Osaamisen siirtäminen prosessikuvauksen avulla. Case: tehtäväpohjainen arkistonmuodostussuunnitelma

The aim of this master’s thesis was to study can an organization use process descriptions for transferring knowledge from an employee to another. The case-organization was South Carelia Joint Authorisation for Education. The data used in the experiment was the case-organization’s archives formation plan including process descriptions (tehtäväpohjainen AMS). A new empirical investigation environment was formed. Four people, who could be recruited for working in the department of salary calculation, were asked to write an instruction for themselves following the AMS so they could complete the necessary tasks concerning salary calculation and processing the originated documents without any other help but the written instruction. After that they were asked to estimate, would the instruction be enough or would they need someone’s help to do the work. The instructions were also evaluated by a professional and the writer of this thesis. After evaluating the written instructions there was evidence that some knowledge – what should be done and in which order – has been transferred from the process descriptions to the written instructions. Anyway the complete task could not be correctly performed without any other help, because the knowledge on how it should be done did not transfer.

Tämän diplomityön tavoitteena oli tutkia, voiko organisaatio käyttää prosessikuvauksia siirtäessään osaamista työntekijältä toiselle. Case-organisaatio oli Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä. Testauksessa käytetty materiaali oli case-organisaation tehtäväpohjainen arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). Tutkimusta varten kehitettiin empiirinen koeasetelma. Neljää sellaista henkilöä, jotka voitaisiin rekrytoida palkanlaskijoiksi, pyydettiin kirjoittamaan itselleen ohje palkanlaskijan tehtävien itsenäiseksi suorittamiseksi käyttäen apuna tehtäväpohjaista AMSia. Tämän jälkeen heitä pyydettiin arvioimaan, riittäisikö ohje tehtävien suorittamiseksi vai tarvitsisivatko he lisäksi jonkun toisen apua. Myös palkanlaskennan ammattilainen ja tämän diplomityön tekijä arvioivat ohjeet. Kirjoitettujen ohjeiden arvioinnin jälkeen todettiin, että oli saatu todisteita siitä, että osa prosessikuvauksiin sitoutuneesta osaamisesta – mitä pitää tehdä ja missä järjestyksessä – oli siirtynyt ohjeisiin. Tehtäviä ei olisi kuitenkaan voitu suorittaa täysin oikein ilman apua, koska osaaminen siitä, miten tehtävät pitää tehdä, ei siirtynyt.