Asiakaslähtöisten raportointitarpeiden kartoittaminen sähköisen laskutuksen prosesseissa

Siirtyminen sähköisen laskun käyttöön on vähentänyt yrityksien käsittelemien paperisten laskujen määrää huomattavasti. Useimmiten yritys lähettää asiakkailleen lähtevät laskut sähköisesti palveluntarjoajalle, joka välittää ne edelleen vastaanottajalle. Myös laskujen vastaanotto tapahtuu useimmiten palveluntarjoajan kautta, joka toimittaa ne yritykselle sähköisinä. Useimmiten asiakasta kiinnostaa tietää kuinka paljon heidän laskujaan palveluntarjoaja on käsitellyt. Tämän johdosta sähköiseen laskutukseen siirtyminen vaatii palveluntarjoajalta kykyä tuottaa asiakkaalle raportteja, esimerkiksi käsiteltyjen laskujen volyymista. Suurilla palveluntarjoajilla, joilla on useita kymmeniä asiakasyrityksiä, raportointi voi vaatia paljon aikaa ja resursseja, mikäli se joudutaan tekemään manuaalisesti. Tämän työn tarkoituksena on tutkia yrityksen raportoinnin nykytilannetta sekä miettiä mahdollisia keinoja sen parantamiseen. Tutkimusosuus on toteutettu haastattelemalla yrityksen asiantuntijoita ja kysymällä heidän näkemystään yrityksen raportoinnin nykytilasta sekä sen kehitystarpeesta. Työn tuloksena syntyi kuva nykyisen raportointikäytännön kustannustehokkuudesta, asiakasystävällisyydestä ja suunnitelma näiden asioiden kehittämisestä.

Työntekijöiden ammatillisen osaamisen varmistaminen keskitetyssä toimintamallissa, case: UPM-Kymmene Oyj

Tutkimuksen tavoitteena on selvittää keskitetyn toimintamallin vaikutuksia työntekijöiden ammatillisen osaamisen ylläpidossa ja kehittämisessä. Tutkimuksen teoriaosassa käsitellään ammatillisen osaamisen johtamista ilmiönä, esitellään erilaisia näkökulmia ja oppisuuntia sekä tarkastellaan henkilöstövoimavarojen johtamista hajautetussa ja keskitetyssä organisaatiossa. Tutkimuksen empiirisen osan muodostavat UPM-Kymmene Oyj:n esimiesten ja työntekijöiden haastattelut. Haastatteluaineisto kerättiin ja analysoitiin kvalitatiivisella tutkimusmenetelmällä. Tutkimustulokset osoittavat, että keskitettyyn toimintamalliin siirtymisen myötä linjaesimiesten vastuu työntekijöiden ammatillisen osaamisen ylläpidossa on lisääntynyt, samalla kun työntekijöiden odotetaan ottavan laajempaa vastuuta oman osaamisensa ylläpidossa. Tutkimuksessa nousi esiin myös selkeiden roolien merkitys osaamisen kehittämisessä.

Palveluprosessin suorituskyvyn mittaaminen

Uudelle toimialalle siirtyminen tuo mukanaan yrityksille monenlaisia haasteita. Tämän työn tavoitteena on rakentaa SOL Palvelut Oy:n uusien turvatarkastuspalveluiden johdolle helppokäyttöinen suorituskykymittaristo nykytilanteen kartoittamiseen sekä päätöksenteon tukemiseen. Mittariston rakentamiseen käytetään Lappeenrannan teknillisen yliopiston kehittämää Excel-pohjaista Sake-ohjelmistoa. Lisäksi työn tarkoituksena on tarjota mittaustulosten, teorioiden sekä oman kokemuksen pohjalta muutamia kehitysehdotuksia palvelun tuottamisen parantamiseksi. Oma kokemuspohja syntyy turvatarkastajan peruskurssin suorittamisen sekä itse turvatarkastajan työn tekemisen kautta. Teoriaosuudet käsittelevät palveluiden laatujohtamista, viestintää, motivointia sekä suorituskyvyn mittaamista. Aihealueet ovat määräytyneet mittariston rakentamisen tarpeen, mittaustulosten sekä havaittujen kehityskohteiden kautta. Teorioiden lisäksi työssä tutkitaan turvatarkastuspalveluiden tuottamisen taustalla vaikuttavia tekijöitä kuten lainsäädäntöä, ilmailumääräyksiä sekä kilpailua. Työn empiriaosuus koostuu puolestaan mittariston rakentamisen vaiheista sekä varsinaisten mittaustulosten käsittelemisestä ja hyödyntämisestä. Työlle asetetut tavoitteet täyttyivät hyvin ja yrityksen johdolle kyettiin rakentamaan hyvällä pohjalla oleva suorituskyvyn mittausjärjestelmä. Nykyarvojen perusteella pystyttiin kartoittamaan yrityksen nykytilaa ja sitä kautta voitiin luoda kehitysehdotuksia toimintojen tehostamiseksi. Erityisiksi kehityskohteiksi nousivat talous, koulutus sekä henkilöstö. Näiden tulosten sekä oman työkokemuksen pohjalta työssä on käsitelty kehitysehdotuksia, jotka koskevat mm. viestintää, palkitsemista, palveluohjaajia, koulutuksen kannattavuutta sekä työvuoroja.

