa haastateltiin, ja lisäksi käytettiin kaikkea saataville ollutta kirjallista arkistoaineistoa. Tutkimuksen päämenetelmä oli Grounded Theory (GT). Tutkimustavassa ei, poiketen useista muista laadullisista tutkimustavoista, ole ennalta määrättyä viitekehystä, vaan tutkimus lähtee liikkeelle ns. puhtaalta pöydältä ilman esioletuksia luoden tutkimusprosessin kuluessa uutta teoriaa. Tutkimustavan etuna voidaan pitää ennakkoluulottomuutta. Aikaisemman tutkimuksen rooli tässä tutkimuksessa oli ensinnäkin kartoittaa tutkimusaluetta ja olla johdantona tutkimukselle, toisaalta tuloksia vertailtiin aikaisempaan tutkimukseen. Tutkimusaineisto analysoitiin tarkasti. Ensin aineisto käytiin läpi koodaamalla se aineistosta esille nousseiden käsitteiden alle. Seuraavaksi saatu tulos luokiteltiin aineistosta nousseisiin luokkiin sekä muodostettiin käsitteiden ja luokkien väliset yhteydet. Lopuksi muodostumassa oleva teoria konkretisoitiin 18 hypoteesin ja hypoteesit yhdistävän mallin avulla. Tutkimuksessa saatiin uutta tietoa siitä, miten vaatimusprosessi etenee ja miten keskisuuren yrityksen ominaispiirteet vaikuttavat vaatimusprosessiin. Lisäksi saatiin uutta tietoa siitä, mitkä ovat kriittisiä menestystekijöitä keskisuuren yrityksen toiminnanohjaushankkeessa. Keskisuuretyritykset näyttävät tämän tutkimuksen aineiston perusteella osaavan asettaa vaatimuksia toiminnanohjausjärjestelmälle liiketoimintastrategian, prosessikuvausten ja toiminnanohjausjärjestelmien tarjoamien mahdollisuuksien suunnista. Vaatimusten toteutumisenarviointi on keskisuurilla yrityksillä epäsystemaattista, kuten aikaisemmassa tutkimuksessa on todettu olevan myös suurilla yrityksillä. Resurssivaje vaikeuttaa toiminnanohjausjärjestelmän liiketoimintastrategisten vaatimusten toteutumista. Tutkimusaineiston perusteella voidaan päätellä, että keskisuurissa yrityksissä – huolimatta siitä, että niissä on olemassa prosessikuvaukset – ei ole varsinaista prosessiajattelua tai prosessijohtamista. Keskisuuret yritykset eivät tämän tutkimuksen aineiston perusteella näytä muodostavan poikkeusta, vaan mittariston käyttö on epäkypsää, eikä mittaristoa pystytä hyödyntämään tietojärjestelmähankkeen tukena. Tulosten pohjalta voidaan arvioida, että strategisen johtamisen komponentit ovat keskisuuressa yrityksessä toisistaan irrallisia. Vaikka toiminnanohjaushankkeen vaatimuksia asetettaessa liiketoimintastrategia on vahvasti mukana, jää vaatimuksenasettelu karkealle tasolle, eikä konkretisoidu prosesseihin ja mittarointiin. Sen seurauksena toiminnanohjausjärjestelmästä ei saada kaikkea sitä hyötyä ja tukea liiketoimintastrategialle, mikä olisi mahdollista. Tutkimuksessa tuli myös esille resurssi- ja osaamispuutteen haittavaikutuksia keskisuurten yritysten toiminnanohjaushankkeiden vaatimusprosessissa. Puutteet yhdistettynä hajallaan oleviin strategisen johtamisen komponentteihin muodostavat yhdessä vaikean lähtökohdan strategiselle toiminnanohjaushankkeelle.

