Development of e-Service tools for customer services and processes, Case: KONE Oyj Finland

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää miten kehittää yrityksen nykyistä e-palvelujärjestelmää, Internet -teknologiaan perustuvaa sähköisiä kommunikaatio- ja tiedonjakojärjestelmää, yrityksen business-to-business asiakkuuksien johtamisessa. Tavoitteena oli myös luoda ehdotukset uusista e-palvelusopimusmalleista. Tutkimuksen teoriaosuudessa pyrittiin kehittämään aikaisempiin tutkimuksiin, tietokirjallisuuteen ja asiantuntijoihin perustuva viitekehysmalli. Empiirisessä osassa tutkimuksen tavoitteisiin pyrittiin haastattelemalla yrityksen asiakkaita ja henkilöstöä, sekä tarkastelemalla asiakaskontaktien nykyistä tilaa ja kehittymistä. Näiden tietojen perusteella selvitettiin e-palvelun käyttäjien tarpeita, profiilia ja valmiuksia palvelun käyttöön sekä palvelun nykyistä houkuttelevuutta. Tutkimuksen teoriaosan lähdeaineistona käytettiin kirjallisuutta, artikkeleita ja tilastoja asiakashallinnasta sekä e-palveluiden, erityisesti Internet ja verkkopalveluiden markkinoinnista, nykytilasta sekä palveluiden kehittämisestä. Lisäksi tutkittiin kirjallisuutta arvoverkostoanalyysistä, asiakkaan arvosta, informaatioteknologiasta, palvelun laadusta ja asiakastyytyväisyydestä. Tutkimuksen empiirinen osa perustuu yrityksen henkilöstöltä sekä asiakkailta haastatteluissa kerättyihin tietoihin, yrityksen ennalta keräämiin materiaaleihin sekä Taloustutkimuksen keräämiin tietoihin. Tutkimuksessa käytettiin case -menetelmää, joka oli yhdistelmä sekä kvalitatiivista että kvantitatiivista tutkimusta. Casen tarkoituksena oli testata mallin paikkansapitävyyttä ja käyttökelpoisuutta, sekä selvittää onko olemassa vielä muita tekijöitä, jotka vaikuttavat asiakkaan saamaan arvoon. Kvalitatiivinen aineisto perustuu teemahaastattelumenetelmää soveltaen haastateltuihin asiakkaisiin ja yrityksen työntekijöihin. Kvantitatiivinen tutkimus perustuu Taloustutkimuksen tutkimukseen ja yrityksen asiakaskontakteista kerättyyn tietoon. Haastatteluiden perusteella e-palvelut nähtiin hyödyllisinä ja tulevaisuudessa erittäin tärkeinä. E-palvelut nähdään yhtenä tärkeänä kanavana, perinteisten kanavien rinnalla, tehostaa business-to-business -asiakkuuksien johtamista. Tutkimuksen antamien tulosten mukaan asiakkaiden palveluun liittyvän tieto-, taito-, tarpeellisuus- ja kiinnostavuustasojen vaihtelevaisuus osoittaa selvän tarpeen eritasoisille e-palvelupaketti ratkaisuille. Tuloksista muodostettu ratkaisuehdotus käsittää neljän eri e-palvelupaketin rakentamisen asiakkaiden eri tarpeita mukaillen.

Innovation Processes: Case M-real

Tässä työssä on tutkittu innovaatiota kirjallisuudessa ja M-realissa. Tekninen kehitys johtuu innovaatioista. Innovaatio on luonteeltaan epävarmaa, polkusidonnaista ja sisältää eri teknologioita. Innovaation vaikutukset ulottuvat usein myös asiakkaisiin ja toimittajiin. Yrityksen eri funktioita ja hierarkiatasoja tarvitaan kaupallistamaan uusi idea tai keksintö. Dynaamiset kyvykkyydet erottavat muutokset ympäristöstä ja niitä tarvitaan innovaatioiden toteuttamisessa. Yrityksen ympäristö muuttuu ja joustavuutta tarvitaan projektien toteuttamisessa. Reaalioptiot tarjoavat joustavuutta projektien toteuttamisessa. M-realissa on vahva tekninen osaaminen, mutta asiakkaat ovat jääneet vähälle huomiolle innovaatioprosessissa. Innovaatiota ei myöskään ajateltu koko yrityksen tehtävänä. Tästä johtuu osittain vaikeudet saada ekstravoittoja. Paino M-realissa on kehittää palveluinnovaatioita.

