Um sistema de informação – a solução?

Pequenas empresas reconhecem a necessidade de sistematizar os seus procedimentos, por forma, a alcançarem sucesso nas suas propostas de negócio. Esta padronização pressupõe uma avaliação do enquadramento social e de mercado existente e dos valores, missão e objetivos das próprias empresas. As constantes inovações na área tecnológica e as mudanças sociais, refletem-se no desenvolvimento e estratégia a seguir pelas organizações, que se desdobram num ambiente muito competitivo e dinâmico, o que lhes exige uma atenção constante e ponderada. Ao analisarmos uma micro empresa portuguesa, que desenvolve a sua atividade na área da gestão e promoção de imóveis para arrendamento de curta duração, verificamos a existência de lacunas ao nível do seu modelo de gestão operacional. A escassez de meios financeiros e humanos, e o fraco conhecimento das práticas de gestão organizacional e estratégica, são fatores limitadores para o bom desempenho da empresa, podendo colocar em causa a sua viabilidade a curto prazo. Esta constatação foi o ponto de partida para a realização deste projeto que, após as diversas leituras efetuadas, o levantamento dos processos existentes, a análise e ponderação das diversas soluções possíveis a aplicar, terminou na proposta de um Sistema de Informação - opção que nos pareceu ser a mais adequada. Esta proposta foi aprovada pela gestão da empresa e o Sistema de Informação irá ser implementado. O presente trabalho teve como objetivo ajudar esta organização a melhorar o seu desempenho. Para atingir estes objetivos foi necessário elencar os pontos fortes e fracos desta empresa, de forma a ser possível agregar num documento, as necessidades que a mesma demonstrava, para colmatar as falhas existentes e que poderiam ser, num futuro próximo, motivo de desagregação da mesma. A metodologia adotada seguiu uma estratégia de investigação descritiva, utilizando o método de investigação-ação. A recolha de dados baseou-se em entrevistas à equipa de gestão e colaboradores da empresa, em documentação levantada na mesma relativa aos processos de gestão e informação institucional, cujos conteúdos foram analisados numa perspetiva qualitativa.

Acredita Portugal: How to improve the implementation rate of entrepreneurial projects?

A Work Project, presented as part of the requirements for the Award of a Masters Degree in Management from the NOVA – School of Business and Economics

Customer service process optimization at Sonae e MC

Sonae MC is constantly innovating and keeping up with the new market trends, being increasingly focused on E-commerce due to its growing importance. In that area, a telephone line is available to support customers with their problems. However, rare were the cases in which those problems were solved in the first contact. Therefore, the goal of this work was to reengineer these processes to improve the service performance and consequently the customer’s satisfaction. Following an evolutionary approach, improvement opportunities were suggested and if correctly implemented the cases resolution time could decrease 1 day and Sonae MC will save €7.750 per month.

Ideation at Canon business services

Digitalisation, globalisation, and evolving customer demands are only a few of the factors that are bound to transform the business process services industry for CBS. By investigating new ways to address these imminent challenges, this thesis explores the feasibility of implementing a formal approach to ideation to complement CBS’ service innovation practice. Two workshops were therefore conducted to put theory into action by generating new service ideas in a multifunctional team. Applying both divergent and convergent ideation techniques revealed that the latter improved an idea’s novelty and creativity as opposed to the expected increase in workability and relevance. Additionally, further analysis sheds light into the potential influence of individual characteristics and group dynamics on creativity. The thesis concludes with a discussion on the organisational implications of the findings and recommendations for future research.

