Data and Inventory Management in Spare Part Business: Developing Operations in the Case Company

After sales business is an effective way to create profit and increase customer satisfaction in manufacturing companies. Despite this, some special business characteristics that are linked to these functions, make it exceptionally challenging in its own way. This Master’s Thesis examines the current situation of the data and inventory management in the case company regarding possibilities and challenges related to the consolidation of current business operations. The research examines process steps, procedures, data requirements, data mining practices and data storage management of spare part sales process, whereas the part focusing on inventory management is reviewing the current stock value and examining current practices and operational principles. There are two global after sales units which supply spare parts and issues reviewed in this study are examined from both units’ perspective. The analysis is focused on the operations of that unit where functions would be centralized by default, if change decisions are carried out. It was discovered that both data and inventory management include clear shortcomings, which result from lack of internal instructions and established processes as well as lack of cooperation with other stakeholders related to product’s lifecycle. The main product of data management was a guideline for consolidating the functions, tailored for the company’s needs. Additionally, potentially scrapped spare part were listed and a proposal of inventory management instructions was drafted. If the suggested spare part materials will be scrapped, stock value will decrease 46 percent. A guideline which was reviewed and commented in this thesis was chosen as the basis of the inventory management instructions.

Master data quality management in a global enterprise

In a networked business environment the visibility requirements towards the supply operations and customer interface has become tighter. In order to meet those requirements the master data of case company is seen as an enabler. However the current state of master data and its quality are not seen good enough to meet those requirements. In this thesis the target of research was to develop a process for managing master data quality as a continuous process and find solutions to cleanse the current customer and supplier data to meet the quality requirements defined in that process. Based on the theory of Master Data Management and data cleansing, small amount of master data was analyzed and cleansed using one commercial data cleansing solution available on the market. This was conducted in cooperation with the vendor as a proof of concept. In the proof of concept the cleansing solution’s applicability to improve the quality of current master data was proved. Based on those findings and the theory of data management the recommendations and proposals for improving the quality of data were given. In the results was also discovered that the biggest reasons for poor data quality is the lack of data governance in the company, and the current master data solutions and its restrictions.

Data Consistency by a Metadata Management Solution

This thesis consists of three main theoretical themes: quality of data, success of information systems, and metadata in data warehousing. Loosely defined, metadata is descriptive data about data, and, in this thesis, master data means reference data about customers, products etc. The objective of the thesis is to contribute to an implementation of a metadata management solution for an industrial enterprise. The metadata system incorporates a repository, integration, delivery and access tools, as well as semantic rules and procedures for master data maintenance. It targets to improve maintenance processes and quality of hierarchical master data in the case company’s informational systems. That should bring benefits to whole organization in improved information quality, especially in cross-system data consistency, and in more efficient and effective data management processes. As the result of this thesis, the requirements for the metadata management solution in case were compiled, and the success of the new information system and the implementation project was evaluated.

Efficient installed base information management and utilization in global after sales service business

This Master´s thesis explores how the a global industrial corporation’s after sales service department should arrange its installed base management practices in order to maintain and utilize the installed base information effectively. Case company has product-related records, such as product’s lifecycle information, service history information and information about product’s performance. Information is collected and organized often case by case, therefore the systematic and effective use of installed base information is difficult also the overview of installed base is missing. The goal of the thesis study was to find out how the case company can improve the installed base maintenance and management practices and improve the installed base information availability and reliability. Installed base information management practices were first examined through the literature. The empirical research was conducted by the interviews and questionnaire survey, targeted to the case company’s service department. The research purpose was to find out the challenges related to case company´s service department’s information management practices. The study also identified the installed base information needs and improvement potential in the availability of information. Based on the empirical research findings, recommendations for improve installed base management practices and information availability were created. Grounding of the recommendations, the case company is suggested the following proposals for action: Service report development, improving the change management process, ensuring the quality of the product documentation in early stages of product life cycle and decision to improve installed base management practices.

