Invoice process analysis and development. Case: Power and automation technology company

This master’s thesis studies the case company’s current purchase invoice process and the challenges that are related to it. Like most of other master’s thesis this study consists of both theoretical- and empirical parts. The purpose of this work is to combine theoretical and empirical parts together so that the theoretical part brings value to the empirical case study. The case company’s main business is frequency converters for both low voltage AC & DC drives and medium voltage AC Drives which are used across all industries and applications. The main focus of this study is on the current invoice process modelling. When modelling the existing process with discipline and care, current challenges can be understood better. Empirical study relays heavily on interviews and existing, yet fragmented, data. This, along with own calculations and analysis, creates the foundation for the empirical part of this master’s thesis.

Toiminnan laadun kehittäminen liiketoimintaprosessien avulla/Case CT Laastit Oy

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää case-yrityksen kahden liiketoimintaprosessin toimintojen laatu. Tutkimuskohteena oli nykyisen laadunhallintajärjestelmän toimivuus sekä prosessiajattelun kypsyys yritysjohdon ja henkilöstön näkökulmasta. Liiketoimintaprosessit valittiin tarkastelukohteeksi, koska ne muodostavat toiminnan luonnollisen etenemisen kaikissa organisaatiomuodoissa, ja prosessiajattelu on myös pohjana ISO 9000 -standardissa. Tutkimuksen teoriaosassa määriteltiin laadun käsitteet, toiminnan kehittämisen perusteet ja laadun hallintajärjestelmät. Tämän lisäksi tarkasteltiin kahta tutkimusta laatuyrityksistä ja laadun kehittämisestä. Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Liiketoimintaprosesseihin perustuvaa toiminnan laatua tarkasteltiin yritysjohdon ja henkilöstön näkökulmasta. Lisäksi myynti- ja tuotantoprosessien osalta selvitettiin erot halutun toiminnan ja toteutuneen toiminnan välillä. Tutkimuksen mukaan myynti- ja tuotantoprosessit olivat toteutuneen toiminnan mukaisia pienin muutoksin ja tarkennuksin. Tutkimukset toteutettiin kyselynä ja haastatteluina.

ERP- järjestelmän tukiprosessin nykytilan analyysi ja prosessin kehittäminen

Diplomityön tavoitteena oli tunnistaa kohdeyrityksessä kehitysmahdollisuuksia. Kehitysmahdollisuuksien etsiminen käyttäjätukiprosessin aloitettiin prosessin nykytilan analysoinnilla, jolla pyrittiin tunnistamaan prosessin ominaisuuksia sekä ongelma-alueita, joita korjaamalla prosessia voitiin tehostaa. Tutkimus on jaettu teoria ja empiria osaan.Teorian alussa käsitellään tietotekniikkapalveluiden organisointia, jotta ymmärretään toiminnanohjausjärjestelmien ja niihin liittyvien tukiprosessien merkitys yrityksissä. Tämän jälkeen perehdytään prosessijohtamiseen ja sen keinoihin liiketoimintaprosessien kehittämiseen. Tuloksena voidaan sanoa, että prosessien virtaviivaistaminen on nopea ja edullinen tapa tehostaa prosessin toimintaa ja päivittää vanha prosessi vastaamaan yrityksen nykyisiä tarpeita. Prosessien virtaviivaistamisella ei saada suuria kustannussäästöjä, vaan hyödyt liittyvät prosessin tehostumiseen. Virtaviivaistetusta prosessista on poistettu turhat toiminnot ja se on suunniteltu vastaamaan tarkoitustaan parhaalla mahdollisella tavalla. Näin prosessin virtaviivaistaminen lisää myös asiakkaan kokemaa arvoa.

