Hankintatoimen toimittaja-arviointijärjestelmän kehittäminen auditoinnin avulla: Case Valio Oy

Pro gradu –tutkielman aiheena on hankintatoimen toimittaja-arviointijärjestelmän kehittäminen auditoinnin avulla. Työn päätavoitteena on toimittaja-arviointijärjestelmän kehittäminen case-yrityksen nykyisille toimittajille yrityksen tärkeinä pitämät näkökohdat huomioiden. Tutkimus on tyypiltään laadullinen tutkimus. Aineisto on kerätty kirjallisuuteen perehtymällä, haastatteluilla ja havainnoiden. Arviointikriteerit sisältöineen on valittu teorian ja yrityksessä tehtyjen haastattelujen pohjalta. Tutkimuksen lopputuloksena syntynyt arviointilomake mahdollistaa toimittajien keskinäisen vertailun. Arviointitekniikkana on käytetty auditointia. Arviointilomaketta on testattu muutamilla tavarantoimittajilla. Arvioinnin avulla on tunnistettu parhaimpia toimittajia ja löydetty kehittämistä vaativia osa-alueita samoin kuin heikompia toimittajia. Arviointilomakkeeseen mukaan otettu pisteytys on mahdollistanut toimittajien laittamisen keskinäiseen paremmuusjärjestykseen toisiinsa nähden varsinaisia jatkotoimenpiteitä varten. Tarkoituksena on syventää yhteistyötä tärkeimpien toimittajien kanssa.

Lastaus- ja jakelutoiminnan kehittäminen paperitehtaalla

Stora Enso Oyj:n Anjalan paperitehdas on vuoden 2008 alussa muutosten keskellä; tehtaalla pysäytetään yksi paperikone, ja samalla kahden käyntiin jäävän paperikoneen tuoteportfoliota muutetaan. Näin ollen tehtaalla on tarve päivittää logistista strategiaa ja kehittää tehtaan lähtölogistiikan toimintoja. Tämän diplomityön tavoitteena oli määrittää Anjalan paperitehtaan lastausaseman resurssit tehtaalla toteutettavan rakennemuutoksen jälkeisessä tilanteessa sekä tuoda esille ja pohtia tehtaan lähtölogistiikan toimintojen mahdollisia kehitystoimenpiteitä. Työssä pohdittiin rakennemuutoksen vaikutuksia lastausaseman resursseihin niin auto- kuin junalastauksenkin osalta sekä käsiteltiin mahdollisia logististen järjestelyjen kehitystoimenpiteitä. Lastausaseman resurssit todettiin riittäviksi. Keskeisimmiksi ja tärkeimmiksi kehitystoimenpiteiksi työssä nähtiin tehdas-satama -toimituksissa käytettävien autokuljetusten määrän kasvattaminen, Stora Enson systeemiliikenteen junalastausten kehittäminen sekä Anjalan paperitehtaan ja Inkeroisten kartonkitehtaan yhteisen kuljetussuunnittelijan toimen käynnistäminen.

Tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantaminen julkisessa organisaatiossa

Tämän työn tavoitteena oli selvittää Kouvolan seudun kuntayhtymän atk palveluyksikön tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantamismahdollisuuksia sekä laatia niiden pohjalta ratkaisuehdotus hankintaprosessin toimivuuden selkeyttämiseksi sekä tehostamiseksi. Työ voidaan jakaa teoreettiseen ja empiiriseen osaan. Työn teoriaosuudessa tarkastellaan liiketoimintaprosesseja ja hankintoja sekä yleisellä tasolla että julkishallinnon näkökulmasta. Empiirinen osuus sisältää kohdeorganisaation tietotekniikkahankintojen lähtötilanteen kuvauksen, nykytila-analyysin, analyysin pohjalta mallinnetun tavoitetilakuvauksen sekä ratkaisuehdotuksen hankintaprosessin parantamiseksi. Teoriaosuuden tutkimusmenetelmänä on työn aihepiirin kirjallisuustutkimus ja empiirisen osuuden aineistonkeräysmetodeina käytetään osallistuvaa havainnointia, vapaamuotoisia haastatteluja sekä organisaation dokumenttien analysointia. Työn tuloksena syntyi ehdotus Kouvolan seudun kuntayhtymän atk palveluyksikön tietotekniikkahankintojen hankintaprosessin parantamiseksi. Suunnitellun ratkaisuehdotuksen mukaan hankintaprosessia voidaan merkittävästi parantaa prosessin tavoitetilamallin pohjalta suunnitellun sähköisen tietotekniikkahankintajärjestelmän avulla.