Re-engineering and Re-defining University Libraries in the context of modern Information and Communication Technologies: a study with special reference to the University Libraries in Kerala

Information and communication technologies are the tools that underpin the emerging “Knowledge Society”. Exchange of information or knowledge between people and through networks of people has always taken place. But the ICT has radically changed the magnitude of this exchange, and thus factors such as timeliness of information and information dissemination patterns have become more important than ever.Since information and knowledge are so vital for the all round human development, libraries and institutions that manage these resources are indeed invaluable. So, the Library and Information Centres have a key role in the acquisition, processing, preservation and dissemination of information and knowledge. ln the modern context, library is providing service based on different types of documents such as manuscripts, printed, digital, etc. At the same time, acquisition, access, process, service etc. of these resources have become complicated now than ever before. The lCT made instrumental to extend libraries beyond the physical walls of a building and providing assistance in navigating and analyzing tremendous amounts of knowledge with a variety of digital tools. Thus, modern libraries are increasingly being re-defined as places to get unrestricted access to information in many formats and from many sources.The research was conducted in the university libraries in Kerala State, India. lt was identified that even though the information resources are flooding world over and several technologies have emerged to manage the situation for providing effective services to its clientele, most of the university libraries in Kerala were unable to exploit these technologies at maximum level. Though the libraries have automated many of their functions, wide gap prevails between the possible services and provided services. There are many good examples world over in the application of lCTs in libraries for the maximization of services and many such libraries have adopted the principles of reengineering and re-defining as a management strategy. Hence this study was targeted to look into how effectively adopted the modern lCTs in our libraries for maximizing the efficiency of operations and services and whether the principles of re-engineering and- redefining can be applied towards this.Data‘ was collected from library users, viz; student as well as faculty users; library ,professionals and university librarians, using structured questionnaires. This has been .supplemented by-observation of working of the libraries, discussions and interviews with the different types of users and staff, review of literature, etc. Personal observation of the organization set up, management practices, functions, facilities, resources, utilization of information resources and facilities by the users, etc. of the university libraries in Kerala have been made. Statistical techniques like percentage, mean, weighted mean, standard deviation, correlation, trend analysis, etc. have been used to analyse data.All the libraries could exploit only a very few possibilities of modern lCTs and hence they could not achieve effective Universal Bibliographic Control and desired efficiency and effectiveness in services. Because of this, the users as well as professionals are dissatisfied. Functional effectiveness in acquisition, access and process of information resources in various formats, development and maintenance of OPAC and WebOPAC, digital document delivery to remote users, Web based clearing of library counter services and resources, development of full-text databases, digital libraries and institutional repositories, consortia based operations for e-journals and databases, user education and information literacy, professional development with stress on lCTs, network administration and website maintenance, marketing of information, etc. are major areas need special attention to improve the situation. Finance, knowledge level on ICTs among library staff, professional dynamism and leadership, vision and support of the administrators and policy makers, prevailing educational set up and social environment in the state, etc. are some of the major hurdles in reaping the maximum possibilities of lCTs by the university libraries in Kerala. The principles of Business Process Re-engineering are found suitable to effectively apply to re-structure and redefine the operations and service system of the libraries. Most of the conventional departments or divisions prevailing in the university libraries were functioning as watertight compartments and their existing management system was more rigid to adopt the principles of change management. Hence, a thorough re-structuring of the divisions was indicated. Consortia based activities and pooling and sharing of information resources was advocated to meet the varied needs of the users in the main campuses and off campuses of the universities, affiliated colleges and remote stations. A uniform staff policy similar to that prevailing in CSIR, DRDO, ISRO, etc. has been proposed by the study not only in the university libraries in kerala but for the entire country.Restructuring of Lis education,integrated and Planned development of school,college,research and public library systems,etc.were also justified for reaping maximum benefits of the modern ICTs.

Konzeption eines generischen Vorgehensmodells zur strategieorientierten und partizipativen Einführung komplexer Softwaresysteme unter Berücksichtigung organisatorischer Gestaltungsprozesse

