Projektijohtamisen prosessit ja kriittiset menestystekijät, Case Lappeenranta Innovation Oy

Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa case-yrityksen vakiintuneet projektijohtamiseen liittyvät prosessit ja selvittää miten projektipäälliköt ja -koordinaattorit näkevät projektijohtamisen menestystekijät. Projektijohtamiseen liittyvän kirjallisuuden perusteella koostettiin projektijohtamisen optimiprosessi ja prosessivaiheittain listattiin myös eri menestystekijöitä. Tätä kuvausta verrattiin case-yrityksen projektijohtamisen prosessiin ja koettuihin menestystekijöihin, ja näiden pohjalta pohdittiin case-yrityksen projektijohtamisen prosessin parantamista. Projektijohtamisen prosessin lähes kaikissa vaiheissa löytyi tekijöitä, jotka ovat osatekijöitä projektin menestyksen kannalta. Yksi keskeisimpiä havaintoja oli projektin tarvelähtöisyyden merkitys projektin onnistumisessa ja projektitiimin sitoutumisessa. Kumppaneiden sitoutuminen yhtenä tärkeänä tekijänä nousi myös esille. Tutkimuksen tuloksena syntyi myös mekanismi kohdennettujen projekti-ideoiden keräämiseen hajautetussa ympäristössä.

Projektinhallinta

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia yleisiä projektinhallinnan menetelmiä ja keinoja. Projektinhallinnan ensisijainen ja tärkein tavoite on onnistunut projekti. Projektinhallinnan avulla pyritään helpottamaan isojen projektien suunnittelua, organisointia ja jokapäiväistä hallintaa. Onnistuneen ja laadukkaan projektinhallinnan avulla projekti voidaanpäättää suunnitellun sisältöisenä aikataulun sekä budjetin mukaisesti laatua unohtamatta. Työn alussa selvitetään projektityön määritelmä ja sen erikoispiirteet,sekä luodaan yleiskatsaus projektityöskentelyyn. Työn painopiste on projektinhallinannan osalta projektien suunnittelussa ja organisoinnissa, koska huolellinen projektin suunnittelu on jokaisen onnistuneen projektin lähtökohta. Työssä esitellään myös erilaisia projektinhallinnan työkalujaja johtamiskäytäntöjä. Opinnäytetyön case osuudessa tutkitaan projektinhallintaa sahalaitostoimituksessa. Sahalaitostoimitusprojekti on tyypillinen toimitusprojekti, jossa käsiteltävä yritys toimittaa sahalaitosratkaisuja asiakkaille. Case osuudessa perehdytään case-yrityksen projektinhallintaan ja verrataan sitä teoriaosuudessa suositeltuihin projektinhallintamenetelmiin, sekä lopuksi tehdään parannusehdotuksia teoriaosuuteen perustuen.

Projektinhallintaprosessin suorituskykymittariston kehittäminen

Yritysten toimintaympäristöjen muuttuminen, organisaatioiden rajojen hämärtyminen ja aineettoman pääoman merkityksen korostuminen vaikeuttavat sekä onnistuneen strategian luontia, että sen toteuttamista. Strategisten mittausjärjestelmien avulla pyritään kehittämään ja varmistamaan strategian toteutuminen liiketoiminnassa. Parhaimmillaan hyvä mittaristo kertoo mitkä ovat yrityksen strategiset tavoitteet ja mihin yritys tulevaisuudessa haluaa panostaa. Suorituskyvyn mittaamisessa on perinteisesti keskitytty taloudellisiin mittareihin. Taloudelliset luvut ovat usein menneeseen viittaavia seuraustekijöitä, ei tulevaisuuteen katsovia mittareita. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli projektiliiketoimintaa harjoittavan yrityksen projektinhallintaprosessin suorituskykymittariston kehittäminen. Tavoitteena oli rakentaa projektinhallintaprosessille tasapainoinen suorituskykymittaristo, joka ottaa huomioon myös aineettoman pääoman. Tutkimuksen tutkimusote oli toimintaanalyyttinen, jonka lisäksi tutkimus sisältää konstruktiivisen ja kvalitatiivisen tutkimusotteen piirteitä. Tutkimuksen tuloksia arvioitaessa havaitaan, että valitut mittarit ovat kiinteästi sidoksissa projektinhallintaprosessin kriittisiin menestystekijöihin. Kriittiset menestystekijät puolestaan valittiin tunnistetuista menestystekijöistä, jotka määriteltiin yrityksen strategiaan ja visioon perustuen. Mittariston tasapainoisuus näkyy aineettoman ja aineellisen pääoman mittareiden välillä kattaen samalla tasapainon ennakoivien ja seurausmittareiden kesken. Haasteellisinta oli projektinhallintaprosessin aineettoman pääoman mittaaminen, jota ei aikaisemmin ole mitattu. Aineettoman pääoman mittaaminen tasapainoisen mittariston viitekehyksessä on mahdollista, mutta vaatii organisaation ymmärryksen miksi aineetonta pääomaa mitataan ja miten se vaikuttaa kokonaisvaltaiseen suorituskykyyn.

