Managing Human Factor in Accounting Change - Introducing Activity Based Costing System to Organization

Tutkimuksen tavoitteena on identifioida yleisimmät toimintolaskennan implementointiin liittyvät ongelmat ja muutosprojektin onnistumiseen vaikuttavat tekijät. Tavoitteena on myös saada kokonaisvaltainen kuva siitä, miksi laskentatoimen muutokset ovat vaikeita implementoida ja miten ihmisten käyttäytyminen vaikuttaa muutosprosessin onnistumiseen. Sekä laskentatoimen että muutosjohtamisen teorioita tarkastellaan laaja-alaisen kuvan saamiseksi siitä, miten ihmisiin ja heidän käyttäytymiseensä liittyvät tekijät vaikuttavat muutosprojektin onnistumiseen tai epäonnistumiseen. Tutkielma käyttää empiirisiä tutkimustuloksia pohjana aiheen tarkastelulle. Tutkielma tarjoaa ehdotuksia tulevaisuuden tutkimukselle liittyen laskentatoimen muutoksen kriittisiin tekijöihin. Kiinnostavimpia alueita tulevaisuuden tutkimukselle on pohtia tarkemmin, miten työntekijöiden oletukset johtajien motiiveista muutoksen takana vaikuttavat muutosvastarintaan sekä miten organisaation rakenne ja muutosvastarintavaikuttavat muutoksen institutionaalistamiseen.

Analyzing the Background Information of an Activity-Based Costing System

The aim of this thesis was to analyze the background information of an activity-based costing system, which is being used in a domestic forest industry company. The reports produced by the system have not been reliable, and this has caused the utilization of the system to diminish. The study was initiated by examining the theory of activity-based costing. It was also discovered, that the system produces management accounting information and therefore also that theory was introduced briefly. Next the possible sources of errors were examined. The significance of these errors was evaluated and waste handling was chosen as a subject of further study. The problem regarding waste handling was that there is no waste compensation in current model. When paper or board machine produces waste, it can be used as raw material in the process. However, at the moment the product, which is being produced, at the time does not get any compensation. The use of compensation has not been possible due to not knowing the quantity of process waste. As a result of the study a calculatory model, which enables calculating the quantity of process waste based on the data from the mill system, was introduced. This, for one, enables starting to use waste compensation in the future.

Implementation of an Integrated Activity-Based Costing in a Holistic Database Management System and its Implications for Operations Management

Diplomityössä on tutkittu reaaliaikaisen toimintolaskennan toteuttamista suomalaisen lasersiruja valmistavan PK-yrityksen tietojärjestelmään. Lisäksi on tarkasteltu toimintolaskennan vaikutuksia operatiiviseen toimintaan sekä toimintojen johtamiseen. Työn kirjallisuusosassa on käsitelty kirjallisuuslähteiden perusteella toimintolaskennan teorioita, laskentamenetelmiä sekä teknisessä toteutuksessa käytettyjä teknologioita. Työn toteutusosassa suunniteltiin ja toteutettiin WWW-pohjainen toimintolaskentajärjestelmä case-yrityksen kustannuslaskennan sekä taloushallinnon avuksi. Työkalu integroitiin osaksi yrityksen toiminnanohjaus- sekä valmistuksenohjausjärjestelmää. Perinteisiin toimintolaskentamallien tiedonkeruujärjestelmiin verrattuna case-yrityksessä syötteet toimintolaskentajärjestelmälle tulevat reaaliaikaisesti osana suurempaa tietojärjestelmäintegraatiota.Diplomityö pyrkii luomaan suhteen toimintolaskennan vaatimusten ja tietokantajärjestelmien välille. Toimintolaskentajärjestelmää yritys voi hyödyntää esimerkiksi tuotteiden hinnoittelussa ja kustannuslaskennassa näkemällä tuotteisiin liittyviä kustannuksia eri näkökulmista. Päätelmiä voidaan tehdä tarkkaan kustannusinformaatioon perustuen sekä määrittää järjestelmän tuottaman datan perusteella, onko tietyn projektin, asiakkuuden tai tuotteen kehittäminen taloudellisesti kannattavaa.