Liiketoimintaprosessin koordinointirakenteen kehittäminen

Työn tarkoituksena on kehittää uusi liiketoimintaprosessien koordinointirakenteen kehittämismenetelmä perinteisten, prosessin työnkulun kehittämiseen keskittyvien, prosessinkehittämismenetelmien tueksi. Menetelmäkehityksen pohjustamiseksi on työssä ensin tarkasteltu kirjallisuudessa esitettyjä prosessien kehittämismenetelmiä sekä liiketoimintaprosessien ja organisaatioiden koordinointitarpeita ja koordinointimekanismeja. Näidenperusteella prosessin koordinointirakenteen kehittämismenetelmälle on ideoitu pienryhmässä vaiheet ja sisältö. Menetelmän toimivuutta testattiin yhdessä caseprosessissa. Käytännön kehittämistyössä menetelmä toimi pääasiassa ideoidun rungon mukaisesti ja koordinointirakenteen kehittäminen koettiin hyödylliseksi caseprosessin toiminnan kannalta. Testiprosessin kehittämisestä saatujen tulosten perusteella on menetelmälle laadittu jatkokehityssuunnitelma, jokasisältää viisi potentiaalista menetelmän jatkokehityssuuntaa.

Ohjelmistotalon toimintaprosessien kehittäminen

Työn tavoitteena oli kehittää MaestroYhtiöiden liiketoimintaprosesseja. Ensin selvitettiin liiketoimintaprosessien nykytila, jonka perusteella kehitettiin, kuvattiin rajapintoineen ja ohjeistettiin uudet liiketoimintaprosessit. Lopuksi määriteltiin muutamia prosessimittareita lähinnä tuotantotiimin käyttöön. Prosessien kehittämisen lisäksi tehtiin toiminnan kehittämissuunnitelma ohjausryhmäksi kutsutun kehittämistiimin toimesta ulkopuolisen konsultin avustamana. Ohjausryhmä määritteli tavoitteita toiminnalle ja konkreettisia keinoja niiden saavuttamiseksi. Tämän jälkeen tehtiin aikataulu tavoitteiden toteuttamiseksi. Tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti. Yrityksen kasvaessa on henkilökunnan määrä lisääntynyt nopeasti. Henkilöstömäärän kasvuvauhti on edennyt siinä määrin, että toimintatapoja on kehitettävä ja vakinaistettava, jotta pystytään toimimaan tehokkaasti ja sujuvasti. Taustalla on myös kahden eri toimipisteen erilaiset vaiheet. Savonlinnan toimipisteessä toiminta on jo vakiintunutta, mutta siellä onkin toimittu ohjelmistotuotannon parissa useita vuosia pidempään kuin Lappeenrannassa. Lappeenrannassa puolestaan tuotanto aloitettiin noin puolet pienemmällä miehityksellä kuin mitä se nykyään on ja toiminta hakee vielä muotoaan. Tarvetta toimintojen yhtenäistämiseen ja kehittämiseen eri tiimeissä ja toimipisteissä on, sillä yhteiset toimintatavat parantavat työn laatua ja tehokkuutta. Tuloksena työstä syntyi uudet prosessit kaikille tiimeille. Uudet rajapintoineen kuvatut prosessit on myös ohjeistettuna. Uusitut prosessit ovat seuraavassa vaiheessa saatava käyttöön. Prosessien käyttöönotto on tiiminvetäjien vastuulla. Myös prosessimittareiden käyttö ja seuraaminen on tiiminvetäjien vastuulla. Ohjausryhmän toiminnasta syntyi lista tavoitteita ja aikataulu tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämän työn aikana päästiin ensimmäiseen aikataulun mukaiseen etappiin ja tavoitteet olivat toteutuneet melko hyvin. Tämä ohjausryhmän toiminta jatkuu tulevaisuudessakin tavoitteiden seurannan muodossa. Mahdollisesti ohjausryhmä voi myös luoda uusia tavoitteita samalla tavalla ja seurata niiden toteutumista.

