ERP- järjestelmän tukiprosessin nykytilan analyysi ja prosessin kehittäminen

Diplomityön tavoitteena oli tunnistaa kohdeyrityksessä kehitysmahdollisuuksia. Kehitysmahdollisuuksien etsiminen käyttäjätukiprosessin aloitettiin prosessin nykytilan analysoinnilla, jolla pyrittiin tunnistamaan prosessin ominaisuuksia sekä ongelma-alueita, joita korjaamalla prosessia voitiin tehostaa. Tutkimus on jaettu teoria ja empiria osaan.Teorian alussa käsitellään tietotekniikkapalveluiden organisointia, jotta ymmärretään toiminnanohjausjärjestelmien ja niihin liittyvien tukiprosessien merkitys yrityksissä. Tämän jälkeen perehdytään prosessijohtamiseen ja sen keinoihin liiketoimintaprosessien kehittämiseen. Tuloksena voidaan sanoa, että prosessien virtaviivaistaminen on nopea ja edullinen tapa tehostaa prosessin toimintaa ja päivittää vanha prosessi vastaamaan yrityksen nykyisiä tarpeita. Prosessien virtaviivaistamisella ei saada suuria kustannussäästöjä, vaan hyödyt liittyvät prosessin tehostumiseen. Virtaviivaistetusta prosessista on poistettu turhat toiminnot ja se on suunniteltu vastaamaan tarkoitustaan parhaalla mahdollisella tavalla. Näin prosessin virtaviivaistaminen lisää myös asiakkaan kokemaa arvoa.

Scenario method in anticipating future opportunities of e-business in the forest industry

Tutkimuksen tavoitteena on ennakoida liiketoimintaprosessien sähköistymisen kehittymistä käyttämällä skenaariomenetelmää, yhtä laajimmin käytetyistä tulevaisuuden tutkimisen menetelmistä. Tarkastelun kohteena ovat erityisesti tulevaisuuden e-business -ratkaisut metsäteollisuudessa. Tutkimuksessa selvitetään skenaariomenetelmän ominaisuuksia, skenaariosuunnittelun periaatteita sekä menetelmän sopivuutta teknologian ja toimialan muutosten tarkasteluun. Tutkimuksen teoriaosassa selvitetään teknologian muutoksen vaikutusta toimialojen kehitykseen. Todettiin, että teknologisella muutoksella on vahva vaikutus toimialojen muutoksiin, ja että jokainen toimiala seuraa tietynlaista kehitystrajektoria. Yritysten tulee olla tietoisia teknologisen muutoksen nopeudesta ja suunnasta, ja seurata toimialansa kehityksen sääntöjä. Metsäteollisuudessa muutosten radikaali luonne sekä ICT-teknologian nopea kehitys asettavat haasteita liiketoimintaprosessien sähköistämisen kentässä. Empiriaosuudessa luotiin kolme erilaista skenaariota e-busineksen tulevaisuudesta metsäteollisuudessa. Skenaariot perustuvat pääosin aiheen asiantuntijoiden tämän hetkisiin näkemyksiin, joita koottiin skenaariotyöpajassa. Skenaarioiden muodostamisessa yhdistettiin kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia elementtejä. Muodostetut kolme skenaariota osoittavat, että e-busineksen vaikutukset tulevaisuudessa nähdään pääosin positiivisina, ja että yritysten tulee kehittyä aktiivisesti ja joustavasti pystyäkseen hyödyntämään sähköisiä ratkaisuja tehokkaasti liiketoiminnassaan.

Managing Business Processes in Corporate Expansion

Yrityksen laajentuessa kansainvälisesti, olemassa olevat rutiinit jäävät vanhoiksi ja liiketoimintaprosessien johtaminen muuttuu. Kyseisten prosessien täytyy olla läpinäkyviä ja tietovirtojen hyvin suunniteltuja. Prosessien harmonisointi aiheuttaa haasteita yrityksessä ja konsernin etu tulee ottaa huomioon. Ahlstrom konserni laajentuu merkittävästi kaikilla liiketoiminta-alueillaan ja kansainvälinen laajentuminen vie Ahlstrom Glassfibre Oy:n täysin uuteen tilanteeseen. Liiketoimintaprosessien johtamiseen vaikuttavat konsernin ohjaus, mahdollisuudet muutosten implementoimiseksi, toimintaympäristön tekijät ja järjestelmien muodostama arkkitehtuuri. Tässä tutkimuksessa keskitytään ydinprosessien tietovirtoihin ja työ on tehty Karhulan tehtaalla Suomessa. Johtamismallin luomiseksi vaaditaan yrityksessä ongelmia määrittelevää työskentelyä. Tämä ongelmanmääritys oli työn tärkein tavoite. Ongelma-alueiden tutkimuksen pohjalta muodostettiin ratkaisu, jossa käsiteltiin systemaattisen liiketoimintaprosessien johtamisen mahdollisuuksia ja vaatimuksia. Lopputuloksena voidaan todeta, että suurin painopiste löytyy informaatioteknologian ja liiketoiminnan rajapinnoista. Tähän työhön liittyvät myös prossien harmonisointi ja integrointi.

