Development of Cost Estimation with Feedback Information in EPCM Business

Target company of this study is a large machinery company, which is, inter alia, engaged in energy and pulp engineering, procurement and construction management (EPCM) supply business. The main objective of this study was to develop cost estimation of the target company by providing more accurate, reliable and up-to-date information through enterprise resource planning (ERP) system. Another objective was to find cost-effective methods to collect total cost of ownership information to support more informed supplier selection decision making. This study is primarily action-oriented, but also constructive, and it can be divided in two sections: theoretical literature review and empirical study on the abovementioned part of the target company’s business. Development of information collection is, in addition to literature review, based on nearly 30 qualitative interviews of employees at various organizational units, functions and levels at the target company. At the core of development was to make initial data more accurate, reliable and available, a necessary prerequisite for informed use of the information. Certain development suggestions and paths were presented in order to regain confidence in ERP system as information source by reorganizing work breakdown structure and by complementing mere cost information with quantitative, technical and scope information. Several methods to use the information ever more effectively were also discussed. While implementation of the development suggestions outreached the scope of this study, it was forwarded in test environment and interest groups.

Projektilaskentamallin kehittäminen rakennusalan pk-yrityksessä

Tutkimuksen kohdeyritys on rakennusalan pk-yritys, jonka liiketoiminta perustuu kokonaan toimitusprojekteille. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää kohdeyrityksen käyttöön helppokäyttöinen projektilaskentamalli, jonka avulla voidaan ennalta tunnistaa kannattamattomat toimitusprojektit. Tutkimuksessa keskitytään projektien kustannusnäkökulmaan. Tutkimus koostuu teoreettisesta kirjallisuusselvityksestä ja empiirisestä tapaustutkimuksesta. Teoreettisen aineiston ja kohdeyrityksen tietojen perusteella rakennettiin laskentamalli, jonka toimintaa tarkasteltiin esimerkkiprojektien avulla. Työn tutkimusote on konstruktiivinen, osin myös toiminta-analyyttinen. Kehitetty laskentamalli kattaa toimitusprojektin koko elinkaaren. Tarjouslaskenta-vaiheessa sen avulla tehdään päätös projektin toteutuskelpoisuudesta. Toteutus- ja seurantavaiheessa taas sillä seurataan projektin toteutuvia lukuja. Kohdeyritys voi laskentamallin avulla tunnistaa kannattamattomia projekteja, sillä tarjoushinnat tarkistetaan täyskatteellisen kustannusarvion avulla ennen projektin toteutuspäätöstä. Määrälaskennan ja täyskatteellisen laskennan ansiosta aiheuttamisperiaatetta noudatetaan kattavammin kuin kohdeyrityksen aiemmassa käytännössä.

Sahalaitosprojektien kustannussuunnittelu

Tämän diplomityön tarkoituksena on tutkia teoriatasolla projektien kustannussuunnittelua ja ottaa käyttöön case-yrityksen tarpeisiin sopivat menetelmät ja apuvälineet sahalaitosprojektien kustannussuunnitteluun, -seurantaan ja -hallintaan. Diplomityön rakenne jakaantuu kahteen pääosaan: teoriatutkimukseen ja teoriatutkimuksen soveltamiseen kohdeyrityksessä. Teoriaosuudessa käytetty tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Käytännön osuudessa käytetään tutkimustyyppinä tapaustutkimusta eli case-tutkimusta. Case-yritys on sahalaitoksia- ja laitteita valmistava PK-kokoluokan yritys. Työn lopputuloksena yritykselle valittiin teoriatutkimuksen pohjalta sopivat menetelmät sahalaitosprojektien kustannussuunnitteluun, -seurantaan ja –hallintaan. Lisäksi yritykselle kehitettiin projektilaskennan helpottamiseksi kustannuslaskentajärjestelmä, joka sisältää mm. työajanseurantajärjestelmän ja projektilaskentajärjestelmän. Työajanseurantajärjestelmän avulla yrityksen tuotannon henkilökunnan työpanosta pystytään seuraamaan projekti- ja työpakettikohtaisesti. Projektilaskentajärjestelmän avulla taas projektit voidaan budjetoida niin ajallisesti kuin taloudellisesti, ja projektien etenemistä tavoitteisiin verrattuna voidaan seurata erilaisin menetelmin. Järjestelmän avulla saadaan myös tarvittavaa informaatiota ajallisesti pitkien projektien osatuloutukseen.