Communicating Cost Information to Design Engineers using an Activity-based Costing Method

This paper analyzes the possibilities of integrating cost information and engineering design. Special emphasis is on finding the potential of using the activity-based costing (ABC) method when formulating cost information for the needs of design engineers. This paper suggests that ABC is more useful than the traditional job order costing, but the negative issue is the fact that ABC models become easily too complicated, i.e. expensive to build and maintain, and difficult to use. For engineering design the most suitable elements of ABC are recognizing activities of the company, constructing acitivity chains, identifying resources, activity and cost drivers, as wellas calculating accurate product costs. ABC systems including numerous cost drivers can become complex. Therefore, a comprehensive ABC based cost information system for the use of design engineers should be considered criticaly. Combining the suitable ideas of ABC with engineering oriented thinking could give competentresults.

Production unit’s overhead cost allocation with activity-based costing in food industry enterprise

The main objective of this Master’s thesis is to develop a cost allocation model for a leading food industry company in Finland. The goal is to develop an allocation method for fixed overhead expenses produced in a specific production unit and create a plausible tracking system for product costs. The second objective is to construct an allocation model and modify the created model to be suited for other units as well. Costs, activities, drivers and appropriate allocation methods are studied. This thesis is started with literature review of existing theory of ABC, inspecting cost information and then conducting interviews with officials to get a general view of the requirements for the model to be constructed. The familiarization of the company started with becoming acquainted with the existing cost accounting methods. The main proposals for a new allocation model were revealed through interviews, which were utilized in setting targets for developing the new allocation method. As a result of this thesis, an Excel-based model is created based on the theoretical and empiric data. The new system is able to handle overhead costs in more detail improving the cost awareness, transparency in cost allocations and enhancing products’ cost structure. The improved cost awareness is received by selecting the best possible cost drivers for this situation. Also the capacity changes are taken into consideration, such as usage of practical or normal capacity instead of theoretical is suggested to apply. Also some recommendations for further development are made about capacity handling and cost collection.

The effects of productivity on profitability: a case study at firm level using an activity-based costing approach

Productivity and profitability are important concepts and measures describing the performance and success of a firm. We know that increase in productivity decreases the costs per unit produced and leads to better profitability. This common knowledge is not, however, enough in the modern business environment. Productivity improvement is one means among others for increasing the profitability of actions. There are many means to increase productivity. The use of these means presupposes operative decisions and these decisions presuppose informationabout the effects of these means. Productivity improvement actions are in general made at floor level with machines, cells, activities and human beings. Profitability is most meaningful at the level of the whole firm. It has been very difficult or even impossible to analyze closely enough the economical aspects of thechanges at floor level with the traditional costing systems. New ideas in accounting have only recently brought in elements which make it possible to considerthese phenomena where they actually happen. The aim of this study is to supportthe selection of objects to productivity improvement, and to develop a method to analyze the effects of the productivity change in an activity on the profitability of a firm. A framework for systemizing the economical management of productivity improvement is developed in this study. This framework is a systematical way with two stages to analyze the effects of productivity improvement actions inan activity on the profitability of a firm. At the first stage of the framework, a simple selection method which is based on the worth, possibility and the necessity of the improvement actions in each activity is presented. This method is called Urgency Analysis. In the second stage it is analyzed how much a certain change of productivity in an activity affects the profitability of a firm. A theoretical calculation model with which it is possible to analyze the effects of a productivity improvement in monetary values is presented. On the basis of this theoretical model a tool is made for the analysis at the firm level. The usefulness of this framework was empirically tested with the data of the profit center of one medium size Finnish firm which operates in metal industry. It is expressedthat the framework provides valuable information about the economical effects of productivity improvement for supporting the management in their decision making.

Cost information in engineering design -Potentials and limitations of activity-based costing

The purpose of this thesis is to analyse activity-based costing (ABC) and possible modified versions ofit in engineering design context. The design engineers need cost information attheir decision-making level and the cost information should also have a strong future orientation. These demands are high because traditional management accounting has concentrated on the direct actual costs of the products. However, cost accounting has progressed as ABC was introduced late 1980s and adopted widely bycompanies in the 1990s. The ABC has been a success, but it has gained also criticism. In some cases the ambitious ABC systems have become too complex to build,use and update. This study can be called an action-oriented case study with some normative features. In this thesis theoretical concepts are assessed and allowed to unfold gradually through interaction with data from three cases. The theoretical starting points are ABC and theory of engineering design process (chapter2). Concepts and research results from these theoretical approaches are summarized in two hypotheses (chapter 2.3). The hypotheses are analysed with two cases (chapter 3). After the two case analyses, the ABC part is extended to cover alsoother modern cost accounting methods, e.g. process costing and feature costing (chapter 4.1). The ideas from this second theoretical part are operationalized with the third case (chapter 4.2). The knowledge from the theory and three cases is summarized in the created framework (chapter 4.3). With the created frameworkit is possible to analyse ABC and its modifications in the engineering design context. The framework collects the factors that guide the choice of the costing method to be used in engineering design. It also illuminates the contents of various ABC-related costing methods. However, the framework needs to be further tested. On the basis of the three cases it can be said that ABC should be used cautiously when formulating cost information for engineering design. It is suitable when the manufacturing can be considered simple, or when the design engineers are not cost conscious, and in the beginning of the design process when doing adaptive or variant design. If the design engineers need cost information for the embodiment or detailed design, or if manufacturing can be considered complex, or when design engineers are cost conscious, the ABC has to be always evaluated critically.

