Um sistema de informação – a solução?

Pequenas empresas reconhecem a necessidade de sistematizar os seus procedimentos, por forma, a alcançarem sucesso nas suas propostas de negócio. Esta padronização pressupõe uma avaliação do enquadramento social e de mercado existente e dos valores, missão e objetivos das próprias empresas. As constantes inovações na área tecnológica e as mudanças sociais, refletem-se no desenvolvimento e estratégia a seguir pelas organizações, que se desdobram num ambiente muito competitivo e dinâmico, o que lhes exige uma atenção constante e ponderada. Ao analisarmos uma micro empresa portuguesa, que desenvolve a sua atividade na área da gestão e promoção de imóveis para arrendamento de curta duração, verificamos a existência de lacunas ao nível do seu modelo de gestão operacional. A escassez de meios financeiros e humanos, e o fraco conhecimento das práticas de gestão organizacional e estratégica, são fatores limitadores para o bom desempenho da empresa, podendo colocar em causa a sua viabilidade a curto prazo. Esta constatação foi o ponto de partida para a realização deste projeto que, após as diversas leituras efetuadas, o levantamento dos processos existentes, a análise e ponderação das diversas soluções possíveis a aplicar, terminou na proposta de um Sistema de Informação - opção que nos pareceu ser a mais adequada. Esta proposta foi aprovada pela gestão da empresa e o Sistema de Informação irá ser implementado. O presente trabalho teve como objetivo ajudar esta organização a melhorar o seu desempenho. Para atingir estes objetivos foi necessário elencar os pontos fortes e fracos desta empresa, de forma a ser possível agregar num documento, as necessidades que a mesma demonstrava, para colmatar as falhas existentes e que poderiam ser, num futuro próximo, motivo de desagregação da mesma. A metodologia adotada seguiu uma estratégia de investigação descritiva, utilizando o método de investigação-ação. A recolha de dados baseou-se em entrevistas à equipa de gestão e colaboradores da empresa, em documentação levantada na mesma relativa aos processos de gestão e informação institucional, cujos conteúdos foram analisados numa perspetiva qualitativa.

Small businesses recognize the need to systematize its procedures in order to achieve success in their business proposals. This standardization requires an assessment of the social framework and the existing market and values, mission and objectives of the companies themselves. Constant technological innovation and social changes reflect on business development and establishment of strategies, mainly because of the very competitive and dynamic environment in which we live in, and this requires a constant and focused attention. When analyzing a micro Portuguese company that develops its activity in the field of management and promotion of real estate for short-term rent, we verified the existence of gaps in their operational management model. The shortage of financial and human resources, limited knowledge in organizational practices and strategic management are limiting factors for the good performance of the company and may jeopardize its viability short-term. This observation was the starting point for the execution of this project that, after several readings, the survey of existing processes, analysis and weighting of the various possible solutions to be applied, ended in the proposal of an Information System - option that seemed to us be the most suitable. This proposal was approved by the company management and the Information System will be implemented. This study aimed to help this organization to improve its performance. To achieve these goals it was necessary to list the strengths and weaknesses of the company and set out the needs detected, in order to be able to fulfil the gaps that could, in the near future, cause its collapse. The methodology followed a descriptive research strategy, using the action research model. Data collection was based on interviews with the company's management team and employees, gathering of documentation related to management processes and institutional information, whose contents were analyzed in a qualitative perspective