Supporting the creation, management, and long-term preservation of social science research data

Poster at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Practical Data Curation and Management for Institutional Repositories

Workshop at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Defining Sales and Operations Planning Process in an Environmental Management Company

Sales and operations research publications have increased significantly in the last decades. The concept of sales and operations planning (S&OP) has gained increased recognition and has been put forward as the area within Supply Chain Management (SCM). Development of S&OP is based on the need for determining future actions, both for sales and operations, since off-shoring, outsourcing, complex supply chains and extended lead times make challenges for responding to changes in the marketplace when they occur. Order intake of the case company has grown rapidly during the last years. Along with the growth, new challenges considering data management and information flow have arisen due to increasing customer orders. To manage these challenges, case company has implemented S&OP process, though initial process is in early stage and due to this, the process is not managing the increased customer orders adequately. Thesis objective is to explore extensively the S&OP process content of the case company and give further recommendations. Objectives are categorized into six different groups, to clarify the purpose of this thesis. Qualitative research methods used are active participant observation, qualitative interviews, enquiry, education, and a workshop. It is notable that demand planning was felt as cumbersome, so it is typically the biggest challenge in S&OP process. More proactive the sales forecasting can be, more expanded the time horizon of operational planning will turn out. S&OP process is 60 percent change management, 30 percent process development and 10 percent technology. The change management and continuous improvement can sometimes be arduous and set as secondary. It is important that different people are required to improve the process and the process is constantly evaluated. As well as, process governance is substantially in a central role and it has to be managed consciously. Generally, S&OP process was seen important and all the stakeholders were committed to the process. Particular sections were experienced more important than others, depending on the stakeholders’ point of views. Recommendations to objective groups are evaluated by the achievable benefit and resource requirement. The urgent and easily implemented improvement recommendations should be executed firstly. Next steps are to develop more coherent process structure and refine cost awareness. Afterwards demand planning, supply planning, and reporting should be developed more profoundly. For last, information technology system should be implemented to support the process phases.

Tuotteen liiketoimintasuunnitelman tiedonhallintaprosessi

Työn tavoitteena oli tarkentaa uuden tuotteen liiketoimintasuunnitelman laadintaprosessia. Yrityksen käyttämän liiketoimintasuunnitelman formaatin suhteen oli kehittämistarpeita ja liiketoimintasuunnitelman tiedonhallintaprosessi tuli kuvata. Työn teoriaosassa käsiteltiin tuotekehitysprosessia ja tuotteen liiketoimintasuunnitelmaa yleisesti. Käytännön osassa perehdyttiin yrityksen tuotekehitysprosessiin, kuvattiin tuotteen liiketoimintasuunnitelman laatimisprosessi uudistettujen ohjeiden mukaisesti sekä laadittiin uudelle tuotteelle liiketoimintasuunnitelma. Työn tuloksena liiketoimintasuunnitelman laatimista tarkennettiin sekä tunnistettiin tärkeimmät laatimisessa tarvittavat tietolähteet ja vastuut. Uudelle tuotteelle laaditun liiketoimintasuunnitelman avulla saatiin selvitettyä tuotteen hyödyt, kustannukset, myyntivolyymi sekä kannattavuus. Prosessin käyttöönotto on alkamassa.

