Customer-Related Internal Communication in a Global Matrix Organization

The objective of the thesis was to explore the nature and characteristics of customer-related internal communication in a global industrial matrix organization during a specific customer relationship, and how it could be improved. The theoretical part of the study views the field of the concepts of intra-organizational information and knowledge sharing. The theoretical part also views the internal communications influences to customer relationships, its problematic, and the suggestions to improve internal communication in literature. The empirical part of the study was conducted with the Content Analysis and the Social Network Analysis as research methods. The data was collected by interviews and a questionnaire. Internal communication was observed first generally within the organization from the point of view of a certain business, and secondly, during a specific customer relationship at personal level and at departmental level. The results of the study describe the nature and characteristics of internal communication in the organization. The results give 13 suggestions for improving internal communication in the organization. Although the study has been done in one specific organization, it also offers insights for other organizations as well as managers to improve their internal communication.

The effects of social networks on work-team effectiveness

This is a study of team social networks, their antecedents and outcomes. In focusing attention on the structural configuration of the team this research contributes to a new wave of thinking concerning group social capital. The research site was a random sample of Finnish work organisations. The data consisted of 499 employees in 76 teams representing 48 different organisations. A systematic literature review and quantitative methods were used in conducting the research: the former primarily to establish the current theoretical position on the relationships among the variables and the latter to test these relationships. Social network analysis was the primary method used in identifying the social-network relations among the work-team members. The first and key contribution of this study is that it relates the structuralnetwork properties of work teams to behavioural outcomes, attitudinal outcomes and, ultimately, team performance. Moreover, it shows that addressing attitudinal outcomes is also important in terms of team performance; attitudinal outcomes (team identity) mediated the relationship between the team’s performance and its social network. The second contribution is that it examines the possible antecedents of the social structure. It is thus one response to Salancik’s (1995) call for a network theory in that it explains why certain network characteristics exist. Itdemonstrates that irrespective of whether or not a team is heterogeneous in terms of age or gender, educational diversity may protect it from centralisation. However, heterogeneity in terms of gender turned out to have a negative impact on density. Thirdly, given the observation that the benefits of (team) networks are typically theorised and modelled without reference to the nature of the relationships comprising the structure, the study directly tested whether team knowledge mediated the effects of instrumental and expressive network relationships on team performance. Furthermore, with its focus on expressive networks that link the workplace to a more informal world, which have been rather neglected in previous research, it enhances knowledge of teams andnetworks. The results indicate that knowledge sharing fully mediates the influence of complementarities between dense and fragmented instrumental network relationships, thus providing empirical validation of the implicit understanding that networks transfer knowledge. Fourthly, the study findings suggest that an optimal configuration of the work-team social-network structure combines both bridging and bonding social relationships.

Tiedonjakamisprosessin kehittämisen haasteet hoitotyössä

Työn tavoitteena on tutkia tiedon jakamisprosessiin ja sen kehittämiseen vaikuttavia tekijöitä hoitotyössä, sekä löytää kiinnekohtia, joita organisaatioiden tulisi huomioida kehittäessään kyseisiä prosesseja. Työ käsittelee tiedon jakamista yleisesti, sekä tiedon jakamista tietoteknisten välineiden avulla. Työ sisältää kirjallisuuskatsauksen, jossa perehdytään prosessien kehittämiseen PROPER-mallia hyödyntäen, muutosjohtamiseen sekä tiedon jakamiseen yleisesti ja hoitotyön viitekehyksessä. Kirjallisuuskatsauksessa esiteltyyn teoriaan nojaten työ esittelee tutkimuksen, jossa ryhmähaastattelua hyödyntäen selvitettiin erilaisia tiedon jakamisen prosessiin ja sen kehittämiseen negatiivisesti vaikuttavia tekijöitä hoitotyössä. Työn tuloksena syntyy joukko haastatteluissa esiin tulleita teemoja, joita voidaan hyödyntää organisaation tasolla käsiteltäessä kyseisiä teemoja.