Lämmöntalteenoton tuotteistus, kannattavuus ja riskit vaneriteollisuudessa

Viilunkuivaus vaneriteollisuudessa on energiaintensiivinen prosessi, josta syntyvä hukkalämpö kannattaa ottaa talteen ja hyödyntää. Työ käsittelee erilaisten lämmöntalteenottovariaatioiden tuotteistusta ja kannattavuutta, sekä sisältää laitteiston riskianalyysin. Aiemman asiakaskohtaisen räätälöinnin sijaan, laitteiston modulaarinen tuoterakenne on otettava tuotteistuksen lähtökohdaksi. Modulaarisen tuoterakenteen ansiosta erilaisiin asiakastarpeisiin pystytään vastaamaan aiempaa tehokkaammin, kiitos erilaisten variaatioiden. Standardien ja yhtenäisten rajapintojen myötä muun muassa suunnittelua, projektinhoito ja myyntiä saadaan tehostettua. Lämmöntalteenottoratkaisuille luodaan kolme eri varustelutasoa: perus, korkea ja luksus. Näillä eri varianteilla pystytään vastamaan entistä kattavammin eri markkina-alueiden asiakastarpeisiin. Kannattavuuslaskelmat todistavat, että lämmöntalteenoton avulla saadaan merkittäviä energiasäästöjä ja eri laitteistovariaatiot maksavat itsensä erittäin nopeasti takaisin, vaikka esimerkiksi sähköenergian hinta nousisi radikaalisti. Lämmöntalteenoton voidaankin katsoa olevan aina erittäin kannattavaa. Laitteistosta on tunnistettu myös tekniset riskit, joihin on puututtava välittömästi sekä lukuisia toimenpide-ehdotuksia, joiden avulla laitteiston tuomintaa voidaan tehostaa ja muuttaa turvallisemmaksi. Riskianalyysi antaa myös suuntaviivoja tuotteistukselle sekä laitteiston huolto- ja käyttöohjeistolle.

Asiakasräätälöidyn tuotteen vaihtoprojektin kehittäminen palvelutuotannossa

Työ on tehty Lindström Oy:lle tavoitteena löytää tuotevaihtoprojektien kulminaatiopisteet, joissa prosessin sujuvuutta, tiedonhallintaa ja toimintamalleja voitaisiin kehittää. Tavoitteena oli hyödyntää teoriatiedon ja empiirisen tutkimuksen tietämys toimintamalleiksi asiakasräätälöityjen tuotteiden vaihtoprojektissa. Tarkoituksena on ollut huomioida elinkaarihallinta osana tuotekehitystä sekä tuotetiedon hallinta ja sen ohjaava vaikutus projektin eri vaiheissa. Asiakaslähtöisyys ja elinkaarihallinta sekä tietojohtaminen ovat olleet tutkimuksen näkökulmina. Työssä yhdistettiin teorian pohjustama tuotetieto, tuotekehityksen prosessit sekä projektihallinta empiirisen tutkimustuloksen luomiksi kehittämisehdotuksiksi. Tuotevaihtoprojekteihin luotiin kaksi toimintamallia, joissa hyödynnetään tiedon kerääntymistä tietojärjestelmiin. Tuloksissa elinkaarihallinta ehdotetaan linkitettäväksi osaksi tuotekehitysprosessia, jolloin asiakkaan saama arvon lisäys on suoraan taloudellisestikin mitattavissa. Lisäksi työn tuloksena ehdotetaan, että tuotekehityksen systemaattista tiedon keruuta alkuvaiheessaan kehitetään sekä asiakkaan tarvetiedon tarkempaa ja määritellympää tiedon kirjaamista lisätään, tietojärjestelmien suomin mahdollisuuksin.