Ulkoisen laskennan organisoinnin kehittäminen. Case: Stora Enso Oyj

Tutkielman päätavoitteena oli analysoida, miten taloushallintoa voisi kehittää case –yrityksessä ulkoisen laskennan osalta. Case yrityksenä oli Stora Enso Oyj. Tutkielmassa analysoitiin kolme kehittämisvaihtoehtoa. Ensin analysoitiin palvelukeskuksen soveltuvuutta case –yrityksen taloushallinnon kehittämiseen. Toiseksi tutkittiin, onko konsernin sisäinen fuusioituminen mahdollistanut case –yrityksen taloushallinnon toimintojen kehittämisen ja kolmanneksi etsittiin muita vaihtoehtoisia keinoja kehittää case –yrityksen taloushallintoa. Tutkielma edustaa ymmärtävää tapaustutkimuksen tyyppiä, jossa on normatiivisia piirteitä. Palvelukeskuksen soveltuvuus case –yrityksen taloushallintoon todettiin teoriassa hyväksi. Käytännössä sen toteuttamiselle löytyi kuitenkin esteitä, eikä palvelukeskusta tässä vaiheessa päätetty perustaa. Fuusioitumisen todettiin mahdollistavan case –yrityksen taloushallinnon kehittämisen vähäisessä määrin. Tätä ei kuitenkaan ole toistaiseksi hyödynnetty. Muina ratkaisuvaihtoehtoina taloushallinnon kehittämiseen tutkittiin lähinnä sähköistä ostolaskujenkäsittelyä. Se todettiin hyväksi vaihtoehdoksi ostolaskujenkäsittelyprosessin tehostamiseksi. Teoriaosuuden tavoitteena oli asemoida palvelukeskus muiden mahdollisten taloushallinnon kehittämisratkaisujen joukkoon. Palvelukeskuksen todettiin olevan lähinnä keskittämistä, mutta sisältävän piirteitä myös ulkoistamisesta ja liiketoimintaprosessien uudelleen organisoimisesta. Uusina seikkoina nousi esille asiakaslähtöisyys ja tulosvastuu.

Lähiverkkotuotteen palveluprosessien kehittäminen, Case: Elisa

Diplomityön aiheena oli tutkia case-yrityksen prosessikehitystä, prosessijohtamista sekä lähiverkkopalveluketjua prosessinäkökulman kannalta. Tutkimuksen päätavoitteina oli selvittää, kuinka lähiverkkopalveluketjun toimintaa voisi tehostaa, ja minkälaisia kertakustannuksia yhdestä keskiverotoimituksesta syntyy. Tavoitteina oli myös selvittää yrityksen prosessikehittämisen tila sekä minkälaisia prosessijohtamismalleja yrityksessä käytetään ja millä tavoin sen pääprosesseja johdetaan. Tutkimus oli case-tyyppinen, eli siinä tutkittiin yhden yrityksen toimintaa ja prosesseja. Teoreettinen pohja tutkimukselle luotiin käsittelemällä liiketoimintaprosesseihin liittyviä ydinmääritelmiä, erilaisia prosessijohtamismalleja ja liiketoimintaprosessien mittaamista. Tutkimuksen peruselementit tiedon hankintaan olivat kirjallisuus ja haastattelut. Lisäksi tutkimus pohjasi vahvasti tutkijan tekemiin omiin havaintoihin yrityksessä ja sen toimintaympäristössä. Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin lähiverkkopalveluketjun senhetkinen tilanne, analysoitiin palveluketjun sisältämiä prosesseja ja kirjattiin ylös havaitut ongelmakohdat. Haastatteluista kerättyjen tietojen perusteella laskettiin yhdestä keskivertolähiverkkotoimituksesta case-yritykselle syntyvät kertakustannukset. Tämän lisäksi analysoitiin yrityksen senhetkistä prosessijohtamis- ja prosessikehitystasoa sekä peilattiin niitä yrityksen tulevaisuuden prosessikehittämistoimiin. Lopuksi johtopäätöksien kautta esitettiin kaksi toimintaehdotusta, joilla palveluketjun toimintaa voitaisiin parantaa. Ensimmäinen ehdotus oli radikaalimpi, ja siinä siirryttäisiin kokonaan pois palveluketjumallista tiimipohjaiseen malliin. Toisessa ehdotuksessa keskityttiin korjaamaan palveluketjun ongelmakohtia.

