Heila-tietojärjestelmäprojekti ja sen ongelmat : Tutkimus Helsingin yliopiston henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän kehitys- ja käyttöönottotyöstä asiakkaan näkökulmasta

Tutkimuksen tehtävänä oli selvittää Helsingin yliopiston Heila-tietojärjestelmän kehitysprojektin kulkua vuosina 1994-1999. Toisena tutkimustehtävänä oli selvittää minkälaisia ongelmia projektissa oli esiintynyt. Tutkimuksen aineisto oli projektin dokumentaatio, jossa pääaineistona olivat projektin johto- ja projektiryhmien kokouspöytäkirjat, tilanneraportit ja muut määrämuotoiset projektidokumentit. Lisäksi käytettävissä oli muuta aineistoa, kuten Heila-projektia käsitteleviä sähköpostiviestejä ja yleisönosaston kirjoituksia. Tutkimuksessa aineistoa kuvattiin kertomuksellisesti, projektin tapahtumat kirjattiin kertomukseksi kronologisessa järjestyksessä. Aineistoa analysoitiin toisen tutkimustehtävän mukaisesti sisällön analyysillä, ja tästä tuloksena oli projektin ongelmien luokittelu. Lopuksi tarkasteltiin projektin etenemiskertomuksen ja ongelmien luokittelun suhdetta. Kohteena ollut projekti viivästyi aikataulustaan kaikissa vaiheissa: toteutus- ja käyttöönotot viivästyivät useita kuukausia. Projektissa ilmeni resurssipulaa, välillä toimittajan ja välillä asiakkaan eli Helsingin yliopiston puolella. Lisäksi ohjelman sisältöalue oli niin monimutkainen, että se aiheutti vaikeuksia toteutuksessa ja käytössä. Järjestelmän suorituskyky ei vastannut sovittua, käyttöönottojen jälkeen jopa yksinkertainen tallennustoiminto saattoi kestää useita minuutteja, eikä normaaleja työtoimintoja saatu hoidettua. Helsingin yliopisto teki useita kirjallisia huomautuksia ja korvausvaatimuksia toimittajalle. Ongelmat jakautuivat toimintatapoihin liittyviin ongelmiin ja teknisiin ongelmiin. Toimintatapoihin liittyvät ongelmat sisälsivät käyttäjien huomiointiin ja projektin läpivientiin liittyviä ongelmia. Tekniset ongelmat jakautuivat kolmeen alakategoriaan: suorituskyvyn ongelmat, ohjelman ominaisuuksiin liittyvät ongelmat sekä yhteyksiin liittyvät ongelmat. Kukin alakategoria jakautui luokkiin. Projektin etenemistä arvioitiin suhteessa sen toteuttamista ohjanneeseen Helsingin yliopiston yhteistyöprojektien laatuohjeeseen, sekä Niemen (1993) malliin tietojärjestelmäprojektien läpiviennistä. Ongelmien luokittelua verrattiin Niemen (1993) arvioon projektien ongelmista. Projektin onnistumista arvioitiin Saarisen ja Sääksjärven (1992) projektin onnistumisen teorian avulla. Tulosten perusteella on mahdollista tarkastella muita projekteja, ja ongelmaluokitusten perusteella havaita potentiaaliset ongelmat. Siten voidaan parantaa työskentelyolosuhteita ja onnistumisen edellytyksiä tietojärjestelmäprojekteissa. Avainsanat: Tietojärjestelmät, projektityö, ongelmat Keywords: Information systems, project work, problems

Kohti leikkaussalin tuloksellista toiminnanohjausta

Background: The aging population is placing increasing demands on surgical services, simultaneously with a decreasing supply of professional labor and a worsening economic situation. Under growing financial constraints, successful operating room management will be one of the key issues in the struggle for technical efficiency. This study focused on several issues affecting operating room efficiency. Materials and methods: The current formal operating room management in Finland and the use of performance metrics and information systems used to support this management were explored using a postal survey. We also studied the feasibility of a wireless patient tracking system as a tool for managing the process. The reliability of the system as well as the accuracy and precision of its automatically recorded time stamps were analyzed. The benefits of a separate anesthesia induction room in a prospective setting were compared with the traditional way of working, where anesthesia is induced in the operating room. Using computer simulation, several models of parallel processing for the operating room were compared with the traditional model with respect to cost-efficiency. Moreover, international differences in operating room times for two common procedures, laparoscopic cholecystectomy and open lung lobectomy, were investigated. Results: The managerial structure of Finnish operating units was not clearly defined. Operating room management information systems were found to be out-of-date, offering little support to online evaluation of the care process. Only about half of the information systems provided information in real time. Operating room performance was most often measured by the number of procedures in a time unit, operating room utilization, and turnover time. The wireless patient tracking system was found to be feasible for hospital use. Automatic documentation of the system facilitated patient flow management by increasing process transparency via more available and accurate data, while lessening work for staff. Any parallel work flow model was more cost-efficient than the traditional way of performing anesthesia induction in the operating room. Mean operating times for two common procedures differed by 50% among eight hospitals in different countries. Conclusions: The structure of daily operative management of an operating room warrants redefinition. Performance measures as well as information systems require updating. Parallel work flows are more cost-efficient than the traditional induction-in-room model.