Onnistunut yritysosto - henkilöstö- ja kulttuurinäkökohdat

Useat ”uuden” talouden piirteet, kuten ympäristön ennustamattomuus, globalisaatio, vapaa kauppa ja teknologian leviäminen, ovat lisänneet organisaatioiden muutospaineita. Yritysostoista on tullut resurssien ja markkinavoiman hankkimistyökalu, jonka avulla yritykset voivat kohdata ympäristön niille asettamat haasteet sekä hyödyntää markkinoiden tarjoamat mahdollisuudet. Yritysostojen onnistumisprosentit ovat kuitenkin olleet alhaiset, mahdollisesti siitä syystä, että yritysostoissa on keskitytty taloudellisiin ja oikeudellisiin asioihin henkilöstöprosessien kustannuksella. Tästä syystä henkilöstöjohtamista ja erityisesti integraatiojohtamista on enenevässä määrin pidetty tärkeänä yritysostojen onnistumisen kannalta. Tässä tutkimuksessa tarkasteltiin yritysostojen vaikutuksia yritysten henkilöstöön ja yrityskulttuureihin. Tutkimuksessa verrattiin kolmen eri yrityksen kohdalla suoritettuja yritysostoprojekteja, ja niissä esiin tulleita ongelmakohtia. Vertailut osoittivat yritysostojen merkitsevän henkilöstölle suurta epävarmuutta, jota voitiin vähentää muun muassa toimivalla sisäisellä viestinnällä ja suunnitelmallisella muutosjohtamisella. Suurimmiksi ongelmiksi koettiin ostokohteen maantieteellinen etäisyys ostavasta yrityksestä, pienen ja ison yrityksen kulttuurien yhteensovittaminen sekä henkilöstön huomiointi yritysostotilanteessa ja sen jälkeen.

Adoption of an E-service Innovation and its Effects on Customer Service Processes in Forest Industry

Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää miten asiakkaille suunnattu Internet –pohjainen palvelu muuttaa asiakaspalvelua metsäteollisuudessa, ja mitkä tekijät vaikuttavat tällaisen palvelun omaksumiseen. Tutkimuksesta ilmenee että muutokset asiakaspalvelussa ovat olleet asiakkaiden mielestä pääasiassa positiivisia. Selvisi, että uuden sovelluksen laatuun ollaan tyytyväisiä, mutta että kaikki asiakkaat eivät pidä sen etuja huomattavina verrattuna vanhoihin toimintatapoihin. Esimerkkiyrityksen oma henkilöstö ei keskimäärin koe sovellusta kovin hyödylliseksi oman työnsä kannalta. Jotta sovelluksen käyttöä ja mahdollisia hyötyjä esimerkkiyritykselle saataisiin lisättyä, on sovellukseen tehtävien parannusten lisäksi panostettava tehokkaampaan kommunikointiin ja lisäkoulutukseen asiakkaille. Lisäksi on löydettävä keinoja, joiden avulla asiakkaat kokisivat sovelluksen käytön itselleen edullisemmaksi kuin pitäytymisen vanhoissa toimintatavoissa. Edellä mainitun saavuttaminen edellyttää esimerkkiyrityksen asiakaspalvelu-henkilöstön ja operatiivisen johdon sitoutumista sovelluksen aktiiviseen markkinointiin asiakkaiden suuntaan. Tutkimuksen aineisto kerättiin haastatteluilla ja asiakkaille suunnatulla kyselylomakkeella käyttäen pääasiassa kvalitatiivisia menetelmiä. Haastatteluja tehtiin kahdessa esimerkkiyrityksen yksikössä, kolmessa myyntikonttorissa sekä kahden asiakasyrityksen yhteensä neljässä eri yksikössä. Kyselylomake lähetettiin 215 asiakaskäyttäjälle, joista 30 palautti lomakkeen. Palautusprosentiksi tuli 14.

