Osaamisen siirtäminen prosessikuvauksen avulla. Case: tehtäväpohjainen arkistonmuodostussuunnitelma

The aim of this master’s thesis was to study can an organization use process descriptions for transferring knowledge from an employee to another. The case-organization was South Carelia Joint Authorisation for Education. The data used in the experiment was the case-organization’s archives formation plan including process descriptions (tehtäväpohjainen AMS). A new empirical investigation environment was formed. Four people, who could be recruited for working in the department of salary calculation, were asked to write an instruction for themselves following the AMS so they could complete the necessary tasks concerning salary calculation and processing the originated documents without any other help but the written instruction. After that they were asked to estimate, would the instruction be enough or would they need someone’s help to do the work. The instructions were also evaluated by a professional and the writer of this thesis. After evaluating the written instructions there was evidence that some knowledge – what should be done and in which order – has been transferred from the process descriptions to the written instructions. Anyway the complete task could not be correctly performed without any other help, because the knowledge on how it should be done did not transfer.

External knowledge transfer mechanisms in service business acquisition

In knowledge-intensive economy an effective knowledge transfer is a part of the firm’s strategy to achieve a competitive advantage in the market. Knowledge transfer related to a variety of mechanisms depends on the nature of knowledge and context. The topic is, however, very little empirical studied and there is a research gap in scientific literature. This study examined and analyzed external knowledge transfer mechanisms in service business and especially in the context of acquisitions. The aim was to find out what kind of mechanisms was used when the buyer began to transfer data e.g. their own agendas and practices to the purchased units. Another major research goal was to identify the critical factors which contributed to knowledge transfer through different mechanisms. The study was conducted as a multiple-case study in a consultative service business company, in its four business units acquired by acquisition, in various parts of the country. The empirical part of the study was carried out as focus group interviews in each unit, and the data were analyzed using qualitative methods. The main findings of this study were firstly the nine different knowledge transfer mechanisms in service business acquisition: acquisition management team as an initiator, unit manager as a translator, formal training, self-directed learning, rooming-in, IT systems implementation, customer relationship management, codified database and ecommunication. The used mechanisms brought up several aspects as giving the face to changing, security of receiving right knowledge and correctly interpreted we-ness atmosphere, and orientation to use more consultative touch with customers. The study pointed out seven critical factors contributed to different mechanisms: absorption, motivation, organizational learning, social interaction, trust, interpretation and time resource. The two last mentioned were new findings compared to previous studies. Each of the mechanisms and the related critical factors contributed in different ways to the activity in different units after the acquisition. The role of knowledge management strategy was the most significant managerial contribution of the study. Phenomenon is not recognized enough although it is strongly linked in knowledge based companies. The recognition would help to develop a better understanding of the business through acquisitions, especially in situations such as where two different knowledge strategies combines in new common company.

Hiljaisen tiedon ja osaamisen jakamisen psykologiset esteet ja kannustimet

Kestävä kilpailuetu perustuu yhä enemmän resurssien, erityisesti tiedon luovaan hyödyntämiseen ja yhdistämiseen muiden resurssien kanssa. Hiljaisen tiedon ja osaamisen tehokkaan jakamisen avulla on mahdollista rakentaa organisaatiolle pysyvää kilpailukykyä. Tämän kvalitatiivisin menetelmin suoritetun tutkimuksen päätavoite on selvittää yksilön hiljaisen tiedon ja osaamisen jakamiseen vaikuttavia psykologisia esteitä ja kannustimia. Tavoitteena on myös selvittää tiedon arvoa yksilölle ja löytää keinoja tehostaa hiljaisen tiedon ja osaamisen jakamista Vakuutusyhtiössä. Tutkimuksen aineisto perustuu Vakuutusyhtiössä tehtyihin puolistrukturoituihin haastatteluihin. Teoreettinen viitekehys perustuu pääosin Herzbergin kaksifaktoriteoriaan.

Dokumentoinnin prosessi lastensuojelun avohuollossa : tiedon suodattamista asiakastietojärjestelmään ja sieltä käyttöön

Abstrakti

Tiedon hallinta varastonhallintajärjestelmän hankinnassa

Diplomityössä toteutettiin varastonhallintajärjestelmän hankinta prosessoimalla tietoa hallitusti varastonhallinnan kehittämiseksi. Kvalitatiivinen tapaustutkimus tehtiin tietojohtamisen näkökulmasta käyttäjälähtöisen C-CEI –menetelmän avulla haastattelemalla ja havainnoimalla tapausyritystä. Haastatteluja tehtiin 10 kertaa. Tutkimuksessa kartoitettiin ja kilpailutettiin kotimaiset järjestelmätoimittajat, joita löydettiin 15. Näistä toimittajista 6 vastasi vaatimuksia ja teki tarjouksen. Tutkimuksen lopuksi tehtiin järjestelmän hankintaehdotus. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostui tietojohtamisesta, varastonhallinnasta ja ohjelmistotuotannosta. Tutkimuksessa pääkysymyksenä esitettiin miten tietojohtamisen avulla voidaan tukea varastonhallintajärjestelmän hankintaa. Tutkimuksessa havaittiin, että tietojärjestelmän hankinta varastonhallinnan osalta on moniulotteinen liiketoiminnan kehittämistehtävä. Tietojärjestelmähankinta tulisi siten nähdä liiketoimintaa eteenpäin vievänä mahdollisuutena. Lisäksi loppukäyttäjän vaatimusten kartoittamiseen tulisi sitoutua huolella ja suhtautua kriittisesti eri järjestelmävaihtoehtoihin. Vaatimusmäärittelyn asettaminen ja vaatimusten priorisoiminen ovat haasteellisia tehtäviä. Tiedon hallinnan aikana saatiin selville, että loppukäyttäjän vaatimusten mukainen tarjouspyyntö edesauttaa ensinnäkin tarjousten tekemistä mutta myös niiden prosessointia ja analysointia. Vain oikealla tiedolla ja sen yhteyksillä on merkitystä. Tutkimuksen perusteella tietojärjestelmän hankinta suositellaan tehtäväksi hallitsemalla tietoa systemaattisesti erityisesti sen alkuvaiheen aikana. Tietojohtaminen virtaviivaistaa hankkeen etenemistä ja aikataulutusta, vähentää loppukäyttäjän kustannuksia tehokkaalla kilpailutusmenettelyllä, edistää kilpailukykyä ja luo hyvän lähtökohdan koko tietojärjestelmän hankinnan läpiviemiselle ja yhteistyö-suhteen rakentumiselle kauppakumppaneiden välille.