Asiakastietojärjestelmän muutos lakisääteisessä lastensuojelun sosiaalityössä - jännitteistä toimijuutta

Tämän pro gradu -tutkielman tarkoituksena on ollut tavoittaa niitä vaikutuksia, joita tietojärjestelmien käytöllä on sosiaali- ja terveysalalla. Tarkastelu sijoittuu lastensuojelun sosiaalityöhön. Yhden toimintayksikön tapahtumien kuvaus ja analyysi on puheenvuoro, jolla olen pyrkinyt tavoittamaan yhteyksiä tietojärjestelmien käyttöön liittyviin yleisiin ilmiöihin. Tutkielma on tiheä kuvaus lastensuojelun sosiaalityöstä asiakastietojärjestelmän muutosvaiheessa. Tapahtumia on jäsennetty toimijuuden käsitteen kautta (Archer 2003, Heiskala, 2000). Sosiaalityöntekijän toimijuus on ollut keskiössä tutkimussuunnitelman mukaisesti. Asiakastietojärjestelmä työntyi muutosvaiheessa toimijan rooliin vaikuttaen muun muassa lastensuojelun sosiaalityön työprosesseihin. Tietojärjestelmän toimijuus vaikuttaa sosiaalityöntekijään toimijana ja työntekijän toimijan asemaan. Aineistosta nousi teoretisoinnin (Layder, 1998) kautta esille jännitteisyys näiden keskeisten toimijoiden välillä. Jännite jäsentyi kolmelle kentälle. Lainsäädännön kenttä sulkee sisäänsä organisaatiota ja sosiaalityöntekijän perustehtävää kuvaavat kentät. Kenttien sisällöissä havaitsin yhtäläisyyttä Heiskalan (2000) yhteiskunnallisia pakkoja koskevaan jaotteluun. Pakot välittyvät semioottisesti tarkastellen merkkien eli lakimerkkien, rahamerkkien ja rituaalisesti vahvistettujen symbolien välityksellä. Tutkielman aineiston pohjalta on analysoitavaksi noussut kysymys uuden julkisjohtamisen (NPM) (Harvey, 2006, Julkunen, 2006) vaikutuksista lastensuojelun sosiaalityössä. Uuden julkisjohtamisen elementit tuottavat toimintaan jännitteitä edellä kuvatuilla kolmella kentällä. Yhtä toimintayksikköä koskeva aineisto antaa viitteitä siitä, että NPM toimii lastensuojelun sosiaalityössä toimintaa ohjaavana käyttöteoriana. Käyttöteorian (Argyris & Schön, 1996) käsitteellä ymmärretään yksilön tai organisaation todellista toimintaa ohjaavaa teoriaa, mikä voi olla ristiriidassa julkilausuttujen toiminnan teorioiden kanssa. Yksilö tai organisaatio ei välttämättä ole tietoinen käyttöteorian ja julkilausutun teorian välisestä kuilusta, minkä esiin saaminen edellyttäisi reflektiota. Tutkimuskohteena on ollut Helsingin kaupungin sosiaaliviraston ruotsinkielisiä lastensuojelun palveluja tuottava yksikkö. Tutkimuksen aineisto on kerätty uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönottovaiheessa 1.11.2008–28.2.2009. Menetelmällisesti tutkimus sijoittuu toimintatutkimukselliseen kehykseen (Carr & Kemmis, 1986). Kenttävaiheen aikana yhdistin tutkijan ja toimijan roolit työskennellen sosiaalityöntekijänä tutkimukseni kohteena olleessa yksikössä. Kirjallinen aineisto koostuu järjestelmämuutosta koskevista päätöksistä, tiedotteista ja ohjeista. Järjestelmän muutosvaiheessa kokosin aineistoa osallistuvan havainnoinnin menetelmällä. Aineistossa on mukana myös yksikön työntekijöiden kanssa tuotettua materiaalia muutosvaiheen aikaisten sisältöjen haltuun ottamiseksi, esimerkiksi työn prosessikuvauksia. Aineisto on analysoitu sisällönanalyysillä. Analyysin edetessä kävin jäsennyksistäni keskustelua toimintayksikön työntekijöiden kanssa. Tapaamisten jälkeen jatkoin analyysiä ja teoretisointia käyttäen semioottista sosiologiaa metateoriana ja aktanttimallia muutosvaihetta kuvaavien kertomusten koostamisessa. Kertomusten pohjalta jatkoin toimijuuden analyysiä subjektiaseman (Törrönen, 2000) ja toimijan aseman (Alasuutari 2007) käsitteitä käyttäen.