Service Improvement with Process Modernizations

Työn tarkoituksena on tuottaa liikkeenjohdon konsulttiyritykselle uusi työmenetelmä, jonka avulla se voi vetää kehitysprojekteja joissa asiakasyritysten teollisia palveluprosesseja parannetaan. Prosessiparannusten tulisi tuottaa selvää hyötyä asiakkaille sekä palveluntarjoajan henkilöstölle ja johdolle pian sen jälkeen kun ajanmukaistetut prosessit on menestyksellisesti otettu käyttöön. Menetelmän luonti käynnistyy kirjallisuuskatsauksella, jossa käsitellään aiheita kuten palvelut, teolliset palvelut ja liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu. Menetelmän luonnin vaatimukset määritellään. Asiakasprojekti, jossa menetelmää koekäytetään, esitellään. Menetelmä esitellään. Se on ylhäältä alaspäin muodostettu kehitysprosessin vetäjän opas. Päätavoitteet asetettiin ensin. Niitä tukevat alitavoitteetasetettiin seuraavaksi. Työohjeet luotiin siten, että tavoitteiden saavuttaminen mahdollistuisi. Samalla kehitettiin menetelmää tukevia työkaluja. Alustavat työohjeet ja työkalut jalostuivat menetelmän koekäytön aikana nykyiseen muotoonsa.Menetelmän laatua arvioidaan koekäytön jälkeen asetettujen tavoitteiden ja saavutettujen tulosten eroja vertaamalla. Valmistumisen jälkeen toteutettavat menetelmän jatkokehitystoimenpiteet esitellään.

Johdon laskentajärjestelmän suunnittelu ja toimintoperusteisen laskennan käyttöönotto tietojärjestelmähankkeen yhteydessä

Tutkimus on tehty keskisuomalaiselle pk-yritykselle vuosien 2003-2005 aikana. Tutkimusjaksolla kohdeyrityksessä on toteutettu lukuisia mittavia muutoksia ja merkittävä investointiohjelma. Tutkimuksen kannalta oleellisin muutos on ollut yrityksen tietojärjestelmien kokonaisvaltainen uudistaminen. Vanha tuotannonohjausjärjestelmä on korvattu uudella toiminnanohjausjärjestelmällä ja myös taloudenohjausjärjestelmät on uudistettu. Tutkimuksen tavoitteena on ollut laatia kokonaisvaltainen suunnitelma johdon laskentajärjestelmien kehittämiseksi ja selvittää erityisesti toimintolaskentajärjestelmän sekä suorituskyvyn mittaus- ja analysointijärjestelmän implementoinnin edellytyksiä tutkimuksen kohdeyrityksessä ja laatia konkreettinen esitys järjestelmien rakentamiseksi. Johdon laskentajärjestelmän kokonaissuunnitelmassa tarkoituksena on laatia laskentajärjestelmän loogisten elementtien kuvauksen lisäksi esitys tarvittavista sovelluksista sekä tutkia sovellusten välisiä fyysisiä rajapintoja ja suunnitella järjestelmäintegraatio siten, että johdon laskentajärjestelmän koko naissuunnitelma on mahdollista taloudellisesti toteuttaa. Tutkimuksen tavoitteena on lisäksi ollut selvittääyrityksen toimintojen kustannukset ja tuoteryhmien kannattavuudet sekä rakentaasuorituskyvyn mittaus- ja analysointijärjestelmä SAKE prosessi-malliinperustuen. Lisäksi tutkimuksen puitteissa on rakennettu erilaisia liiketoimintaa tukevia raportteja erilaisilla kehitysvälineillä. Tutkimukselle asetetut sisällölliset tavoitteet saavutettiin pääpiirteissään. Jatkuvatoimisten ja integroitujen toimintolaskentajärjestelmän sekä suorituskyvyn mittaus- ja analysointijärjestelmän rakentaminen osoittautui tutkimuksen aikana haastavaksi, joskaan ei mahdottomaksi tehtäväksi. Järjestelmien rakennustyö jatkuu tutkimuksessa esitettyihin ajatuksiin perustuen yhteistyössä ohjelmistotoimittajan kanssa edelleen ja järjestelmät valmistunevat vuosien 2005-2006 aikana.