Tiedon jakaminen sosiaalisen median työkalujen avulla ICT-yrityksen tulosyksikön sisällä

Työssä on tutkittu ICT-yrityksessä ja sen Yritysasiakas-tulosyksikössä käytössä olevien sosiaalisen median työkalujen hyödyntämisen mahdollisuuksia ja haasteita yrityksen sisäisessä tiedonjakamisessa. Työssä on teorian ja kohdeorganisaatioon tehdyn web-kyselyn avulla selvitetty, mitä haasteita nykyisissä sosiaalisen median työkalujen käytössä on ja millä edellytyksillä sosiaalista mediaa voitaisiin hyödyntää nykyistä paremmin yrityksen sisäisessä tiedon jakamisessa ja toimintatapamuutoksissa. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutettiin web-kyselytutkimuksena Yritysasiakas-tulosyksikön henkilöille kesäkuussa 2011. Web-kysely kohdistettiin 493 henkilölle, joista 138 (28 %) vastasi kyselyyn. Kokonaisuudessaan tutkimuksen tuloksina ilmeni, että sosiaalisen median työkalujen käytöstä yrityksen sisällä saadaan eniten hyötyä, kun ne on kytketty osaksi jokapäiväisiä työrutiineja ja prosesseja. Yrityskulttuurin tulee olla vahvasti yhteisöllinen ja organisaatiorakenteen mahdollisimman kevyt. Sosiaalisen median käyttö edellyttää avointa ja luottamuksellista ilmapiiriä, jossa annetaan myös aikaa sosiaalisessa mediassa käytäville keskusteluille. Käytettävien sosiaalisen median työkalujen määrä tulee olla mahdollisimman pieni. Sosiaalisen median käytön tavoitteiden ja ohjeistusten tulee olla selkeät. Tutkimustulosten perusteella kohdeorganisaation tulee ensin asettaa selkeät tavoitteet sosiaaliselle medialle ja sen työkalujen käytölle. Työkalujen pitää olla kytketty kiinteästi osaksi päivittäisiä toimintatapoja. Työkalujen nykyistä määrää pitää vähentää ja keskittää käyttö mahdollisesti yhteen työkaluun. Valitun työkalun ja sosiaalisen median käyttöä tulee kouluttaa ja kannustaa käyttäjiä sen käyttöön.

KIBS-yrityksen konsultin ja asiakkaan väliseen hiljaisen tiedon jakamiseen vaikuttavat tekijät

Tutkielman tavoitteena oli selvittää ja ymmärtää, mitkä tekijät vaikuttavat hiljaisen tiedon jakamiseen asiakkaan ja KIBS-yritystä edustavan konsultin välillä. Tutkimusongelmaa lähestyttiin näkökulmasta, missä hiljaisen onnistuneen jakamisen merkitys nähtiin rekrytointipalvelun onnistumisen edellytyksenä. Sekä kirjallisuuskatsauksessa että tutkimuksen empiirisessä osuudessa pyrittiin selvittämään, miten motivaatio, kykytekijät ja luottamus vaikuttavat hiljaisen tiedon jakamiseen. Tutkimuksessa pyrittiin myös kuvaamaan niitä mahdollisuuksia ja haasteita, mitä hiljaisen tiedon jakaminen synnyttää rekrytointiprosessin määrittelyvaiheessa. Kirjallisuuskatsauksessa tarkasteltiin teorioita tiedosta ja hiljaisen tiedon jakamisesta, sekä määriteltiin pääkäsitteet hiljainen tieto, motivaatio, mahdollisuus, kyvykkyys, luottamus, KIBS-yritys, sekä joukko niiden alakäsitteitä. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutettiin laadullisilla menetelmillä tapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin kuuden puolistrukturoidun teema-haastattelun kautta. Tiedon jakamiseen vaikuttaviksi ja edistäviksi tekijöiksi tunnistettiin vuoro-vaikutustilanteessa olevien henkilöiden välinen luottamus, motivaatio ja asiantuntemus. Haasteina hiljaisen tiedon jakamisessa nähtiin sen strateginen, sekä toimintaan ja asiantuntemukseen sidoksissa oleva muoto.

Bell Hooksin vapauttava kasvatus vie hiljaisen tiedon äärelle

Kirjallisuusarvostelu