End User Perspective to ERP Implementation

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat oleellinen osa yrityksien liiketoimintaa. Järjestelmän päivittäminen uudempaan versioon tai kokonaan uuden järjestelmän käyttöönotto saattavat yrityksen ydintoiminnot ja prosessit hyvin haavoittuvaiseen asemaan. Järjestelmien kokonaisvaltaisuus yhdessä reaaliaikaisen käyttöönoton kanssa tekevät näistä projekteista erityisen haasteellisia. Tämä pro gradu -tutkielman tapaustutkimuskohteena toimi Andritz Oy. Tapaustutkimuksen tavoitteena oli arvioida kesäkuussa 2005 suoritettua toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa ja sitä kuinka hyvin tässä onnistuttiin. Tutkimus toteutettiin loppukäyttäjännäkökulmasta. Loppukäyttäjä omalla työllään voi vaikuttaa miten hyvin järjestelmästä tavoitellut hyödyt pystytään lunastamaan. Tutkimus on laadullinen tapaustutkimus. Tutkimuksessa kiinnitetään huomiota erityisestiprojektitiimin, johdon ja käyttäjien eroaviin näkemyksiin käyttöönoton onnistumisesta.

Are Evaluation of ICTs Investment Using Decision Support Systems:Case Applications from Distributor's and End User's Perspective Group Decision

The evaluation of investments in advanced technology is one of the most important decision making tasks. The importance is even more pronounced considering the huge budget concerning the strategic, economic and analytic justification in order to shorten design and development time. Choosing the most appropriate technology requires an accurate and reliable system that can lead the decision makers to obtain such a complicated task. Currently, several Information and Communication Technologies (ICTs) manufacturers that design global products are seeking local firms to act as their sales and services representatives (called distributors) to the end user. At the same time, the end user or customer is also searching for the best possible deal for their investment in ICT's projects. Therefore, the objective of this research is to present a holistic decision support system to assist the decision maker in Small and Medium Enterprises (SMEs) - working either as individual decision makers or in a group - in the evaluation of the investment to become an ICT's distributor or an ICT's end user. The model is composed of the Delphi/MAH (Maximising Agreement Heuristic) Analysis, a well-known quantitative method in Group Support System (GSS), which is applied to gather the average ranking data from amongst Decision Makers (DMs). After that the Analytic Network Process (ANP) analysis is brought in to analyse holistically: it performs quantitative and qualitative analysis simultaneously. The illustrative data are obtained from industrial entrepreneurs by using the Group Support System (GSS) laboratory facilities at Lappeenranta University of Technology, Finland and in Thailand. The result of the research, which is currently implemented in Thailand, can provide benefits to the industry in the evaluation of becoming an ICT's distributor or an ICT's end user, particularly in the assessment of the Enterprise Resource Planning (ERP) programme. After the model is put to test with an in-depth collaboration with industrial entrepreneurs in Finland and Thailand, the sensitivity analysis is also performed to validate the robustness of the model. The contribution of this research is in developing a new approach and the Delphi/MAH software to obtain an analysis of the value of becoming an ERP distributor or end user that is flexible and applicable to entrepreneurs, who are looking for the most appropriate investment to become an ERP distributor or end user. The main advantage of this research over others is that the model can deliver the value of becoming an ERP distributor or end user in a single number which makes it easier for DMs to choose the most appropriate ERP vendor. The associated advantage is that the model can include qualitative data as well as quantitative data, as the results from using quantitative data alone can be misleading and inadequate. There is a need to utilise quantitative and qualitative analysis together, as can be seen from the case studies.

Assessment of critical competences required in managing end-user driven businesses in a global forest products compa

