Benchmarking Spare Parts' Logistics Process

Työn tavoitteena oli selvittää SBU:n varastovaraosien logistinen prosessin tämänhetkinen tilanne verrattuna muihin ja sitä kautta oppia uusia tehokkaita tapoja hallita sitä sekä parantaa sen kilpailukykyä. Selvittäminen tapahtui benchmarkkaamalla SBU:n varastovaraosien logistinen prosessi kahteen sen kilpailijaan ja viiteen muuhun ei kilpailija yritykseen. Bechmarking -aineiston kerääminen tapahtui pääasiassa Inter netin, haastattelujen, bechmarking -kyselyn ja yritysvierailujen avulla. Tulosten vertailu ja analysointi perustui kerättyyn aineistoon. Kriteereiksi lopullista vertailua varten valittiin seikat, joihin liittyvä tieto oli saatavilta suurimmalta osalta bechmarking -yrityksistä. Tuloksena lopullisesta vertailusta muodostettiin "ranking" lista, jossa yritykset on laitettu paremmuus-järjestykseen. Tässä vertailussa SBU sijoittui viimeiseksi ja SBU varastovaraosien logistisessa prosessissa havaittiin olevan useita parannuskohteita. Joka tapauksessa SBU sai paljon tietoa siitä, kuinka muut yritykset hallitsevat prosessinsa ja kuinka SBU:n tulisi tulevaisuudessa hallita oma logistinen prosessinsa ja kuinka se voisi sitä kautta lisätä kilpailukykyään.

Assessment of purchasing maturity in spare parts supply chain

To describe the change of purchasing moving from administrative to strategic function academics have put forward maturity models which help practitioners to compare their purchasing activities to industry top performers and best practices. However, none of the models aim to distinguish the purchasing maturity from the after-sales point of view, even though after-sales activities are acknowledged as a relevant source of revenue, profit and competitive advantage in most manufacturing firms. The maturity of purchasing and supply management practices have a large impact to the overall performance of the spare parts supply chain and ultimately to the value creation and relationship building for the end customer. The research was done as a case study for a European after-sales organization which is part of a globally operating industrial firm specialized in heavy machinery. The study mapped the current state of the purchasing practices in the case organization and also distinguished the relevant areas for future development. The study was based on the purchasing maturity model developed by Schiele (2007) and investigated also how applicable is the maturity model in the spare parts supply chain context. Data for the assessment was gathered using five expert interviews inside the case organization and other parties involved in the company’s spare parts supply chain. Inventory management dimension was added to the original maturity model in order to better capture the important areas in a spare parts supply chain. The added five questions were deduced from the spare parts management literature and verified as relevant areas by the case organization’s personnel. Results indicate that largest need for development in the case organization are: better collaboration between sourcing and operative procurement functions, use of installed base information in the spare parts management, training plan development for new buyers, assessment of aligned KPI’s between the supply chain parties and better defining the role of after-sales sourcing. The purchasing maturity model used in this research worked well in H&R Leading, Controlling and Inventory Management dimensions. The assessment was more difficult to conduct in the Supplier related processes, Process integration and Organizational structure –dimensions, mainly because the assessment in these sections would for some parts require more company-wide assessment. Results indicate also that the purchasing maturity model developed by Schiele (2007) captures the relevant areas in the spare parts supply as well.

Global Spare Parts Supply Chain Analysis

In today’s global industrial service business, markets are dynamic and finding new ways of value creation towards customers has become more and more challenging. Customer orientation is needed because of the demanding after-sales business which is both quickly changing and stochastic in nature. In after-sales business customers require fast and reliable service for their spare part needs. This thesis objective is to clarify this challenging after-sales business environment and find ways to increase customer satisfaction via balanced measurement system which will help to find possible targets to reduce order cycle times in a large metal and mineral company Outotec (Filters)’ Spare Part Supply business line. In case study, internal documents and data and numerical calculations together with qualitative interviews with different persons in key roles of Spare Part Supply organizations are used to analyze the performance of different processes from the spare parts delivery function. The chosen performance measurement tool is Balanced Scorecard which is slightly modified to suit the lead time study from customer’s perspective better. Findings show that many different processes in spare parts supply are facing different kind of challenges in achieving the lead time levels wanted and that these processes’ problems seem to accumulate. Findings also show that putting effort in supply side challenges and information flows visibility should give the best results.

