Capability matrix – Identifying and evaluating the key capabilities of purchasing and supply management

Organizations gain resources, skills and technologies to find out the ultimate mix of capabilities to be a winner in the competitive market. These are all important factors that need to be taken into account in organizations operating in today's business environment. So far, there are no significant studies on the organizational capabilities in the field of PSM. The literature review shows that the PSM capabilities need to be studied more comprehensively. This study attempts to reveal and fill this gap by providing the PSM capability matrix that identifies the key PSM capabilities approached from two angles: there are three primary PSM capabilities and nine subcapabilities and, moreover, the individual and organizational PSM capabilities are identified and evaluated. The former refers to the PSM capability matrix of this study which is based on the strategic and operative PSM capabilities that complement the economic ones, while the latter relates to the evaluation of the PSM capabilities, such as the buyer profiles of individual PSM capabilities and the PSMcapability map of the organizational ones. This is a constructive case study. The aim is to define what the purchasing and supply management capabilities are and how they can be evaluated. This study presents a PSM capability matrix to identify and evaluate the capabilities to define capability gaps by comparing the ideal level of PSM capabilities to the realized ones. The research questions are investigated with two case organizations. This study argues that PSM capabilities can be classified into three primary categories with nine sub-categories and, thus, a PSM capability matrix with four evaluation categories can be formed. The buyer profiles are moreover identified to reveal the PSM capability gap. The resource-based view (RBV) and dynamic capabilities view (DCV) are used to define the individual and organizational capabilities. The PSM literature is also used to define the capabilities. The key findings of this study are i) the PSM capability matrix to identify the PSM capabilities, ii) the evaluation of the capabilities to define PSM capability gaps and iii) the presentation of the buyer profiles to identify the individual PSM capabilities and to define the organizational PSM capabilities. Dynamic capabilities are also related to the PSM capability gap. If a gap is identified, the organization can renew their PSM capabilities and, thus, create mutual learning and increase their organizational capabilities. And only then, there is potential for dynamic capabilities. Based on this, the purchasing strategy, purchasing policy and procedures should be identified and implemented dynamically.

Reorganising purchasing organisation – Case Metsä Wood

The purpose of this study is to investigate how a global company should organise its purchasing operations. The theoretical framework of this study consists of organisation structures, management and coordination, purchasing organisational design, capabilities and outsourcing. The research is a qualitative case study and the used method was theme interview. Four global large scale companies were interviewed for this research in order to gain knowledge about how other companies have organised their purchasing functions and to gather their best practices. Interview results and theoretical framework were compared in order to test the theoretical framework and to create a detailed framework about how to organise purchasing operations in a global company. As a result a 14 point model about effective purchasing operation organisation for a global company was created. This model includes all the key determinants which should be considered when organising the purchasing operations. The results show that the organising decision should be always in line with company and purchasing strategies. Strategic purchasing operations should be centralized and operative tasks decentralized.

An analysis of research on the future of purchasing and supply management

Business organisations are going through rapid external environmental and internal organisational changes due to increasing globalisation, E-business, and outsourcing. As a result, the future of purchasing and supply management—as a function within organisations, as a process that spans organisation boundaries and as a profession—raises important concerns for both organisations and the purchasing professional. This paper considers a broad and rather fragmented body of empirical evidence and analyses 42 relevant empirical studies on the future of purchasing and supply management. The major findings are reported in terms of changes in business contexts, purchasing strategy, structure, role and responsibility, system development and skills. Cross-sectional comparative analyses were also conducted to examine variation by sector, firm type, people's roles in purchasing, and country. A number of major implications for the purchasing function, process and professional bodies are presented together with suggestions for future research to address significant gaps in the current body of knowledge.

Strategy formation for indirect spend

The aim of this thesis was to examine the strategy formation in indirect procurement. Current literature in purchasing strategy has mainly focused on direct procurement whereas the strategy formation in indirect procurement has gained much less attention. Nevertheless, the weak economic times have been pushing companies to find savings from other places as well. The theoretical part of the thesis focused on three main subjects; indirect procurement, purchasing strategy and category management. This thesis was a case study, which initiative arose from the company’s need to develop their indirect procurement. The objectives of the empirical part were to identify current state of the indirect procurement and solve biggest issues. The analysis was based on multiple managerial interviews and a spend analysis from ten different countries. Based on these analyses and the theoretical findings a framework and recommendations for the case company was made.