Paperiteollisuusyrityksen hankintaprosessien parantaminen - Case M-real

Tämä tutkimus käsittelee teollisuusyrityksen hankintaprosessien parantamista. Tavoitteena oli selvittää, millaisilla toimenpiteillä raakaaineiden ja MRO (maintenance, repair and operating)-tuotteiden hankintaprosesseista saadaan toimivia ja tehokkaita. Tutkielmassa tarkastellaan hankintaprosessiin vaikuttavia asioita, erityisesti keskittämistä sekä informaatioteknologiaa, ja tuodaan esille erilaisia hankintaprosessin parantamiseen tähtääviä lähestymistapoja. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Empiirinen aineisto kerättiin kohdeyritys M-realilla tehtyjen haastattelujen sekä havainnoinnin avulla. Tutkimuksessa havaittiin, että raaka-aineiden hankintaprosessia voidaan tehostaa lisäämällä automatiikkaa sekä parantamalla yhteistyötä hankintaprosessiin osallistuvien tahojen kesken. MRO-tuotteiden hankintaa voidaan tehostaa monilla operationaalisilla toimenpiteillä, kuten yksinkertaistamalla hankintaehdotuksen tekemistä. Yhtenä keskeisimpänä tutkimustuloksena on se, että toiminnanohjausjärjestelmä on merkittävimpiä hankintaprosessin parantamista rajoittavia tekijöitä. Merkittävänä tutkimustuloksena voidaan pitää myös sitä, että hankintaprosessin osien keskittämisen myötä kosketus paikallisiin asioihin vähenee, mutta tämä ei ole kuitenkaan ylivoimainen este hankintaprosessin tehokkaalle hoitamiselle. Tutkimuksessa havaittiin, että informaatioteknologian kehittymisen myötä hankintaprosessi on nopeutunut.

Toimintolaskennan hyödyntäminen Kelan johtamisessa ja toiminnan ohjauksessa

Pro gradu-tutkielman päätavoite on mallintaa toimintolaskennan ja sen tulosten hyödyntämisen mahdollisuuksia Kelan johtamisessa. Tutkielma on empiirinen työ ja sen tutkimusmenetelmänä on case-tutkimus. Tutkielman doktriini koostui eritoten julkishallinnon toimintolaskentaa jatoimintojohtamista koskevasta kirjallisuudesta. Tutkielman empiirinen aineisto kerättiin haastatteluin, dokumentteja tutkimalla sekä havainnoimalla työskentelyä Kelan päätoimitalossa Helsingissä. Tutkielman perusteella Kelalla on laajat mahdollisuudet hyödyntää toimintolaskentaa johtamisessa. Hyödyntämisen mahdollisuudet voidaan ryhmitellä sisäisen laskennan tehtävien mukaisesti. Tehtävät ovat raportointi ulkoisille sidosryhmille ja tiedon tuottaminen strategiseen ja operatiiviseen johtamiseen. Ulkoisiin sidosryhmiin liittyviä mahdollisuuksia ovat tulosten raportointi, rahoituksen uudistaminen, lainmuutoskustannusten arviointi sekä muilta organisaatioilta ja asiakkailta veloitettavien palveluiden hinnoittelu ja hintojen perusteleminen. Strategiseen ohjaukseen liittyviä mahdollisuuksia ovat tulosohjauksen kehittäminen, investointilaskelmat sekä ulkoistamispäätökset. Operatiiviseen ohjaukseen liittyviä mahdollisuuksia ovat puolestaan prosessien analysointi ja kehittäminen, benchmarking, sisäinen hinnoittelu ja tulosten viestiminen henkilöstölle. Sekä strategiseen että operatiiviseen ohjaukseen liittyviä hyödyntämisen mahdollisuuksia ovat resurssien käytönseuranta ja tehostaminen, työn tasauksen kehittäminen sekä suorituksen mittaaminen.