Finding Methods for Recognizing and Classifying Spare Part Criticality – Case Full Deposit Stripping Machines

The aim of this Master’s thesis is to find a method for classifying spare part criticality in the case company. Several approaches exist for criticality classification of spare parts. The practical problem in this thesis is the lack of a generic analysis method for classifying spare parts of proprietary equipment of the case company. In order to find a classification method, a literature review of various analysis methods is required. The requirements of the case company also have to be recognized. This is achieved by consulting professionals in the company. The literature review states that the analytic hierarchy process (AHP) combined with decision tree models is a common method for classifying spare parts in academic literature. Most of the literature discusses spare part criticality in stock holding perspective. This is relevant perspective also for a customer orientated original equipment manufacturer (OEM), as the case company. A decision tree model is developed for classifying spare parts. The decision tree classifies spare parts into five criticality classes according to five criteria. The criteria are: safety risk, availability risk, functional criticality, predictability of failure and probability of failure. The criticality classes describe the level of criticality from non-critical to highly critical. The method is verified for classifying spare parts of a full deposit stripping machine. The classification can be utilized as a generic model for recognizing critical spare parts of other similar equipment, according to which spare part recommendations can be created. Purchase price of an item and equipment criticality were found to have no effect on spare part criticality in this context. Decision tree is recognized as the most suitable method for classifying spare part criticality in the company.

Value added logistical support service Part 2. Outsourcing process of spare part logistics in metal industry

The aim of this research study was to find out guidelines for outsourcing of logistics processes. The study was outlined to spare parts and `business-to-business' (B2B) markets in metal industry. This study can be applied as a manual for outsourcing especially warehousing and transportation activities. The study also touches other important areas of spare part logistics like manufacturing, customer service, procurement, quality control, reverse and recycling logistics, logistics technologies and valueadded services. The method of study consisted of three areas. Firstly exchanging views with logistics experts in participating companies, and secondly compiling material based on author's practical experience in logistics business with several international and domestic logistics service providers and vendors. Thirdlythe study includes also references to literature material. Due to the fact thatthe outsourcing of logistics functions can be handled widely and from differentpoint of views, in this study it is concentrated mainly on giving general levelguidelines for defining logistics strategy, hints both for tendering process and implementation project, and not forgetting the aftercare of business partnership.

Logistics in Pump Manufacturer's Spare Part Distribution Network

Tässä diplomityössä käsitellään pumppujen maailmanlaajuista varaosa-jakelua. Työn pääpaino on varaosien moniportaisen jakeluverkon toimitusketjun logistiikassa. Asiakaspalvelussa varaosien nopea saatavuus on ratkaisevassa asemassa, jotta asiakkaiden tehtaiden käynnissäpito voidaan turvata. Työn tavoitteena oli kehittää Ahlström Pumpuille uusi globaali toimintamalli varaosien jakeluun. Tämä uusi varaosien jakelumalli on kehitetty pääasiassa sopimusasiakkaille, jotka ovat halukkaita ulkoistamaan varaosatoimintonsa. Mallia sovelletaan käytäntöön varaosien jakelussa ensiksi Suomessa ja Ruotsissa. Myöhemmin on tarkoitus kopioida mallia myös muualle. Malli on pyritty rakentamaan siten, että siihen voidaan helposti liittää muita Ahlström Pumppujen tarjoamia palveluita. Työssä koottu materiaali perustuu pääasiassa haastatteluihin, palavereihin, erilaisiin sisäisiin raportteihin, kirjallisuuteen ja itsenäiseen selvitystyöhön. Työssä on myös tutustuttu kolmen eri yrityksen after-sales- ja varaosatoimintaan.