Virtuaalinen hankinta ja varastonhallinta metsäteollisuuden palveluyrityksessä

Tutkimuksen tavoitteena oli tarkastella virtuaalisen hankinnan ja varastonhallinnan mahdollisuuksia metsäteollisuuden palveluyrityksessä, jolla on toimipisteitä usealla paikkakunnalla. Virtuaalisella hankinnalla ja varastonhallinnalla tarkoitetaan tässä työssä fyysisestä paikasta riippumatonta hankintatoimintaa ja varastonhallintaa. Tutkimus on kvalitatiivinen tapaustutkimus. Tutkimuksessa selvitettiin organisoinnin teorian avulla, millaisia mahdollisuuksia tai ongelmia voi ilmetä, mikäli hankinta ja varastojen hallinta suoritetaan toiselta paikkakunnalta. Tutkimuksen teoriaosa käsitteli hankintatoiminnan organisointia ja keskittämisen ja hajauttamisen valintaa sekä yhteishankintaa. Lisäksi käsiteltiin hankinnassa käytettävää informaatioteknologiaa ja erityisesti toiminnanohjausjärjestelmiä, joiden avulla virtuaalinen hankinta on mahdollista. Empiirisessä osuudessa selvitettiin yrityksen hankintaorganisaatiota ja työnjakoa sekä hankinnan ja varastoinnin prosesseja paikkakunnittain. Tutkimuksen tuloksena saatiin selville, että täydellisen hankintojen keskittämisen sijaan, yritykselle parempi vaihtoehto on hankintojen keskitetty koordinointi.

Globaalin hankintastrategian komponentit, case: Joptek Oy Composites

Viimeiset vuosikymmenet ovat olleet voimakasta kansainvälistymisen aikaa liiketoiminnassa, jonka myötä globaalista hankinnasta on tullut yhä enenevässä määrin hyvin merkittävä osa yritysten hankintastrategiaa. Kansainvälisten hankintapäätösten tekeminen vaatii yritykseltä kansainvälistymisen asteesta riippuen taloudellisia-, ajallisia- ja henkilöresursseja. Suhteessa näihin panoksiin nähden kansainvälisestä hankinnasta on saavutettavissa merkittäviä etuja, joista tärkeimpiä ovat kustannussäästöt, kilpailuetu sekä laatu- ja teknologiaedut. Projektiluontoisessa liiketoiminnassa hankintastrategian muodostamiseen ja hankintaprosesseihin vaikuttavat yksittäisten projektien ominaisuudet ja niille asetetut tavoitteet. Projektitoiminnassa hankintastrategian mukauttaminen kulloinkin vallitseviin olosuhteisiin, tavoitteisiin ja asiakkaiden tarpeisiin on projektien onnistumisen kannalta tärkeää. Tutkielman teoriaosassa tarkasteltiin projektihankintaprosesseja sekä projekteihin perustuvan liiketoiminnan ominaispiirteitä ja niiden vaikutuksia hankintaan. Teorian keskeisimpänä asiakokonaisuutena on kansain-välinen hankintastrategia osana yrityksen kokonaisvaltaista hankinta-strategiaa. Globaalia hankintastrategiaa on tarkasteltu investointien, kilpailuedun, strategian muodostuksen, motiivien ja esteiden sekä sen eri komponenttien osalta. Empiiriaosassa tutkittiin tutkielman case –yrityksen ja toimeksiantajan, Joptek Oy Compositesin hankinnan nykytilaa sekä kansainvälisen hankintastrategian eri osa-alueita. Haastattelun avulla suoritetun tutkimuksen mukaan Joptek Oy:n liiketoimintaympäristö edellyttää yrityksen entistä aktiivisempaa panostamista kansainväliseen hankintaan. Projektiliiketoiminnassa kansainvälisen hankintastrategian muodostamisessa on pyrittävä yrityksen tarpeisiin vastaaviin räätälöityihin ratkaisuihin, huomioiden erillisten projektien muutokset ja riskitekijät.