Systems between information and knowledge : In a memory management model of an extended enterprise

The research question of this thesis was how knowledge can be managed with information systems. Information systems can support but not replace knowledge management. Systems can mainly store epistemic organisational knowledge included in content, and process data and information. Certain value can be achieved by adding communication technology to systems. All communication, however, can not be managed. A new layer between communication and manageable information was named as knowformation. Knowledge management literature was surveyed, together with information species from philosophy, physics, communication theory, and information system science. Positivism, post-positivism, and critical theory were studied, but knowformation in extended organisational memory seemed to be socially constructed. A memory management model of an extended enterprise (M3.exe) and knowformation concept were findings from iterative case studies, covering data, information and knowledge management systems. The cases varied from groups towards extended organisation. Systems were investigated, and administrators, users (knowledge workers) and managers interviewed. The model building required alternative sets of data, information and knowledge, instead of using the traditional pyramid. Also the explicit-tacit dichotomy was reconsidered. As human knowledge is the final aim of all data and information in the systems, the distinction between management of information vs. management of people was harmonised. Information systems were classified as the core of organisational memory. The content of the systems is in practice between communication and presentation. Firstly, the epistemic criterion of knowledge is not required neither in the knowledge management literature, nor from the content of the systems. Secondly, systems deal mostly with containers, and the knowledge management literature with applied knowledge. Also the construction of reality based on the system content and communication supports the knowformation concept. Knowformation belongs to memory management model of an extended enterprise (M3.exe) that is divided into horizontal and vertical key dimensions. Vertically, processes deal with content that can be managed, whereas communication can be supported, mainly by infrastructure. Horizontally, the right hand side of the model contains systems, and the left hand side content, which should be independent from each other. A strategy based on the model was defined.

”Waxaa i bartay hooyaday waawa u muhiim naaska caruurta.” Äitini opetti, että rintamaito on tärkeää lapselle. Osallistava tutkimus auktoritatiivisen tiedon omaksumisesta somalikulttuuritaustaisten naisten imetyskäytännöissä.

Suomessa asuvat somalitaustaiset maahanmuuttajaäidit luopuvat imetyksestä ja ruokkivat vauvojaan äidinmaidonkorvikkeella, vaikka somalikulttuurissa arvostetaan imetystä. Tuen ja tiedon puutetta on arveltu syyksi pulloruokinnan yleisyyteen. Tarkoituksenani on tutkia osallistavia menetelmiä käyttäen, minkälaisia imetykseen liittyviä tietojärjestelmiä somaliäidit pitävät auktoritatiivisina eli arvovaltaisina. Tarkastelen tiedon auktoritatiivisuutta etnografisten esimerkkien valossa hyödyntäen Brigitte Jordanin auktoritatiivisen tiedon käsitettä. Tutkin Jean Pierre Olivier de Sardanin teorian avulla, kuinka paikalliset populaarit tietojärjestelmät kohtaavat tieteellis-teknisen tiedon kehityksen kontekstissa. Tutkin myös, kuinka somaliäitien imetystietojärjestelmät kohtaavat suomalaisen terveydenhoitojärjestelmän edustaman imetystiedon. Osallistavien menetelmien tarkoituksena on saada heikkojen ja sorrettujen yhteisöjen ääni kuuluviin. Tutkimukseni tiedonantajina on seitsemäntoista somalimaahanmuuttajaäitiä ja yksi suomalainen äitiys- ja lastenneuvolan terveydenhoitaja. Käytän tiedonkeruumenetelminä puolistrukturoituja teemahaastatteluja, jonka lisäksi teen osallistuvaa havainnointia ja osallistavia menetelmiä kolmessa ryhmähaastattelutilanteessa. Käytän Rapi Rurad Appraisal (RRA) –menetelmiä, kuten Venn-diagrammia ja pisteytystä. Tutkimukseni tulos on, että somaliäitien imetykseen liittyvä tieto koostuu kolmesta tietojärjestelmästä, joita ovat sukuverkostoista tuleva perinteinen tietotaito, islaminuskon terveystieto sekä suomalaisen terveydenhoitojärjestelmän tieto. Näistä eri tietolähteistä tuleva imetystieto ei ole sisällöltään ristiriidassa. Imetykseen liittyvät vaikeudet ovat käytännön ongelmiin, kuten sukuverkoston hajoamiseen ja suomalaisen terveydenhoitojärjestelmän kanssa kommunikointiin liittyviä.