Cost information in engineering design -Potentials and limitations of activity-based costing

The purpose of this thesis is to analyse activity-based costing (ABC) and possible modified versions ofit in engineering design context. The design engineers need cost information attheir decision-making level and the cost information should also have a strong future orientation. These demands are high because traditional management accounting has concentrated on the direct actual costs of the products. However, cost accounting has progressed as ABC was introduced late 1980s and adopted widely bycompanies in the 1990s. The ABC has been a success, but it has gained also criticism. In some cases the ambitious ABC systems have become too complex to build,use and update. This study can be called an action-oriented case study with some normative features. In this thesis theoretical concepts are assessed and allowed to unfold gradually through interaction with data from three cases. The theoretical starting points are ABC and theory of engineering design process (chapter2). Concepts and research results from these theoretical approaches are summarized in two hypotheses (chapter 2.3). The hypotheses are analysed with two cases (chapter 3). After the two case analyses, the ABC part is extended to cover alsoother modern cost accounting methods, e.g. process costing and feature costing (chapter 4.1). The ideas from this second theoretical part are operationalized with the third case (chapter 4.2). The knowledge from the theory and three cases is summarized in the created framework (chapter 4.3). With the created frameworkit is possible to analyse ABC and its modifications in the engineering design context. The framework collects the factors that guide the choice of the costing method to be used in engineering design. It also illuminates the contents of various ABC-related costing methods. However, the framework needs to be further tested. On the basis of the three cases it can be said that ABC should be used cautiously when formulating cost information for engineering design. It is suitable when the manufacturing can be considered simple, or when the design engineers are not cost conscious, and in the beginning of the design process when doing adaptive or variant design. If the design engineers need cost information for the embodiment or detailed design, or if manufacturing can be considered complex, or when design engineers are cost conscious, the ABC has to be always evaluated critically.

Toimintolaskentamallin kehittäminen kunnallistekniikan suunnittelussa ja rakentamisessa

Työn tavoitteena oli selvittää toimintolaskennan soveltuvuutta kunnallistekniikan suunnittelun ja rakentamisen tarpeisiin. Lisäksi pyrittiin laskemaan tämänhetkiset kustannukset ja kohdistamaan ne laskentakohteille. Työn edetessä tavoitteeksi tuli myös rakentamishankkeiden kustannusten seurantajärjestelmän kehittäminen.Toimintolaskentaa koskevan kirjallisuuden avulla luotiin pilottiprojektina neljä toimintolaskentamallia. Lähtökohtana oli, että mallit ovat projektin jälkeen käyttöönotettavissa, mikäli toimintolaskenta osoittautuu käyttökelpoiseksi kohdeorganisaatioon. Laskentamallit rakennettiin Excel-taulukkolaskenta-ohjelmaan. Hankkeiden kustannusten seurannassa kokeiltiin käytössä olleen järjestelmän rinnalla kirjanpidon ja taulukkolaskennan mahdollisuuksia hyödyntävää järjestelmää. Toimintolaskenta osoittautui käyttökelpoiseksi ja monipuoliseksi, mutta vaativaksi. Toimintolaskennan etuna kunnissa on, että sen avulla virkamies-toiminnasta aiheutuneet kustannukset voidaan erotella palvelutuotannon kustannuksista. Hankkeiden kustannusseurantakokeilu oli onnistunut ja uusi järjestelmä korvaa aiemmin käytössä olleen.

Assessment of an information product project success: case business blueprint

The objective of this study was to find out how project success can be measured in a case where the output of a project is an intangible information product, what kind of framework can be used to evaluate the project success, and how the project assessment can be done in practice. As a case example, the success of a business blueprint project was assessed from the product point of view. A framework for assessing business blueprint project success was made based on a literature review. Furthermore, separate frameworks for measuring information product quality and project costs were developed. The theory of business blueprinting was discovered not to be firmly institutionalized and it is briefly covered in the thesis. The possible net benefits from the strategic business process harmonization were noted to be much more significant than the costs of the business blueprint project. The project was seen as a sufficient success from the viewpoint of the created output.

Suunnittelun tunnusluvut

Diplomityön tavoitteena oli kehittää Andritzin Kuitulinja-divisioonalle tunnuslukuja, työkaluja sekä menetelmiä projektin johdon jasuunnittelun eri osa-alueiden arviointiin, hinnoitteluun ja seurantaan Työn teoriaosuudessa käsiteltiin projektiliiketoimintaa, suunnitteluaja sen hankintaa, tunnuslukuja sekä mittaamista projektiympäristössä. Työn pääpaino oli kuitenkin empiriaosuudella, jossa aluksi tutustuttiin yksityiskohtaisesti työssä tutkittaviin osa-alueisiin. Tiedonkeruuvaiheessa kerättiin suuri määrätunnuslukujen laskemiseksi tarvittavaa tietoa toteutetuista tai vielä hieman keskeneräisistä projekteista. Työn kirjallinen osuus ja kerätty numeerinen tieto yhdistettiin tunnuslukujen analysointivaiheessa, jossa tutkittiin eri tunnuslukujen soveltuvuutta mittaamiseen. Tunnusluvut soveltuivat hyvin joidenkin osa-alueiden kuten prosessi- ja putkistosuunnittelun mittaamiseen. Joidenkin osa-alueiden, kuten rakennussuunnittelun mittaaminen tunnuslukujen avulla oli vaikeampaa tunnuslukujen suuresta hajonnasta johtuen. Eri osa-alueille saatiin kuitenkin määritettyä parhaat tunnusluvut, projektien luokitteluperusteet ja standardiarvot. Työn lopputuloksina saatiin päätavoitteena ollut tunnuslukumittaristo sekä mittaamisen yhtenäistämiseksi luotu tiedonkeruulomake. Mittaamisen tehostamiseksi ja kehittämiseksi tehtiin useita jatkotutkimus- ja kehitysehdotuksia. Lisäksi työssä esitettiin uusi menetelmä projektinohjauksen ja resurssisuunnittelun tueksi.