Aine- ja tarvikevarastojen varasto-ohjauksen ja raportoinnin

Työn tavoitteena oli selvittää OMG Kokkola Chemicals Oy:n aine- ja tarvike varastojen materiaalin ohjauksen sekä raportoinnin nykytila, analysoida saatuja tuloksia ja pohtia keinoja hankintatoimintaan ja raportointiin liittyvien menetelmien parantamiseksi. Pääpaino materiaalin ohjauksen kehittämistoimenpiteiden osalta oli varastoihin sitoutuneiden pääomien vapauttaminen ja palvelutason parantaminen. Raportoinnin osalta työssä keskityttiin varaston valvonnan kehittämiseen. Varastojärjestelmä Matekista saatuja ABC-analyysejä käytettiin apuna painopisteiden määrittämisessä nimikkeistön nykytilan tarkastelussa. Vuosi käytöltään merkittävimpiä nimikkeitä tarkasteltiin yksityiskohtaisesti. Matekin vakituisen käytön ulkopuolisia raportointiominaisuuksia tarkasteltiin tekemällä koeajoja sekä lisäksi tutkittiin Cognos Impromptu-ohjelman tuomia lisä mahdollisuuksia raportointiin. Työssä esitettiin keinot tilauspistejärjestelmän parametrien määrittämiseksi. Valituille nimikkeille laskettiin varmuusvarastotasot, hälytysrajat ja täydennys eräkoot sekä esitettiin laskelmat saavutettavista pääomakustannussäästöistä vanhan järjestelmän parametreihin verrattuna. Tuotannon ja oston välisen yhteistyön avulla saavutettavia säästöjä varastokustannustenosalta tarkasteltiin materiaali tarvelaskennan avulla. Ostostrategiantarkastelun ja kehittämisen työkaluna käytettiin ostosalkkuanalyysiä. Säännöllisten raporttien lisäksi esitettiin käyttöön otettaviksi uusia raportteja, joiden avulla voidaan seurata nimikkeistön hinnanmuutoksia ja epäkurantin osuutta varastossa. Raporttien laatimisen lähtökohdat Cognos Impromptulla käytiin läpi ja esitettiin menetelmän avulla saavutettavat hyödyt ja esiintyneet ongelmat.

Hankintastrategia prosessiteollisuuden kunnossapito- ja palveluyrityksessä

Työn tavoitteena oli luoda Stora Enson Varkauden tehtaille hankintastrategia käyttäen hyväksi siihen tarkoitukseen kehitettyjä työkaluja sekä etsiä kustannussäästöjä kilpailun lisäämisellä. Työkaluiksi valittiin yksinkertainen ostosalkkuanalyysi ja SWOT-analyysi. Tarvittava analysointimateriaali saatiin hakemallatoimittaja- ja nimikeraportteja SAP R/3 -toiminnanohjausjärjestelmästä. Työssä käytiin läpi nimikkeistöä niin, että sieltä etsittiin sellaiset tuotteet, joilla ei ole kilpailua tai vaihtoehtoista toimittajaa. Näissä nimikkeissä keskityttiin sellaisiin tuotteisiin, joissa on mahdollisimman helposti saatavissa kustannussäästöjä eli pääasiassa kemikaaleihin. Tämän työn tarkoitus ei ollut etsiä vaihtoehtoisia tuotteita/toimittajia, vaan luoda ostolle edellytysnäiden etsimiseen. Hankintastrategian avulla osto voi selkeyttää ja rationalisoida toimintaansa paremmin yritykselle lisäarvoa tuovaksi organisaatioksi. Kullekin ostosalkun matriisille luodun strategian avulla ostajat voivat kehittää toimintaansa tehokkaammaksi. Strategia ei kuitenkaan ole vain kertaluontoinen prosessi, vaan sitä on myös muistettava ylläpitää.