Toiminnanohjausjärjestelmän kehityssuunnat projektipohjaisessa yrityksessä

The master’s thesis focuses on the ERP system of a project company that delivers large-scale industrial plants from a purchasing point of view. The point of time is couple of years after implementation. Opinion of the people working in purchasing is that the ERP system isn’t performing satisfyingly. The first objective for the thesis is to find out the causes of the problems based on theory. It’s possible the system may not be suitable for project business or there may be deficiencies in the system that cause the problems. The second objective for the thesis is to propose solutions to the observed problems based on theory and vision how the system should function. The outcome of the thesis was that the main causes for the problems were connected to the ways of using the system and engineering activities being left outside the scope of ERP. The processes connected to the ERP system are not documented, so the rules for using the system are missing. The thesis describes developing and influences to the organization of a function that enables uploading purchase requisitions to projects from a text file. It was discovered that the function solves many problems and enables other functions that enhance further ambitions to integrate even more of the company’s processes to the ERP system. Conclusion to the thesis is a vision how the system should function and development activities needed to achieve this vision.

Myynnin raportoinnin kehittäminen kassajärjestelmähankkeen yhteydessä

Raportointi liittyy kiinteänä osana yrityksen jokapäiväiseen toimintaan. Raportoinnin sisältö ja muoto vaihtelevat organisaatiotasosta riippuen päivittäisen toiminnan tarkkailusta kuukausittaiseen tulosraportointiin. Raportointi voidaan toteuttaa operatiivisten järjestelmien kautta tai nykyisin entistä suositumpana vaihtoehtona on keskitetty raportointi. Uuden raportointijärjestelmän hankintaprojekti on usein koko yritystä koskeva investointi. Jos raportointijärjestelmällä on tarkoitus raportoida sekä operatiivista toimintaa että johdon tarpeita, on sen mukauduttava moneen tarkoitukseen. Aluksi on tärkeää määritellä tietotarpeet ja tavoitteet projektille unohtamatta riskien- ja projektinhallintaa sekä investointilaskelmia. Jos raportoidaan myös yrityksen ulkopuolelle, tulee ottaa huomioon mahdolliset säädökset sekä tietoturvallisuusnäkökulmat. Myös yrityksen toimintatapoja ja – prosesseja on syytä tarkastella kriittisesti ennen järjestelmähankintaa jolloin voidaan havaita uusia raportointikohteita, tai toimintatapoja voidaan uudelleen organisoida parhaan toimintatavan saavuttamiseksi. Raportointijärjestelmää hankittaessa turvaudutaan usein ulkopuoliseen ohjelmistotoimittajaan, joka integroi ja räätälöi järjestelmän yrityksen omiin tarpeisiin soveltuvaksi. Raportointijärjestelmän hankintaprojekti ei lopu käyttöönottoon vaan projektin alussa on huomioitava myös järjestelmän huomattavasti pisin elinkaari eli käyttö ja ylläpito. Raportointi-, kuten ei moni muukaan tietojärjestelmä, ole ikinä valmis sillä tarpeet ja toimintatavat muuttuvat ajan kuluessa ja käyttäjien tietoisuus lisääntyy.

Capability matrix – Identifying and evaluating the key capabilities of purchasing and supply management