Activity-Based Costing Model for a Vendor Managed Inventory Service

Uusien paperikoneiden kysyntä on vähentynyt ja jälkimarkkinointipalveluiden, kuten huoltojen ja varaosamyyntien, merkittävyys paperikoneliiketoiminnassa on kasvanut entisestään viime aikoina. Uudentyyppisiä palveluja kilpailuedun lisäämiseksi kehitellään jatkuvasti. Esimerkki tällaisesta palvelusta on sopimusperusteinen varastointipalvelu, jossa osat ovat myyjän varastossa kunnes asiakas ottaa ne käyttöön. Diplomityön tavoite on rakentaa malli varastoinnin kustannuslaskentaan ja laskea sen avulla varastointipalvelun kustannukset. Perinteinen toimitusketju monine varastoineen ei nykykäsityksen mukaan ole enää kustannustehokas. Yhä useammat yritykset kaupan ja teollisuuden aloilla ovat ryhtyneet soveltamaan VMI (Vendor Managed Inventory) teoriaa toimitusketjuissaan. Varastot ovat tällöin keskitettyjä, tiedonkulku toimitusketjun portaiden välillä on nopeaa ja kysyntään pystytään vastaamaan lyhyemmällä viiveellä sen ennakoitavuuden paranemisen takia. Työn tuloksena on toimintolaskentaan pohjautuva kustannuslaskentamalli, jota voidaan hyödyntää myös hinnoittelupäätöksiä tehtäessä. Työssä esitellään mallin soveltaminen eri tapauksiin ja ehdotetaan jatkotoimenpiteitä.

Activity-based life cycle costing model for cost estimation and monitoring – Case: manned and autonomous dry bulk carrier

Recent developments in automation, robotics and artificial intelligence have given a push to a wider usage of these technologies in recent years, and nowadays, driverless transport systems are already state-of-the-art on certain legs of transportation. This has given a push for the maritime industry to join the advancement. The case organisation, AAWA initiative, is a joint industry-academia research consortium with the objective of developing readiness for the first commercial autonomous solutions, exploiting state-of-the-art autonomous and remote technology. The initiative develops both autonomous and remote operation technology for navigation, machinery, and all on-board operating systems. The aim of this study is to develop a model with which to estimate and forecast the operational costs, and thus enable comparisons between manned and autonomous cargo vessels. The building process of the model is also described and discussed. Furthermore, the model’s aim is to track and identify the critical success factors of the chosen ship design, and to enable monitoring and tracking of the incurred operational costs as the life cycle of the vessel progresses. The study adopts the constructive research approach, as the aim is to develop a construct to meet the needs of a case organisation. Data has been collected through discussions and meeting with consortium members and researchers, as well as through written and internal communications material. The model itself is built using activity-based life cycle costing, which enables both realistic cost estimation and forecasting, as well as the identification of critical success factors due to the process-orientation adopted from activity-based costing and the statistical nature of Monte Carlo simulation techniques. As the model was able to meet the multiple aims set for it, and the case organisation was satisfied with it, it could be argued that activity-based life cycle costing is the method with which to conduct cost estimation and forecasting in the case of autonomous cargo vessels. The model was able to perform the cost analysis and forecasting, as well as to trace the critical success factors. Later on, it also enabled, albeit hypothetically, monitoring and tracking of the incurred costs. By collecting costs this way, it was argued that the activity-based LCC model is able facilitate learning from and continuous improvement of the autonomous vessel. As with the building process of the model, an individual approach was chosen, while still using the implementation and model building steps presented in existing literature. This was due to two factors: the nature of the model and – perhaps even more importantly – the nature of the case organisation. Furthermore, the loosely organised network structure means that knowing the case organisation and its aims is of great importance when conducting a constructive research.