Hankintaprosessin kehittäminen sellulaitteiden valmistuksessa- Toimituksen kokonaisläpimenoajan lyhentäminen

Diplomityön tavoitteena oli lyhentää hankinnallisin keinoin DD-pesurin toimituksen kokonaisläpimenoaikaa Savonlinna Works Oy:lla. Kirjallisuustutkimuksessa perehdytään tutkimaan hankinta- ja toimitusprosessia sekä läpimenoaikaa. Käsiteltäviä alueita ovat hankintastrategia, tuotekategoriat ja teknisen tieto. Empiirisen osan alussa kuvattiin Savonlinna Works Oy:nnykytilaa. Käsiteltäviä osa-alueita olivat kriittiset hankinnat, joiden pääongelmina havaittiin olevan toimittajaverkon ja teknisen tiedon hallinta. Empiirisenosan tiedot ovat kerätty haastattelujen ja intranetin avulla. Empiirinen osa perustuu kirjallisuuteen, joka on peräisin artikkeleista ja kirjoista. Työn tuloksena Savonlinna Works Oy:lle luotiin hankintastrategia ja tuotekategoriat, joiden avulla toimittajia hallitaan. Teknisen tiedon hallinnassa ratkaisuksi kehitettiin työkaluja, joiden avulla tieto on paremmin sitä tarvitsevien käytettävissä.

Varastonhallinnan välineet raaka-ainehankintojen apuna

Tarkoituksena on löytää tutkimuksen kohdeyritykselle toimintatapa raaka- ainehankinnoissa varastoon sitoutuneen pääoman minimoimiseksi tarkastelemalla varastoinnin tunnuslukuja ja syventääyrityksen näkemystä varaston hallinnan laskennallisista työkaluista. Tutkimus on suhtautumiseltaan kartoittava kvalitatiivinen tutkimus, jokaon metodologialtaan case-tutkimus. Teoriaosa on kirjoitettu perustuen aihetta käsitteleviin teoksiin sekä artikkeleihin ja empiriaosaan aineistoa on hankittu teema- ja avointen haastattelujen avulla. Hankinnan ollessa osa yrityksen tärkeimpiä toimintoja tulee kiinnittää huomiota erityisesti pääoman sitoutuneisuuteen. Transaktiomotiivien kauttahankinnan tasot hahmottuvat paremmin päätöksentekijöille. Täsmällisen päästrategiaa tukevan hankintastrategian luominen on ensisijaisen tärkeää, jotta varastonhallinnan osana laskettavia tunnuslukuja voidaan hyödyntää oikealla tavalla voiton maksimoimiseksi ja riittävän palvelutasonylläpitämiseksi. Palvelutason määrittelemiseksi hankintastrategiaa on terävöitettävä, koska maksimaalisen palvelutason ylläpitäminen on tehotonta.

Asuntosijoitusyhtiön hankintastrategia Case SATO Oyj

Tutkielman tavoitteena oli kuvata sekä rakentaa asuntosijoitusyhtiön hankintastrategia. Tavoitteena oli myös selvittää miten ostosalkkuanalyysiä voitaisiin hyödyntää asuntosijoitusyhtiön hankintastrategiassa. Näkökulmaksi valittiin transaktiokustannusteoria. Hankintastrategian muodostaminen kuvattiin esimerkkiyrityksen avulla. Tutkielmassa havaittiin, että hankintastrategian muodostaminen on yrityksille strategisesti tärkeä tehtävä. Sen muodostamiseksi ei ole olemassa yhtä oikeaa mallia, mutta monenlaisia apuvälineitä tähän löytyy. Hankintastrategian sisältö riippuu aina yrityksen omista tavoitteista. Kiinteistöalalla on vasta viimeaikoina ryhdytty panostamaan hankintatoimeen ja sen kehittämiseen. Kiinteistöalanhankintatoimi on suuresti kilpailutukseen perustuvaa hankintaa, vaikka alalla puhutaankin paljon kumppanuudesta. Kumppanuuden käsite tulkitaan alalla hyvin laajasti. Suuri osa alan hankinnoista on palveluiden hankintaa. Sopivan palveluntuottajan löytäminen on hankintatoimen suurimpia haasteita.