Liiketoimintaprosessien mittaaminen ja mallintaminen

Tutkimuksessa tutkitaan mallintamista ja mittaamista osana liiketoimintaproses-sien parantamista, sekä näiden asioiden kuvaamista soveltuvalla työkalulla. Ensin esitetään teoreettinen viitekehys siihen, kuinka prosesseja voidaan mitata ja mal-lintaa. Sitten raportoidaan käytännössä suoritettu kehitystyö, jolle on määritetty lähtö- ja tavoitetila. Työn onnistumista mitataan johtajahaastatteluin ja saatuja tuloksia verrataan teoriaan. Tutkimuksessa yhdistettiin analyyttinen mallinrakennus, tieteellinen ongelman-ratkaisutoiminta sekä konsultointi tarkoituksena saada aikaan kohde organisaati-olle sopiva konstruktio esitettyyn ongelmaan. Johtajahaastattelut analysoitiin ja suoritettiin kvalitatiivinen tarveanalyysi. Haastatteluja täydennettiin muulla kerä-tyllä aineistolla ja analyysin tarkkuutta pyritään kasvattamaan eri lähdeaineistojen ristivertailuilla. Yrityksissä on niin liiketoiminnalle elintärkeitä ydinprosesseja kuin niitä tukevia tukiprosessejakin. Niiden toiminta perustuu ennalta suunniteltuihin ja uudelleen-käytettäviin menetelmiin. Prosessit tulee sopeuttaa yrityksen arkkitehtuuriin ja niitä on jatkuvasti kehitettävä. Kehittäminen voidaan toteuttaa suurilla kertamuu-toksilla, jatkuvalla laadun parantamisella tai niiden yhdistelmänä. Mallintamisella ja mittaamisella on tärkeä tehtävä liiketoimintaprosessien kehit-tämisessä. Niiden avulla voidaan helpottaa erityisesti prosessien suunnittelua luomalla konkreettisia malleja ja mittareita prosesseista. Toteutuksessa käytettiin prototyyppilähestymistapaa ja työn onnistumista arvioivat yhtiön johtajat. Tutki-muksen tuloksia ovat eri tason prosessimallit, joiden luomisessa käytettiin eri mallintamistekniikoita, sekä mittaristot mittaamaan yrityksen tuottavuutta ja te-hokkuutta.

Tiedonhallinnan kehittäminen prosessikuvausten ja sähköisen dokumentoinnin avulla

Tämän diplomityön tavoitteena on selkeyttää apteekin ydinprosesseja mallintamalla prosessit ja tehostaa apteekin tiedonhallintaa sähköisen toimintajärjestelmän avulla. Ydinprosessien mallintaminen lisää apteekin työntekijöiden tietoisuutta prosessien oikeasta suoritustavasta. Dokumenttien sijoittaminen yhteen paikkaan helpottaa niiden löytymistä ja käytettävyyttä. Tässä työssä tutkittiin yhtä yritystä, joten tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta. Työn keskeinen sisältö rakentuu tiedonhallinnan, prosessijohtamisen sekä sähköisen toimintajärjestelmän teorioiden pohjalta. Teoriaa hyödynnetään käytännön tutkimuksessa, jossa kartoitetaan apteekin dokumentit ja kehitetään niiden organisointia. Työssä tunnistetaan ja mallinnetaan apteekin ydinprosessit sekä kerätään tietoa niiden ongelmakohdista. Apteekin ydinprosesseiksi tunnistettiin reseptiasiakkaan palvelu ja neuvonta, itsehoitoasiakkaan palvelu ja neuvonta, kotisairaanhoidon ja hoivakotien palvelu sekä tavaranhallinta. Apteekissa luodut dokumentit luokiteltiin toimintaohjeiksi, työohjeiksi, lomakkeiksi ja rekisteriselosteiksi. Työn tuloksena apteekin tiedonhallinta tehostui dokumenttien sähköistämisellä ja organisoinnilla toimintajärjestelmään. Ydinprosessien mallintaminen selkeytti apteekin ydinprosesseja sekä lisäsi työntekijöiden tietoisuutta prosessien oikeasta toimintatavasta.