Varasto- ja hankintamodulin kehittäminen toiminnanohjausjärjestelmään

Tässä diplomityössä tarkoituksena on kerätä yhteen toiminnanohjausjärjestelmän varasto- ja hankintamodulin kehittämisessä tarvittavaa teoriatietoa, sekä Nestix Oy:n asiakkaiden ja joidenkin muiden yritysten tarpeita kyseiselle ohjelmistolle. Teoria ja tarpeet yhdistetään karkeaksi ohjelmiston tarvemäärittelyksi, jonka perusteella Nestix Oy toteuttaa uudet modulit toiminnanohjausjärjestelmäänsä. Tutkimuksissa havaittiin, että yrityksillä on hyvin samankaltaisia tarpeita varastojen ja hankintojen hallintaan. Varastoinnin ja hankinnan prosessit poikkeavat hyvin vähän yritysten välillä. Samoja perinteisiä logistiikan perustyökaluja käytetään miltei kaikissa yrityksissä. Tulevaisuuden houkuttelevimpana kehitysalueena voidaan pitää ohjelmistojen internet-pohjaisuutta, joka mahdollistaa ohjelmiston käyttämisen mistäpäin maailmaa tahansa ilman erillisiä ohjelmistoasennuksia. Tutkimuksen jälkeen Nestix-ohjelmistoperheeseen toteutettiin integroidut hankinnan sekä varastoinnin modulit. Ohjelmaa on kehitetty tutkimuksen tekemisen jälkeen eteenpäin ja sitä on myyty useaan Euroopan maahan osana Nestix toiminnanohjausjärjestelmää.

ASP-palvelut tuotanto- ja teollisuusyrityksille

Tämä kandidaatintyö käsittelee sovellusvuokrausta sekä tuotanto- ja teollisuusyrityksille suunnattuja sähköisiä palveluita, joita on mahdollista hankkia myös ASP-mallin mukaisesti. Sovellusvuokraus tarkoittaa toimintamallia, jossa asiakas käyttää ohjelmistoja tietoverkon välityksellä palveluntarjoajan palvelimilla. Käytöstä maksetaan vuokrahinnoittelun mukaan. Työssä käydään läpi sovellusvuokraus, sen hyödyt, riskit, käyttöönotto sekä sovellusvuokraussopi-muksen sisältö. Tuotanto- ja teollisuusyrityksille suunnattuja sähköisiä palveluita ovat yrityksen toiminnan ohjaukseen liittyvät järjestelmät kuten toimitusketjun hallinta, toiminnanohjausjärjestelmä, valmistuksen ohjaus, asiakkuuden hallinta, tuotetiedon hallinta ja henkilöstöjohtaminen. ASP-palveluna voidaan myös toteuttaa sähköisiä kauppapaikkoja. Kolme case-esimerkkiä valottavat palveluiden toimintaa käytännössä. Työn tuloksena todetaan, että sovellusvuokrauspalveluiden tarjonta sekä myös käyttö on lisääntynyt huimasti. Tuotanto- ja teollisuusyrityksille suunnatuista sähköisistä palveluista suurinta osaa on mahdollista saada myös ASP-mallin mukaisesti. Sovellusvuokraus on varteenotettava vaihtoehto uusittaessa tuotanto- tai teollisuusyritysten tietojärjestelmiä, mutta myös riskit tulee arvioida tarkkaan.

Toiminnanohjausjärjestelmät pk-yrityksissä

Tämä työ on aikaisempaan tutkimukseen ja kirjallisuuteen perustuva analyyttinen kandidaatintutkielma. Työn tavoitteena on selvittää toiminnanohjausjärjestelmien nykytilaa pk-yrityksissä. Päätavoitteena on selvittää syitä siihen miksi ja minkälaisia paineita pk-yritykset kohtaavat toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotossa, joka selvittää perusteita ERP-järjestelmien käyttöönotolle. Työ on rajattu siten että tarkastelussa on pk-yritykset ja niiden haasteet, ongelmat koskien toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoa ja hankintaa. Pk-yritysten toiminnanohjausjärjestelmien käyttö ei liity niinkään strategisten hyötyjen saamiseen vaan päivittäisten prosessien tarkkailuun ja ylläpitoon. Perimmäinen syy järjestelmän hankkimiseen ei silti ole aivan selvä. Tutkimukset ovat osoittaneet, etteivät hankinnan pääsyyt välttämättä ole sisäisiä vaan ulkoinen tarve kuten toimittajien tai asiakkaiden kanssa verkostoituminen. Pk-yritysten kasvaessa toiminnanohjausjärjestelmän hankintakin luonnollisesti tulee entistä tärkeämmäksi. Eräs varteenotettava ratkaisu pk-yrityksen näkökulmasta on toiminnanohjauksen ulkoistaminen ASP-yritykselle. Tällöin implementointi ja ylläpito eivät vaadi yritykseltä valtavia resursseja, vaan ASP vastaa järjestelmän toiminnasta, päivityksestä sekä jakaa osan yrityksen riskistä. Vaikka ulkoistaminen saattaa vaikuttaa yrityksestä valtavalta riskiltä, koska kaikki tärkeät tiedot ovat kolmannen osapuolen hallussa, on tutkimuksissa kuitenkin tullut ilmi että ASP-yritysten tietoturvan ja luotettavuus on varsin kiitettävällä tasolla.