Organizations gain resources, skills and technologies to find out the ultimate mix of capabilities to be a winner in the competitive market. These are all important factors that need to be taken into account in organizations operating in today's business environment. So far, there are no significant studies on the organizational capabilities in the field of PSM. The literature review shows that the PSM capabilities need to be studied more comprehensively. This study attempts to reveal and fill this gap by providing the PSM capability matrix that identifies the key PSM capabilities approached from two angles: there are three primary PSM capabilities and nine subcapabilities and, moreover, the individual and organizational PSM capabilities are identified and evaluated. The former refers to the PSM capability matrix of this study which is based on the strategic and operative PSM capabilities that complement the economic ones, while the latter relates to the evaluation of the PSM capabilities, such as the buyer profiles of individual PSM capabilities and the PSMcapability map of the organizational ones. This is a constructive case study. The aim is to define what the purchasing and supply management capabilities are and how they can be evaluated. This study presents a PSM capability matrix to identify and evaluate the capabilities to define capability gaps by comparing the ideal level of PSM capabilities to the realized ones. The research questions are investigated with two case organizations. This study argues that PSM capabilities can be classified into three primary categories with nine sub-categories and, thus, a PSM capability matrix with four evaluation categories can be formed. The buyer profiles are moreover identified to reveal the PSM capability gap. The resource-based view (RBV) and dynamic capabilities view (DCV) are used to define the individual and organizational capabilities. The PSM literature is also used to define the capabilities. The key findings of this study are i) the PSM capability matrix to identify the PSM capabilities, ii) the evaluation of the capabilities to define PSM capability gaps and iii) the presentation of the buyer profiles to identify the individual PSM capabilities and to define the organizational PSM capabilities. Dynamic capabilities are also related to the PSM capability gap. If a gap is identified, the organization can renew their PSM capabilities and, thus, create mutual learning and increase their organizational capabilities. And only then, there is potential for dynamic capabilities. Based on this, the purchasing strategy, purchasing policy and procedures should be identified and implemented dynamically.

Tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantaminen julkisessa organisaatiossa

Tämän työn tavoitteena oli selvittää Kouvolan seudun kuntayhtymän atk palveluyksikön tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantamismahdollisuuksia sekä laatia niiden pohjalta ratkaisuehdotus hankintaprosessin toimivuuden selkeyttämiseksi sekä tehostamiseksi. Työ voidaan jakaa teoreettiseen ja empiiriseen osaan. Työn teoriaosuudessa tarkastellaan liiketoimintaprosesseja ja hankintoja sekä yleisellä tasolla että julkishallinnon näkökulmasta. Empiirinen osuus sisältää kohdeorganisaation tietotekniikkahankintojen lähtötilanteen kuvauksen, nykytila-analyysin, analyysin pohjalta mallinnetun tavoitetilakuvauksen sekä ratkaisuehdotuksen hankintaprosessin parantamiseksi. Teoriaosuuden tutkimusmenetelmänä on työn aihepiirin kirjallisuustutkimus ja empiirisen osuuden aineistonkeräysmetodeina käytetään osallistuvaa havainnointia, vapaamuotoisia haastatteluja sekä organisaation dokumenttien analysointia. Työn tuloksena syntyi ehdotus Kouvolan seudun kuntayhtymän atk palveluyksikön tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantamiseksi. Suunnitellun ratkaisuehdotuksen mukaan hankintaprosessia voidaan merkittävästi parantaa prosessin tavoitetilamallin pohjalta suunnitellun sähköisen tietotekniikkahankintajärjestelmän avulla.

Tuotannon ja ostotoiminnan tarkastelu SCOR-mallilla

Diplomityössä perehdyttiin toimitusketjun hallinnan ja johtamisen apuvälineenä käytettävään SCOR-malliin (Supply Chain Operations Refence-model). SCOR on standardimalli, josta jokaisen tulee poimia oman toiminnan kehittämisen ja tehostamisen kannalta tärkeät asiat. SCOR on hyvä instrumentti kasvun hallinnassa.Työn teoriaosa käsittelee logistiikkaa, toimitusketjun hallintaa, ostotoimintaa ja SCOR-mallia. Soveltavassa osassa käsitellään SCOR-mallin avulla sisäilma alalla toimivan yrityksen prosesseja. Työssä keskityttiin tarkastelemaan yrityksen ostotoiminta ja valmistusprosesseja SCOR-mallin avulla.SCOR-mallin käyttö oston ja tuotannon analysoinnissa toi esiin useita toiminnan kehitysajatuksia. Näitä olivat uusien menetelmien käyttöönotto varaston ja tuotannon hallittavuuden parantamiseksi, osto-organisaation selkiyttäminen ja toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen.

