Heila-tietojärjestelmäprojekti ja sen ongelmat : Tutkimus Helsingin yliopiston henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän kehitys- ja käyttöönottotyöstä asiakkaan näkökulmasta

Tutkimuksen tehtävänä oli selvittää Helsingin yliopiston Heila-tietojärjestelmän kehitysprojektin kulkua vuosina 1994-1999. Toisena tutkimustehtävänä oli selvittää minkälaisia ongelmia projektissa oli esiintynyt. Tutkimuksen aineisto oli projektin dokumentaatio, jossa pääaineistona olivat projektin johto- ja projektiryhmien kokouspöytäkirjat, tilanneraportit ja muut määrämuotoiset projektidokumentit. Lisäksi käytettävissä oli muuta aineistoa, kuten Heila-projektia käsitteleviä sähköpostiviestejä ja yleisönosaston kirjoituksia. Tutkimuksessa aineistoa kuvattiin kertomuksellisesti, projektin tapahtumat kirjattiin kertomukseksi kronologisessa järjestyksessä. Aineistoa analysoitiin toisen tutkimustehtävän mukaisesti sisällön analyysillä, ja tästä tuloksena oli projektin ongelmien luokittelu. Lopuksi tarkasteltiin projektin etenemiskertomuksen ja ongelmien luokittelun suhdetta. Kohteena ollut projekti viivästyi aikataulustaan kaikissa vaiheissa: toteutus- ja käyttöönotot viivästyivät useita kuukausia. Projektissa ilmeni resurssipulaa, välillä toimittajan ja välillä asiakkaan eli Helsingin yliopiston puolella. Lisäksi ohjelman sisältöalue oli niin monimutkainen, että se aiheutti vaikeuksia toteutuksessa ja käytössä. Järjestelmän suorituskyky ei vastannut sovittua, käyttöönottojen jälkeen jopa yksinkertainen tallennustoiminto saattoi kestää useita minuutteja, eikä normaaleja työtoimintoja saatu hoidettua. Helsingin yliopisto teki useita kirjallisia huomautuksia ja korvausvaatimuksia toimittajalle. Ongelmat jakautuivat toimintatapoihin liittyviin ongelmiin ja teknisiin ongelmiin. Toimintatapoihin liittyvät ongelmat sisälsivät käyttäjien huomiointiin ja projektin läpivientiin liittyviä ongelmia. Tekniset ongelmat jakautuivat kolmeen alakategoriaan: suorituskyvyn ongelmat, ohjelman ominaisuuksiin liittyvät ongelmat sekä yhteyksiin liittyvät ongelmat. Kukin alakategoria jakautui luokkiin. Projektin etenemistä arvioitiin suhteessa sen toteuttamista ohjanneeseen Helsingin yliopiston yhteistyöprojektien laatuohjeeseen, sekä Niemen (1993) malliin tietojärjestelmäprojektien läpiviennistä. Ongelmien luokittelua verrattiin Niemen (1993) arvioon projektien ongelmista. Projektin onnistumista arvioitiin Saarisen ja Sääksjärven (1992) projektin onnistumisen teorian avulla. Tulosten perusteella on mahdollista tarkastella muita projekteja, ja ongelmaluokitusten perusteella havaita potentiaaliset ongelmat. Siten voidaan parantaa työskentelyolosuhteita ja onnistumisen edellytyksiä tietojärjestelmäprojekteissa. Avainsanat: Tietojärjestelmät, projektityö, ongelmat Keywords: Information systems, project work, problems