Supporting Solution Business with an Integrated Enterprise System

Some of the world’s leading companies now compete by providing integrated solutions to identify and solve each customer’s business problem by providing services to design, integrate, operate and finance a product or system during its life cycle. At the same time, because of the requirements of new global economy, companies are implementing new integrated ERP systems. The objective of this thesis was to define how solution offering can be implemented in the integrated ERP system so that it is possible to sell, deliver and maintain solution offering with the new enterprise applications. The research was conducted as a qualitative case study research consisting of literature review, theme-interviews and an analysis phase. For a start this study introduces new insight for combining solution business, offering modeling and modern ERP system theories. The results of this research illustrate the limitations of an integrated ERP system to support solution business and show the need to develop a commercial product model in order to improve the combination of solution offering and IT systems.

Hankintaprosessin tehostaminen tietojärjestelmien avulla

Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää miten hankintaprosessia voidaan tehostaa tietojärjestelmien avulla. Toiminnan tehostaminen vaatii yleensä tietojärjestelmien uusimista, joten tavoitteena oli myös selvittää mitä seikkoja pitää ottaa huomioon tietojärjestelmähankintaa suunniteltaessa ja tehtäessä vaatimusmäärittelyä. Tutkielma toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jossa aineisto kerättiin haastatteluiden ja havainnoinnin avulla. Tapaukseksi valittiin kohdeyrityksen osto-osasto ja sen hankintaprosessi. Kohdeyrityksessä tietojärjestelmien uusimisen avulla pystyttäisiin tehostamaan etenkin tiedon hallintaa. Nykyisissä järjestelmissä tiedot ovat hajallaan eri paikoissa ja tarvittavien tietojen hakuun kuluu ylimääräistä aikaa. Kohdeyrityksen hankintaprosessia tehostavia tietojärjestelmiä ovat ennustamiseen, raportointiin, tilausperusteiseen ostotyöhön, laskutukseen ja painatusmateriaalien sähköiseen hallintaan liittyvät järjestelmät. Myös paremmin hankintatoimen tarpeet huomioiva toiminnanohjausjärjestelmä tehostaisi hankintaprosessia.

Implementation and Integration of New Baggage Logistic Centre at HelsinkiVantaa Airport

This thesis deals with improving international airport baggage supply chain management (SCM) by means of information technology and new baggage handling system. This study aims to focus on supply chain visibility in practice and to suggest different ways to improve the supply chain performance through information sharing. The objective is also to define how radio frequency identification (RFID) and enterprise resource planning (ERP) can make processes more transparent. In order to get full benefits from processes, effective business process management and monitoring as well as the key performance indicators must be defined, implemented and visualized through e.g. dashboard views for different roles. As an outcome of the research the need for the use of information technology systems and more advanced technologies, e.g. RFID in the supply chain management is evident. Sophisticated ERP is crucial in boosting SCM business processes and profitability. This would be beneficial for dynamic decision making as well in the airport and airline supply chain management. In the long term, economic aspects support the actions I have suggested in order to make production more flexible in reacting to quick changes.

Analyzing the cost-efficiency and performance of a payroll department by benchmarking

Tämän diplomityön tavoitteena oli analysoida Stora Enson palkkakeskuksen ja sen henkilöstöhallinnon järjestelmän, SAP HR:n, kustannustehokkuutta ja suorituskykyä. Tutkimuksessa käytettiin apuna benchmarkingia. Viisi suurta suomalaisyritystä osallistui benchmarkingiin. Benchmarkingin pääkohteena oli yritysten välinen kustannusvertailu. Kyselyssä perehdyttiin myös yritysten järjestelmien suorituskykyyn. Tuloksien perusteella Stora Enson palkkakeskus tarjoaa kustannustehokkaan ja kilpailukykyisen ratkaisun, joka menestyy hyvin vertailussa muihin suomalaisiin yrityksiin.