Euroopan keskuspankin julkaisut

Euroopan keskuspankin (perustamisvuosi 1999) tehtävänä on ylläpitää hinta- ja rahoitusjärjestelmän vakautta ja toteuttaa rahapolitiikkaa euroalueella. Euroalueeseen kuuluvat kaikki euron käyttöönsä ottaneet jäsenmaat, joita on 17. Euroopan rahapoliittinen instituutti (EMI) toimi EKP:n edeltäjänä ja sen tehtävänä oli keskuspankkien välisen yhteistyön lujittaminen, rahapolitiikan yhteensovittaminen ja yhteiseen valuuttaan siirtyminen. Kokoelma sisältää Euroopan keskuspankin ja Euroopan rahapoliittisen instituutin (EMI) julkaisuja vuodesta 1994 lähtien. Tutkimusjulkaisuja on mm. EU-maiden hintavakaudesta, rahapolitiikasta, rahoitusmarkkinoista, maksujärjestelmistä, valuuttapolitiikasta, yhdentymisestä ja finanssivalvonnasta. Kokoelmassa on vuosikertomuksia, kuukausikatsauksia (Monthly Bulletin), lehtiä, tilastoja, työpapereita, raportteja ja tutkimusjulkaisuja. Kokoelmassa on n. 1655 nimekettä, ja painettu kokoelma kasvaa Euroopan keskuspankin julkaisuilla. Euroopan rahapoliittisen instituutin julkaisut loppuivat v. 1999. Kokoelman julkaisuista n. 80 % on ilmestynyt v. 2000 - 2009. Valtaosa on englanninkielisiä, mutta julkaisuja on myös suomeksi ja ruotsiksi. Painettu kokoelma on Suomen Pankin kirjaston avokokoelmassa vapaasti käytettävissä ja kopioitavissa maksutta. Suurin osa on saatavana myös verkkojulkaisuina Euroopan keskuspankin sivuilta http://www.ecb.int.

Hyvitysmaksujärjestelmä - matka kasettimetristä megatavuun

Pro gradu-tutkielman tarkoituksena on selvittää, millaisia vaikutuksia vaihtoehtoisella yksityisen kopioinnin hyvitysmaksujärjestelmällä voisi olla Suomessa. Hyvitysmaksulla tarkoitetaan korvausta, joka maksetaan oikeudesta tehdä teoskappaleesta kopioita yksityiseen käyttöön. Maksu on Suomessa sisällytetty vuodesta 1984 alkaen kopiointilaitteiden hintoihin ja näin vyörytetty valmistajilta ja maahantuojilta kuluttajien maksettavakasi. Maksun alaisia laitteita ovat esimerkiksi C- kasetit, CD- levyt, digiboxit ja ulkoiset kovalevyt. Tutkielmassa kuvataan hyvitysmaksujärjestelmän historiallista kehitystä nykyiseen muotoonsa, sen toimivuutta eri intressiryhmien näkökulmasta sekä arvioidaan varteenotettavia vaihtoehtoja nykyiselle järjestelmälle. Aina uusiutuvan haasteen hyvitysjärjestelmän kehittämisessä muodostaa teknologian jatkuva muuntuminen ja uusien kopiointitekniikoiden yleistyminen. Siihen tekijänoikeuksia koskevat säädökset ovat vastanneet puutteellisesti tai jälkikäteen. Tutkimuskysymyksiä tarkastellaan virallistenlähteiden, kirjallisuuden ja asiasta julkaistujen, eri intressitahojen kannanottojen perusteella. Tutkimuksen toteutus on sekoitus kvalitatiivista, historiallista ja lainopillista tarkastelua sekä oikeustaloustiedettä. Tutkimuksesta selvisi, että hyvitysmaksujärjestelmä ei tällä hetkellä suoriudu sille asetetuista tehtävistä tyydyttävästi, ja vaihtoehtoisen järjestelmän etsiminen on ajankohtaista. Varteenotettavaksi vaihtoehdoksi yksityiseen käyttöön tapahtuvan kopioinnin korvaamiseksi tekijöille ja tuottajille on tässä tutkielmassa arvioitu korvauksen toteuttaminen viestintärahaston kautta. Tämä ratkaisisi monet nykyiset ongelmat, ja näyttäisi tutkimuksen pohjalta arvioituna olevan paras vaihtoehto. Tähän siirtyminen vaatii kuitenkin ratkaisua kohtuullisen hyvityksen määrittämisen ongelmaan.