Optimisation of data analysis method for a fluidized bed combustion test rig

Nowadays the used fuel variety in power boilers is widening and new boiler constructions and running models have to be developed. This research and development is done in small pilot plants where more faster analyse about the boiler mass and heat balance is needed to be able to find and do the right decisions already during the test run. The barrier on determining boiler balance during test runs is the long process of chemical analyses of collected input and outputmatter samples. The present work is concentrating on finding a way to determinethe boiler balance without chemical analyses and optimise the test rig to get the best possible accuracy for heat and mass balance of the boiler. The purpose of this work was to create an automatic boiler balance calculation method for 4 MW CFB/BFB pilot boiler of Kvaerner Pulping Oy located in Messukylä in Tampere. The calculation was created in the data management computer of pilot plants automation system. The calculation is made in Microsoft Excel environment, which gives a good base and functions for handling large databases and calculations without any delicate programming. The automation system in pilot plant was reconstructed und updated by Metso Automation Oy during year 2001 and the new system MetsoDNA has good data management properties, which is necessary for big calculations as boiler balance calculation. Two possible methods for calculating boiler balance during test run were found. Either the fuel flow is determined, which is usedto calculate the boiler's mass balance, or the unburned carbon loss is estimated and the mass balance of the boiler is calculated on the basis of boiler's heat balance. Both of the methods have their own weaknesses, so they were constructed parallel in the calculation and the decision of the used method was left to user. User also needs to define the used fuels and some solid mass flowsthat aren't measured automatically by the automation system. With sensitivity analysis was found that the most essential values for accurate boiler balance determination are flue gas oxygen content, the boiler's measured heat output and lower heating value of the fuel. The theoretical part of this work concentrates in the error management of these measurements and analyses and on measurement accuracy and boiler balance calculation in theory. The empirical part of this work concentrates on the creation of the balance calculation for the boiler in issue and on describing the work environment.

Standardizing Customized Features of a Configurable Product

Työn päätavoitteena on arvioida hissien automaattiovien usein toistuvien asiakaskohtaisesti räätälöityjen tuoteominaisuuksien vakioimisen kannattavuutta KONEen Hyvinkään tehtaalla. Työssä arvioidaan myös massaräätälöinnin periaatteiden soveltuvuutta erikoisovien toimitusprosessiin sekä toimintoperusteisen kustannustiedon tarpeellisuutta tuoteominaisuuksia koskevien päätösten teossa. Asiakaskohtaisesti räätälöity ovituotanto jaettiin kategorioihin, joiden volyymeja ja tuotemuutosten tekoon käytettyjä suunnittelutuntimääriä analysoimalla selvitettiin, muodostaako jokin räätälöitävä tuoteominaisuus riittävän suuren kappalemääräisen kysynnän tai suunnittelutuntien kulutuskohteen, jotta ominaisuuden vakiointi olisi kannattavaa. Ovien kustannusrakenne-esimerkkien avulla selvitettiin myös suunnittelun osuus kokonaiskustannuksista. Analyysien perusteella todettiin asiakaskohtaisten muutosten olevan hajanaisia ja vain muutaman ominaisuuden osalta muodostuvan tarpeeksi suuri ja yhtenäinen kokonaisuus, joka olisi taloudellisesti kannattavaavakioida. Monimutkaisen tuoterakenteen vuoksi massaräätälöinnin opit eivät ole suoraan kopioitavissa hissien erikoisovien toimitusprosessiin, mutta sisältävät hyödyllisiä toimintamalleja prosessin kehittämiseen.

Tarjoustoiminnankehittäminen projektiliiketoiminnassa - tiedonhallinta ja työkalut