Luottamuksen rooli hiljaisen tietämyksen jakamisessa

Pro gradu – tutkielman tavoitteena oli tutkia luottamuksen roolia hiljaisen tietämyksen jakamisessa. Työn teoreettisena tavoitteena oli selvittää luottamuksen tukemisen ja rakentamisen keinoja hiljaisen tietämyksen jakamisen tueksi yhdistämällä hiljaista tietämystä ja luottamusta koskeva kirjallisuus. Empiirisen tutkimuksen tavoitteena oli tuoda teoria käytännön tasolle ja selvittää miten hiljaisen tietämyksen jakamista voidaan edistää luottamuksen avulla. Tässä tutkimuksessa on käytetty menetelmätriangulaatiota empiirisen aineiston tutkimusmenetelmänä yhdistämällä kvalitatiivinen ja kvantitatiivinen tutkimusote. Tutkimusaineisto kerättiin haastattelujen ja kyselyn avulla. Empiirisen tutkimuksen kohteena oli hiljaisen tietämyksen jakaminen tiimikontekstissa ja luottamuksen rooli siinä. Tutkimuksen perusteella saatiin selkeä kuva siitä, mihin hiljaisen tietämyksen jakamisen tekijöihin luottamus vaikuttaa ja millaisia seuraamuksia luottamuksella on hiljaisen tietämyksen jakamiseen. Tutkimuksen tulokset tukivat aiempia empiirisiä tutkimustuloksia tunnepohjaisen ja järkiperäisen luottamuksen osalta. Tässä tutkimuksessa tulokset myös osoittivat, että luottamuksen merkitys tiimin toimintaan, hiljaisen tietämyksen jakamiseen, yhteistyöhön, sitoutumiseen sekä motivaatioon on merkittävä. Tämä on hyvä tiedostaa ja siihen tulee kiinnittää tietoisesti huomiota koko organisaation kehittämisen työkaluna.

Tieto ja tietämyksenhallinta projektiympäristössä

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää millaista tietoa sisältyy projektiympäristöön, sekä miten tietoa ja tietämystä projektiympäristössä voidaan hallita. Tutkimuksessa tarkasteltiin myös erilaisia tietämyksenhallinnan työkaluja, sekä tekijöitä jotka vaikuttavat tiedon- ja tietämyksenhallinnan onnistumiseen projektiympäristössä. Tutkimus oli tyypiltään kirjallisuustutkimus. Tutkimuksen tuloksia pyrittiin täydentämään kolmen case-esimerkin avulla, jotka oli poimittu kirjallisuudesta. Projektit sisältävät sekä dokumentoitua että inhimillistä tietoa. Tutkimus osoitti dokumentoinnin keskeisen merkityksen projektiympäristön tiedon- ja tietämyksenhallinnassa. Useat projektiympäristön tiedonhallinnan ongelmakohdat liittyvät tiedon luomiseen, oppimiseen ja jakamiseen. Tiedon- ja tietämyksenhallinnan työkalujen valintaan vaikuttavat mm. työympäristö, tiedon luonne ja projektiorganisaatio. Työkaluja ovat esimerkiksi sähköposti, videoneuvottelu, intranet ja tietokannat.

Tiedonvaihdolla kilpailuetua: Tiedonvaihdon toteuttaminen ostopalvelurajapinnassa

Tutkimus rakentaa konstruktiivisella tutkimusotteella monenkeskisen tie-donvaihdon mallin, missä sovelletaan Toyotan tuotantojärjestelmässään käyttämiä toimittajaohjauksen ja tiedonvaihdon prosesseja, sekä tiedosta ja tiedonvaihdosta käytyä tieteellistä keskustelua ja tutkimuksia. Tutkimuksen teoreettinen osuus selvittää tiedon luonteen vaikutusta tiedon jakamisen ja tiedonvaihdon toteutukseen ja toteaa, että tiedonvaihdon menetelmiin tulee sisältyä muodollisia kanavia eksplisiittisen tiedon ja vastaavasti epämuodollisia kanavia hiljaisen tiedon jakamiseen joko käsitteellistettynä tai hiljaisessa muodossaan. Tutkimuksen empiirinen osa koostuu viiden palveluntuottajaverkostossa toimivan tulos- tai kehitysvastuullisen henkilön haastatteluista. Teemahaastattelut selvittävät konstruktiivisen tutkimusotteen vaatimusten mukaisesti olisiko haastateltava valmis ottamaan konstruktion esittämän mallin käyttöön omalla vastuualueellaan. Tutkimuksen tuloksena Case-yrityksen palveluntuottajaverkostossa voi-daan saada hyötyä toteuttamalla operatiiviseen ongelmanratkaisuun mo-nenkeskisen tiedonvaihdon käytäntöjä. Nykyinen verkoston ohjausmalli ja kilpailutilanne eivät toistaiseksi anna tilaa muille monenkeskisen tiedonvaihdon toimintamalleille.