Virtuaalisen yhteistyön mahdollisuuksia maavoimien tutkimus- ja kehittämistoiminnassa

Hajautettujen ryhmien käyttöä ja virtuaalista yhteistyötä on tutkittu runsaasti. Useat tutkimukset ovat kuvanneet globaalien tiimien toimintaa ja keskittyneet yritysmaailmaan. Puolustusvoimissa on tutkittu virtuaalisen työskentelyn hyödyntämistä, mutta tutkimukset painottuvat opiskelumenetelmiin. Työn tavoitteena oli selvittää virtuaalisen yhteistyön edellytyksiä ja sen tarjoamia mahdollisuuksia maavoimien tutkimus- ja kehittämistoiminnassa. Kirjallisuuskatsauksessa tarkasteltiin hajautetun organisaation rakennetta ja johtamista, virtuaalisen yhteistyön edellytyksiä sekä eri viestintävälineiden soveltuvuutta erilaisiin tehtäviin. Empiirinen osuus toteutettiin haastattelututkimuksena kolmessa fokusryhmässä laadullisen analyysin menetelmin. Tutkimuksessa saatiin selville, että rakenteelliset ja tekniset edellytykset virtuaalisen yhteistyön hyödyntämiselle ovat olemassa, mutta organisaation sisäinen vuoropuhelu ei toimi. Tämä osin estää virtuaalisen yhteistyön, koska työryhmiä ei muodostu tai ryhmillä ei ole selkeitä tavoitteita. T&K -toiminnan prosessi on kuvattu varsin tarkasti, mutta prosessi ei toimi kuvatulla tavalla. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ohjaus ei onnistu, mikä johtaa epäselvyyksiin resurssien käytön suunnittelussa. Yhtenä tekijänä suunnittelun epäonnistumisessa on projektijohtamisen ja projektinhallinnan osaamattomuus.

Ryhmätyöskentelytyökalun pilotointi kuntaorganisaatiossa

Ryhmätyöskentelytyökalujen käyttö yleistyy yhä enemmän organisaatioissa niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla. Uusien työkalujen avulla saadaan tehostettua työskentelyä ja saadaan rakennettua organisaatiolle entistä vahvempaa suorituskykyä ja kilpailukykyä. Tämän tutkimuksen päätavoite on ymmärtää ryhmätyöskentelyvälineen toiminnallisuuksia ja sopivuutta organisaatiolle sekä kuinka projektiryhmä toimii työkalun avulla. Tavoitteena on myös löytää vastauksia ryhmätyöskentelyvälineen vaikutuksista organisaatioihin tulevaisuudessa ja kehitysprojekteihin. Tutkimuksen aineisto perustuu osallistuvaan havainnointiin, työpajasta saatuun materiaaliin sekä kyselyyn, joka tehtiin ryhmätyöskentelytyökalun avulla. Tulosten perusteella voidaan päätellä, että tämäntyylinen ryhmätyöskentely sopivat erinomaisesti hankkeiden ja projektien työkaluksi. Työkalun monipuolisuus yllätti projektiin osallistuneet. Työkalussa olevat perusdokumenttienhallinta, ryhmätyöskentely ja oma sivusto soveltuvat erinomaisesti eri toimialojen käyttöön.