Transfer pricing tool development process based on valve package production costs

Tämän diplomityön päätavoitteena oli parantaa kehitetyn kustannusperusteisen siirtohinnoittelutyökalun ominaisuuksia osastokohtaisen kustannusarviointiprosessin käyttöön. Työ on vaikeutunut lähimenneisyyden heikosta hintakyselyiden vastauskyvystä. Työn pääongelmana oli kerätä luotettavaa tuotannonohjausjärjestelmän kustannusaineistoa osittain vanhentuneista vakioventtiilien koneistus- ja materiaalitiedosta. Tutkimuksessa käytetyt tärkeimmät tutkimusmenetelmät voidaan jakaa siirtohinnoittelu- ja kustannusarvioprosessien kirjallisuustutkimukseen, kenttäanalyysiin ja nykyisen Microsoft Excel –siirtohinnoittelutyökalun kehittämiseen eri osastojen rajapinnassa. Siirtohinnoittelumenetelmät ovat yleisesti jaettu kustannus-, markkina- ja neuvotteluperusteisiin malleihin, jotka harvoin sellaisenaan kohtaavat siirtohinnoittelulle asetetut tavoitteet. Tämä ratkaisutapa voi johtaa tilanteisiin, jossa kaksi erillistä menetelmää sulautuvat yhteen. Lisäksi varsinaiseen siirtohinnoittelujärjestelmään yleensä vaikuttavat useat sisäiset ja ulkoiset tekijät. Lopullinen siirtohinnoittelumenetelmä tulisi ehdottomasti tukea myös yrityksen visiota ja muita liiketoiminnalle asetettuja strategioita. Työn tuloksena saatiin laajennettu Microsoft Excel –sovellus, joka vaatii sekä vuosittaista että kuukausittaista erikoisventtiilimateriaalien hinta- ja toimitusaikatietojen päivittämistä. Tämä ratkaisutapa ehdottomasti parantaa kustannusarviointiprosessia, koska myös alihankkijatietoja joudutaan tutkimaan systemaattisesti. Tämän jälkeen koko siirtohinnoitteluprosessia voidaan kehittää muuntamalla kokoonpano- ja testaustyövaiheiden kustannusrakennetta toimintoperustaisen kustannuslaskentamallin mukaiseksi.

Toimintolaskentajärjestelmän kehittäminen, Case: Xyrofin Oy

Tutkielman tavoitteena on toimintolaskentajärjestelmän kehittäminen osaksi case-yrityksen johdon informaatiojärjestelmää. Tutkielman empiirisessä osassa selvitetään haastattelujen ja osallistuvan havainnoinnin avulla toimintolaskennan asema ja nykytila sekä sille asetettavat tavoitteet. Tutkimusmetodologia on konstruktiivinen ja metodi case-tutkimus. Case-yrityksessä käytettiin toimintolaskentaa yrityksen kehittämisprojektissa vuonna 1997. Sen hyväksikäyttö on muuten ollut vähäistä. Yrityksen omistussuhteissa tapahtuneet muutokset, siitä johtuva resurssipula sekä taulukkolaskennalla toteutetun laskentamallin kankeus ovat olleet siihen osittain syynä. Toimintolaskenta rinnakkaisena laskentajärjestelmänä on jäänyt toissijaiseksi. Yrityksen johtoryhmän jäsenet odottavat toimintolaskentajärjestelmältä tällä hetkellä ensisijaisesti tuotekoodi- ja asiakaskannattavuuksien selvittämistä. Yksinkertaistamalla mallia ja helpottamalla päivittämistä saadaan tuotekoodien kustannukset ja kannattavuudet nopeammin. Yhdistämällä ne muista tietojärjestelmistä saataviin tietoihin pystytään tarvittaessa laskemaan asiakaskannattavuudet. Johtoryhmä saa näin tarvitsemansa kannattavuustiedon tuotteista ja asiakkaista päätöstensä tueksi.