Työn pääasiallisena tavoitteena on selvittää ydinosaamista, jota tarvitaan kansainvälisen metsäteollisuusyrityksen loppukäyttäjävetoisessa liiketoiminnassa. Lisäksi tavoitteena on laatia kompetenssimalli, jota voidaan käyttää mm. rekrytoinnissa, koulutuksen ja työnkierron suunnittelussa. Tarkoituksena on tarkastella sekä tällä hetkellä että tulevaisuudessa tarvittavia ydinosaamisia. Työ keskittyy myyntihenkilöiden kompetenssien kuvaamiseen. Kirjallisuuden ja asiantuntijoiden haastattelujen avulla on selvitetty. kompetensseihin liittyviä asioita ja käsitteitä, kuten organisaation oppiminen, innovaatiot sekä asiakaslähtöisyys. Tämän jälkeen on kartoitettu case-yrityksen kartonkiyksikön myyntihenkilökunnan kompetensseja. Kompetenssikartoitus on tehty teemahaastattelujen avulla sekä lisäksi on käytetty työn aikana laadittua kompetenssimatriisia. Saatuja tuloksia on verrattu yhden asiakkaan näkemyksiin. Tulosten mukaan kolme tärkeintä tämän hetken kompetenssia ovat: holistinen näkemys asioista, suhteiden rakentaminen ja kielitaito. Tulevaisuuden tärkeimpiä kompetensseja puolestaan ovat: asiakaslähtöisyys, sähköinen kaupankäynti ja suhteiden rakentaminen. Lopuksi on käsitelty yleisiä metsäteollisuuden tulevaisuuden haasteita sekä annettu joitain kehitysideoita kompetenssien kehittämistä varten.

Evaluating End-User Training Effectiveness in ERP System Implementation

Today’s business world demands more and more internal and external integration and transparency among companies at all fields. Integrated ERP (enterprise resource planning) systems offer a possibility to improve business practices and procedures by providing a unified view on the business including all functions and departments. Due to the obvious benefits, the popularity of integrated ERP systems keeps growing. The implementation of ERP systems has however proven risky. The implementation projects tend to be long, extensive, and costly – and often they end up in a failure. Due to the significant task and role changes ERP implementation brings to almost everybody in the company, training has been identified as one of the most critical success factors of an ERP implementation. To ensure that the training is conducted in the most effective and successful manner, the training outcomes should be evaluated. So far, training evaluation has however gained only limited attention at most companies investing in different training programs. Uponor corporation has initiated a large ERP implementation and process harmonization program in 2004. Thousands of end-users have been trained during this project so far, and the work still continues until the project is completed in 2010. In this thesis, the evaluation of end-user training in Uponor’s ERP program is brought further from the current state of performing the basic participant satisfaction survey in the end of each class. The results show that in order to reach reliable training effectiveness evaluation results, not only the reaction towards training but also transfer of skills and attitudes and the final results of the training program should be evaluated.

Virtual communities : a virtual treasure trove for end-user developers

End-user development is a very common but often largely overlooked phenomenon in information systems research and practice. End-user development means that regular people, the end-users of software, and not professional developers are doing software development. A large number of people are directly or indirectly impacted by the results of these non-professional development activities. The numbers of users performing end-user development activities are difficult to ascertain precisely. But it is very large, and still growing. Computer adoption is growing towards 100% and many new types of computational devices are continually introduced. In addition, other devices not previously programmable are becoming so. This means that, at this very moment, hundreds of millions of people are likely struggling with development problems. Furthermore, software itself is continually being adapted for more flexibility, enabling users to change the behaviour of their software themselves. New software and services are helping to transform users from consumers to producers. Much of this is now found on-line. The problem for the end-user developer is that little of this development is supported by anyone. Often organisations do not notice end-user development and consequently neither provide support for it, nor are equipped to be able to do so. Many end-user developers do not belong to any organisation at all. Also, the end-user development process may be aggravating the problem. End-users are usually not really committed to the development process, which tends to be more iterative and ad hoc. This means support becomes a distant third behind getting the job done and figuring out the development issues to get the job done. Sometimes the software itself may exacerbate the issue by simplifying the development process, deemphasising the difficulty of the task being undertaken. On-line support could be the lifeline the end-user developer needs. Going online one can find all the knowledge one could ever need. However, that does still not help the end-user apply this information or knowledge in practice. A virtual community, through its ability to adopt the end-user’s specific context, could surmount this final obstacle. This thesis explores the concept of end-user development and how it could be supported through on-line sources, in particular virtual communities, which it is argued here, seem to fit the end-user developer’s needs very well. The experiences of real end-user developers and prior literature were used in this process. Emphasis has been on those end-user developers, e.g. small business owners, who may have literally nowhere to turn to for support. Adopting the viewpoint of the end-user developer, the thesis examines the question of how an end-user could use a virtual community effectively, improving the results of the support process. Assuming the common situation where the demand for support outstrips the supply.