Kunnossapitoyrityksen materiaalitoimintojen kehittäminen

ABB Service Oy:n Itä-Suomen alue on maantieteellisesti laaja, toimipisteitä on useita ja ne ovat asiakasyritysten kunnossapidon ulkoistamisen myötä siirtyneet ABB Service Oy:n vastuulle. Samalla asiakasyrityksen kunnossapitohenkilöstö on myös pääosin siirtynyt ABB Service Oy:n palvelukseen, tästä johtuen toimipisteiden toimintatavat eroavat toisistaan.Työn tavoitteena oli ABB Service Oy:n Itä-Suomen alueella sijaitsevien yhdeksän toimipisteen nykytilakartoituksen perusteella analysoida mahdollisuuksia materiaalitoimintojen sekä toimintatapojen yhtenäistämiseen. Lisäksi tavoitteena oli luoda malli, jonka avulla yksittäisen toimipisteen kehitystarpeita voidaan analysoida. Toimipistekohtainen toimintojen kehittäminen suoritettiin Lappeenrannan, Outokummun ja Kaavin toimipisteissä.Toimenpide-ehdotuksena esitetään materiaalitoiminnoista vastaavien kouluttamista, toimittajayhteistyön tiivistämistä, huomion kiinnittämistä ostokäytäntöihin sekä yhteisten tunnuslukujen käyttöönottamista ja säännöllistä seurantaa. Toimipistekohtaisesti varastojen abc-analyysien suorittaminen, varaosien kriittisyysluokitus sekä tulevan tarpeen ennakointi havaittiin tärkeimmäksi varastointikustannuksia alentavaksi toimenpiteeksi.

Varaosatoiminnan logistiikka puulevyteollisuuden koneita toimittavassa yrityksessä

Tämän diplomityön tavoitteena oli kartoittaa Raute Woodin varaosien tilaus-toimitusprosessin ongelmia, sekä tarkastella logistiikan keinoja paremman kannattavuuden ja asiakastyytyväisyyden tason saavuttamiseksi. Avainasemassa olivat nopeampi reagoimisaika asiakkaan tarpeisiin ja ajallaan tapahtuva toimitus. Kannattavuutta haettiin varaosien varastoinnin kehittämisellä. Työssä on käsitelty kolmen toimipisteen, Suomen, Kanadan ja Singaporen, toimintoja. Työ aloitettiin nykyisen toiminnan analysoimisella ja ongelmien paikantamisella. Tärkeässä osassa ongelmien paikantamisessa olivat eri yksiköissä tehdyt henkilöstöjen haastattelut ja kirjeenvaihto heidän kanssaan. Ongelmien analysointi- ja ratkaisukeinoja haettaessa hyödynnettiin asiaankuuluvaa kirjallisuutta. Nykyisestä tilaus-toimitusprosessista löytyy selvää kehityspotentiaalia. Varaosien varastointi ja pitkät läpimenoajat koko tilaus-toimitusketjussa osoittautuivat suurimmiksi ongelmakohdiksi. Varaosavaraston tilaa analysoitiin ABC-analyysin avulla, joka paljasti suuren määrän täysin käyttämättömiä nimikkeitä. Työssä esiteltiin ABC-analyysin rinnalle toinen varaosien luokittelumenetelmä, kriittisyysluokittelu, ja jatkotoimenpiteenä esitetäänkin luokituksen toteuttamista ja hyväksikäyttöä. Pitkille läpimenoajoille esitettiin keinoina osien valmistusprosessin kehittämistä ja tiiviimmän yhteistyön aloittamista

Spare part business analysis and development

The purpose of this Thesis was to comprehensively analyze and develop the spare part business in Company Oy’s five biggest product groups by searching development issues related to single spare parts’ supply chains as well as the spare part business process, make implementation plans for them and implement the plans when possible. The items were classified based on special characteristics of spare parts and on their actual sales volumes. The created item classes were examined for finding improvement possibilities. Management strategies for classified items were suggested. Vendors and customers were analyzed for supporting the comprehensive supply network development work. The effectiveness of the current spare part business process was analyzed in co-operation with the spare part teams in three business unit locations. Several items were taken away from inventories as uselessly stocked items. Price list related to core items with one of the main product group’s core item manufacturer was suggested to be expanded in Town A. Refinement equipment seal item supply chain management was seen important to develop in Town B. A new internal business process model was created for minimizing and enhancing the internal business between Company’s business units. SAP inventory reports and several other features were suggested to be changed or developed. Also the SAP data material management was seen very important to be developed continuously. Many other development issues related to spare parts’ supply chains and the work done in the business process were found. The need for investigating the development possibilities deeper became very clear during the project.

From electronic spare part catalog to eBusiness: Finding the best practices

Companies and organizations business activities rely on information. IT systems that manage master data must provide the highest level of service, world-class scalability and reliable information. This study discusses product information and how it can support the creation of a spare part catalog and the launching of eBusiness. The study consists of a theoretical and empirical part. The theoretical part contains a literature review and a framework for the analysis. For the empirical study two companies were selected and their information management processes were studied and analyzed based on the framework. The empirical results indicate that the challenges the companies face reflect the ones that can be found in the literature study. The results of the empirical study also show that the companies had recognized the issues which need to be developed and had recognized trends in eBusiness and product information management.