Puolustusvoimien projektiohje

Puolustusvoimiin laadittiin yhteinen projektiohjeistus vuonna 1997 kokoamalla 1990- luvun parhaat projektikäytännöt yksiin kansiin. Projektiohje yhtenäisti toimintatavat määrittämällä yhteiset käsitteet ja kuvaamalla suositeltavat menettelyt projektien suunnittelemiseen, käynnistämiseen, ohjaamiseen, johtamiseen ja päättämiseen. Puolustusvoimien hanketoiminnan ohjeistuksen valmistumisen jälkeen projektiohjetta päivitettiin 2000-luvun alussa täydentämällä ja tarkentamalla joitakin yksityiskohtia. Puolustusvoimien suorituskyvyn elinjaksonhallinnan normiohjauksen ja sitä tukevien oppi- ja ohjekirjojen valmistumisen myötä myös puolustusvoimien projektiohjeeseen kohdistui edellistä päivityskierrosta suurempia tarkistuspaineita. Tämän kokonaan uudistetun projektiohjeen laatimisen tavoitteena oli 1) saattaa puolustusvoimien projektitoiminta yhteensopivaksi kansainvälisen standardin ISO-21500 Guidance on project management kanssa, 2) yksinkertaistaa projektin käynnistämiseen johtavaa prosessia, 3) selkeyttää 15 vuotta vanhan ohjeen rakennetta ja 4) karsia vuosien saatossa tarpeettomaksi koettuja kohtia ja täydentää tarpeellisiksi todettuja ohjeistusta vaativia asioita. Tähän uuteen ohjeessa on huomioitu ISO-21500-standardin lisäksi eri tahojen parhaita käytäntöjä, kuten ISO-15288-standardiin pohjautuva puolustusvoimien suorituskyvyn elinjakson hallinnan toimintajärjestelmä ja amerikkalainen projektinhallinnan ANSI-standardi The PMBOK® Guide - 5th Edition. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että puolustusvoimien projektitoiminta noudattaa ISO-21500-standardissa kuvattuja menettelyitä ja että puolustusvoimien kokonaistoimintajärjestelmä kattaa kaikki ISO-standardin kuvaamat alueet. Näistä osa on kuvattu vaatimustenhallinnan, suorituskyvyn elinjaksonhallinnan ja hankintatoiminnan ohjeistuksessa. Halusin tehdä puolustusvoimien projektiohjeesta niin lyhyen ja yksinkertaisen, että jokaisen projekteja suunnittelevan, ohjaavan ja johtavan henkilön voi edellyttää sen lukevan. Arvokasta tukea tämän ohjeen laatimiseen ovat antaneet erityisesti DI Jouko Vaskimo, DI Timo Kainulainen, DI Aleksi Päiväläinen ja Ins Sakari Oksa.

Streamlining Launch Support Operations in a Product Platform

The new product development process is a massive investment to a company that aims to reduce their products’ time-to-market. Capability to shorter time-to market allows longer life-cycle to products which are introduced to market earlier but also give advantage to start product launch later while simultaneously learning from customer behavior and competitors. The product launch support operations are the last ramp-up activities before the product launching. This study defines what these operations mean in a product platform and how they can be streamlined to be more efficient. The methodology includes interviews, innovative group brainstorming and regular working group meetings. The challenges concerning the current situation of product launch support operations are allocated into four categories: General, Process, Project Resources and Project Management including altogether ten sub challenges. The challenges include issues related to technology and marketing management, branding strategy, organizing the global platform structure, harmonizing processes and clarifying handovers between shareholders in the process. The study makes a suggestion of a new Product Launch Support organization and clarification of its roles, responsibilities and tasks. In addition a new project management tool and Lessons Learned are suggested to improve the project management. The study can be seen as a pre-study when having an aim at combining technological and marketing know-how in the product ramp-up process before actual production. The future proceedings are suggested to include more detailed specifications and implementation in order to reach the long range target, reduced the time-to-market.

Helsingin kaupungin tilakeskuksen kiinteistökannan energiatehokkuusnäkökohtien toteutumisen kehittäminen investointihankkeissa

Työssä tutkitaan Helsingin kaupungin tilakeskuksen kiinteistöjen energiatehokkuusnäkö-kohtien toteutumista ja niiden kehittämistä. Työn tavoite on tunnistaa kiinteistöjen energia-tehokkuuskriteeristö, jonka avulla energiatehokkuus voidaan ottaa järjestelmällisesti ja yh-denmukaisesti huomioon tilakeskuksen investointihankkeissa. Kriteerit tunnistetaan tila-keskuksen henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden haastattelujen sekä lähdekirjallisuuden avulla. Tutkimus osoittaa, että kriteeristössä on huomioitava myös hankkeiden vastuurajat, sillä hiljattain tehdyn organisaatiomuutoksen vuoksi vastuurajoissa on epäselvyyttä, mikä vai-kuttaa haitallisesti tilakeskuksen toiminnan ja etenkin energiatehokkuuden kehittämiseen. Työssä esiteltyä kriteeristöä täytyy pyrkiä käyttämään tilakeskuksen hankkeiden osana jat-kossa. Työssä esitetään tilakeskuksen kannalta merkittävät kriteerit.