Absorptive capacity of Multinational Corporation’s parent company

The objective of this paper is to contribute to the literature concerning absorptive capacity by revealing the factors affecting the absorptive capacity of MNC parent company toward subsidiary and most particularly the effects of intra-organizational antecedents. The theoretical framework is build around previous findings on knowledge sharing and absorptive capacity. The empirical part of the study is a qualitative research which includes in-depth interviews and analysis of secondary data based on a single case company. The results showed that organizational structure, internal communication, informal networks, formal networks, internationalization, human resources management, shared language, meetings, trust, participation in decision-making, level of awareness, IT system, level of adaptation to market specifications and job rotation influence parent company’s absorptive capacity. Moreover, related problems to these antecedents have been identified. Additionally, recommendations to solve these problems are formulated. In the end, directions for future research on this topic are given.

Tietojohtaminen, talouskasvu - katsaus tietojohtamisen ja talouskasvun väliseen yhteyteen

Yhteiskunnan myönteinen kehitys on riippuvainen talouskasvusta. Talouskasvun moottoreina toimivat yritykset ja niiden välinen kilpailu. Kilpailuetua yritykset luovat parantamalla tuottavuuttaan. Tuottavuuden paraneminen tarkoittaa sitä, että yhä pienemmillä resursseilla saadaan aikaiseksi suurempi tuotos. Talouskasvu ja tuottavuuden kasvu liittyvät siis kiinteästi toisiinsa. Yritys parantaa tuottavuuttaan toimintansa jatkuvalla kehittämisellä. Se innovoi, eli etsii, löytää ja tuo markkinoille uusia tai parempia tapoja kilpailla toimialalla. Tietopääoma, tiedon strateginen johtaminen, tiedon kodifiointi, -jakaminen ja –lisääminen toimivat kaikki tekijöinä yrityksen kyvykkyydessä jatkuvaan innovointiin. Tietojohtaminen tarjoaa metodit ja välineet yrityksen tietopääoman hallintaan, sen lisäämiseen ja hyödyntämiseen.

KIBS-yrityksen konsultin ja asiakkaan väliseen hiljaisen tiedon jakamiseen vaikuttavat tekijät

Tutkielman tavoitteena oli selvittää ja ymmärtää, mitkä tekijät vaikuttavat hiljaisen tiedon jakamiseen asiakkaan ja KIBS-yritystä edustavan konsultin välillä. Tutkimusongelmaa lähestyttiin näkökulmasta, missä hiljaisen onnistuneen jakamisen merkitys nähtiin rekrytointipalvelun onnistumisen edellytyksenä. Sekä kirjallisuuskatsauksessa että tutkimuksen empiirisessä osuudessa pyrittiin selvittämään, miten motivaatio, kykytekijät ja luottamus vaikuttavat hiljaisen tiedon jakamiseen. Tutkimuksessa pyrittiin myös kuvaamaan niitä mahdollisuuksia ja haasteita, mitä hiljaisen tiedon jakaminen synnyttää rekrytointiprosessin määrittelyvaiheessa. Kirjallisuuskatsauksessa tarkasteltiin teorioita tiedosta ja hiljaisen tiedon jakamisesta, sekä määriteltiin pääkäsitteet hiljainen tieto, motivaatio, mahdollisuus, kyvykkyys, luottamus, KIBS-yritys, sekä joukko niiden alakäsitteitä. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutettiin laadullisilla menetelmillä tapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin kuuden puolistrukturoidun teema-haastattelun kautta. Tiedon jakamiseen vaikuttaviksi ja edistäviksi tekijöiksi tunnistettiin vuoro-vaikutustilanteessa olevien henkilöiden välinen luottamus, motivaatio ja asiantuntemus. Haasteina hiljaisen tiedon jakamisessa nähtiin sen strateginen, sekä toimintaan ja asiantuntemukseen sidoksissa oleva muoto.