Excelling in procurement : IT Contract Management with Lean and Six Sigma. Case study on legacy contract management at Philips Global IT.

Few people see both opportunities and threats coming from IT legacy in current world. On one hand, effective legacy management can bring substantial hard savings and smooth transition to the desired future state. On the other hand, its mismanagement contributes to serious operational business risks, as old systems are not as reliable as it is required by the business users. This thesis offers one perspective of dealing with IT legacy – through effective contract management, as a component towards achieving Procurement Excellence in IT, thus bridging IT delivery departments, IT procurement, business units, and suppliers. It developed a model for assessing the impact of improvements on contract management process and set of tools and advices with regards to analysis and improvement actions. The thesis conducted case study to present and justify the implementation of Lean Six Sigma in IT legacy contract management environment. Lean Six Sigma proved to be successful and this thesis presents and discusses all the steps necessary, and pitfalls to avoid, to achieve breakthrough improvement in IT contract management process performance. For the IT legacy contract management process two improvements require special attention and can be easily copied to any organization. First is the issue of diluted contract ownership that stops all the improvements, as people do not know who is responsible for performing those actions. Second is the contract management performance evaluation tool, which can be used for monitoring, identifying outlying contracts and opportunities for improvements in the process. The study resulted in a valuable insight on the benefits of applying Lean Six Sigma to improve IT legacy contract management, as well as on how Lean Six Sigma can be applied in IT environment. Managerial implications are discussed. It is concluded that the use of data-driven Lean Six Sigma methodology for improving the existing IT contract management processes is a significant addition to the existing best practices in contract management.

Case study in responsive (re)design

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Liiketoimintatiedonhallinnan hyödyntämisen esteet päätettäessä palveluista. Case: Kunnalliset pelastustoimen liikelaitokset ja eriytetyt taseyksiköt