Asiakaskokemuksen vaikutus liiketoimintaprosessien kehittämiseen

Tämä diplomityö toteutettiin Auto-Kilta Trucks Oy:lle. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Tutkimuksessa käytettiin havainnointia ja perehdyttiin nykyisiin prosessikuvauksiin. Lähivuosina yrityksessä tulee tapahtumaan asiakasrajapinnassa eläköitymisiä eikä samanlaista ammatillista kokemusta ole helposti saatavilla. Taloudellinen tilanne ei mahdollista lisäresurssien palkkaamista vaan yrityksen asiakasrajapintaan tulee saada yrityksen sisältä voimavaroja. Yrityksen mekaanikoista on tarkoitus saada ratkaisu asiakasrajapinnassa tapahtuviin muutoksiin. Asiakaskokemuksen kautta haetaan ymmärrystä oman toiminnan kehittämiseen. Liiketoimintaprosessien tulee tukea asiakaskokemuksen luomista. Muutosjohtamisen keinoin on tarkoitus viedä prosesseihin muutos työskentelytavoista sekä saada työntekijät ajattelemaan asiakaslähtöisesti. Lopputuloksena esitetään asiakasrajapintaan uusi prosessimalli, joka tukee asiakaskokemuksen luomista. Yrityksessä on tärkeää ymmärtää asiakkaan oikea tarve käyttää yrityksen palveluja.

Pumppujen ja sekoittimien korjausprosessin kehittäminen tietojohtamisen näkökulmasta

Tämän diplomityön tavoitteena oli tehostaa sekä kehittää pumppujen ja sekoittimien korjausprosessin tiedonhallintaa, jotta tietoon liittyvät ongelmat, virheet sekä turhan työn tekeminen vähentyisivät. Samalla tavoitteena oli myös tutkia, minkälaista tietoa prosessissa liikkuu, miten se liikkuu, mihin sitä varastoidaan, kenellä on tietoon pääsy ja sitä kautta havaita tuottavuutta alentavia ongelmakohtia sekä luoda suunnitelmat tulevaisuudessa tehtäville korjaaville toimenpiteille. Tutkimuksen viitekehys sekä pohja rakennettiin liiketoimintaprosessien johtamisen mahdollistaman kehityksen sekä tietojohtamisen tarjoamien työkalujen ympärille pitäen mielessä tiedon merkitys yhtenä yrityksen tärkeimmistä resursseista kilpailuedun kannalta. Tutkimuksen empiirisen osan primäärinen aineisto kerättiin osallistumalla kehitettävään prosessiin sekä havainnoimalla sen etenemistä ja siinä tapahtuvia toimintoja. Sekundäärisenä aineistona hyödynnettiin aikaisemmin luotuja prosessikuvauksia. Korjausprosessin tiedonhallinnan nykytila kyettiin tunnistamaan tutkimalla ja analysoimalla kerättyä aineistoa, jonka perusteella saatiin selville tietoon liittyvät ongelmakohdat. Havaittiin, että ongelmia tuottaa pääasiassa väärästä tiedosta syntyneet virheet, tiedon hidas liikkuminen, tiedon kumuloitumattomuus, rajalliset käyttöoikeudet ja toiminnanohjausjärjestelmän kankeus. Havaittujen ongelmakohtien eliminoimiseksi luotiin suunnitelmat korjaaville toimenpiteille. Myös joitain yksinkertaisempia toimenpiteitä kyettiin jo tekemään tutkimuksen aikana. Tutkimuksesta saadut tulokset olivat hyviä, sillä suunnitelmat korjaavista toimenpiteistä tulevat lisäämään korjausprosessin tehokkuutta sekä tuottavuutta vähentämällä turhan työn tekemistä sekä parantamalla sen tiedonhallintaa. Tulevaisuudessa prosessiin sisältyvä tieto liikkuu nopeammin, virheet vähentyvät, oikean tiedon hyödynnettävyys kasvaa ja toiminnanohjausjärjestelmä tukee ja mahdollistaa tehokkaammin prosessiin liittyvää tiedonhallintaa kasvattaen yrityksen kilpailukykyä suhteessa saman toimialan kilpailijoihin.