Työn tavoitteena on tehdä pohjatutkimus tarjoustoiminnan kehittämiseksi Larox Oyj:ssä. Työssä hahmotetaan haastatteluiden avulla tämänhetkiset ongelma-alueet tarjoustoiminnassa ja tiedonhallinnassa. Nykyisin suurimpina kehityshaasteina ovat rutiinityön manuaalinen hallinta, tiedon hankala saatavuus ja selkeiden yhteisten pelisääntöjen puuttuminen tarjoustoiminnassa. Näihin haasteisiin pyritään löytämään ratkaisuvaihtoehtoja. Työ sisältää teoriaosan, jossa käydään läpi projektin ominaispiirteitä, tarjoustoiminnan osuutta projektiliiketoiminnassa, elinkaarenaikaisen tiedonhallinnan keinoja sekä massaräätälöinnin toimintaperiaatteita. Tarjoustoimintaa pyritään kehittämään käsitellyn teorian, benchmark-vierailuilta saatujen ideoiden sekä haastatteluissa tulleiden toiveiden pohjalta. Tuloksena saadaan kehitysideat pitkäjänteiseen kehitystyöhön sekä nopeasti toteutettaviin toimenpiteisiin. Keskeinen kehitysidea on tarjouskonfiguraattorin kehitystyön aloittaminen. Sen avulla pyritään vähentämään tarjousinsinöörien työtaakkaa. Silloin tarjousinsinööreille jää aikaa toteuttaa osaamistaan haastavampien ja suurempien tarjouksien tekemisessä. Tuloksena on saatu neliportainen kehityspolku, jota kulkemalla päästään kohti hahmotettua tavoitetilaa. Työn tuloksia käytetään hyväksi aloitettaessa konfiguraattorin kehitys Laroxilla sekä kehitettäessä koko tarjoustoimintaa ja elinkaarenaikaista tiedonhallintaa yrityksessä.

Managing Packet Data (Sessions) in 3G Mobile Networks

Tällä hetkellä kolmannen sukupolven matkapuhelinjärjestelmät ovat siirtyneet kaupalliseen vaiheeseen. Universal Mobile Telecommunication System (UMTS) on eräs kolmannen sukupolven matkapuhelinjärjestelmä, jota tullaan käyttämään Euroopassa. Diplomityön päämääränä on tutkia, kuinka pakettivälitteistä tiedonsiirtoa hallitaan UMTS - verkoissa. Diplomityö antaa yleiskuvan toisen sukupolven matkapuhelinjärjestelmien datapalveluiden kehityksestä kolmannen sukupolven nopeisiin matkapuhelinjärjestelmiin. Pakettivälitteisen verkon verkkoarkkitehtuuri on esitetty sekä sen, diplomityön kannalta, tärkeimpien osien toiminnallisuus on selvitetty. Myös pakettipohjaisten datayhteyksien eli istuntojen muodostaminen ja vapauttaminen sekä aktiivisen yhteyden ominaisuuksien muokkaaminen on esitetty tässä diplomityössä. Yhteydenhallintaprotokolla, Session Management (SM), on yksi protokolla, joka osallistuu pakettidatayhteyden hallintaan. SM -protokolla on käsitelty työssä yksityiskohtaisesti. SM -protokollan SDL toteutus on esitetty diplomityön käytännönosassa

Success factors of customer and supplier master data system

Especially in global enterprises, key data is fragmented in multiple Enterprise Resource Planning (ERP) systems. Thus the data is inconsistent, fragmented and redundant across the various systems. Master Data Management (MDM) is a concept, which creates cross-references between customers, suppliers and business units, and enables corporate hierarchies and structures. The overall goal for MDM is the ability to create an enterprise-wide consistent data model, which enables analyzing and reporting customer and supplier data. The goal of the study was defining the properties and success factors of a master data system. The theoretical background was based on literature and the case consisted of enterprise specific needs and demands. The theoretical part presents the concept, background, and principles of MDM and then the phases of system planning and implementation project. Case consists of background, definition of as is situation, definition of project, evaluation criterions and concludes the key results of the thesis. In the end chapter Conclusions combines common principles with the results of the case. The case part ended up dividing important factors of the system in success factors, technical requirements and business benefits. To clarify the project and find funding for the project, business benefits have to be defined and the realization has to be monitored. The thesis found out six success factors for the MDM system: Well defined business case, data management and monitoring, data models and structures defined and maintained, customer and supplier data governance, delivery and quality, commitment, and continuous communication with business. Technical requirements emerged several times during the thesis and therefore those can’t be ignored in the project. Conclusions chapter goes through these factors on a general level. The success factors and technical requirements are related to the essentials of MDM: Governance, Action and Quality. This chapter could be used as guidance in a master data management project.