Die Dissertation befasst sich mit der Einführung komplexer Softwaresysteme, die, bestehend aus einer Kombination aus parametrisierter Standardsoftware gepaart mit Wettbewerbsvorteil sichernden Individualsoftwarekomponenten, keine Software-Engineering-Projekte im klassischen Sinn mehr darstellen, sondern einer strategieorientierten Gestaltung von Geschäftsprozessen und deren Implementierung in Softwaresystemen bedürfen. Die Problemstellung einer adäquaten Abwägung zwischen TCO-optimierender Einführung und einer gleichzeitigen vollständigen Unterstützung der kritischen Erfolgsfaktoren des Unternehmens ist hierbei von besonderer Bedeutung. Der Einsatz integrierter betriebswirtschaftlicher Standardsoftware, mit den Möglichkeiten einer TCO-Senkung, jedoch ebenfalls der Gefahr eines Verlustes von Alleinstellungsmerkmalen am Markt durch Vereinheitlichungstendenzen, stellt ein in Einführungsprojekten wesentliches zu lösendes Problem dar, um Suboptima zu vermeiden. Die Verwendung von Vorgehensmodellen, die sich oftmals an klassischen Softwareentwicklungsprojekten orientieren oder vereinfachte Phasenmodelle für das Projektmanagement darstellen, bedingt eine fehlende Situationsadäquanz in den Detailsituationen der Teilprojekte eines komplexen Einführungsprojektes. Das in dieser Arbeit entwickelte generische Vorgehensmodell zur strategieorientierten und partizipativen Einführung komplexer Softwaresysteme im betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereich macht - aufgrund der besonders herausgearbeiteten Ansätze zu einer strategieorientierten Einführung, respektive Entwicklung derartiger Systeme sowie aufgrund der situationsadäquaten Vorgehensstrategien im Rahmen der Teilprojektorganisation � ein Softwareeinführungsprojekt zu einem Wettbewerbsfaktor stärkenden, strategischen Element im Unternehmen. Die in der Dissertation diskutierten Überlegungen lassen eine Vorgehensweise präferieren, die eine enge Verschmelzung des Projektes zur Organisationsoptimierung mit dem Softwareimplementierungsprozess impliziert. Eine Priorisierung der Geschäftsprozesse mit dem Ziel, zum einen bei Prozessen mit hoher wettbewerbsseitiger Priorität ein organisatorisches Suboptimum zu vermeiden und zum anderen trotzdem den organisatorischen Gestaltungs- und den Systemimplementierungsprozess schnell und ressourcenschonend durchzuführen, ist ein wesentliches Ergebnis der Ausarbeitungen. Zusätzlich führt die Ausgrenzung weiterer Prozesse vom Einführungsvorgang zunächst zu einem Produktivsystem, welches das Unternehmen in den wesentlichen Punkten abdeckt, das aber ebenso in späteren Projektschritten zu einem System erweitert werden kann, welches eine umfassende Funktionalität besitzt. Hieraus ergeben sich Möglichkeiten, strategischen Anforderungen an ein modernes Informationssystem, das die kritischen Erfolgsfaktoren eines Unternehmens konsequent unterstützen muss, gerecht zu werden und gleichzeitig ein so weit als möglich ressourcenschonendes, weil die Kostenreduktionsaspekte einer Standardlösung nutzend, Projekt durchzuführen. Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die situationsadäquate Modellinstanziierung, also die projektspezifische Anpassung des Vorgehensmodells sowie die situationsadäquate Wahl der Vorgehensweisen in Teilprojekten und dadurch Nutzung der Vorteile der verschiedenen Vorgehensstrategien beim konkreten Projektmanagement. Der Notwendigkeit der Entwicklung einer Projektorganisation für prototypingorientiertes Vorgehen wird in diesem Zusammenhang ebenfalls Rechnung getragen. Die Notwendigkeit der Unternehmen, sich einerseits mit starken Differenzierungspotenzialen am Markt hervorzuheben und andererseits bei ständig sinkenden Margen einer Kostenoptimierung nachzukommen, lässt auch in Zukunft das entwickelte Modell als erfolgreich erscheinen. Hinzu kommt die Tendenz zu Best-Of-Breed-Ansätzen und komponentenbasierten Systemen im Rahmen der Softwareauswahl, die eine ausgesprochen differenzierte Vorgehensweise in Projekten verstärkt notwendig machen wird. Durch die in das entwickelte Modell integrierten Prototyping-Ansätze wird der auch in Zukunft an Bedeutung gewinnenden Notwendigkeit der Anwenderintegration Rechnung getragen.