Improving and User Interface to E-Procurement Software Used in Asset Accounting and Investigating Effects to Efficiency

This diploma thesis has been done to international organization which takes care from the accounting actions of two major companies. In this organization are used three different purchasing tools which are used when new asset master data is wanted to input to SAP R/3- system. The aim of this thesis is to find out how much changing the user interface of one of these three e-procurement programs will affect to overall efficiency in asset accounting. As an addition will be introduced project framework which can be used in future projects and which help to avoid certain steps in the development process. At the moment data needs to be inputted manually with many useless mouse clicks and data needs to be searched from many various resources which slow down the process. Other organization has better tools at the moment than the myOrders system which is under investigation Research was started by exploring the main improvement areas. After this possible defects were traced. Suggested improvements were thought by exploring literature which has been written from usability design and research. Meanwhile also directional calculations from the benefits of the project were done alongside with the analysis of the possible risks and threats. After this NSN IT approved the changes which they thought was acceptable. The next step was to program them into tool and test them before releasing to production environment. The calculations were made also from implemented improvements and compared them to planned ones From whole project was made a framework which can be utilized also to other similar projects. The complete calculation was not possible because of time schedule of the project. Important observation in the project was that efficiency is not improved not only by changing the GUI but also improving processes without any programming. Feedback from end user should be also listened more in development process. End-user is after all the one who knows the best how the program should look like.

Service Description Creation Empowerment to Mobile End Users

Increasing usage of Web Services has been result of efforts to automate Web Services discovery and interoperability. The Semantic Web Service descriptions create basis for automatic Web Service information management tasks such as discovery and interoperability. The discussion of opportunities enabled by service descriptions have arisen in recent years. The end user has been considered only as a consumer of services and information sharing occurred from one service provider to public in service distribution. The social networking has changed the nature of services. The end user cannot be seen anymore only as service consumer, because by enabling semantically rich environment and right tools, the end user will be in the future the producer of services. This study investigates the ways to provide for end users the empowerment to create service descriptions on mobile device. Special focus is given to the changed role of the end user in service creation. In addition, the Web Services technologies are presented as well as different Semantic Web Service description approaches are compared. The main focus in the study is to investigate tools and techniques to enable service description creation and semantic information management on mobile device.

Integrating user experience into early phases of software development

The value and benefits of user experience (UX) are widely recognized in the modern world and UX is seen as an integral part of many fields. This dissertation integrates UX and understanding end users with the early phases of software development. The concept of UX is still unclear, as witnessed by more than twenty-five definitions and ongoing argument about its different aspects and attributes. This missing consensus forms a problem in creating a link between UX and software development: How to take the UX of end users into account when it is unclear for software developers what UX stands for the end users. Furthermore, currently known methods to estimate, evaluate and analyse UX during software development are biased in favor of the phases where something concrete and tangible already exists. It would be beneficial to further elaborate on UX in the beginning phases of software development. Theoretical knowledge from the fields of UX and software development is presented and linked with surveyed and analysed UX attribute information from end users and UX professionals. Composing the surveys around the identified 21 UX attributes is described and the results are analysed in conjunction with end user demographics. Finally the utilization of the gained results is explained with a proof of concept utility, the Wizard of UX, which demonstrates how UX can be integrated into early phases of software development. The process of designing, prototyping and testing this utility is an integral part of this dissertation. The analyses show statistically significant dependencies between appreciation towards UX attributes and surveyed end user demographics. In addition, tests conducted by software developers and industrial UX designer both indicate the benefits and necessity of the prototyped Wizard of UX utility. According to the conducted tests, this utility meets the requirements set for it: It provides a way for software developers to raise their know-how of UX and a possibility to consider the UX of end users with statistical user profiles during the early phases of software development. This dissertation produces new and relevant information for the UX and software development communities by demonstrating that it is possible to integrate UX as a part of the early phases of software development.

Hacking User Experience in a Repository Service: ScholarSphere as a Case Study

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Elokuvien levittäminen Internetissä

Movie distribution on the Internet has become more common in recent years along with fast broadband internet connections. The problem so far has been that the greatest part of movie distribution on the Internet has been illegal. This is about to change because the major film distributors are finally starting to rent and sell movies more and more on the Internet due to their growing confidence in new copy protection methods. The importance of movie online distribution to the movie industry is still tiny but it is increasing rapidly as is investing in new business models and distribution methods in the USA and Europe. This thesis examines the basic concepts of online movie distribution, such as distribution techniques and copy protection, the main companies that rent and sell movies on the internet and their business models, the effects of movie piracy and non-commercial distribution channels. The intention was to provide the reader with an overview of different aspects of movie distribution on the Internet and its future. The conclusion was that movie distribution on the Internet will play a bigger financial part in the future although it was still too early to say just how significant that will be. We will probably see many corresponding distribution techniques, like peer-to-peer networks and streaming servers distributing and broadcasting movies to different end-user platforms like television, PC and portable media players. Internet distribution of movies will not revolutionize movie distribution in the next couple of years but it will make possible new efficient and inexpensive ways to distribute movies globally which will in turn increase the possibilities for revenue, especially for small independent movie producers and distributors.