Enterprise architecture – the foundation for a strategy

Artikkeli selostaa kokonaisarkkitehtuurin käsitettä ja Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen kokonaisarkkitehtuurin laatimista. Kokonaisarkkitehtuuri on tietohallinnon strategisen suunnittelun ja johtamisen väline, mutta sillä on monia käytännöllisempia käyttötarkoituksia esimerkiksi tietojärjestelmien kehittämisessä. Kansallinen digitaalinen kirjasto on opetus- ja kulttuuriministeriön tavoitteena on varmistaa kulttuurin ja tieteen digitaalisten tietovarantojen tehokas ja laadukas hallinta, jakelu ja pitkäaikaissäilytys. Lisäksi hankkeessa edistetään kulttuuriperintö- ja asiakirja-aineistojen digitointia.

Sähköinen hallinto muutosjohtamisen haasteena : valtion IT-organisaation vaikutus julkisen hallinnon sähköisen muutoksen johtamiseen

Tutkimuksessa tarkastellaan mitkä tekijät ovat sähköisen hallinnon kehittämisen ongelmakohtia muutosjohtamisen teorian valossa ja miten julkisen hallinnon konstruktiot vaikuttavat muutosjohtamiseen liittyviin valintoihin sähköisen hallinnon kehittämisessä. Tutkimuksen kohteena on julkisen hallinnon IT-organisaation rakenne ja sähköisen muutoksen johtaminen julkisessa hallinnossa. Tutkimuksessa tarkastellaan muutosjohtamista rakennenäkökulmasta. Gareth Morganin esittämien organisaatiometaforien kautta selvitetään julkisen hallinnon konstruktioiden ja toimintatapojen vaikutusta hallita muutosta, sekä sitä millaisia vaateita sähköinen muutos luo muutosjohtamiselle julkisessa hallinnossa. Tutkimuksessa pyritään vastaamaan kysymykseen: Miten julkisen hallinnon organisaatiorakenne vaikuttaa julkisen hallinnon sähköisen muutoksen johtamiseen? Tutkimus rakentuu kahden pääteeman ympärille, jotka ovat sähköinen hallinto ja muutosjohtaminen. Sähköisen hallinnon pääteema on jaettu kahteen alateemaan sähköiseen demokratiaan sekä sähköiseen identiteettiin, nämä ovat kansalaisille näkyviä sähköisen hallinnon osa-alueita. Sähköisen hallinnon kannalta oleelliset hallinnon sisäiset prosessit, tietojärjestelmät ja julkisyhteisöjen väliset tiedonsiirrot ovat perusta koko sähköisen hallinnon kehittämiselle, ja siksi tutkimuksessa esitellään myös tätä osa-aluetta sähköisestä hallinnosta. Tutkimuksen tieteenfilosofisena lähtökohtana toimii Peter L. Bergerin ja Thomas Luckmannin sosiaalinen konstruktivismi, jonka mukaan todellisuutemme on sosiaalisesti rakentunut. Teoreettisena viitekehyksenä toimii Gareth Morganin organisaatiometaforateoria, joista analyysin tueksi on nostettu konemetafora, poliittinen systeemi -metafora, organismimetafora ja epävakaisuus ja muuttuminen -metafora sekä Cameronin ja Greenin esittelemät muutosjohtamisen mallit, joista analyysin apuna toimii Lewinin kolmen askeleen mallin, Bridgesin johdetun siirtymisen mallin ja Carnallin muutoksen hallintamallin. Tutkimuksen lähestymistapana ja metodina toimii tapaustutkimus, jonka avulla luodaan tutkimuksen kohteesta mahdollisimman selkeä käsitys, ottaen huomioon tutkimuskohteen yhteiskunnallinen ympäristö. Tutkimuksen perusteella voidaan sanoa, että julkisen hallinnon organisaatio rakenteen konemetaforamaiset piirteet vaikuttavat edelleen sähköisen muutoksen johtamiseen julkisessa hallinnossa, ja sähköisen muutoksen johtaminen julkisessa hallinnossa perustuu vahvaan ylhäältä alas kulkevaan konserniohjaukseen. Sähköisen demokratian sekä sähköisen identiteetin ja sähköisten palveluiden kehittäminen vaatii julkiselta hallinnolta vahvaa keskitettyäkin ohjaamista, jotta palveluista voitaisiin kehittää yhdenmukaisia ja helposti käytettäviä. Toisaalta julkisen hallinnon tulee kuitenkin laajentaa näkökulmaansa, jotta sähköisestä hallinnosta saataisiin siihen liittyvä potentiaali kokonaisuudessaan käyttöön. Julkisen hallinnon toimintakentän dynamiikan lisääntyminen voidaan huomioida muutosjohtamisen osalta, ottamalla käyttöön sellaisia muutosjohtamisen malleja ja käytäntöjä, jotka soveltuvat paremmin sähköisen muutoksen johtamisen haasteisiin. Tällaisia ovat ne mallit, jotka ottavat huomioon julkisen hallinnon poliittisen systeemin dynamiikan nopeutumisen, sähköisen hallinnon kehittämisen vaativan kokonaisvaltaisen muutoksen julkisessa organisaatiossa sekä julkisen organisaation rajojen hämärtymisen sähköistä hallintoa kehitettäessä.

