O desafio de minimizar os custos escondidos das reformas no sector público

Comunicação apresentada no 8º Congresso Nacional de Administração Pública – Desafios e Soluções, em Carcavelos de 21 a 22 de Novembro de 2011.

Liderança e motivação nas entidades responsáveis pela recolha e gestão de resíduos do concelho da Maia

O contexto, o tempo é de mudança. Ainda que o não fosse, falar de gestão de recursos humanos, falar de pessoas, é falar em mudança (ou mudanças). A economia mundial é que dita o presente e o futuro das organizações, privadas ou públicas, com ou sem fins lucrativos, pequenas, médias e grandes. Quando, em 2011, foi chumbado o quarto projeto do Programa de Estabilidade e Crescimento, vivia-se em Portugal um período crítico, ao qual não era alheia a conjuntura internacional de recessão económica. No domínio da Administração Pública, procurava-se redesenhar as organizações, imprimir-lhes uma gestão mais privatística, de otimização de recursos e controlo de custos. Hoje, sabe-se que aquela rejeição do programa político governamental teria outras consequências, as que atualmente os portugueses vêm sentindo. É um período de mudanças radicais, sem precedentes. Como lideram ou como administram os responsáveis pelas organizações, no contexto atual? Quais as qualidades de liderança que imperam em situações de crise e de austeridade? Como reagem líderes e liderados em períodos de recessão ou adversidade? E, sobretudo, como falham uns e são bem-sucedidos outros? Desde logo, há que reconhecer a importância e valorizar o capital humano: atrair, reter e desenvolver. Neste trabalho, procuramos responder aos crescentes interesse e preocupação em redesenhar, reformar e melhorar a gestão na administração pública. Daí o interesse pela motivação e a sua relação com o estilo de liderança adotado nas organizações deste setor, fator determinante para o comprometimento, a eficácia e a produtividade no trabalho. Mais concretamente, o objetivo deste estudo é compreender a relação entre o sistema de gestão que predomina nas entidades responsáveis pela recolha e gestão de resíduos do concelho da Maia e a motivação dos seus colaboradores, assim como a satisfação dos mesmos com a sua chefia. A metodologia de investigação utilizada orienta-se para a abordagem quantitativa, recorrendo-se a técnicas e instrumentos de natureza quantitativa, tais como o questionário de escala de resposta tipo Likert, por considerarmos ser a mais ajustada às pretensões desta investigação.

Aplicação da Abordagem Kaizen Lean no Departamento de Logística no HGSA

O presente relatório de Dissertação surge no âmbito da unidade curricular Dissertação/Projeto/Estágio do 2º ano do Mestrado em Engenharia Mecânica – Ramo Gestão Industrial do Instituto Superior de Engenharia do Porto. O objetivo principal do projeto foi a aplicação das metodologias Kaizen-Lean no departamento de logística do Hospital Geral de Santo António, tendo em vista a melhoria contínua nestas duas áreas distintas: - gestão do produto farmacêutico, desde que é identificada a sua necessidade no armazém central até à reposição pelo fornecedor e respetiva distribuição e entrega nos serviços clínicos utilizadores. Aqui estão também incluídos os processos de negociação e encomenda. - gestão do serviço de transportes incluindo os transportes de doentes, produtos e profissionais de saúde. Este projeto surgiu no seguimento de projetos anteriores desenvolvidos pelo Kaizen Institute Portugal, empresa de consultoria de melhoria contínua, no Centro Hospitalar do Porto – Hospital Geral de Santo António. Durante o trabalho recorreu-se à aplicação de ferramentas Kaizen Lean nomeadamente metodologias e ferramentas associadas ao TFM – Total Flow Management e ao TSM – Total Service Management, ferramentas estas integradas no Kaizen Management System. De salientar também a aplicação do Kaizen Change Management, com uma componente muito forte de aplicação do Kaizen Diário. O resultado final da aplicação destas ferramentas resultou na concretização dos objectivos traçados que foram propostos. Tais como o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua nas equipas de trabalho, organização dos postos de trabalho e redução dos stocks nos produtos farmacêuticos do Armazém de Produtos Farmacêuticos (APF).