Uuden tiedon luominen blogiviestinnässä

Virtuaaliset yhteisöt ja erilaiset virtuaaliset välineet yhteisöllisyyden mahdollistamiselle ovat kasvavan tieteellisen mielenkiinnon kohteena. Tässä tutkimuksessa tutkittiin uuden tiedon luomisen prosessia blogiviestinnässä. Tämä tehtiin käyttäen tietojohtamisen tieteenalalla perusteoriana pidettyä Ikujiro Nonakan uuden tiedon luomisen SECImalliia. Blogiympäristöä tarkasteltiin niin ikään Ikujiro Nonakan bakäsitteen avulla. Aihetta tarkennettiin pohtimalla ryhmäytymistä ja sen ilmenemistä virtuaalisessa viestinnässä. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, ja tutkimuskohteena oli Lappeenrannan teknillisen yliopiston opintojaksolla ”Virtuaalinen yhteistyö ja tietotekniset työkalut” käytetty verkko-oppimissovelluksen tarjoama blogialusta. Tutkimuksen empiirisen osan muodostaa aineisto, joka rakentuu opiskelijoiden omista opintojaksoon kuuluvista blogikeskusteluista. Tutkimuksen tärkeimpänä johtopäätöksenä havaittiin, että blogiviestintä edistää uuden tiedon luomista. Edelleen todettiin että blogialusta tukee välineenä uuden tiedon luomisen prosessia, ja tarjoaa tiedon luomiselle hyvän virtuaalisen ympäristön, ba:n. Uuden tiedon luomiseen vaikutti luottamus niin teknistä alustaa, opettajia kuin yhteisöä kohtaan. Avaintekijöiksi nousi avoimuus, tahto jakaa omaa tietämystään, mielenkiinto aiheeseen sekä ryhmäkoheesio. Uuden tiedon rakentumisen huomaaminen, ja virtuaalisen yhteisön uuden tiedon luomisen potentiaalin ymmärtäminen nostivat kollektiivisesti tahtoa rikastaa yleistä keskustelua, heijastaa omia kokemuksia muiden kokemuksiin, sekä jakaa yhteiset johtopäätökset, eli sosiaalistaa, ulkoistaa, yhdistää ja sisäistää kollektiivisesti luotu tieto yksilön kokemukseksi.

Tietojohtamisen esteet organisaatioissa: Case Sanoma Lehtimedia Oy

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää tietoon liittyviä tietojohtamisen esteitä organisaatiossa. Lisäksi selvitettiin, mitä esteitä löytyy organisaatiokulttuurin, johtamisen ja teknologian osalta, mihin tietoprosessiin ja millaiseen tietoon esteet liittyvät. Tutkimuksessa perehdyttiin tietoon, tietojohtamiseen, tietojohtamisen mahdollistajiin ja esteisiin. Tutkimus suoritettiin case-organisaatiossa laadullisena tapaustutkimuksena. Organisaation keskijohdon parissa tehtiin kuusi puolistrukturoitua haastattelua. Aineisto analysoitiin sisällön analyysinä. Suurimmat tietojohtamisen esteet olivat ajan puute ja sisäisen tiedon löytämisen, varastoinnin ja jakamisen puute. Eniten tietojohtamisen esteitä löytyi organisaatiokulttuurista. Esteitä löytyi kaikista tietoprosesseista, kun taas aiemmissa tutkimuksissa ne liittyivät pääosin tiedon jakamiseen. Tiedon löytämisen helpottaminen, kuten tietohakemistojen luominen ja intranetin ”siivoaminen”, tehostaisi työtä. Tärkeän tiedon kartoittaminen, varastointi, tiedon jakaminen sekä ilmapiirin avoimuus voisivat auttaa organisaatiota kohti tehokkaampaa tiedon liikkumista ja asiakaspalvelua.