Projektien jälkilaskenta kunnossapitoyrityksessä

Tutkimuksen päätavoitteena on määrittää kohdeyritykseen soveltuvat menetelmät, joiden avulla voidaan suorittaa alueurakoiden jälkilaskenta. Jälkilaskelmien tavoite on selvittää alueurakoiden tarjousvaiheen kustannusarvioiden ja toteutuneiden kustannusten merkittävimmät erot nykyisin saatavissa olevan informaation avulla. Työ rajataan käsittelemään viittä kohdeyrityksen alueurakkaa. Tutkimuksen toinen tavoite on määrittää kohdeyrityksen kustannusseurannan keskeisimmät ongelmat jälkilaskennan näkökulmasta ja esittää kehitystoimenpiteet näiden ongelmien ratkaisemiseksi. Tutkimuksen tutkimusote on konstruktiivinen, joka sisältää myös toimintaanalyyttisiä piirteitä. Tutkimus jakautuu teoreettiseen kirjallisuusselvitykseen ja empiiriseen ongelmanratkaisuosioon. Tarjouslaskennan ja toteutuneiden kustannusten vertailu edellyttää alueurakoiden sisältömuutosten ja hinnantarkistusten huomioimista sekä apukustannuspaikkojen kustannusten kohdistamista varsinaisille kunnossapitotehtäville. Suoritetun jälkilaskennan tuloksena havaitaan merkittäviä eroja tarjouslaskennan ja toteutuneiden kustannusten välillä kaikissa urakoissa. Jälkilaskennan suorittamisen näkökulmasta kohdeyrityksen kustannusseurannan heikkouksia ovat tiedon hajanainen sijainti eri järjestelmissä ja muutamat kustannusten rekisteröinnin yksityiskohdat. Ratkaisuksi ehdotetaan kaikkien jälkilaskennan kannalta oleellisten tietojen keskittämistä yrityksen käyttämään talousseurantajärjestelmään. Kustannusten rekisteröinnin kehittämiseen ehdotetaan tiettyjen kustannuspaikkojen jakamista pienempiin osiin ja toisten sisältämien tehtävien tarkempaa määrittelyä.

Cost Estimation of Engineering Environment Services

Työn tavoitteena oli kehittää tutkittavan insinööriyksikön projektien kustannusestimointiprosessia, siten että yksikön johdolla olisi tulevaisuudessa käytettävänään tarkempaa kustannustietoa. Jotta tämä olisi mahdollista, ensin täytyi selvittää yksikön toimintatavat, projektien kustannusrakenteet sekä kustannusatribuutit. Tämän teki mahdolliseksi projektien kustannushistoriatiedon tutkiminen sekä asiantuntijoiden haastattelu. Työn tuloksena syntyi kohdeyksikön muiden prosessien kanssa yhteensopiva kustannusestimointiprosessi sekä –malli.Kustannusestimointimenetelmän ja –mallin perustana on kustannusatribuutit, jotka määritellään erikseen tutkittavassa ympäristössä. Kustannusatribuutit löydetään historiatietoa tutkimalla, eli analysoimalla jo päättyneitä projekteja, projektien kustannusrakenteita sekä tekijöitä, jotka ovat vaikuttaneet kustannusten syntyyn. Tämän jälkeen kustannusatribuuteille täytyy määritellä painoarvot sekä painoarvojen vaihteluvälit. Estimointimallin tarkuutta voidaan parantaa mallin kalibroinnilla. Olen käyttänyt Goal – Question – Metric (GQM) –menetelmää tutkimuksen kehyksenä.