Varaosaliiketoiminnan analysointi ja kehittäminen teknologiayrityksessä

Palveluliiketoiminnan merkitys teollisten yritysten kasvusta ja kannattavuudesta kasvaa voimakkaasti. Palveluliiketoiminnan voidaan katsoa olevan asiakaslähtöisyyden perusta. Diplomityön toimeksiantajan yksi palveluliiketoiminnan muoto on varaosaliiketoiminta. Varaosaliiketoiminta muodostaa yrityksen palvelutarjonnasta merkittävän osan, mutta sen asema yrityksessä on ollut epäselvä, eikä yhtenäistä johtamistapaa ole ollut. Tästä syystä nähtiin olennaiseksi analysoida liiketoiminnan nykytilaa ja kehittää varaosaliiketoiminnalle uusi liiketoimintamalli. Nykytilan analysointiin käytettiin syksyllä 2007 käyttöönotettua liiketoimintatiedon hallinnan työkalua. Varsinainen tutkimusosa toteutettiin haastattelututkimuksella, jossa haastateltiin 15 henkilöä joiden toimenkuva liittyi varaosaliiketoimintaan. Haastattelujen tarkoituksena oli selvittää varaosaliiketoiminnan nykytilaa, löytää kehitysehdotuksia ja määritellä varaosaliiketoiminnan kriittiset menestystekijät. Liiketoiminnan analysointiin käytettiin teorioita palvelu- ja varaosaliiketoiminnasta sekä varaosista. Tutkimusmenetelmät perustuivat toimialarakenne-, strategia- ja kilpailija-analyyseihin. Työn tuloksista voidaan todeta, että varaosaliiketoiminnalla tulisi olla oma strategia ja kyseisen liiketoiminnan asema tulisi määritellä selkeämmin palveluliiketoiminnassa. Työn tuloksena esitetään varaosaliiketoiminnan uusi liiketoimintamalli, joka perustuu kriittisiin menestystekijöihin. Kriittiset menestystekijät ovat hankintatoiminta, palvelu, sisäinen prosessi ja liiketoiminnan kehittäminen. Kyseisille tekijöille esitetään kehitysehdotuksia sekä toimenpidesuositukset, joilla uusi liiketoimintamalli on mahdollista implementoida käytäntöön.

Developing Launching Processes — A Case Study

New product launches are becoming more and more important to companies around the globe. Being first on the market is a good place to be, and it will mostly likely bring the best profits. Gaining that desired position requires a lot of work where cooperation inside as well as outside of the company need to be in line. This thesis discusses launching processes in a pharmaceutical firm. The topic is looked at from supply chain management's point of view where purchasing department's role is emphasized. Additionally, launching strategies related to launches are investigated and the idea of internal alignment is introduced. Moreover, the topic is examined in project and process management perspective; how with the tools of project and process management the launching processes could be improved. The main findings reveal that there are many improvement points in the current launching process. Problems in the areas of information exchange, leadership and internal alignment were discovered yet trust and confidence for the better future compound the interviewees. This study presents what are the most important factors for a successful product launch and how the current processes could be streamlined.

Toimittajan arviointi ja valinta case-organisaatiossa

Tämä tutkimus kohdistuu julkisen sektorin, erityisesti Hämeen TE-keskuksen alueen työvoimatoimistojen hankintamenettelyjen tehokkuuden saavuttamiseen. Tutkimus esittelee käsiteanalyyttisesti julkisyhteisöjen menettelytapoja ja lainsäädäntöä. Tutkimuksessa käsitellään toimittajan valintaan ja arvioimiseen liittyviä tekijöitä julkisen lainsäädännön puitteissa. Tutkimuksessa esitellään toimittajan valinnan tueksi kehitetty toimittajan arviointilomake ja pisteytysperusteet. Tutkimuksen lopputuloksena saavutettiin toimiva toimittajana arviointilomake, pisteytysperusteet ja taulukkolaskentaohjelma, jota käytettiin toimittajan valintaa tehtäessä. Tutkimuksesta hyötyivät Hämeen TE-keskuksen työvoimaosasto ja sen alaisuudessa toimivat kuusi työvoimatoimistoa.