Data and Inventory Management in Spare Part Business: Developing Operations in the Case Company

After sales business is an effective way to create profit and increase customer satisfaction in manufacturing companies. Despite this, some special business characteristics that are linked to these functions, make it exceptionally challenging in its own way. This Master’s Thesis examines the current situation of the data and inventory management in the case company regarding possibilities and challenges related to the consolidation of current business operations. The research examines process steps, procedures, data requirements, data mining practices and data storage management of spare part sales process, whereas the part focusing on inventory management is reviewing the current stock value and examining current practices and operational principles. There are two global after sales units which supply spare parts and issues reviewed in this study are examined from both units’ perspective. The analysis is focused on the operations of that unit where functions would be centralized by default, if change decisions are carried out. It was discovered that both data and inventory management include clear shortcomings, which result from lack of internal instructions and established processes as well as lack of cooperation with other stakeholders related to product’s lifecycle. The main product of data management was a guideline for consolidating the functions, tailored for the company’s needs. Additionally, potentially scrapped spare part were listed and a proposal of inventory management instructions was drafted. If the suggested spare part materials will be scrapped, stock value will decrease 46 percent. A guideline which was reviewed and commented in this thesis was chosen as the basis of the inventory management instructions.

Spare Part Management of Bubbling Fluidized Bed Boiler

Energy generation industry is very capital-intensive industry. Productivity and availability requirements have increased while competition and quality requirement have increased. Maintenance has a significant role that these requirements can be reached. Even maintenance is much more than repairing faults nowadays, spare parts are important part of maintenance. Large power boilers are user-specific therefore features of boilers vary from project to project. Equipment have been designed to follow the customer’s requirements therefore spare parts are mainly user-specific also. The study starts with literature review introducing maintenance, failure mechanisms, and systems and equipment of bubbling fluidized bed boiler. At the final part spare part management is discussed from boiler technology point of view. For this part of the study science publications about spare part management are utilized also some specialist from a boiler technology company and other original equipment manufacturers were interviewed. Spare part management is challenging from the boiler supplier point of view and the end user of spare parts has a responsibility of stocking items. Criticality analysis can be used for finding most critical devices of the process and spare part management shall focus to those items. Spare parts are part of risk management. Stocking spare parts is increasing costs but then high spare part availability is decreasing delay time caused by fault of item.

Luotettavuuskeskeisen kunnossapidon soveltaminen vaneriteollisuuden koneille

Diplomityön tarkoituksena on tutkia luotettavuuskeskeisen kunnossapidon soveltamista Raute Oyj:n vanerikoneille. Työn tavoitteena on luoda suunnitelma luotettavuuskeskeisen kunnossapidon soveltamiseksi Raute Oyj:llä. Tavoitteena on myös kehittää malli ennakkohuoltosuunnitelmien sekä kriittisten huoltojen ja varaosien määrittelyyn päälinjoille. Kunnossapitoliiketoiminta on Rautella voimakkaasti kasvava liiketoiminta-alue. Voimakkaan kasvun seurauksena on yritykseen syntynyt kunnossapitotoimintojen kehitystarve. Luotettavuuskeskeistä kunnossapitoa hyödyntämällä on tarkoitus kehittää vanerikoneiden kunnossapitoa ja luoda Rautelle kunnossapitotuotteita. Työssä on tutkittu luotettavuuskeskeisen kunnossapidon soveltamista va-neriteollisuuden koneille laitevalmistajan näkökulmasta. Työssä on käsitelty kirjallisuuden pohjalta vanerin valmistusprosessia, vanerikoneita, kunnossapitoa sekä luotettavuuskeskeistä kunnossapitoa. Lisäksi on selvitetty vanerikoneiden kunnossapidon nykytilaa Raute Oyj:llä ja sen asiakkaiden vaneritehtaissa. Työn tuloksena syntyi toimintaehdotus luotettavuuskeskeisen kunnossapidon soveltamiseksi Rauten tuotteille. Ennakkohuoltosuunnitelmien luomiseen ja kehittämiseen työssä syntyi kunnossapitomalli, jonka pohjalta työssä luotiin xy-pöllinkeskittäjälle luotettavuuskeskeiseen kunnossapitoon perustuva ennakkohuoltosuunnitelma sekä määritettiin kriittiset varaosat.