Development of Project Logistics in Engineering, Procurement and Construction Projects

The aim of this Master’s Thesis is to develop project logistics functions in large scale en-gineering, procurement and construction projects. The background of the research topic is compounded from two separate subjects; OPAL Program and case study of an actual EPC project. The purpose is to examine Project Logistics process in accordance with OPAL Program as well as logistics process in focus EPC project. Both entities are researched by using the case study research methodology. Logistics process of the focus EPC project is described as well as presented and in addi-tion, logistics related findings and observations are introduced. Significant findings and observations are found from logistics costs as well as shipment volume estimations in the early phase of the focus ECP project. A notable finding is also that because goods were transported as readily assembled as possible it caused expensive oversized cargo deliveries. From findings and observation of the focus EPC project it can be derived that logistics has to be involved in the early sales phase in order to receive more accurate logistics cost esti-mations for project deliveries. It is also noticed that in order to obtain savings in logistics costs, oversized deliveries must be avoided.

Benchmarking project of the Department of Electrical Engineering of Lappeenranta University of Technology

Lappeenrannan teknillisen korkeakoulun sähkötekniikan osasto muutti 1.8.2005 sähkötekniikan tutkinnon kaksiportaiseksi ja vastaamaan näin Bologna-prosessia ja Suomen yliopistolainsäädäntöä. Tutkinnonuudistuksen myötä osasto haluaa varmistaa sähkötekniikan tutkintojen laadun ja vertailtavuuden sekä parantaa opiskelijoidensekä henkilökunnan liikkuvuutta. Tutkintojen laatu ja vertailtavuus osoitetaan sähkötekniikan osaston benchmark-projektilla, jossa kerätään tietoja maisteri- ja tohtorintutkintoa tarjoavista eurooppalaisista yliopistoista. Diplomityö käsittää BM-projektin kolmannen vaiheen suunnittelun ja toteutuksen sisältäen teoriaa benchmark-projekteille tyypillisistä toimintatavoista. Hyväksi havaitut menetelmiä, kuten kyselyt ja matriisit, on tässä työssä otettu soveltuvin osin sähkötekniikan osaston BM-projektin työkaluiksi. Diplomityössä analysoidaan työkalujen avulla BM-kumppaneilta kerättyjä tietoja sekä esitetään ratkaisuja, miten sähkötekniikan osastolla voidaan jatkaa parhaiden toimintatapojen löytämistä.

Project controlling and risk management in German machine and plant engineering industry

Tutkielman tavoitteena on määritellä projektikontrolloinnin ja - riskijohtamisen roolit ja toiminnot saksalaisissa kone- ja tehdassuunnitteluteollisuusyrityksissä. Tämä on kvalitatiivinen tutkielma, jossa käytetään voimakkaasti kuvailevia metodeita. Materiaali tutkimuksen empiiriseen osaan kerättiin kyselykaavakkeen avulla. Kyselykaavakkeiden tulokset käsiteltiin Microsoft Office Access- ohjelmalla ja analysoitiin Microsoft Office Excel- ohjelmalla ja Pivot table- työkalun avulla. Tutkimustulokset osoittavat, että asianmukaisessa projektikontrollointi- ja riskijohtamismetodien käytössä ja käyttötiheydessä esiintyy puutteita saksalaisissa kone- ja tehdassuunnitteluteollisuusyrityksissä. Tehostamalla ja keskittymällä enemmän projektikontrollointi- ja riskijohtamismetodeihin ja prosesseihin sekä projektien että yritysten suorituskyky paranisi.

Finding the Fit Between Engineering Design and Cost Information

This paper analyzes the possibilities of integrating cost information and engineering design. Special emphasis is put on finding the potential of using the activity-based costing (ABC) method. Today, the problem of cost estimation in engineering design is that there are two separate extremes of knowledge. On the one extreme, the engineers model the technical parametres behindcosts in great detail but do not get appropriate cost information to their elegant models. On the other extreme, the accounting professionals are stuck with traditional cost accounting methods driven by the procedures and cycles of financial accounting. Therefore, in many cases, the cost information needs of various decision making groups, for example design engineers, are not served satisfactorily. This paper studies if the activity-based costing (ABC) method could offer a compromise between the two extremes. Recognizing activities and activity chains as well as activity and cost drivers could be specially beneficial for design engineers. Also, recognizing the accurate and reliable product costs of existing products helps when doing variant design. However, ABC is not at its best if the cost system becomes too complicated. This is why a comprehensive ABC-cost information system with detailed cost information for the use of design engineers should be examined critically. ABC is at its best when considering such issues as which activities drive costs, the cost of product complexity, allocating indirect costs on the products, the relationships between processes and costs, and the cost of excess capacity.

Factors of customer project profitability in an engineering industrial enterprise

The purpose of the study is to find factors affecting projects' profitability in project business. The issue is approached from customer profitability and project management point of view. The study has been made for a big Finnish company acting in a global market place. The research method is quantitative. Research hypotheses are based on the literature. The used database is originated from the company's ERP- (enterprise resource planning) and project financial follow-up —system. The findings of the study supported the hypotheses weakly. Obviously profitability fluctuated depending on a customer and a project manager. The reasons could not be justified with the variables used in the research.