Spend-analyysin toteuttaminen ja hyödyntäminen hankintatoimen kehittämisessä epäsuorien hankintojen osalta

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten spend-analyysiä voidaan hyödyntää hankintatoimen kehittämisessä epäsuorien hankintojen osalta. Tutkimuksessa hyödynnettiin kohdeyrityksessä spend-analyysin toteuttamiseen kehitettyä työvälinettä, jonka avulla aikaa ja resursseja vievä datan kerääminen useista toiminnanohjausjärjestelmistä on saatu automatisoitua. Tutkimus suoritettiin toimintatutkimuksena, jonka lisäksi tietoa kohdeyrityksestä ja spend-analyysin käytöstä kerättiin kyselyillä. Kirjallisuutta tutkittiin niiltä osin, kun sen katsottiin tukevan tutkimusta. Tutkimuksen tuloksena havaittiin, että spend-analyysi luo pohjan hankintatoimen kehittämiselle. Spend-analyysiä voidaan hyödyntää hankintojen seuraamisessa, osana toimittajien hallinnointia, synergiaetujen löytämisessä, hankintojen hallinnoinnissa, kustannusten hallinnoinnissa, toiminnan suunnittelussa sekä suunnitelmien seurannassa, sopimusten noudattamisen seurannassa, kustannustietoisuuden parantamisessa sekä päätöksenteossa hyödynnettävän informaation tuottamiseksi. Lisäksi havaittiin, että kohdeyrityksessä käytössä olevaa työvälinettä voidaan kehittää spend-analyysin laadun parantamiseksi esimerkiksi yhdenmukaistamalla kirjauskäytäntöjä.

E-hankinta ja sen käyttö ja hyödyntäminen teollisuusyrityksessä

Tässä tutkimuksessa olen selvittänyt sähköisten työkalujen hyödyntämisen mandollisuuksista teollisuusyrityksessä epäsuorissa hankinnoissa. Tutkimuksessa olen paneuduttu e-hankinnan terminologiaan ja menetelmiin, joita markkinoilla on käytössä. E-hankinta on keskeisin tutkimusalue. Toimittajien etsintään ja niiden hallinnointiin keskittyvät työkalut olen rajannut pois tutkimuksestani. Tutkimuksessa olen selvittänyt e-hankinnan keskeisiä haasteita ja onnistumisen elementtejä, jotta e-hankinnan käyttöönotto olisi mandollisimman helposti tehtävissä. Lukuisten esimerkkien avulla pyrin kartoittamaan e-hankinnan levinneisyyttä ja lisäksi tuon esille niitä potentiaalisia säästökohteita ja kustannusten leikkauksia, joita on mandollista toteuttaa ottamalla käyttöön sähköisen hankintamallin. Tutkimuksen loppuosassa keskityn tutkimaan Perloksen hankintavolyymeja ja löytämään sieltä ne hankintakategoriat, joille tämä sähköinen hankintamalli olisi mandollista ottaa käyttöön. Tässä tutkimuksessa tulen esittämään sähköisen hankintamallin käyttöönottoa ja samalla merkittävän kehityshankkeen toteuttamista lähitulevaisuudessa. Lopullisen päätöksen sähköisen hankintamallin käyttöönotosta ja projektin toteuttamisesta tekee yrityksen johto. Yrityksen johdolle sitten lopulta jää punnittavaksi, kuinka strategisena ja ajankohtaan nähden sopivana tämän tyyppisen kehitysprojektin toteuttaminen nähdään.