Tietojärjestelmäinvestoinnin jälkitarkkailumalli

Tämän työn ensisijaisena tavoitteena oli kehittää tietojärjestelmähankkeiden investointiprosessia luomalla kohdeyritykseen yhtenäinen toimintatapa hankkeiden jälkitarkkailuun. Tavoiteltu muutos koskee järjestelmäinvestointien arviointiperusteita sekä niiden käyttöönoton jälkeistä seurantaa. Jälkitarkkailumalli on rakennettu tasapainotettujen mittaristojen viitekehyksestä mittaamalla onnistumista johdon, loppukäyttäjän sekä projektin näkökulmasta. Työn tuloksena on Excel -sovellus sekä toimintatapa sovelluksen käytölle. Esimerkki-investoinnista kerätyn kokemuksen perusteella malli tukee investointiin liittyvien sidosryhmien sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin sekä selkeyttää roolijakoa IT - vetoisen projektiryhmän ja yrityksen liiketoiminnallisen johdon välillä. Lisäksi mallin koettiin tukevan käyttöönotetun järjestelmän tavoitelähtöistä johtamista. Käytön laajentuessa mallilla uskotaan olevan yksittäistenhankkeiden lisäksi positiivinen vaikutus myös yrityksen tietojärjestelmähankkeiden investointiprosessiin.

Matemaattiset opetusympäristöt ja matemaattisen käyttöliittymän käytettävyys

Tämän diplomityön tarkoituksena on kuvata Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa kehitetyn luentojen tueksi tarkoitetun Matematiikan virtuaalimateriaalin hallintaympäristön kehityskaari. Järjestelmä luotiin parantamaanopetuksen laatua siten, että sen avulla opiskelijat saavat helposti käyttöönsä suomenkielistä, laadukkaalla kirjoitusjäljellä olevaa opiskelumateriaalia 24 tuntia vuorokaudessa. Lisäksi järjestelmän tavoitteena oli helpottaa opettajien työtaakkaa siten, että he pystyvät luomaan viikoittaiset harjoitustehtäväpaketit sekä tentit suoraan tietokannasta. Järjestelmän kehitys alkoi vuonna 2001, jonka jälkeen sitä on jatkuvasti muokattu opettajien ja opiskelijoiden avustuksella yhäkäyttäjäystävällisempään suuntaan. Testausmenetelminä on käytetty asiantuntijatestausta, lomakkeita ja varsinaista loppukäyttäjätestausta. Kehityksen tuloksenaon saatu järjestelmä, joka voidaan ottaa käyttöön kaikessa matematiikan perusopetuksessa.

Service Management for Service Desk

Palvelunhallinnan kehittäminen Service Desk ympäristöön johtaa parempaan työnkulun hallintaan. Service Deskin päätehtävänä on toimia ainoana yhteyspisteenä asiakkaalta tietohallinto-osastolle. Jokainen yhteydenottopitää kirjata ja se pitäisi olla jäljitettävissä. Tapahtumien eli insidenttien kirjaaminen tapahtuu pääasiassa Service Desk -funktiossa, joka omistaa niistä jokaisen. Tapahtumien hallintaprosessin tehtävänä on etsiä loppukäyttäjän tai IT-infrastruktuurin monitorointityökalun ilmoittamalle insidentille mahdollisimman nopea ratkaisu. Insidentit saattavat johtaa ongelmiin, jotka käsitellään erillisessä prosessissa. Ongelmien hallintaprosessi yrittää etsiä vikatilanteen pohjimmaisen syyn. Kun pohjimmaisin syy on löytynyt, prosessi lähettää muutospyynnön muutosten hallintaprosessille. Jotta päästään mahdollisimman hyvään tehokkuuteen, pitää määrittää asiakasrajapinta sekä mittarit. ITIL-malli tarjoaa prosessit IT-palvelunhallinnan kehittämiselle. Kansainvälisesti tunnettuna 'de factO' standardina sitä voidaan soveltaa globaaleissa yrityksissä. Tässä työssä keskitytään erään lääkkeiden jakelussa toimivan yrityksen tietohallinto-osaston Help Deskin nykytilan määrittämiseen. Työssä myös kuvataan tietohallinto-osaston tavoitetila, jossa keskitytään Service Deskin IT palvelunhallinnan kehittämiseen. Muut prosessit ja mittarit on kuvattu niiltä osin, jotka tulee huomioida Service Deskin seuraamisen ja ohjaamisen kannalta.