Quality Governance based on Enterprise Engineering Method and Six Sigma Approach

Enterprise Modeling (EM) is currently in operation either as a technique to represent and understand the structure and behavior of the enterprise, or as a technique to analyze business processes, and in many cases as support technique for business process reengineering. However, EM architectures and methods for Enterprise Engineering can also used to support new management techniques like SIX SIGMA, because these new techniques need a clear, transparent and integrated definition and description of the business activities of the enterprise to be able to build up, optimize and operate an successful enterprise. The main goal of SIX SIGMA is to optimize the performance of processes. A still open question is: "What are the adequate Quality criteria and methods to ensure such performance? What must we do to get Quality governance?" This paper describes a method including an Enterprise Engineering method and SIX SIGMA strategy to reach Quality Governance

Enterprise Engineering Method supporting Six Sigma Approach

Enterprise Modeling (EM) is currently in operation either as a technique to represent and understand the structure and behavior of the enterprise, or as a technique to analyze business processes, and in many cases as support technique for business process reengineering. However, EM architectures and methodes for Enterprise Engineering can also used to support new management techniques like SIX SIGMA, because these new techniques need a clear, transparent and integrated definition and description of the business activities of the enterprise to be able to build up, to optimize and to operate an successful enterprise.

Organizational excellence through quality governance

This paper provides an overview of an Enterprise Engineering method called IEM (Integrated Enterprise Modeling) and it describes the usage of SIX SIGMA approach for performance measurement of an enterprise. Based on these two instruments a methodology including procedure and tools is developed, which allows enterprises to define their adequate quality criteria for performance, to measure performance and quality and to derive reasonable actions to take for optimization. Determination of adequate quality and performance criteria and reasonable measures for the enterprise organization means “Quality Governance”.

Estrategias de tercerización en Colombia como centro de operaciones enfocado a los Call Centers en Barranquilla

El sector BPO&O es un sector con alto potencial en Colombia que aún se encuentra Incipiente. Dentro de este sector, los Call Centers juegan un papel importante para su desarrollo y Barranquilla posee grandes cualidades para permitir este crecimiento si se plantean las estrategias adecuadas.

Plataforma Tecnológica Colaborativa Comunidad de Negocios San Antonio, Chile, red de aprovisionamiento local: OpenSupply

El proyecto que se quiere plantear es la creación de una Plataforma electrónica a través de la cual se pretende agrupar a los diferentes proveedores que intervienen en la cadena de abastecimiento de la comunidad logística de San Antonio, abriendo la posibilidad de participación de empresas grandes y pequeñas y más aun promoviendo la creación de las mismas por parte de los ciudadanos de la región, de esta manera, se eliminan las brechas asimétricas existentes entre la oferta y la demanda permitiendo que las empresas medianas y grandes accedan a ofertas y transacciones con empresas proveedoras medianas y pequeñas. Dicho proyecto, tiene como objetivo general el consolidar los procesos de abastecimiento implementados por las empresas a través de la organización y estandarización de los mismos mediante el uso del portal, planteado en el presente proyecto, como apoyo tecnológico. Existen dos conceptos básicos a analizar de manera teórica dentro del proyecto, el primero de ellos es el de clúster logístico-portuario, lo cuales son reconocidos como instrumentos importantes para el progreso del desarrollo industrial, innovación, competitividad y crecimiento, tomando como ejemplos a los puertos de Valencia y Long Beach en la ciudad de Los Ángeles. El segundo concepto es el de E-Procurement, el cual se desarrolla siguiendo los pasos básicos de una cadena de abastecimiento tradicional, sin embargo, lo que genera un cambio real dentro de los procesos es el hecho que los procesos de cotización y seguimiento de proveedores se van a llevar a cabo a través de una plataforma electrónica con base a las evaluaciones que se llevan a cabo por parte de las empresas demandantes de los productos o servicios ofrecidos por las compañías proveedoras. (Renko, 2011) De la misma manera, se tomaran varios proyectos de e-procurement desarrollados a nivel mundial como base comparativa y de apoyo para el presente proyecto tales como: HYDRA: Es un sistema que tiene su soporte en la web, el cual es orientado “en el medio” lo cual lo hace un sistema con una arquitectura híbrida, que posee tanto un diseño en capas como una estructura comprensiva para desarrollar integración de negocios, colaboración y monitoreo en la gestión de la cadena de suministro (Renko, 2011) IPT: BidNet ha proporcionado servicios de oferta de información a miles de proveedores y compradores de bienes en el ámbito gubernamental por más de 25 años. (Bidnet, 2013) E-BUYPLACE: E-buyplace.com es el 1° especialista en SupplierRelationship Management que ha desarrollado un original y singular SRM 100% a través de Internet. (e-buyplace, 2013) RosettaNet: La iniciativa RosettaNet anima a optimizar los procesos de la cadena de suministro mediante el establecimiento, implementación y promoción de estándares abiertos en el mercado e-Business (AQS, Advance Quality Solutions, 2002)