Tuotannon ja ostotoiminnan tarkastelu SCOR-mallilla

Diplomityössä perehdyttiin toimitusketjun hallinnan ja johtamisen apuvälineenä käytettävään SCOR-malliin (Supply Chain Operations Refence-model). SCOR on standardimalli, josta jokaisen tulee poimia oman toiminnan kehittämisen ja tehostamisen kannalta tärkeät asiat. SCOR on hyvä instrumentti kasvun hallinnassa.Työn teoriaosa käsittelee logistiikkaa, toimitusketjun hallintaa, ostotoimintaa ja SCOR-mallia. Soveltavassa osassa käsitellään SCOR-mallin avulla sisäilma alalla toimivan yrityksen prosesseja. Työssä keskityttiin tarkastelemaan yrityksen ostotoiminta ja valmistusprosesseja SCOR-mallin avulla.SCOR-mallin käyttö oston ja tuotannon analysoinnissa toi esiin useita toiminnan kehitysajatuksia. Näitä olivat uusien menetelmien käyttöönotto varaston ja tuotannon hallittavuuden parantamiseksi, osto-organisaation selkiyttäminen ja toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen.

Väylävirastojen hankkeen ja hankesalkun hallintaprosessien sovittaminen toiminnanohjausjärjestelmään

Tiehallinto ja Ratahallintokeskus (väylävirastot) ovat hankkineet yhteisen toiminnanohjausjärjestelmän. Työn tavoitteena on kuvata väylävirastojen hankkeen ja hankesalkun hallintaprosessit ja selvittää, onko väylävirastoille löydettävissä Sampo-järjestelmään yhtenäiset toimintamallit prosesseille, sekä määrittää virastoille yhteinen sanasto. Lisäksi työn tavoitteena on tutkia, millaisia menetelmiä ja malleja on olemassa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin läpiviemiseksi. Teoriaosuudessa tarkastellaan toiminnanohjausjärjestelmiä ja niiden käyttöönottoprosessimalleja sekä prosesseja ja niiden kuvaamista. Empiriaosuuden alussa tarkastellaan toteutus- ja käyttöönottoprojektin etenemistä teoriassa esitetyn mallin mukaisesti. Työssä kuvataan hankkeen ja hankesalkun hallintaprosessien nykytila, tavoitetila sekä järjestelmään sovittaminen. Väylävirastot löysivät yhtenäisen tavoitetilan. Prosessien sovittaminen järjestelmään on vielä kesken. Kesällä 2008 näytti siltä, että väylävirastojen yhtenäiset tavoitetilan prosessit saadaan sovitettua pienillä muutoksilla järjestelmään. Järjestelmä tuo toimintaan paljon muutoksia ja vaikutuksia. Kevään aikana yhtenäisen sanaston tärkeys korostui.

Toimittaja-arvioinnin ja toimitusvalvonnan kehittäminen metsäteollisuuden kunnossapitoyrityksessä

Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää toimitusvalvontaa ja toimittaja-arviointia metsäteollisuuden kunnossapitoyrityksen toiminnanohjausjärjestelmän sekä toimintatapojen osalta. Tutkimus toteutettiin haastattelemalla yrityksen eri yksiköiden hankintaorganisaatioita sekä valittuja toimittajia ja sidosryhmiä. Tutkimuksessa myös tutustuttiin kohdeyrityksen SAP R/3 -järjestelmän nykyisiin hyödynnettyihin ja hyödyntämättömiin ominaisuuksiin. Työn teoreettinen viitekehys perustui hankintatoiminnan ja kunnossapidon kehityssuuntien sekä soveltuvien teknologisten ratkaisujen tarkasteluun kunnossapitoyrityksen toimintaympäristössä. Tutkimuksessa havaittuja kehitystarpeita arvioitiin järjestelmäasiantuntijoiden ja muodostetun laatukustannusten laskentamallin avulla. Toimittaja-arviointi rajattiin tutkimuksessa koskemaan toimitusvarmuuden ja laatupoikkeamien jatkuvaa, keskitettyä raportoinnin työkalujen hyödyntämistä. Toimitusvalvonnan parantamiseksi arvioitiin kunnossapitotoimintaan ja kunnossapidon hankintoihin soveltuvaa ratkaisua. Kehitysehdotuksia ja suosituksia ilmeni useita ja ne ryhmiteltiin kohdeyrityksen kannalta helposti toteutettaviin tai toimintamalleista johtuviin, kohtalaisia muutoksia vaativiin ja suuria muutoksia vaativiin hankkeisiin.