Evaluating End-User Training Effectiveness in ERP System Implementation

Today’s business world demands more and more internal and external integration and transparency among companies at all fields. Integrated ERP (enterprise resource planning) systems offer a possibility to improve business practices and procedures by providing a unified view on the business including all functions and departments. Due to the obvious benefits, the popularity of integrated ERP systems keeps growing. The implementation of ERP systems has however proven risky. The implementation projects tend to be long, extensive, and costly – and often they end up in a failure. Due to the significant task and role changes ERP implementation brings to almost everybody in the company, training has been identified as one of the most critical success factors of an ERP implementation. To ensure that the training is conducted in the most effective and successful manner, the training outcomes should be evaluated. So far, training evaluation has however gained only limited attention at most companies investing in different training programs. Uponor corporation has initiated a large ERP implementation and process harmonization program in 2004. Thousands of end-users have been trained during this project so far, and the work still continues until the project is completed in 2010. In this thesis, the evaluation of end-user training in Uponor’s ERP program is brought further from the current state of performing the basic participant satisfaction survey in the end of each class. The results show that in order to reach reliable training effectiveness evaluation results, not only the reaction towards training but also transfer of skills and attitudes and the final results of the training program should be evaluated.

Toiminnanohjausjärjestelmän laajentaminen tuotannonohjaukseen

Diplomityössä perehdytään rakennustuotteita valmistavan teollisuusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmän laajentamiseen tuotannonohjaukseen. Järjestelmä on tällä hetkel-lä valjastettu vain hallinnolliseen käyttöön, eli tarjouspyyntöjen ja myyntitilauksien kirjaamiseen, laskutukseen ja reskontraan. Järjestelmän laajentamista tuotantoon puoltaa hankalasti ennustettavat toimitusajat ja kapasiteetin käyttöasteen hahmotettavuus. Laajentaminen on määrä toteuttaa vaiheittain, ensimmäisenä yrityksen suurimman liikevaihdon tekevällä osastolla. Diplomityön ensimmäinen tavoite oli selvittää teoriaosuuden avulla toiminnanohjausjärjestelmään liittyvät keskeiset asiat, joiden pohjalta laajentamista alettiin suunnitella. Lisäksi selvitettiin toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottojen epäonnistumisiin johtaneita syitä. Suurimmiksi syiksi on havaittu epärealistiset odotukset, projektin jättäminen vain atk-osaston huoleksi sekä johdon tuen puuttu-minen. Toisessa vaiheessa tavoitteena oli laatia suunnitelma, jonka perusteella laajentaminen on tarkoitus tehdä yrityksen ensimmäisellä käyttöönotto-osastolla. Tärkeimmät huomioitavat seikat ovat kuormitusryhmien suunnittelu, kuormitusryhmien sisäiset kuormituspisteet ja tuotteiden valmistusrakenteen järkevä määrittäminen toiminnanohjausjärjestelmään. Case-yrityksessä huomioitavaa oli myös työajanseurantalaitteiston hankinta, joka palvelee samalla toiminnanohjausjärjestelmää työmääräinten kuittaamisessa integroinnin jälkeen. Kolmas vaihe oli tehdä työn perusteella suositukset jatkotoimenpiteille. Järjestelmän toimiessa suunnitellusti ensimmäisellä osastolla, aletaan projektia viedä muille osastoille. Lisäksi suositellaan toiminnanohjausjärjestelmän laajentamista varastoihin sekä ostoihin, jotta materiaalinkulutuksesta saadaan mahdollisimman paljon tietoa.

Improving and User Interface to E-Procurement Software Used in Asset Accounting and Investigating Effects to Efficiency

This diploma thesis has been done to international organization which takes care from the accounting actions of two major companies. In this organization are used three different purchasing tools which are used when new asset master data is wanted to input to SAP R/3- system. The aim of this thesis is to find out how much changing the user interface of one of these three e-procurement programs will affect to overall efficiency in asset accounting. As an addition will be introduced project framework which can be used in future projects and which help to avoid certain steps in the development process. At the moment data needs to be inputted manually with many useless mouse clicks and data needs to be searched from many various resources which slow down the process. Other organization has better tools at the moment than the myOrders system which is under investigation Research was started by exploring the main improvement areas. After this possible defects were traced. Suggested improvements were thought by exploring literature which has been written from usability design and research. Meanwhile also directional calculations from the benefits of the project were done alongside with the analysis of the possible risks and threats. After this NSN IT approved the changes which they thought was acceptable. The next step was to program them into tool and test them before releasing to production environment. The calculations were made also from implemented improvements and compared them to planned ones From whole project was made a framework which can be utilized also to other similar projects. The complete calculation was not possible because of time schedule of the project. Important observation in the project was that efficiency is not improved not only by changing the GUI but also improving processes without any programming. Feedback from end user should be also listened more in development process. End-user is after all the one who knows the best how the program should look like.