Projektin suunnittelu ja johtaminen julkishallinnon organisaatiossa

Työn tavoitteena on tutkia projektisuunnittelun ja projektijohtamisen perusteiden toteutu-mista projektityöskentelyssä julkishallinnon organisaatiossa. Tutkimuksen ydin on tunnistaa projektisuunnitelman, muutoshallinnan ja projektipäällikön osaamisen sekä johtamis-käyttäytymisen merkitys projektin onnistumisen näkökulmasta. Tutkimus käsittää projektihallinnan kokonaisuutena, jota toteutetaan suunnittelun, toimin-nan ja johtamisen vuoropuhelussa. Tutkimuksessa verrataan kirjallisuudesta esitettyä pro-jektisuunnittelun ja johtamisen teoriaa Liikenneviraston projektihallinnan ohjeistukseen, mallipohjiin ja kokemukseen projektipäällikön johtamiskäyttäytymisestä. Johtopäätöksinä esitetään Liikenneviraston projektiohjeistuksen kehittämiskohteet sekä Liikenneviraston projektijohtamisen kulttuurissa hyviksi johtajaominaisuuksiksi koetut projektipäällikön ominaisuudet. Keskeisenä havaintona tunnistetaan projektityöskentelyn kehämäinen luonne ja siitä aiheutuva jatkuvan suunnittelun, arvioinnin ja johtamisen tarve.

Suomalaisen rakennusyrityksen projektihallinnan apuvälineistön implementointi Venäjälle

Työn tavoitteena on selvittää, miten suomalainen rakennusyritys saa implementoitua projektihallinnan apuvälineistönsä Venäjälle. Lisäksi työn aikana laaditaan perusrakenne apuvälineistölle. Apuvälineistön avulla varmistetaan yhdenmukainen toiminta yrityksen projekteissa Venäjällä, sekä hallitaan näihin kohdistuvia riskejä. Työn toteutusmenetelmänä on konstruktiivinen tutkimusote, jossa lopputulos pohjautuu aikaisempaan teoriaan ja empiirisiin löydöksiin. Haastattelujen avulla rakennetaan näkemys apuvälineistölle ja apuvälineiden sisällölle asetettavista vaateista. Työssä esitetyt ratkaisut pohjautuvat teoriaan, haastatteluihin ja yrityksen sisäiseen materiaaliin. Rakennusprojektit ovat toteutustavaltaan yhtäläisiä maasta riippumatta, jonka vuoksi Suomessa käytössä oleva apuvälineistön rakenne toimii myös Venäjällä. Yksittäisten apuvälineiden eroavuudet johtuvat pääasiassa lainsäädännön sekä toimintatapojen eroavuudesta. Työn pohjalta havaittiin implementoinnin onnistumisen vaativan kolmen elementin toteutumisen. Nämä ovat toimivat apuvälineet, laadukas johtaminen sekä apuvälineistön käyttöönottosuunnitelman mukainen toiminta. Työn konstruktio kulminoituu käyttöönottosuunnitelmaan, mikä koostuu kolmesta mekanismista. Mekanismeilla huomioidaan apuvälineiden sovittamisen, apuvälineistön käyttöönoton sekä muutosjohtamisen vaateet.

Tietojärjestelmähankkeen riskit ja onnistumisen edellytykset

Tässä kandidaatintyössä tarkastellaan tietojärjestelmähankkeen toteutuksen yhteydessä ilmeneviä riskitekijöitä ja niiden vaikutuksia projektin onnistumisen todennäköisyyteen. Työn tavoitteena on löytää vastaukset kysymyksiin; Mitkä ovat merkittävimmät riskitekijät tietojärjestelmähankkeiden toteuttamisessa? Voidaanko projektin onnistumista tehokkaasti parantaa? Työssä tarkastellaan tietojärjestelmähankkeelle tyypillisiä riskitekijöitä, ohjelmistokehityksen vaiheita, projektin hallintamenetelmiä ja työkaluja sekä tutkitaan, onko täysin onnistunut tietojärjestelmähanke käytännössä mahdollista toteuttaa. Kirjallisuustyön johtopäätöksinä kootaan keskeisimmät osatekijät ja toimintaperiaatteet, joiden avulla onnistumisen todennäköisyyttä tietojärjestelmähankkeissa on mahdollista parantaa.