Prosessimainen toiminta yrityksen kilpailuedun lähteenä

Prosessijohtaminen eli liiketoimintaprosessien uudelleenjärjestely on liiketoiminnan kehittämismuoto. Prosessijohtamisen perusideana on, että perinteisen organisaatiorakenteen päälle rakennetaan organisaatiorajat ylittäviä toimintaprosesseja, joiden mukaan yritys toimii. Prosessista vastuussaovat prosessitiimit, jotka kootaan yrityksen organisationaalisista yksiköistä. Prosessitiimiä johtaa prosessinomistaja. Oikein implementoituna prosessimainen toiminta voi parantaa dramaattisesti laatua, lyhentää läpimenoaikoja, vähentää kustannuksia ja tuoda näin ollen kilpailuetua. Prosessien suorituskykyä voidaan mitata perinteisillä talouden mittareilla, kuten läpimenoajoilla, virheprosenteilla ja tuottavuudella. Prosessijohtamisen impelementointi on hankalaa ja monet yritykset ovat epäonnistuneet siinä. Menestyksellinen prosessijohtamisen käyttöönotto vaatii mm. johdon ja työntekijöiden sitoutumista, prosessien syvällistä ymmärtämistä ja yrityksen IT-järjestelmän kytkemistä BPR:ään

Liiketoimintaprosessin koordinointirakenteen kehittäminen

Työn tarkoituksena on kehittää uusi liiketoimintaprosessien koordinointirakenteen kehittämismenetelmä perinteisten, prosessin työnkulun kehittämiseen keskittyvien, prosessinkehittämismenetelmien tueksi. Menetelmäkehityksen pohjustamiseksi on työssä ensin tarkasteltu kirjallisuudessa esitettyjä prosessien kehittämismenetelmiä sekä liiketoimintaprosessien ja organisaatioiden koordinointitarpeita ja koordinointimekanismeja. Näidenperusteella prosessin koordinointirakenteen kehittämismenetelmälle on ideoitu pienryhmässä vaiheet ja sisältö. Menetelmän toimivuutta testattiin yhdessä caseprosessissa. Käytännön kehittämistyössä menetelmä toimi pääasiassa ideoidun rungon mukaisesti ja koordinointirakenteen kehittäminen koettiin hyödylliseksi caseprosessin toiminnan kannalta. Testiprosessin kehittämisestä saatujen tulosten perusteella on menetelmälle laadittu jatkokehityssuunnitelma, jokasisältää viisi potentiaalista menetelmän jatkokehityssuuntaa.

Toiminnanohjausjärjestelmä projektituotteita valmistavan yrityksen toiminnan kehittämisessä

Diplomityön tavoitteena on selvittää projektituotteita valmistavan metallialan yrityksen toiminnan ohjaamisen ongelmat sekä hankkia yrityksen vaatimukset täyttävä integroitu toiminnanohjausjärjestelmä. Lisäksi työssä analysoidaan toiminnanohjausjärjestelmän tuomia etuja yritykselle. Työ tehtiin Hartolassa. Työn teoriaosassa käsitellään tietojärjestelmäprojektiin kuuluvia vaiheita sekä yleisesti liiketoimintaprosessien kehittämistä. Tämän jälkeen käsitellään tarkemmin tietojärjestelmän hankintaprojektia. Lopuksi kartoitetaan yleisesti tietojärjestelmiä ja toiminnanohjausjärjestelmiä. Työn empiirisessä osassa kerrotaan tietojärjestelmäprojektin toteuttamisesta metalliyrityksessä. Tällöin esitellään projektin alussa yrityksessä ollut tilanne ja kuvataan työntekijöiden haastatteluissa esiin tulleet ongelmat. Ongelmien analysoinnin jälkeen kuvataan toiminnanohjausjärjestelmän valintaprojektin kulkua. Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan lähtökohtana tulee olla yrityksen tuottavuuden ja toimintojen kehittäminen. Toiminnanohjausjärjestelmät tarjoavat tähän hyvän työkalun, mutta hyödyntääkseen toiminnanohjausjärjestelmää yritys joutuu käymään läpi suuren oppimisprosessin. Toiminnanohjausjärjestelmät parantavat yrityksen toimintaprosesseja vain, jos toiminnanohjausjärjestelmän implementointiprosessi onnistuu ja järjestelmästä näin saadaan kaikki hyöty irti. Integroidut toiminnanohjausjärjestelmät hyödyttävät yritystä reaaliaikaisen informaation ansiosta. Lisäksi järjestelmän avulla saadaan yrityksen prosesseja tehostettua ja yhdistettyä toisiinsa.