Aplicação da abordagem KAIZEN na produção de artigos de papelaria

No âmbito da unidade curricular Tese/Dissertação do 2ºano do Mestrado em Engenharia Eletrotécnica – Ramo Sistemas e Planeamento Industrial do Instituto Superior de Engenharia do Porto, o presente trabalho descreve o estágio curricular efetuado num projeto industrial de melhoria em parceria com o Kaizen Institute, uma empresa de consultoria operacional. Este projeto foi desenvolvido numa empresa de produção e redistribuição de artigos de papelaria e escritório, a Firmo AVS – Papeis e Papelaria,S.A.. O acordo efetuado entre o Kaizen Institute e a Firmo AVS foi o de promover e incutir a cultura da melhoria continua e da mudança de atitudes e comportamentos por parte dos colaboradores da Firmo, sendo que numa fase inicial o foco do projeto foi o departamento de produção de envelopes, designada por área piloto, expandindo-se posteriormente a metodologia Kaizen aos restantes departamentos. A realização deste projeto teve como objetivo a implementação de conceitos elementares de melhoria continua nomeadamente alguns pilares ou ferramentas do Total Flow Management (TFM) e do Kaizen Management System (KMS) na empresa Firmo, de forma a reduzir ou eliminar desperdícios, incremento do envolvimento dos colaboradores, melhoria da comunicação e trabalho em equipa, estandardização de processos produtivos, criação de normas de trabalho, utilização de ferramentas SMED para a redução de tempos improdutivos e aumento da produtividade. Várias foram as dificuldades presentes no terreno para a implementação destes objetivos mas com as diversas ferramentas e workshops realizados na organização, conseguiu-se o envolvimento de todos os colaboradores da organização e a obtenção de resultados satisfatórios nomeadamente ao nível da comunicação e trabalho em equipa, organização e limpeza dos postos de trabalho, standard work (normalização do trabalho), diminuição do lead time nos processos produtivos e consequente aumento de produtividade.

Cultura e mudança organizacional: o caso da Petratex S.A

Dissertação de mestrado em Estudos de Gestão

Implementierungslücke überwinden : Erfolgsfaktoren für nachhaltige Schulentwicklung und organisationstheoretische Lösungskonzeptionen, inspiriert durch die Futurum-Schule in Schweden

Schulentwicklung, Organisationsentwicklung, Change Management, Implementierungslücke, schwedisches Schulsystem, Rahmenbedingungen

Coaching como factor de Diferenciação nas Organizações

O mundo empresarial tem sido alvo de mudanças impulsionadas pela globalização. Neste sentido, as empresas que pretendem sobreviver e atingir um bom nível de competitividade devem focalizar-se na capacitação, no desenvolvimento e na motivação constante dos seus colaboradores. Devido à importância dos recursos humanos como diferencial competitivo, o processo de coaching como modelo de gestão da mudança, tem vindo a merecer muita importância no contexto organizacional. O processo de coaching em consonância com programas de desenvolvimento da liderança no contexto organizacional/empresarial visa ajudar os colaboradores a desenvolverem novas atitudes e competências ao alcance das metas organizacionais. O intuito deste trabalho é apresentar esclarecimentos acerca do termo, abordando os aspectos mais relevantes e o seu respectivo impacto no contexto organizacional. Realizou-se um Estudo de Caso baseado numa empresa de produção e prestação de serviços em São Vicente, com a finalidade de avaliar a motivação dos seus colaboradores, através da aplicação de um questionário aos mesmos. Na sequência da análise dos resultados sugeriu-se um modelo que mais se adapta à realidade da empresa. The business world has been challenged by several changes driven by globalization. Considering the present situation, companies that intend to survive and achieve a somewhat good level of competiveness should focus on their employee’s constant capacity building, development and motivation. Considering the Human Resources importance as a competitive differential, the coaching process as a change management module has been a very importance on the organizational context. The coaching process together with the leadership development programmes on the organizational/entrepreneurial context enables the employees to develop new attitudes and skills aiming for organizational goals. This paper purpose is to enlighten the reader on the subject, addressing the most relevant issues and its impact on the organizational context. We’ve conducted a Case Study, of a production and service company on S. Vicente Island, aiming to assess the employee’s motivation, through the application of a questionnaire. Following the results analysis, a model was proposed to better fit the company’s reality.

