Liiketoimintatiedonhallinnan hyödyntämisen esteet päätettäessä palveluista. Case: Kunnalliset pelastustoimen liikelaitokset ja eriytetyt taseyksiköt

Pelastuslaitosten liiketoimintatiedonhallinnalla, tietoperusteisuudella ja tietojohtamisella on tulevaisuudessa merkittävä rooli päätettäessä palveluista. Julkisen pelastustoimen kuntien liikelaitoksina ja eriytettyinä taseyksiköinä toimivien pelastuslaitosten haasteet tulevat olemaan jatkossa tehokkaiden ja vaikuttavien palveluiden strategisessa johtamisessa ja suunnittelussa. Näistä asioista päättäminen on kriittinen vaihe onnistumisen kannalta. Päätöksenteko eri tasoilla tarvitsee tuekseen toiminnasta ja palveluista kanavoitua analysoitua tietoa. Asiakastarpeesta lähtevä vaikuttavuus ja laatu korostuvat. Liiketoimintatiedonhallinta ja tietoperusteisuus haastavat pelastuslaitoksen johtamisjärjestelmän. Johtamisen kyvykkyys ja henkilöstön osaaminen ovat tietoperusteisuuden ja tiedonhallinnan keskiössä. Systemaattisen liiketoimintatiedonhallinnan ja tietoperusteisuuden erottaa perinteisestä virkamiehen tietojen hyväksikäytöstä käsitteen kokonaisvaltaisuus ja järjestelmällisyys kaikessa tiedollisessa toiminnassa. Tämä kattaa tietojärjestelmät, mittarit, prosessit, strategian suunnitelmat, asiakirjat, raportoinnin, kehittämisen ja tutkimuksen. Liiketoimin-tatiedonhallinta ja tietojohtaminen linkittävät kaiken toisiinsa muodostaen keskinäisriippuvaisen yhtenäisen järjestelmän ja kokonaisvaltaisen ymmärryksen. Tutkimukseni on laadullinen tutkimus jossa tiedon keruu ja analysointi on toteutettu toisiaan tukevilla tutkimusotteilla. Metodologia nojaa teorialähtöiseen systemaattiseen analyysiin, jossa on valikoituja osia sisällön analyysistä. Tutkimuksessa on käytetty aineisto- ja menetelmätriangulaatioita. Tutkimuksen aineisto on kerätty teemahaastatteluilla valittujen kohde pelastuslaitosten asiantuntijoilta palveluiden päätös- ja suunnittelutasolta, johtoryhmistä ja joh-tokunnista. Haastatteluja varten tutkija on tutustunut kohdepelastuslaitosten palveluita mää-rittävään tiedolliseen dokumentaatioon kuten palvelutasopäätöksiin ja riskianalyyseihin. Ai-neisto keruun kohteiksi valikoitui pääkaupunkiseudun alueen pelastuslaitokset: Helsingin kaupungin pelastuslaitos sekä Itä-, Keski- ja Länsi-Uudenmaan pelastuslaitokset. Tulosten mukaan pelastuslaitosten keskeiset liiketoimintatiedonhallinnan esteet muodostuvat johtamisen ongelmista, organisaation muutosvastarinnasta ja päätöksenteon tietoperusteen puutteesta. Nämä ilmenevät strategisen johtamisen puutteina, vaikuttavuuden mittaamisen sekä tiedon jalostamisen ongelmina. Keskeistä tiedollista yhdistävää ja linkittävää tekijää ei tunnisteta ja löydetä. Tiedollisessa liiketoimintatiedonhallinnan prosessityössä voisi olla tulos-ten mukaan mahdollisuuksia tämän tyhjiön täyttämiseen. Pelastuslaitoksille jää tulevaisuudessa valinta suunnasta johon ne haluavat edetä tiedonhal-linnan, tietojohtamisen ja tietoperusteisuuden kanssa. Tämä vaikuttaa kehitykseen ja tavoitteeseen keskeisistä palveluiden päätöksentekoa tukevista johtamis- ja tietojärjestelmistä, tietoa kokoavista ja luovista dokumenteista sekä organisaation joustavasta rakenteesta. Tietoprosessiin, tiedon prosessimaiseen johtamiseen ja systemaattiseen tiedonhallintaan meneminen vaikuttaa tutkimuksen tulosten mukaan lupaavalta mahdollisuudelta. Samalla se haastaa pelauslaitokset suureen kulttuuriseen muutokseen ja asettaa uusien vaikuttavuusmittareiden tuottaman tiedon ennakoivan hyväksynnän vaateen strategiselle suunnittelulle. Tämä vaatii pelastuslaitosten johdolta ja henkilöstöltä osaamista, yhteisymmärrystä, muutostarpeiden hyväksyntää sekä asiakkaan asettamista vaikuttavuuden keskiöön.

Business intelligence, knowledge management and knowledge based decision making will have a substantial role in determining the future services of rescue department’s. The future challenges of the public rescue departments will be in strategic management, planning effi-cient and effective services. It is critical to make right decisions in these matters in order to achieve success. Various levels of decision-making need to be supported by activities and services that are channeled from the analyzed data. Effectiveness and quality are emphasized and set out from customer needs. Business Intelligence and knowledge based decision making challenges the entire management system and all of its sub regions of the rescue departments. Management capabilities and personnel skills are in the heart of knowledge based decision making and business intelligence. What excludes systematic business intelligence and knowledge based decision making from traditional public servant information utilization is comprehensive understanding of the term and systematicism in all knowledge based functions. This definition covers information systems, indicators, processes, strategic planning, documentation, reporting, development and research. Business intelligence and knowledge management are linking everything together to form a single system of interdependent and comprehensive understanding. This study is a qualitative study. The data collection and analysis has been carried out by research extracts that support each other. Methodology relies on theory-based systematic analysis. It contains selected parts of content analysis to help examine the significances of the research findings. There has been used data and method triangulation to examine the research material. The data was collected by theme interviews of the selected experts from the selected rescue departments. The experts were in roles of decision-making and planning. They also were members of management groups and committees. The interviewer explored the risk analysis and the decisions on the standards of service of each department. This was carried out in order to get familiar with the service defining informative documentation of the selected rescue services. The data was gathered from the selected capitol region depart-ments: the Helsinki City Rescue Department and the Eastern-, Central- and Western-Uusimaa rescue departments. The results suggest that the key barriers of business intelligence in rescue departments consist problems with management and leadership, organizational resistance to change and deficiency of data based knowledge in decision making. These are reflected in deficiencies of the strategic management, problems of effective measurement and problems of processing information. Cognitive conjunction and linking elements are not recognized nor found accord-ing to the results. They indicate that there could be potential in knowledge related business intelligence process to fill this gap of recognition. Rescue services are left with a choice of direction in which they want to proceed with the concepts of business intelligence, knowledge management and knowledge based decision making. This affects the development and objective of the key services that support decision-making in management and information systems, information-gathering and creative documents, as well as the organization of a flexible structure. According to results the transition to knowledge process, information process management and systematic knowledge management are seen as promising possibilities. At the same time it challenges the rescue departments to large scale cultural change. The new measurement indicators of effectiveness will need to be taken in predictive notion in strategic planning. These challenges require competence, understanding and acceptance of change from the management and personnel. The customer is needed to be set at the center of effectiveness.