Keskenään kilpailevien tiimien välinen yhteistyö organisaatiossa

Organisaatioissa on aina keskinäistä kilpailua. Hallitsemattomana kilpailu organisaation sisäisistä resursseista tai organisaation ulkoisista markkinoista voi johtaa konfliktiin, joka pahimmillaan romuttaa yhteistyön organisaation yksiköiden välillä. Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena oli selvittää, kuinka keskenään kilpailevien tiimien yhteistyötä voidaan kehittää ja mahdollista organisaation sisäisen kilpailutilanteen aiheuttamaa konfliktia hallita johtamisen keinoin organisaation sisäisessä kilpailutilanteessa. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, kohdeorganisaationa oli Sanoma Lehtimedia Oy. Tutkimusaineisto kerättiin haastattelemalla Sanoma Lehtimedian kahden yhteistyötä tekevän sanomalehden myyntitiimien henkilökuntaa. Kohdeorganisaatiota tutkittaessa ei havaittu merkittävää kilpailutilanteen aiheuttamaa konfliktia, mutta tiimien välisessä yhteistyössä oli kuitenkin vielä kehitettävää. Tutkimuksen tulosten perusteella tärkeimmät tiimien välisen yhteistyön tekemiseen vaikuttavat tekijät olivat yhteistyöasenne, luottamus, tiedon jakamisen halukkuus sekä kannustimet. Näihin tekijöihin voidaan vaikuttaa strategisen johtamisen keinoin, kun yhteistyön kehittäminen otetaan organisaation tavoitteeksi.

Searching for keys to successful post-merger integration : a longitudinal case-study following a public sector merger

Unsuccessful mergers are unfortunately the rule rather than the exception. Therefore it is necessary to gain an enhanced understanding of mergers and post-merger integrations (PMI) as well as learning more about how mergers and PMIs of information systems (IS) and people can be facilitated. Studies on PMI of IS are scarce and public sector mergers are even less studied. There is nothing however to indicate that public sector mergers are any more successful than those in the private sector. This thesis covers five studies carried out between 2008 and 2011 in two organizations in higher education that merged in January 2010. The most recent study was carried out two years after the new university was established. The longitudinal case-study focused on the administrators and their opinions of the IS, the work situation and the merger in general. These issues were investigated before, during and after the merger. Both surveys and interviews were used to collect data, to which were added documents that both describe and guide the merger process; in this way we aimed at a triangulation of findings. Administrators were chosen as the focus of the study since public organizations are highly dependent on this staff category, forming the backbone of the organization and whose performance is a key success factor for the organization. Reliable and effective IS are also critical for maintaining a functional and effective organization, and this makes administrators highly dependent on their organizations’ IS for the ability to carry out their duties as intended. The case-study has confirmed the administrators’ dependency on IS that work well. A merger is likely to lead to changes in the IS and the routines associated with the administrators’ work. Hence it was especially interesting to study how the administrators viewed the merger and its consequences for IS and the work situation. The overall research objective is to find key issues for successful mergers and PMIs. The first explorative study in 2008 showed that the administrators were confident of their skills and knowledge of IS and had no fear of having to learn new IS due to the merger. Most administrators had an academic background and were not anxious about whether IS training would be given or not. Before the merger the administrators were positive and enthusiastic towards the merger and also to the changes that they expected. The studies carried out before the merger showed that these administrators were very satisfied with the information provided about the merger. This information was disseminated through various channels and even negative information and postponed decisions were quickly distributed. The study conflicts with the theories that have found that resistance to change is inevitable in a merger. Shortly after the merger the (third) study showed disappointment with the fact that fewer changes than expected had been implemented even if the changes that actually were carried out sometimes led to a more problematic work situation. This was seen to be more prominent for routine changes than IS changes. Still the administrators showed a clear willingness to change and to share their knowledge with new colleagues. This knowledge sharing (also tacit) worked well in the merger and the PMI. The majority reported that the most common way to learn to use new ISs and to apply new routines was by asking help from colleagues. They also needed to take responsibility for their own training and development. Five months after the merger (the fourth study) the administrators had become worried about the changes in communication strategy that had been implemented in the new university. This was perceived as being more anonymous. Furthermore, it was harder to get to know what was happening and to contact the new decision makers. The administrators found that decisions, and the authority to make decisions, had been moved to a higher administrative level than they were accustomed to. A directive management style is recommended in mergers in order to achieve a quick transition without distracting from the core business. A merger process may be tiresome and require considerable effort from the participants. In addition, not everyone can make their voice heard during a merger and consensus is not possible in every question. It is important to find out what is best for the new organization instead of simply claiming that the tried and tested methods of doing things should be implemented. A major problem turned out to be the lack of management continuity during the merger process. Especially problematic was the situation in the IS-department with many substitute managers during the whole merger process (even after the merger was carried out). This meant that no one was in charge of IS-issues and the PMI of IS. Moreover, the top managers were appointed very late in the process; in some cases after the merger was carried out. This led to missed opportunities for building trust and management credibility was heavily affected. The administrators felt neglected and that their competences and knowledge no longer counted. This, together with a reduced and altered information flow, led to rumours and distrust. Before the merger the administrators were convinced that their achievements contributed value to their organizations and that they worked effectively. After the merger they were less sure of their value contribution and effectiveness even if these factors were not totally discounted. The fifth study in November 2011 found that the administrators were still satisfied with their IS as they had been throughout the whole study. Furthermore, they believed that the IS department had done a good job despite challenging circumstances. Both the former organizations lacked IS strategies, which badly affected the IS strategizing during the merger and the PMI. IS strategies deal with issues like system ownership; namely who should pay and who is responsible for maintenance and system development, for organizing system training for new IS, and for effectively run IS even during changing circumstances (e.g. more users). A proactive approach is recommended for IS strategizing to work. This is particularly true during a merger and PMI for handling issues about what ISs should be adopted and implemented in the new organization, issues of integration and reengineering of IS-related processes. In the new university an ITstrategy had still not been decided 26 months after the new university was established. The study shows the importance of the decisive management of IS in a merger requiring that IS issues are addressed in the merger process and that IS decisions are made early. Moreover, the new management needs to be appointed early in order to work actively with the IS-strategizing. It is also necessary to build trust and to plan and make decisions about integration of IS and people.