Exploring the implementation of a medication adherence programme by community pharmacists : a qualitative study

Background Medication adherence has been identified as an important factor for clinical success. Twenty-four Swiss community pharmacists participated in the implementation of an adherence support programme for patients with hypertension, diabetes mellitus and/or dyslipidemia. The programme combined tailored consultations with patients about medication taking (expected at an average of one intervention per month) and the delivery of each drug in an electronic monitoring system (MEMS6?). Objective To explore pharmacists' perceptions and experiences with implementation of the medication adherence programme and to clarify why only seven patients were enrolled in total. Setting Community pharmacies in French-speaking Switzerland. Method Individual in-depth interviews were audio-recorded, with 20 of the pharmacists who participated in the adherence programme. These were transcribed verbatim, coded and thematically analysed. Process quality was ensured by using an audit trail detailing the development of codes and themes; furthermore, each step in the coding and analysis was verified by a second, experienced qualitative researcher. Main outcome measure Community pharmacists' experiences and perceptions of the determining factors influencing the implementation of the adherence programme. Results Four major barriers were identified: (1) poor communication with patients resulting in insufficient promotion of the programme; (2) insufficient collaboration with physicians; (3) difficulty in integrating the programme into pharmacy organisation; and (4) insufficient pharmacist motivation. This was related to the remuneration perceived as insufficient and to the absence of clear strategic thinking about the pharmacist position in the health care system. One major facilitator of the programme's implementation was pre-existing collaboration with physicians. Conclusion A wide range of barriers was identified. The implementation of medication adherence programmes in Swiss community pharmacies would benefit from an extended training aimed at developing communication and change management skills. Individualised onsite support addressing relevant barriers would also be necessary throughout the implementation process.

Gestió d'un projecte per optimitzar recursos informàtics

Estudi per verificar la hipòtesis plantejada inicial sobre que moltes empreses implementen nous sistemes integrals i segueixen efectuant tasques rutinàries sense aprofitar aquests nous sistemes, fent duplicitat de tasques i malgastant recursos informàtics.

Business Development Efforts and Performance Improvements in SMEs Case Study of Business Development Projects Implemented in SME

Under the circumstances of the increasing market pressure, enterprises try to improve their competitive position by development efforts, and a business development project is one tool for that. There are not many answers to the question of how the development projects launched to improve the business performance in SMEs have succeeded. Theacademic interest in the business development project success has mainly focused on projects implemented in larger organisations rather than in SMEs. The previous studies on the business success of SMEs have mainly focused on new business ventures rather than on existing SMEs. However, nowadays a large number of business development projects are undertaken in existing SMEs, where they can pose a great challenge. This study focuses on business development success in SMEs thathave already established their business. The objective of the present study is to gain a deep understanding on business development project success in the SME-context and to identify the dimensions and factors affecting the project success. Further, the aim is to clarify how the business development projects implemented in SMEs have affected their performance. The empirical evidence is based on multiple case study. This study builds a framework for a generic theory of business development success in the SME-context, based on literature from the areas ofproject and change management, entrepreneurship and small business management, as well as performance measurement, and on empirical evidence from SMES. The framework consists of five success dimensions: entrepreneurial, project preparation, change management, project management and project success. The framework provides a systematic way for analysing the business development project and its impact on the performance and on the performing company. This case evidence indicates that successful business development projects have a balanced, high performance concerning all the dimensions. Good performance in one dimension is not enoughfor the project success, but it gives a good ground for the other dimensions. The other way round, poor performance in one success dimension affects the others, leading to poor performance of the project. In the SME-context the business development project success seems to be dependent on several interrelated dimensions and factors. Success in one area leads to success in other areas, and so creates an upward success spiral. Failure in one area seems to lead to failure in other areas, creating a downward failure spiral. The study indicates that the internal business development projects have affected the SMEs' performance widely also on areas and functions not initially targeted. The implications cover all thesuccess categories: the project efficiency, the impact on the customer, the business success and the future potentiality. With successful cases, the success tends to spread out to areas and functions not mentioned as the project goals, andwith unsuccessful cases the failure seems to spread out widely to the SMEs' other functions. This study also indicates that the most important key factors for successful business development project implementation are the strength of intention, business ability, knowledge, motivation and participation of the employees, as well as adequate and well-timed training provided to the employees.