Pelastuslaitosten liiketoimintatiedonhallinnalla, tietoperusteisuudella ja tietojohtamisella on tulevaisuudessa merkittävä rooli päätettäessä palveluista. Julkisen pelastustoimen kuntien liikelaitoksina ja eriytettyinä taseyksiköinä toimivien pelastuslaitosten haasteet tulevat olemaan jatkossa tehokkaiden ja vaikuttavien palveluiden strategisessa johtamisessa ja suunnittelussa. Näistä asioista päättäminen on kriittinen vaihe onnistumisen kannalta. Päätöksenteko eri tasoilla tarvitsee tuekseen toiminnasta ja palveluista kanavoitua analysoitua tietoa. Asiakastarpeesta lähtevä vaikuttavuus ja laatu korostuvat. Liiketoimintatiedonhallinta ja tietoperusteisuus haastavat pelastuslaitoksen johtamisjärjestelmän. Johtamisen kyvykkyys ja henkilöstön osaaminen ovat tietoperusteisuuden ja tiedonhallinnan keskiössä. Systemaattisen liiketoimintatiedonhallinnan ja tietoperusteisuuden erottaa perinteisestä virkamiehen tietojen hyväksikäytöstä käsitteen kokonaisvaltaisuus ja järjestelmällisyys kaikessa tiedollisessa toiminnassa. Tämä kattaa tietojärjestelmät, mittarit, prosessit, strategian suunnitelmat, asiakirjat, raportoinnin, kehittämisen ja tutkimuksen. Liiketoimin-tatiedonhallinta ja tietojohtaminen linkittävät kaiken toisiinsa muodostaen keskinäisriippuvaisen yhtenäisen järjestelmän ja kokonaisvaltaisen ymmärryksen. Tutkimukseni on laadullinen tutkimus jossa tiedon keruu ja analysointi on toteutettu toisiaan tukevilla tutkimusotteilla. Metodologia nojaa teorialähtöiseen systemaattiseen analyysiin, jossa on valikoituja osia sisällön analyysistä. Tutkimuksessa on käytetty aineisto- ja menetelmätriangulaatioita. Tutkimuksen aineisto on kerätty teemahaastatteluilla valittujen kohde pelastuslaitosten asiantuntijoilta palveluiden päätös- ja suunnittelutasolta, johtoryhmistä ja joh-tokunnista. Haastatteluja varten tutkija on tutustunut kohdepelastuslaitosten palveluita mää-rittävään tiedolliseen dokumentaatioon kuten palvelutasopäätöksiin ja riskianalyyseihin. Ai-neisto keruun kohteiksi valikoitui pääkaupunkiseudun alueen pelastuslaitokset: Helsingin kaupungin pelastuslaitos sekä Itä-, Keski- ja Länsi-Uudenmaan pelastuslaitokset. Tulosten mukaan pelastuslaitosten keskeiset liiketoimintatiedonhallinnan esteet muodostuvat johtamisen ongelmista, organisaation muutosvastarinnasta ja päätöksenteon tietoperusteen puutteesta. Nämä ilmenevät strategisen johtamisen puutteina, vaikuttavuuden mittaamisen sekä tiedon jalostamisen ongelmina. Keskeistä tiedollista yhdistävää ja linkittävää tekijää ei tunnisteta ja löydetä. Tiedollisessa liiketoimintatiedonhallinnan prosessityössä voisi olla tulos-ten mukaan mahdollisuuksia tämän tyhjiön täyttämiseen. Pelastuslaitoksille jää tulevaisuudessa valinta suunnasta johon ne haluavat edetä tiedonhal-linnan, tietojohtamisen ja tietoperusteisuuden kanssa. Tämä vaikuttaa kehitykseen ja tavoitteeseen keskeisistä palveluiden päätöksentekoa tukevista johtamis- ja tietojärjestelmistä, tietoa kokoavista ja luovista dokumenteista sekä organisaation joustavasta rakenteesta. Tietoprosessiin, tiedon prosessimaiseen johtamiseen ja systemaattiseen tiedonhallintaan meneminen vaikuttaa tutkimuksen tulosten mukaan lupaavalta mahdollisuudelta. Samalla se haastaa pelauslaitokset suureen kulttuuriseen muutokseen ja asettaa uusien vaikuttavuusmittareiden tuottaman tiedon ennakoivan hyväksynnän vaateen strategiselle suunnittelulle. Tämä vaatii pelastuslaitosten johdolta ja henkilöstöltä osaamista, yhteisymmärrystä, muutostarpeiden hyväksyntää sekä asiakkaan asettamista vaikuttavuuden keskiöön.

Integrated reporting – a new form of a firm’s interaction with stakeholders

This study examines a new kind of public reporting, called integrated reporting as a form of a firm’s interaction with stakeholders. The study concerned issues such as how the studied organization defined its stakeholders and how this definition evolved during the transition period from 2009 to 2013, how has the integrated reporting of the organization evolved as an instrument of interaction with stakeholders over the transition period, and how the organization reported its value creation according to the international integrated reporting framework in the final, full-featured report. In examining the theory, the study used a qualitative analysis method that allowed deriving conceptual tools necessary to carry out the study. This study is based on the material of the five integrated reports written in Russian from a subsidiary of a Russian public company. The subsidiary carried out the transition to an integrated reporting for the five years from 2009 to 2013. A comparative qualitative method was used in reviewing the empirical material. During the research, an active cooperation of the organization with key stakeholders was revealed, which occurred during the whole period of development of integrated reporting. As a result, integrated reports were produced in cooperation with various key stakeholders, allowing balancing the financial and non-financial information in the reports. The study found that during the transition period, integrated reports gradually changed in the direction of greater clarity and ease of access to perception, consistency of presentation and materiality. The integrated reporting of the organization began reflect the basic requirements of the international integrated reporting framework regarding the content elements and guiding principles. Thus, the organization’s reports began including features of financial and non-financial reporting and connecting the three aspects of the organization's activities: economic, environmental and social. This study reveals the importance of identifying key stakeholders and their influence on the creation of organizational value. The new form of reporting suits better the requirements of modern organizations to interact with their stakeholder groups. The integrated reporting, which reflects the principles of the international integrated reporting framework, is an active resource for companies to communicate with stakeholders and a platform of transmission the necessary information on the creation of value in the long term.