Comparing service contract prices of outsourcing partner

The main objective of this Master’s thesis is to find out which one of the two pricing models is the most cost-effective. In this thesis there are two companies that have made an outsourcing contract, in which they have a possibility to choose between two different pricing models. The first model is so called FTE (Full Time Employee) -based. The total cost will be based on the amount of outsourced person-workyears. The second pricing model is the transaction-based, in which the price will be formed according to the amount of transactions. Changing the pricing model from FTE-based to the transaction-based will also incur other costs. It is very important that these other costs are also taken into consideration, so that it is possible to determine the total costs of the pricing models. These other costs are direct costs, indirect costs and performance related costs of outsourcing. Activity based-costing (ABC) was used in order to find out the trues indirect costs of the outsourced processes. Performance related costs are related to quality, so Pareto-analysis was used to analyse the costs. Based on all of that, a framework for service related cost analysis was developed. Quality costs were almost impossible to quantify, so quality had to be taken into consideration in a qualitative way. Furthermore, considering only the indirect and direct costs in a quantitative way and quality costs in a qualitative way, it was possible to find a conditional solution for the research question.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton onnistuminen ja siihen vaikuttavat tekijät Pyrollsack Oy:ssä

Tämä diplomityö käsittelee toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ja käyttöönoton kriittisten menestystekijöiden toteutumista. Työn tavoitteena oli tutkia kirjallisuudessa esiintyviä käyttöönoton kriittisiä menestystekijöitä ja verrata niitä Pyrollsack Oy:n käyttöönottoprosessista saatuihin kokemuksiin. Tuloksena voidaan havaita menestystekijät sekä esittää parannusehdotuksia havaittuihin heikkouksiin. Käyttöönottoprojektissa vahvuuksina nähtiin huolellinen valmistautuminen projektiin, uuden toiminnanohjausjärjestelmän strategisen merkityksen ymmärtäminen, nopea päätöksenteko sekä operatiivisen käyttöönoton ajoitus ja vaiheistus. Heikkouksina nähtiin liiallinen viive suunnittelun ja toteutuksen välillä, riittämättömät henkilöresurssit, ohjausryhmän toimimattomuus, viestintä, muutosjohtaminen, puutteellinen tietojen konversio, koulutus sekä toimittajan puutteellinen ymmärrys tehdystä vaatimusmäärittelystä. Käyttöönotto tulisi nähdä laajana projektina, joka koskee koko organisaatiota. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä erityistä huomiota tulee kiinnittää henkilöresurssien riittävyyteen. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä saattaa aiheuttaa hetkellisen taantuman toiminnan sujuvuudessa. Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt toiminnalle ovat vaikeasti mitattavissa ja usein positiiviset vaikutukset havaitaan vasta vuosien päästä.

Toiminnanohjausjärjestelmän implementointiprosessin ongelmat

Työn tavoitteena on kirjallisuutta tutkien etsiä toiminnanohjausjärjestelmän implementointiprosessissa esiintyviä ongelmia ja niiden ratkaisuja. Löydetyt ongelmat liittyvät suurelta osin yrityksen johtoon, projektipäällikköön ja -ryhmään, ohjelmistoon sekä loppukäyttäjiin. Suurimmat ongelmat koskevat muutoskäyttäytymistä, projektin johtamista eri muodoissa, ohjelmiston valintaa sekä työntekijöiden kouluttamista. Työn sisältönä on kirjallisuuskatsaus ongelmista ja menestystekijöistä implementointiprosessissa sekä erilaisten ratkaisu- ja toimintamallien esittäminen ongelmien ratkaisemiseksi. Lopputuloksena on opas, jonka avulla implementointiprosessi voidaan viedä menestyksekkäästi loppuun asti.