Análisis de la cadena de suministro de la Dirección de Abastecimiento de la Armada Nacional (DIABA) y restructuración de su centro de abastecimiento

En un país que ha afrontado un conflicto armado interno por décadas en el cual la posición geográfica es de difícil acceso y los puntos de control son remotos, se hace necesario generar un sistema de distribución y almacenamiento óptimo y eficaz. Un sistema donde los tiempos de respuesta sean inmediatos, las cantidades requeridas sean exactamente iguales a las enviadas y la calidad óptima para que los oficiales, sub oficiales e infantes de marina pueda cumplir con su función. En el periodo presidencial de Álvaro Uribe Vélez (2002-2010), se crearon los comandos conjuntos lo que llevó a las fuerzas armadas a estar incorporando año tras año nuevo personal efectivo y esto a su vez implicó un mayor abastecimiento de armamento, bases, intendencia y alimentos.. Este estudio está centrado en el abastecimiento de intendencia de la Armada Nacional donde se analiza la bodega de almacenamiento, el proceso de distribución y la optimización de recursos físicos de la Dirección de Abastecimiento de la Armada Nacional. Adicionalmente, se analiza la optimización del espacio de la bodega de almacenaje para incrementar la rotación de inventarios, el control de dotación y la distribución dentro de la bodega. Finalmente se plantea un plan de mejora en la cadena de suministro utilizando herramientas como Flujo-grama causa-efecto, Lay-out y diagrama de recorrido.

Capacidades dinámicas que influyen en la operación de la Red de Turismo de La Candelaria

El desarrollo de la presente investigación, centra su atención en las capacidades dinámicas que influyen en la operación de la Red de Turismo de La Candelaria de Bogotá. Para este fin, se realizó una encuesta a 100 directivos o dueños de las empresas que conforman dicha red, y que es una muestra significativa para los propósitos de la investigación, puesto que permite describir a nivel de la empresa y a nivel de la red, la influencia de las capacidades dinámicas de absorción, adaptación e innovación. Como resultados, se obtuvieron que al nivel de empresas las tres capacidades dinámicas influyen en la operación de la misma, encontrándose una mayor relación entre las capacidades de “Innovación – Adaptación"; a nivel de red empresarial ocurre lo contrario, puesto que la relación de las capacidades dinámicas de “Innovación – Adaptación” es nula, mientras que las relaciones entre “Absorción – Innovación” y “Absorción – Adaptación” poseen una alta relación para la operación de la red. Lo anterior, se deriva del análisis realizado de los datos tabulados de la encuesta aplicada a las empresas de la red de turismo, con los estudios empíricos hallados que proponen escalas de medición para las capacidades dinámicas de absorción, adaptación e innovación, y el marco teórico elaborado como soporte para la presente investigación.