Paineellisten reaktoreiden projektitoimituksen optimointi

Diplomityössä tavoitteena on saada selvitys, jonka avulla yritys löytää toimitusprojekteistaan parannusta ja huomiota vaativat osa-alueet projektimuotoisten toimitusten kustannusrakennetta ja optimointia tarkastelemalla. Näin yritys voi tulevaisuudessa kehittää projektitoimituksen osa-alueita niin että se voi vastata asiakkaiden asettamiin vaatimuksiin sekä haasteisiin entistä nopeammin ja tarkemmin. Tutkimuksen lähtökohtana ovat projektiajattelu sekä siihen liittyvän toimitusketjun prosessit, joiden avulla lähestytään tutkimuksen ongelmaa ja selvitetään koko toimitusprojektin kehitystä vaativat alueet. Tutkimuksessa vaaditut tiedot saavutettiin vapaamuotoisten haastattelujen, yrityksen dokumentteja tutkimalla sekä yhteistyökumppanien avulla. Projektitoimituksen kokonaisvaltainen kehitys vaatii yhteistyötä ja huomiota toimitusketjun jokaisessa osa-alueessa aina raaka-ainelähteiltä loppukäyttäjälle asti. Näin voidaan saavuttaa tietojen avoimuus ja täsmällisyys, jotta päästään parhaaseen lopputulokseen projektitoimituksen osalta. Erityisesti kustannusrakenteen jakauma tuleehuomioida tulevaisuudessa tarkasti tehtäessä projektitoimitukseen liittyviä ratkaisuja. Esivalmistusasteen tarkastelu asetettiin työn alussa yhdeksi tärkeimmäksi tutkimuskohteeksi. Tarkastelussa havaittiin, että valmistusasteen valinnalla voidaan vaikuttaa lähes puoleen reaktorin kustannusrakenteen mukaisista kustannuksista kuten työ-, kuljetus- ja asennuskustannukseen. Myös materiaalikustannukset ovat suuressa roolissa reaktorinkustannusrakenteessa, joten tähän tulee kiinnittää myös huomiota. Muita tutkittavia tekijöitä, jotka pääasiassa vaikuttivat materiaali- ja asennuskustannuksiin työssä olivat paineastiastandardin ja paineluokan sekä valmistuspaikan valinta. Lisäksi huomioitiin toteutuneiden toimitusten eroavaisuuksia teoreettisiin ratkaisuihin ja etsittiin näistä mahdollisia kehitys- ja kustannussäästökohteita.

Business Intelligence -järjestelmä päätöksentekijöiden tukena asiantuntijayrityksessä

Työn tarkoituksena oli kartoittaa ja tehdä esiselvitys Business Intelligencen(BI) mahdollisuuksista tiedon hallinnassa. Tavoitteena oli selvittää, kuinka yritys voi tietotekniikan avulla paremmin hyödyntää operatiivisten järjestelmien tuottamia tietoja päätöksenteon tukena. Työssä sovellettiin konstruktiivista tutkimusotetta. Business Intelligence -teknologiaan tutustuttiin aluksi kirjallisuuden avulla. Ongelmaa lähestyttiin selvittämällä kohdeyrityksen tiedonhallinnan nykytila ja siihen liittyvät ongelmat. Käyttäjävaatimukset selvitettiin strukturoidulla kyselytutkimuksella. Lisäksi työn empiriaosuudessa tutustuttiin kahteen Business Intelligence -toteutukseen ja arvioitiin teknologian kypsyyttä suhteessa asiakasvaatimuksiin. Tiedonhallinnalta toivottiin joustavuutta ja helppokäyttöisyyttä.Erityisesti tutkimuksessa esiin nousi se, että tiedon jakeluun tarvitaan monipuolisempia vaihtoehtoja. Käyttäjät olivat valmiita hyödyntämään uusia BI-ominaisuuksia varsin laajalti. Haastavinta tutkimuksessa oli liiketoiminnan ymmärtäminen. Suurimmat BI-teknologian puutteet havaittiin loppukäyttäjän sovelluksissa. Tietovarastointiprosessiin liittyvä teknologia todettiin toimivaksi.