ERP implementation in SMEs : Consultant – Client Views On Critical Success Factors

ERP system is now attracting the SMEs, as it is now economical and affordable for them. The current research emphasizes on “how to make ERP successful for SMEs”. The researchers have identified various critical success factors in implementation of ERP. The research gap noticed by author is the missing point of view of ERP consultant. This thesis investigates the answer of research question “What are the critical success factors in implementation of ERP system in SMEs in opinion of ERP consultants and acquiring organizations”. The purpose of this study is to identify the highly important and less important factors. The study results will suggest the ERP managers where they have to concentrate more in order to achieve success. Literature is reviewed in order to setup a base for empirical study. Aplenty of work is found related to CSFs, SMEs and ERP. The authors and factors are organized in form of a table that tells which author is agreed upon which factor. Final result of literature review is a list of 14 CSFs. The qualitative research methodology is used to investigate the ERP in Pakistani SMEs. A case study approach is selected because of unified nature of SMEs in Pakistan. A rice mill is selected as a case because it contains maximum SME attributes. The opinion of a Microsoft certified consultant is obtained by a semi-structured interview. Similarly a semi-structured interview is conducted with CIO of SME that acquired ERP. Both the interviewees are asked about all 14 factors, whether they are agree or not and why. The collected evidences then analyzed by tabulation. The factors upon which both the participants found agreed, taken as highly important. Similarly the factors upon which both participants found disagree, taken as less important. Study results present a grid with four quadrants, the CSFs highly important in opinion of both, the CSFs less important in opinion of both, CSFs important in opinion of consultant but not client, CSFs important in opinion of client but not consultant. In discussion part, the significance of each factor is discussed individually. It is discussed that why some factors are high/less important for SMEs in Pakistan. The study output communicates a message that the success of ERP system in SMEs is linked with careful management of five important factors, the project management, top management support, user training and education, consultant participation and ERP teamwork and composition. The ERP consultants and managers can divert their concentration from less important factors such as user involvement, culture readiness and ERP package selection, toward the highly important factors. The limitations of the study are small number of interviews and less people involved, provide an opportunity for future research in this field of information system.

Projektitoiminnan analysointi ja kehittäminen

Tämä diplomityö käsittelee projektiliiketoimintaan liittyviä haasteita teorian ja käytännön näkökulmista. Teoriaosuudessa tarkastellaan standardin mukaisia projektinhallinnan ohjeistuksia sekä Insinööritoimisto Comatecin nykyisiä projektiohjeita ja verrataan niitä sisällöllisesti keskenään. Esitellään myös tulevaisuuden toimia, joilla pyritään tehostamaan projektiliiketoiminnan suorituskykyä ja kustannustehokkuutta Insinööritoimisto Comatecilla. Tätä seuraa käytännön toimet, jotka ovat jo toteutettu tai tullaan toteuttamaa tavoitteena yrityksen projekti- ja ratkaisuliiketoiminnan kehittämisstrategian toteutuminen. Teoriaosuutta täydentää Insinööritoimisto Comatecilla toteutettujen projektiliiketoimintaa analysoivien haastatteluiden purku, joista käy ilmi käytännön ja teorian väliset eroavaisuudet toiminnassa. Työn loppuosa keskittyy analysoimaan teorian ja käytännön eroja sekä pohtii syitä mahdollisten reklamaatioiden syntyyn projekteissa. Työn keskeisin tavoite on luoda lukijalle kokonaiskuva projektinhallinnan teoriasta, nykykäytännöistä, haasteista ja tulevaisuuden toimista, joilla Insinööritoimisto Comatec pyrkii markkinajohtajaksi koneenrakennuksen projekti- ja ratkaisutoimittajana.