Exploring the implementation of a medication adherence programme by community pharmacists: a qualitative study

BACKGROUND: Medication adherence has been identified as an important factor for clinical success. Twenty-four Swiss community pharmacists participated in the implementation of an adherence support programme for patients with hypertension, diabetes mellitus and/or dyslipidemia. The programme combined tailored consultations with patients about medication taking (expected at an average of one intervention per month) and the delivery of each drug in an electronic monitoring system (MEMS6?). OBJECTIVE: To explore pharmacists' perceptions and experiences with implementation of the medication adherence programme and to clarify why only seven patients were enrolled in total. SETTING: Community pharmacies in French-speaking Switzerland. METHOD: Individual in-depth interviews were audio-recorded, with 20 of the pharmacists who participated in the adherence programme. These were transcribed verbatim, coded and thematically analysed. Process quality was ensured by using an audit trail detailing the development of codes and themes; furthermore, each step in the coding and analysis was verified by a second, experienced qualitative researcher. MAIN OUTCOME MEASURE: Community pharmacists' experiences and perceptions of the determining factors influencing the implementation of the adherence programme. RESULTS: Four major barriers were identified: (1) poor communication with patients resulting in insufficient promotion of the programme; (2) insufficient collaboration with physicians; (3) difficulty in integrating the programme into pharmacy organisation; and (4) insufficient pharmacist motivation. This was related to the remuneration perceived as insufficient and to the absence of clear strategic thinking about the pharmacist position in the health care system. One major facilitator of the programme's implementation was pre-existing collaboration with physicians. CONCLUSION: A wide range of barriers was identified. The implementation of medication adherence programmes in Swiss community pharmacies would benefit from an extended training aimed at developing communication and change management skills. Individualised onsite support addressing relevant barriers would also be necessary throughout the implementation process.

Runkoelementtitehtaan materiaalitoimintojen kehittäminen prosessiajattelun näkökulmasta