Luottamuksen vaikutus tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön

Tutkielman tarkoituksena oli tutkia teoreettisesti ja empiirisesti luottamuksen vaikutusta organisaatioyksiköiden väliseen tiedon jakamiseen ja yhteistyöhön. Luottamuksen näkökulmasta tarkasteltiin henkilöityvän ja ei-henkilöityvän luottamuksen vaikutusta yhdessä ja erikseen. Tiedon jakamisessa tarkasteltiin hiljaisen sekä käsitteellisen tiedon jakamista. Luottamuksen vaikutusta tiedon jakamiseen on yleisesti tutkittu, mutta tutkielman tavoitteena oli tutkia ilmiötä pankki- ja vakuutusliiketoimintaa harjoittavan kohdeorganisaation näkökulmasta. Tutkimustulokset analysoitiin kvantitatiivisilla tutkimusmenetelmillä, joista mukana oli faktorianalyysi ja lineaarinen regressio. Tämän tutkimuksen perusteella luottamuksella oli positiivinen vaikutus tiedon jakamiseen. Henkilöityvän luottamuksen vaikutus oli merkittävästi voimakkaampi kuin ei-henkilöityvän luottamuksen. Luottamuksen vaikutus yhteistyöhön oli myös positiivinen, jossa henkilöityvän ja ei-henkilöityvän luottamuksen vaikutus ja voimakkuus olivat yhtäläisiä.

Effective Social Intranet. Case: Mobile Routing Business Unit, Tellabs

The purpose of this thesis is to examine what the normative, effective social Intranet solution is for Tellabs Mobile Routing business unit in terms of sharing knowledge more openly and effectively, fostering innovation, and improving team spirit and positive employee experience. Additionally, these aspects are researched from the intra- and inter-organizational points of view. The research is based on previous literature and empirical interviews. Based on these two items, an eight-fold recommendation proposal was created to change the current Intranet to become an effective social Intranet.