Ohjelmistotalon toimintaprosessien kehittäminen

Työn tavoitteena oli kehittää MaestroYhtiöiden liiketoimintaprosesseja. Ensin selvitettiin liiketoimintaprosessien nykytila, jonka perusteella kehitettiin, kuvattiin rajapintoineen ja ohjeistettiin uudet liiketoimintaprosessit. Lopuksi määriteltiin muutamia prosessimittareita lähinnä tuotantotiimin käyttöön. Prosessien kehittämisen lisäksi tehtiin toiminnan kehittämissuunnitelma ohjausryhmäksi kutsutun kehittämistiimin toimesta ulkopuolisen konsultin avustamana. Ohjausryhmä määritteli tavoitteita toiminnalle ja konkreettisia keinoja niiden saavuttamiseksi. Tämän jälkeen tehtiin aikataulu tavoitteiden toteuttamiseksi. Tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti. Yrityksen kasvaessa on henkilökunnan määrä lisääntynyt nopeasti. Henkilöstömäärän kasvuvauhti on edennyt siinä määrin, että toimintatapoja on kehitettävä ja vakinaistettava, jotta pystytään toimimaan tehokkaasti ja sujuvasti. Taustalla on myös kahden eri toimipisteen erilaiset vaiheet. Savonlinnan toimipisteessä toiminta on jo vakiintunutta, mutta siellä onkin toimittu ohjelmistotuotannon parissa useita vuosia pidempään kuin Lappeenrannassa. Lappeenrannassa puolestaan tuotanto aloitettiin noin puolet pienemmällä miehityksellä kuin mitä se nykyään on ja toiminta hakee vielä muotoaan. Tarvetta toimintojen yhtenäistämiseen ja kehittämiseen eri tiimeissä ja toimipisteissä on, sillä yhteiset toimintatavat parantavat työn laatua ja tehokkuutta. Tuloksena työstä syntyi uudet prosessit kaikille tiimeille. Uudet rajapintoineen kuvatut prosessit on myös ohjeistettuna. Uusitut prosessit ovat seuraavassa vaiheessa saatava käyttöön. Prosessien käyttöönotto on tiiminvetäjien vastuulla. Myös prosessimittareiden käyttö ja seuraaminen on tiiminvetäjien vastuulla. Ohjausryhmän toiminnasta syntyi lista tavoitteita ja aikataulu tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämän työn aikana päästiin ensimmäiseen aikataulun mukaiseen etappiin ja tavoitteet olivat toteutuneet melko hyvin. Tämä ohjausryhmän toiminta jatkuu tulevaisuudessakin tavoitteiden seurannan muodossa. Mahdollisesti ohjausryhmä voi myös luoda uusia tavoitteita samalla tavalla ja seurata niiden toteutumista.

Developing customer-based e-solutions

Logistiikkapalveluiden markkinat ovat viime vuosina muuttuneet. Kilpailtu toimiala ja asiakasvaatimusten muuttuminen ovat pakottaneet yritykset pyrkimään entistä tehokkaampaan jakeluketjuun. Työn tarkoituksena oli tutkia sähköisten asiakasliittymien toimivuutta asiakkaan näkökulmasta Euro Express tuotannossa ja prosessissa. Tarkoituksena oli selvittää eri sidosryhmien vaatimukset prosessille huomioiden sähköisen liiketoiminnan tuomat edut ja ominaispiirteet. Tavoitteena oli kuvata olemassa oleva prosessi ja tutkia prosessin rajapinnat –asiakas, tuotanto ja ulkoiset sidosryhmät. Tutkielmassa sähköisten ratkaisujen ominaispiirteet on käyty läpi ja tulevaisuuden kehitysnäkökulmista keskusteltu. Kehittyneiden tietoteknisten ratkaisujen avulla jatkuva prosessien uudistaminen (Business Process Reengineering) on mahdollista. Yleisesti epäolennaisuudet asiakasrajapinnassa, informaation kulussa ja yhteyksissä eri järjestelmien välillä aiheuttavat ongelmia sähköisten ratkaisujen toteuttamisessa. Tulevaisuudessa logistiikka yritykset ottavat entistä enemmän käyttöönsä uudenaikaisia teknologisia ratkaisuja tilaukseen, tuotantoon ja asiakaspalveluun. Näiden uudenlaisten ratkaisujen kehittämisestä on hyötyä sekä käyttäjälle että tarjoajalle, mutta ne ovat myös pakollisia palveluntarjoajalle kehittyäkseen markkinoilla. Tulevaisuudessa kilpailun tiivistyessä ja asiakkaiden vaatimusten kasvaessa on kiinnitettävä entistä suurempaa huomiota koko prosessiketjun toimivuuteen. Uudet teknologiset ratkaisut ja niiden käyttäminen tehokkaasti tuovat yrityksille kilpailuetuja, joita ei muuten olisi saavutettavissa.