Sähköisen hankintatyökalun kehittäminen ja käyttöönotto. Case: Inex Partners Oy

Internetin yleistyminen on luonut uudenlaiset puitteet yritysten väliselle sähköiselle kaupankäynnille. Vanhat EDI-pohjaiset järjestelmät koetaan kalliiksi ja sitoviksi ja niiden sijasta rakennetaan www-teknologiaan pohjautuvia järjestelmiä. Tämän pro gradu-tutkielman tarkoituksena oli kuvata mahdollisimman tarkkaan erään web-pohjaisen hankintatyökalun kehittämis- ja käyttöönottoprojekti sekä arvioida sen onnistumista sekä käyttöönoton vaikutuksia. Case yrityksenä tutkielmassa toimii valikoima- ja logistiikkayhtiö Inex Partners Oy. Tutkielma on luonteeltaan toimintatutkimus, sillä tutkija on osa tutkimuskohdetta. Työn teoriaosassa käsitellään hankintatoimen strategiaa toimittajien valinnan ja toimittajasuhteiden hallinnan näkökulmasta. Tämän jälkeen esitellään sähköistä kaupankäyntiä ja sen hankintatoimelle tarjoamia sovelluksia. Kehitysprojektin tuotoksena syntyi sähköinen SRM-toimittajaportaali, joka mahdollistaa tarjouspyyntöjen lähettämisen ja vastaanottamisen Inexin ja tavarantoimittajien välillä. Portaali on integroitu Inexin toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) siten, että tarjouspyyntöjen perusteella muodostuneet ostotilaukset siirtyvät järjestelmästä toiseen. Tutkielman johtopäätöksinä esitetään, että läpikäyty kehitysprojekti oli lähtökohtaisesti oikeintoteutettu ja yrityksen strategian mukainen. Tuotoksena saadun toimittajaportaalin istuvuutta tuoteryhmän hankintastrategiaan ei kuitenkaan oltu otettu tarpeeksi huomioon. Teknisen toteutuksen monimutkaisuus asettaa myös haasteensa työkalun käytölle. Jatkokehitystarpeiksi puolestaan esitetään portaalin räätälöimistä Inexin muiden tuoteryhmien hankinnan tueksi sekä portaalin huutokauppa- toiminnallisuuden kehittämistä ja käyttöönotttoa.

Strategisen hankintatoimminnan kehittäminen

Diplomityö on tehty Uudessakaupungissa sijaitsevalle Segerström & Svensson Oy:lle. Työn päätarkoituksena oli kartoittaa yrityksen hankintatoimen tavoitteet ja muodostaa tämän pohjalta yrityksen hankintatoimintoja ohjaava hankintastrategia. Päämääränä oli kohdistaa yrityksen huomio sille tärkeimpiin hankintojen osa-alueisiin ja kehittää strategia joka ottaa huomioon hankintojen erilaisuuden eri toimittaja- ja tuoteryhmille. Strategian tavoite on kehittää hankintatoimintoja systemaattiseen ja tavoitteelliseen työskentelyyn koko yrityksen kannattavuutta parantaen. Työn aikana yrityksen asiakaskunnassa ja toiminnassa tapahtui suuria muutoksia, jotka piti ottaa huomioon kehitettäessä hankintastrategiaa ja hankintojen eri toimintoja. Strategian kehittäminen alkoi yrityksen nykytilanteen analysoinnilla ja tulevaisuuden tarpeiden määrityksellä. Seuraavaksi analysoitiin hankintatoimintojen nykyinen asema ja sen eri toiminnot. Tämän pohjalta luotiin tarvemääritys tulevalle strategialle ja hankintojen eri toiminnoille. Strategiassa luotiin hankintojen organisoinnille, nimikkeiden ohjaukselle, hankintojen kustannustehokkuudelle ja toimittajayhteistyölle toimittajaryhmittäiset tavoitteet ja työskentelytavat. Hankintatoimelle kehitettiin seurantaperusteet, jonka avulla todennetaan strategiassa asetettujen tavoitteiden toteutuminen. Strategian määrityksen lisäksi uusittiin useita hankintojen toimintoja. Esimerkkeinä tästä uudet tilausmenetelmät ja toimittajaseuranta. Hankintojen jatkokehitystä varten on yrityksessä käynnistetty 'Supply Management' kehitysprojekti.