Sähkökoneen staattorikäämityksen kehittäminen

Tämä insinöörityö tehtiin ABB:n Pitäjänmäen konetehtaalle Tahtikoneet-tulosyksikölle. Työssä tutkittiin mahdollisuuksia valmistaa murtovakovyyhtejä kestomagneettituuligeneraattoreihin, joissa vakoluku on alle yhden. Työ tehtiin tutustumalla aluksi Pitäjänmäen konetehtaan käytössä oleviin vyyhden valmistus- ja käämintämenetelmiin. Lisäksi tutkittiin erilaisia mahdollisia murtovakovyyhden valmistusmenetelmiä, joista lupaavimpia myös kokeiltiin. Saatujen kokemusten pohjalta valittiin vyyhden valmistusmenetelmä, jonka mukaan valmistettiin koe-erä. Koe-erälle suoritettiin mittauksia, joilla varmistettiin niiden sähköinen kestävyys Työn tuloksena valitulla valmistusmenetelmällä valmistettiin vyyhdet prototyyppi tuuligeneraattorin.

Ostoprosessin kehittäminen

Insinöörityön tavoitteena on selvittää Hakaniemen Metalli Oy ja sen tytäryhtiön High Metal Production ostotilakset ja tämän avulla tehdä analyysi tärkeimpien alihankkioiden taloustiedoista. Työssä perehdyttiin nykyiseen ostoluetteloon sekä kehitettiin sitä ABC-analyysin avulla. Tarkoituksena oli poistaa turhia alihankkijoita ja vähentää tilausten määrää nykyisestä. Ostotilauslistan laatimisen jälkeen koottiin taloustiedot tärkeimmistä alihankkijoista. Työn teoriaosassa käsitellään lisäksi logistiikan perusperiaatteita sekä logistiikan kilpailukyvyn kehittämistä. Työn tuloksena on pystytty vähentämään tilausten määrää sekä poistamaan tarpeettomia toimittajia yrityksen listoilta. Yritysten ostotilausten yhteenvedot sekä niiden yhteinen ostotilauslista on esitetty ainoastaan yrityksen käyttöön tarkoitetuissa liitteissä.

Kivun kirjaamisen kehittäminen Länsi-Tallinnan keskussairaalassa

Opinnäytetyömme on osa Länsi-Tallinnan keskussairaalan STALT-hanketta, jonka tarkoitus on nostaa sairaalan hoitotyö EU-standarien mukaiseksi. Opinnäytetyömme tarkoitus oli arvioida Länsi-Tallinnan keskussairaalassa käytössä olevan kipulomakkeen toimivuutta ja tarvittaessa tehdä lomakkeeseen parannusehdotuksia. Tarkoituksemme oli lisäksi laatia kipulomakkeelle kivun kirjaamisen ohje sairaanhoitajille. Ohje on tarkoitettu sairaalassa olevan potilaan hoidon tueksi. Opinnäytetyömme muodostuu kirjallisuuskatsauksesta ja oppaasta hoitajille. Kirjallisuuskatsaus pohjautuu tuoreimpiin hoitotieteellisiin tutkimuksiin, erityisesti niiden tuloksiin ja johtopäätöksiin. Lisäksi aiheesta saatiin tietoa hoitoalan kirjallisuudesta. Kokonaiskuvan saamiseksi olemme työssämme esitelleet kivunkokemiseen vaikuttavia tekijöitä, erilaiset kiputyypit sekä kivunhoitotyötä. Tuomme lyhyesti esille kivun arviointia, kivun mittaamista ja kivun lääkehoitoa. Olemme painottaneet työssämme kivunhoidon kirjaamisen osuutta. Työssämme tulee esille Suomen lainsäädäntöä hoitotyön kirjaamisesta sekä esimerkki erään sairaanhoitopiirin ohjeista hyvälle kirjaamiselle. Opinnäytetyömme tavoite on sairaanhoitajien kehittyminen kivunhoidon kirjaamisessa Länsi-Tallinnan keskussairaalassa. Sairaanhoitajalla on tärkeä rooli potilaan kivun hoidossa kivun arvioijana, lääkehoidon toteuttajana sekä kivun kirjaajana. Sairaanhoitajalla täytyy olla hyvät tiedot kivusta ja sen hoidosta sekä myönteinen asennoituminen tehokkaaseen kivunhoitoon. Lisäksi on tärkeää, että sairaanhoitaja kykenee moniammatilliseen yhteistyöhön ja hänellä on riittävästi aikaa potilaan subjektiivisten tuntemusten kuuntelemiseen, selvittämiseen ja kirjaamiseen.