Työn tavoitteena on ollut selvittää runkoelementtitehtaan materiaalien hankinnanorganisointi ja ohjaus nykytilanteessa. Tutkimuksessa on pyritty löytämään materiaaliprosessin kannalta toimintaa rajoittavia pullonkauloja sekä etsitty kehitystoimenpiteitä ongelmakohtiin prosessiajattelun näkökulmasta. Tarkastelun kohteena on ollut yrityksen operatiivinen materiaaliprosessi nimikkeiden tilauksesta varastointiin. Työssä on käytetty kvalitatiivista tutkimusmenetelmää ja empiirisen osuuden tiedot on hankittu haastatteluilla ja laatuohjeistuksesta. Yrityksen nykytilanne on mallinnettu prosessikaavioiden avulla, ja on selvitetty mitkä ovat prosessin tieto- ja materiaalivirrat sekä mitkä ovat tärkeimmät toiminnot materiaaliketjussa. Prosessianalyysin ja haastatteluiden pohjalta määriteltiin kehitysehdotukset prosessin suorituskyvyn tehostamiseksi. Nykytilan kartoituksen jälkeen suurimmat ongelmat materiaaliprosessissa liittyvät tilausten ajoitusten hallintaan, muutoksien vaikutukseen prosessissa sekä vastuiden ja kokonaishallinnan puuttumiseen. Ongelmat johtuvat pääosin rakennusalan projektimaisesta luonteesta. Yhdeksi kehityskohteeksi nousi myös tiedonhallinnan tehostaminen, etenkin prosessin vaiheiden automatisointi tietojärjestelmiä hyödyntäen. Toimintaan on pyritty etsimään ratkaisuja prosessiajattelun avulla, mikä osoittautui sopivaksi menetelmäksi toiminnan kehittämisessä. Tutkimuksen tuloksena syntyi kehitysehdotuksia, joiden pohjalta muodostettiin uusi materiaalien ohjauksen toimintamalli. Toimintamallissa tärkeimpänä on ennakkotiedon hyödyntäminen tilaussuunnittelun tukena. Alustavat materiaalimäärät välitetään ennakkotietona myös toimittajille, jotka voivat paremmin suunnitella omaa tuotantokapasiteettiaan. Tilausten suunnittelu tapahtuu tarkentuvasti ja lopullinen materiaalimäärä ja tarveajankohta välitetään kotiinkutsun yhteydessä. Toimintamalliin liittyy lisäksi materiaalien vastaanoton ja varastoinnin kehittäminen sekä muutoksien hallinta tietojärjestelmää paremmin hyödyntäen. Kriittisintä materiaaliprosessissa tulee olemaan prosessin tiedonhallinta ja siihen liittyvät vastuukysymykset.

Vakuutusyhtiön myyntiorganisaation toimintaprosessien muutos ja muutoksen johtaminen

Yhtiössä on tehty vuoden 2005 aikana strategiaprosessi, jonka tuloksena on päätetty alueiden vähentämisestä seitsemästä neljään sekä konttoriverkoston supistamisesta. Osa yhteyspäälliköistä tulee siirtymään työpisteisiin tai kotikonttoreihin, jolloin esimiestyön haasteet kasvavat maantieteellisistä etäisyyksistä johtuen. Työn keskeisenä sisältönä ovat operatiivisen johdon toimintamallit muutosten toteuttamiseksi ja johtajiston ja esimiesten vastuunkanto yhteisistä päätöksistä. Pitkään jatkuneen stabiilin tilan jälkeen muutosten toteuttaminen on aiheuttanut paljon muutosvastarintaa, joten esimiesten toimintaa ja osaamista pyritään kehittämään muutosta tukevaksi. Työn keskeisenä tuloksena ovat muutoksen perusteet: selkeän vision, yrityskulttuurin ja asenteiden kääntäminen muutosta tukevaksi, viestinnän merkitys ja esimiesten yhteinen linja henkilöstöjohtamisessa. Aluejohdon ajankäytön muutos ja oman toiminnan muuttaminen ovat työn keskeisiä tuloksia, joilla uusia toimintamalleja voidaan viedä organisaatiossa eteenpäin.

Koulutuksen suunnittelu jatoteutus sekä muutoksenhallinta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa

Työn tavoitteena on selvittää koulutussuunnittelua ja toteutusta yrityksen ERP -järjestelmän käyttöönotossa. Vaikka koulutus koetaan tärkeäksi osaksi ERP -projektia, ei sitä oman kokemukseni mukaan ole yksistään tutkittu implementaation onnistumistekijänä. Lisäksi työssä käydään läpi ERP -implementaatioiden ja muutoksen hallinnan oleellisimmat menestystekijät. Työn empiirinen osa sisältää toiminnanohjausjärjestelmän koulutussuunnitelman laatimisen ja koulutuksen toteutuksen VTT:llä usealle eri käyttäjäryhmälle. Koulutuksen suunnittelu ja toteutus VTT:llä onnistui saadun palautteen mukaan hyvin. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon ja muihin muutoksiin liittyen myös muutoksenhallinta ja viestintä olivat tärkeässä osassa VTT:llä.