The use of future-oriented knowledge in regional innovation processes: Research on knowledge generation, transfer and conversion

The importance of the regional level in research has risen in the last few decades and a vast literature in the fields of, for instance, evolutionary and institutional economics, network theories, innovations and learning systems, as well as sociology, has focused on regional level questions. Recently the policy makers and regional actors have also began to pay increasing attention to the knowledge economy and its needs, in general, and the connectivity and support structures of regional clusters in particular. Nowadays knowledge is generally considered as the most important source of competitive advantage, but even the most specialised forms of knowledge are becoming a short-lived resource for example due to the accelerating pace of technological change. This emphasizes the need of foresight activities in national, regional and organizational levels and the integration of foresight and innovation activities. In regional setting this development sets great challenges especially in those regions having no university and thus usually very limited resources for research activities. Also the research problem of this dissertation is related to the need to better incorporate the information produced by foresight process to facilitate and to be used in regional practice-based innovation processes. This dissertation is a constructive case study the case being Lahti region and a network facilitating innovation policy adopted in that region. Dissertation consists of a summary and five articles and during the research process a construct or a conceptual model for solving this real life problem has been developed. It is also being implemented as part of the network facilitating innovation policy in the Lahti region.

Drivers and Barriers of Collaboration in the Value Chain of Paperboard-Packed Consumer Goods

Value chain collaboration has been a prevailing topic for research, and there is a constantly growing interest in developing collaborative models for improved efficiency in logistics. One area of collaboration is demand information management, which enables improved visibility and decrease of inventories in the value chain. Outsourcing of non-core competencies has changed the nature of collaboration from intra-enterprise to cross-enterprise activity, and this together with increasing competition in the globalizing markets have created a need for methods and tools for collaborative work. The retailer part in the value chain of consumer packaged goods (CPG) has been studied relatively widely, proven models have been defined, and there exist several best practice collaboration cases. The information and communications technology has developed rapidly, offering efficient solutions and applications to exchange information between value chain partners. However, the majority of CPG industry still works with traditional business models and practices. This concerns especially companies operating in the upstream of the CPG value chain. Demand information for consumer packaged goods originates at retailers' counters, based on consumers' buying decisions. As this information does not get transferred along the value chain towards the upstream parties, each player needs to optimize their part, causing safety margins for inventories and speculation in purchasing decisions. The safety margins increase with each player, resulting in a phenomenon known as the bullwhip effect. The further the company is from the original demand information source, the more distorted the information is. This thesis concentrates on the upstream parts of the value chain of consumer packaged goods, and more precisely the packaging value chain. Packaging is becoming a part of the product with informative and interactive features, and therefore is not just a cost item needed to protect the product. The upstream part of the CPG value chain is distinctive, as the product changes after each involved party, and therefore the original demand information from the retailers cannot be utilized as such – even if it were transferred seamlessly. The objective of this thesis is to examine the main drivers for collaboration, and barriers causing the moderate adaptation level of collaborative models. Another objective is to define a collaborative demand information management model and test it in a pilot business situation in order to see if the barriers can be eliminated. The empirical part of this thesis contains three parts, all related to the research objective, but involving different target groups, viewpoints and research approaches. The study shows evidence that the main barriers for collaboration are very similar to the barriers in the lower part of the same value chain; lack of trust, lack of business case and lack of senior management commitment. Eliminating one of them – the lack of business case – is not enough to eliminate the two other barriers, as the operational model in this thesis shows. The uncertainty of the future, fear of losing an independent position in purchasing decision making and lack of commitment remain strong enough barriers to prevent the implementation of the proposed collaborative business model. The study proposes a new way of defining the value chain processes: it divides the contracting and planning process into two processes, one managing the commercial parts and the other managing the quantity and specification related issues. This model can reduce the resistance to collaboration, as the commercial part of the contracting process would remain the same as in the traditional model. The quantity/specification-related issues would be managed by the parties with the best capabilities and resources, as well as access to the original demand information. The parties in between would be involved in the planning process as well, as their impact for the next party upstream is significant. The study also highlights the future challenges for companies operating in the CPG value chain. The markets are becoming global, with toughening competition. Also, the technology development will most likely continue with a speed exceeding the adaptation capabilities of the industry. Value chains are also becoming increasingly dynamic, which means shorter and more agile business relationships, and at the same time the predictability of consumer demand is getting more difficult due to shorter product life cycles and trends. These changes will certainly have an effect on companies' operational models, but it is very difficult to estimate when and how the proven methods will gain wide enough adaptation to become standards.