Oman varastoinnin ja toimittajavarastoinnin vertailu - Case teollisuusyritys

Työn tavoitteena oli selvittää, kumpi kahdesta varastointitavasta, oma varastointi vai toimittajavarastointi, on tutkimuksen toimeksiantajayrityksen kannalta edullisempi vaihtoehto varastoida kunnossapidon varaosia. Tarkoituksena oli selvittää case-yrityksen oman varastoinnin aiheuttamat kustannukset ja verrata niitä toimittajavarastoinnin kustannuksiin. Varastointikustannuksia tarkasteltiin tutkimukseen valittujen varaosanimikkeiden avulla. Kyseessä oli kvalitatiivinen tutkimus, jossa aineistonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluja ja erilaisia valmiita dokumentteja. Työn teoriaosassa käsiteltiin varastointia, varastoinnin ulkoistamista, toimittajavarastointia sekä varastoinnista aiheutuneita kustannuksia. Teoriaosa pohjautui aikaisempiin tutkimuksiin ja alan kirjallisuuteen. Empiirisessä osassa perehdyttiin tutkimuksen toimeksiantajayrityksen varaosien varastointiin sekä selvitettiin tarkasteluun valittujen varaosanimikkeiden osalta varastoinnista aiheutuneet kustannukset. Tutkimuksen tulosten pohjalta tehtiin taulukkolaskentaohjelmalla niin kutsuttu simulointimalli, jonka avulla tutkimuksen varastointikustannuksiin liittyviä laskelmia voidaan käyttää hyväksi myös case-yrityksen muiden varaosanimikkeiden kohdalla. Malli tarjoaa yksinkertaisen tavan kohdistaa varastointikustannuksia varaosanimikkeille. Mallin avulla on siis mahdollista saada suuntaa-antaviavastauksia oman varastoinnin ja toimittajavarastoinnin kannattavuuden vertailussa.

Ammattipienkoneiden jakelumallit Suomessa Case.Oy Husqvarna Ab

Tutkimuksen tavoitteena on selvittää ammattipienkoneiden asiakkaiden näkökulmasta taustatekijöitä ammattipienkoneiden jakelumallin perustaksi. Samalla tutkitaan jakelukanavia ja hankintaan liittyviä asiakastyytyväisyystekijöitä sekä jälkimarkkinoinnin merkitystä. Tutkimuksen empiirisessä osassa selvitetään ammattipienkoneiden käyttö, käytetyt merkit ja hankintapaikat. Lisäksi selvitetään hankintaan ja markkinointiin/jälkimarkkinointiin liittyviä asiakastyytyväisyystekijöitä. Lopuksi tutkitaan ammattipienkoneiden käyttäjien tulevaisuuden arvostuksia koskien hankintapaikkaa, markkinointia ja ostokriteerejä. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvantitatiivista tutkimusotetta. Tutkimus suoritettiin joulukuussa 2006 postikyselynä. Perusjoukkona olivat Suomen ammattipienkonekäyttäjät, jotka koostuivat kaupunkien ja kuntien palveluksessa olevista, kiinteistönhuoltoyhtiöiden palveluksessa olevista ja alan yksityisyrittäjistä. Otos oli systemaattinen eli tasaväliotanta. Perusjoukko oli 1650 ihmistä ja otos 465 ihmistä. Vastausprosentiksi tuli 27,1 %. Tutkimuksen tulokseksi saatiin, että ammattipienkoneasiakkaat hankkivat jo tänä päivänä ja haluavat hankkia tulevaisuudessakin tuotteet lähinnä erikoispienkoneliikkeistä. Jälleenmyyjän varaosapalvelukyky, ammattitaito ja palveluhalukkuus sekä liikkeen yhteydessä oleva huolto ovat tärkeimpiä asiakastyytyväisyyteen johtavia tekijöitä. Johtopäätöksenä tästä voidaan todeta, että ammattipienkonemaahantuojien kannattaa tulevaisuudessakin panostaa erikoisliikkeisiin tuotteiden jakelussa. Markkinoinnissa kannattaa mainonnan sijasta kouluttaa ja opastaa jälleenmyyjää, koska hän on tärkein tiedon hankinnan lähde tulevaisuudessa ammattipienkoneasiakkaille.