Toimintolaskentajärjestelmän tuomat mahdollisuudet ja niiden hyödyntäminen elintarviketeollisuuden liiketoiminnassa

Työssä tutkitaan toimintolaskennan käyttöä elintarviketeollisuudessa. Työn tavoitteena on selvittää toimintolaskennan mahdollisuudet ja hyödyt sekä syyt sen käyttöönottoon. Työn teoriaosuus koostuu toimintolaskennasta sekä toimintojohtamisesta. Työn empiirinen osuus koostuu haastattelujen ja havainnoinnin avulla kerätystä aineistosta case-yrityksessä. Toimintolaskennan käyttöä on tutkittu erilaissa yhteyksissä. On pystytty osoittamaan, että teollisuudessa jossa tuotantolinjojen ja erilaisten tuotteiden määrä on suuri, ja jossa eräkoot vaihtelevat paljon esimerkiksi kysynnän mukaan, on toimintolaskennan avulla saatavissa paljon tarkempaa kustannustietoa yrityksen toiminnasta. Kun toimintolaskenta otetaan käyttöön, voi se tuoda yrityksen johtamiseen uutta näkökulmaa. Toimintolaskennan yhteydessä puhutaan yleensä myös toimintojohtamisesta. Nämä kaksi asiaa tukevat toisiaan. Työssä selvitetään toimintolaskennan käyttöönoton vaikutuksia johtamisen muutokseen.

Tuotteistettu palvelu toimintolaskentajärjestelmän käyttöönottoon

Diplomityön tavoitteena oli kehittää tuotteistettu palvelu toimintolaskentajärjestelmän käyttöönottoon. Käyttöönotolla tarkoitettiin tässä työssä laskennan käyttöönottoa, eli laskentamallin rakentamista toimintolaskentajärjestelmään. Työ tehtiin Solenovo Oy:n toimeksiannosta ja tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta. Työ koostuu teoreettisesta viitekehyksestä ja empiirisestä osuudesta. Työn teoreettinen viitekehys muodostuu kolmesta eri aihepiiriä käsittelevästä luvusta. Ensimmäinen käsittelee toimintolaskentaa ja erityisesti sen vahvuuksia, heikkouksia, käyttöönottoa, sekä eroja ja yhtäläisyyksiä verrattuna perinteiseen kustannuslaskentaan. Seuraavana käsitellään palveluita ja niiden kehittämistä. Palvelun kehittämismenetelmistä käsitellään tähän työhön valittu menetelmä service blueprint, sen rakenne ja kehittäminen. Kolmas teoreettisen viitekehyksen osa-alue on palveluiden tuotteistaminen, mikä tarkentui tässä työssä erityisesti asiantuntijapalveluiden tuotteistamiseen. Työn päätuloksena saavutettiin työn tärkein tavoite, eli kehitettiin tuotteistettu palvelu toimintolaskentajärjestelmän käyttöönottoon. Palvelu kehitettiin service blueprint-menetelmää hyödyntäen ja tuotteistettiin soveltuvilta osin. Koska kyseessä oli täysin uusi palvelu, tuotteistaminen painottui tuotteistamisen suunnitteluun ja sisäiseen tuotteistamiseen. Työn aikana määriteltiin palvelun vaatimukset ja sisältö modulointia hyödyntäen, ohjeistus palvelun toteutusta varten, arvioitiin palvelun eri vaiheisiin sisältyviä riskejä ja haasteita, sekä määriteltiin palvelun jatkokehitystarpeet.

Ulosottotoimen maksuvelvoitteen täytäntöönpanoprosessin nykytilan analysointi ja kehittäminen

Ulosottolaitoksen rakenneuudistushankkeessa selvitetään miten ulosottotyötä olisi mahdollista tehdä tehokkaammin. Toiminnan menoja on tulevina vuosina sopeutettava vähäisempiin määrärahoihin, johtuen hallinnonalan säästövelvoitteista. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää Ulosottolaitoksen maksuvelvoitteen täytäntöönpanoprosessin työvoimakustannuksia ja tutkia miten työvoimakustannusvähennyksiin olisi mahdollista päästä. Työssä selvitetään prosessin työvaiheet, minkä jälkeen työvoimakustannuksia lasketaan aikaperusteisella toimintolaskentamenetelmällä. Laskennassa tarvittavaa materiaalia on kerätty haastatteluin, sekä Ulosottolaitoksen tilastotiedoista ja kirjallisuudesta. Tulokset osoittavat prosessin yleisimpien työtehtävien tekemisen aiheuttavan noin 24,3 miljoonaa euroa työvoimakustannuksia vuodessa. Palveluiden sähköistämisen ja työtehtävien automatisoinnin lisäämisellä sekä töiden uudelleenorganisoinnilla olisi mahdollista vähentää vuosityövoimakustannuksia noin 6,2 miljoonaa euroa. Osa työtehtävistä voitaisiin myös keskittää työkuorman tasaamiseksi. Jatkossa tulee selvittää ovatko muutokset mahdollista toteuttaa kokonaisuudessaan.