Hankintatoimen päätöksentekomallin kehittäminen rakennus-teollisuudessa

Työn tarkoituksena on kehittää omaperustaiseen toimitilarakentamiseen soveltuva hankintatoimen päätöksentekomalli. Keskeisintä on ohjata päätöksentekoprosessia pois osaoptimointipäätöksistä kohti yhteisiä tavoitteita tukevia päätöksiä. Hankintatoimen vaikutusmahdollisuus koko hankkeen onnistumiseen ja sujumiseen on keskeinen. Työssä analysoitiin nykyinen hankintaprosessi ja nykyiset hankintatoimeen vaikuttavat tekijät. Tieto kerättiin haastattelemalla hankintahenkilökuntaa, yhtä suurta toimittajaa sekä tutustumalla aiheesta tehtyihin kirjallisiin tutkimuksiin. Suurimpina ongelmien aiheuttajana on hankkeen eri osapuolten yhteistyön ohuus, hankkeen prosessien puutteellinen linkitys, kyvyttömyys vaikuttaa päätöksiin oikealla hetkellä, suunnittelun ohjaus ja johtaminen, lyhytjänteisyys eri osapuolten kesken ja hankinnassa käytettävien kriteereiden suppeus. Työn tuloksena muodostettiin hankintatoimen päätöksentekomalli, jossa hanke on jaettu ajallisesti neljään osittain päällekkäiseen vaiheeseen. Vaiheet ovat ideavaihe, suunnitteluvaihe, joka on myös prosessien päätöksentekovaihe, rakentamisvaihe, joka on prosessien ohjausvaihe, sekä jälkihoitovaihe. Vaiheiden sisältämät tehtävät, tehtävien tavoitteet, käytettävät keinot, tehtävän vastuut ja osallistujat sekä tehtävään liittyvän päätöksenteon kriteerit sisältyvät malliin. Keskeisimpiä asioita tehokkaan hankintatoimen rakentamisessa on toimiva ja strategisesti johdettu hankintaorganisaatio, toimittajasuhteiden syvyys ja suunnittelun johtamisen sekä ohjaamisen hallinta.

MRO-tuotteiden hankintaprosessin tehostaminen toimittajayhteistyön avulla

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää MRO-tuotteiden hankinnassa käytettäviä liiketoimintasuhdemuotoja sekä huomioitavia asioita siirryttäessä kohti yhteistyötä toimittajan kanssa. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena case-tutkimuksena, jossa aineiston kokoaminen pohjautui haastatteluihin, sisäisiin dokumentaatioihin sekä osallistuvaan havainnointiin. Analysointi tapahtui teoreettisen tuoteluokittelun pohjalta sekä luokitteluryhmien tarkastelulla käytännössä. Tutkimuksen keskeisimpänä tuloksena on havainto yhteistyösuhteiden käytön lisääntymisestä vakiotuotteiden hankinnassa. Tämä johtuu pyrkimyksestä suorittaa ko. tuotteiden hankinta mahdollisimman vähin resurssein, jolloin hankintojen huomio voidaan keskittää kriittisempiin tuotteisiin. MRO-tuotteissa käytettäviä yleisimpiä liiketoimintasuhteita ovat kilpailutus sekä vuosi- ja puitesopimukset. Ylläpitosopimukset ja kumppanuus-suhteet ovat mahdollisia, kun tuotteiden strateginen merkitys nousee merkittäväksi ja osapuolten välillä vallitsee korkea luottamus.

Portfolioajattelu ostostrategian kehittämisessä Case: VR Konserni

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää portfolioajattelun hyödyntämistä yrityksen ostostrategian kehittämisessä. Teoreettisen portfolioajattelun soveltamista käytännössä selvitettiin tavallisten tuotteiden ostostrategian kehittämisprosessissa kohdeyrityksessä. Tutkimus toteutettiin kuvailevana case tutkimuksena, jossa aineiston kokoaminen pohjautui aineistotriangulaatioon. Analysointi toteutettiin ostostrategian päätösprosessin kuvaamisella sekä asetettujen esioletusten toteutumisen tutkimisella. Portfolioajattelua hyödynnettiin tutkitussa konserniyhtiössä liiketoimintayksiköiden ostotoimintojen integroimisella: toteuttamalla oston yhtenäisiä toimintatapoja konsernitasolla, yhteen sovittamalla oston tietojärjestelmäratkaisuja sisäisesti sekä kytkemällä konsernin ostojärjestelmä joustavasti ostomarkkinoille. Keskeisenä tutkimustuloksena on perinteisestä aihealueen teoriasta poikkeava havainto, jonka mukaan tavallisten tuotteiden ostostrategiassa painopiste on siirtymässä spot - ostoista ja jatkuvasta kilpailuttamisesta pitkäaikaisempiin sopimuksiin ja tiiviimpään yhteistyöhön toimittajien kanssa. Tähän on vaikuttamassa erityisesti sähköisen ostamisen järjestelmien käyttöönotto.