Tuotelopetukset teleoperaattoriyrityksen tuotteen elinkaaren hallinnassa

Tässä työssä selvitettiin tuotelopetustoiminnan nykytilaa ja tuotteen elinkaaren hallinnan prosessimallin hyödyntämistä suuressa teleoperaattoriyrityksessä. Työn tavoitteena oli tutkia, mitkä tekijät hidastavat lopetuksia ja miten hitaus vaikuttaa alasajojen kustannuksiin. Toisaalta haluttiin selvittää, miten tuotteen elinkaaren prosessimallia käytetään case-yrityksessä erityisesti tuotelopetustoiminnan osalta, ja miten prosessimallin käytöstä voidaan hyötyä. Näiden kysymysten selvittämiseksi haastateltiin kymmentä tuotelopetuksiin osallistunutta tuotevastaavaa yritysasiakas- ja tuotantoyksiköissä, hankittiin tuotetietoa yrityksen useilta asiantuntijoilta ja teoriatietoa muun muassa referenssimalleista ja tuotelopetusstrategioista kirjallisuudesta. Syitä hitaisiin tuotelopetuksiin listattiin. Todettiin, että moniin ongelmiin ratkaisun tarjoaisivat tehokkaampi tuote- ja asiakastiedonhallinta ja lopetettavien tuotteiden tunnistaminen, kypsien tuotteiden tarkempi seuranta sekä myyjien lisäkoulutukset. Joidenkin tuotteiden lopetuksen keston pidentyminen voi lisätä lopetukseen liittyviä kustannuksia, mutta näin ei ole kaikkien tuotteiden kohdalla. Lisäksi todettiin, että osa vanhoista tuotteista ei ole korvattavissa täysin uusilla tuotteilla uusiin tuotteisiin liittyvien riskien vuoksi. Tuloksena selvisi myös, että prosessimallia ei käytetä kaikissa tuotelopetustapauksissa. Syitä tähän on selvitettävä vielä lisätutkimuksin, jotta mallin parantaminen onnistuisi.

Tuotteen elinkaarenaikainen tiedonhallinta palvelukeskeisen arkkitehtuurin avulla

Palvelukeskeistä arkkitehtuuria (SOA) sovelletaan nykyään varsinkin suurten yritysten tietojärjestelmien suunnittelussa ja toteutuksessa. Siinä toiminnot suunnitellaan palveluina, mikä lisää erityisesti palveluiden uudelleen-käytettävyyttä ja mahdollisuutta hyödyntää jo tehtyjä järjestelmäinvestointeja. Tuotteen elinkaarenaikaisen tiedonhallinnan (PLM) pyrkimyksenä on saada elinkaarelle hajaantunut tieto käyttöön oikeassa paikassa oikeaan aikaan sekä parantaa tuotetiedon luotettavuutta ja ajantasaisuutta. Tämä on yksi tärkeimmistä tekijöistä tavoiteltaessa kilpailuetuja verkottuneessa liiketoiminnassa. Tämän diplomityön tavoitteena oli selvittää, kuinka tuotteen elinkaarenaikainen tiedonhallinta voidaan toteuttaa palvelukeskeisen arkkitehtuurin avulla sekä, mitä haasteita ja hyötyjä tästä seuraa organisaatiolle. Tutkimus tehtiin kirjallisuustutkimuksena. Työ tarjoaa tietoa PLM:n ja SOA:n integroinnista sekä integroinnin haasteista ja hyödyistä. Tutkimuksen tulokset osoittavat palvelukeskeisen PLM:n tuovan oikein suunniteltuna ja toteutettuna merkittäviä hyötyjä verkostoituneessa ympäristössä toimiville yrityksille. Lisäksi työ antaa käsityksen siitä, kuinka laaja projekti palvelukeskeisen PLM:n implementointi on.