Development of sales invoicing process in industrial services

The objective of this Master’s thesis is to find ways to streamline the invoicing process of the case company. In order to streamline the process, the bottlenecks and development areas of the present invoicing process needs to be identified. The bottlenecks are based on interviews made to personnel. The thesis also offers solutions to overcome the identified bottlenecks. The problem is the slowness of the invoicing process which should get rid off. The slow invoicing process causes delays in obtaining payments. There are many reasons for the slowness and inefficiency of the invoicing process. One of the biggest reasons is that the information systems are not deployed entirely. It causes additional work for everyone. Practices with the customers affect also to the smooth flow of invoicing. The contracts determine when the customer can be invoiced but also work approvals, missing work orders and customer’s own invoicing basis slow the process. The fastest and cheapest solution is to deploy the systems better and do things correctly. Thus duplicated work would decrease and resources would be saved. The work allocation should be modified and the practices with customer should be influenced too. In the future the meaning of IT should be highlighted and new devices exploited.

Johdon laskentatoimen kuukausiraportoinnin kehittäminen case-yrityksessä

Tämän kandidaatintutkielman tarkoituksena on tutkia johdon laskentatoimen kuukau-siraportointia ja sen kehittämistä case-yrityksen avulla. Tutkielman teoriaosuus muo-dostaa työlle sen teoreettisen viitekehyksen. Empiriaosuudessa käsiteltävä kuukausi-raportoinnin kehittäminen alkaa sen lähtötason määrittelemisellä. Tämän jälkeen tun-nistetaan prosessiin liittyviä kehitystä vaativia asioita sekä pyritään löytämään keinot näiden ongelmien ratkaisemiseksi. Tutkielmassa käytettävä empiirinen aineisto on kerätty laadullisen tutkimuksen mene-telmiä käyttäen. Tähän on kuulunut sekä työnteon havainnointia että haastatteluja. Ha-vainnointi koostui kahden kuukaudenvaihteen raportointiprosessin seuraamisesta. Siitä saatua aineistoa hyödynnettiin erityisesti raportoinnin lähtötason määrittämiseksi. Haastatteluja hyödynnettiin puolestaan prosessin ongelmakohtien tunnistamiseksi ja niiden ratkaisemiseksi. Tutkimuksesta selvisi, että case-yrityksen kuukausiraportointiprosessin lähtötilanne on yleisesti ottaen hyvä. Raportoinnille tunnistettiin kolme keskeistä päämäärää: hyvä ai-kataulutus, korkea automaation taso ja analyysin hyödynnettävyys. Koska kuukausira-portointi on jatkuvasti kehittyvä prosessi, on siinä aina jotain parannettavaa. Tutkimuk-sesta nousikin kolme keskeistä raportointiprosessin kehittämiskohdetta: aikataulutuk-sen ja talousosaston sisäisen kommunikaation haasteet, raportointityökalut sekä tie-don tiedon analyysin ja yksiköiden välisen kommunikaation haasteet. Näistä jokaiseen löydettiin konkreettisia parannusehdotuksia, joita case-yritys voi hyödyntää raportoin-tiprosessin päämäärien saavuttamiseksi.