Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton onnistuminen ja siihen vaikuttavat tekijät Pyrollsack Oy:ssä

Tämä diplomityö käsittelee toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ja käyttöönoton kriittisten menestystekijöiden toteutumista. Työn tavoitteena oli tutkia kirjallisuudessa esiintyviä käyttöönoton kriittisiä menestystekijöitä ja verrata niitä Pyrollsack Oy:n käyttöönottoprosessista saatuihin kokemuksiin. Tuloksena voidaan havaita menestystekijät sekä esittää parannusehdotuksia havaittuihin heikkouksiin. Käyttöönottoprojektissa vahvuuksina nähtiin huolellinen valmistautuminen projektiin, uuden toiminnanohjausjärjestelmän strategisen merkityksen ymmärtäminen, nopea päätöksenteko sekä operatiivisen käyttöönoton ajoitus ja vaiheistus. Heikkouksina nähtiin liiallinen viive suunnittelun ja toteutuksen välillä, riittämättömät henkilöresurssit, ohjausryhmän toimimattomuus, viestintä, muutosjohtaminen, puutteellinen tietojen konversio, koulutus sekä toimittajan puutteellinen ymmärrys tehdystä vaatimusmäärittelystä. Käyttöönotto tulisi nähdä laajana projektina, joka koskee koko organisaatiota. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä erityistä huomiota tulee kiinnittää henkilöresurssien riittävyyteen. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä saattaa aiheuttaa hetkellisen taantuman toiminnan sujuvuudessa. Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt toiminnalle ovat vaikeasti mitattavissa ja usein positiiviset vaikutukset havaitaan vasta vuosien päästä.

This thesis is a case study of an ERP implementation and it´s critical success factors. The purpose of this thesis was to examine literature to gather the critical success factors of ERP implementations in general and to compare them with experiences from the ERP implementation in Pyrollsack Oy in practise. As a result the weaknesses and improvement areas of the implementation in Pyrollsack were presented and compared to academic research. The following strengths were identified in the implementation: careful preparation to the project, understanding of strategic goals, quick decision making and implementation strategy and timeframe. The following weaknesses were identified in the implementation: long lead time between planning and implementation of the ERP system, lack of qualified implementation personnel, challenges within the steering committee of the project, inadequate communication, ineffective change management process, lack of training, data migration and conversion, and unclear requirements specifications. ERP implementation is a far-reaching project which influences the whole organisation. In small and mid sized companies the availability of qualified implementation personnel should be assured. The implementation of a new business system may cause some inefficiencies in operations in the beginning of it´s lifecycle. The benefits of an ERP system are often hard to measure and many times positive effects can only be shown a few years after go live.