Informationsförvaltning inom en stor organisation : En fallstudie på Trafikverket

Denna studie syftar till att undersöka hur en stor organisation arbetar med förvaltning av information genom att undersöka dess nuvarande informationsförvaltning, samt undersöka eventuella förslag till framtida informationsförvaltning. Vidare syftar studien också till att undersöka hur en stor organisation kan etablera en tydlig styrning, samverkan, hantering och ansvars- och rollfördelning kring informationsförvaltning. Denna studie är kvalitativ, där datainsamlingen sker genom dokumentstudier och intervjuer. Studien bedrivs med abduktion och är en normativ fallstudie då studiens mål är att ge vägledning och föreslå åtgärder till det fall som uppdragsgivaren har bett mig att studera. Fallet i denna studie är ett typiskt fall, då studiens resultat kan vara i intresse för fler än studiens uppdragsgivare, exempelvis organisationer med liknande informationsmiljö. För att samla teori till studien så har jag genomfört litteraturstudier om ämnen som är relevanta för studiens syfte: Informationsförvaltning, Business Intelligence, Data Warehouse och dess arkitektur, samt Business Intelligence Competency Center. Denna studie bidrar med praktiskt kunskapsbidrag, då studien ger svar på praktiska problem. Uppdragsgivaren har haft praktiska problem i och med en icke fungerade informationsförvaltning, och denna studie har bidragit med förslag på framtida informationsförvaltning. Förslaget på framtida informationsförvaltning involverar ett centraliserat Data Warehouse, samt utvecklingen utav en verksamhet som hanterar informationsförvaltning och styrningen kring informationsförvaltningen inom hela organisationen.

Laadun ja oikean tiedon varmistaminen pk-yrityksen tilaus-toimitusketjussa

Oikean tiedon siirtyminen oikeaan aikaan, sekä laadukkaan työn tekeminen yrityksen tilaus-toimitusketjun jokaisessa vaiheessa, ovat avaintekijöitä arvolupauksen ja laadun täyttämiseen asiakkaalle. Diplomityön tavoite on kehittää pk-yritykselle työkalut parempaan tiedon hallintaan ja laadukkaan työn tekemiseen toiminnanohjausjärjestelmässä. Tutkimusmenetelmänä diplomityössä käytettiin toimintatutkimusta, jossa diplomityön tekijä osallistui kohdeyrityksen päivittäiseen työn tekemiseen neljän kuukauden ajan. Tutkimuksen tiedon keräämisessä käytettiin myös puolistrukturoitua haastattelua, sekä kyselytutkimuksella. Tutkimusote työssä on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimusote. Työ koostuu teoriaosasta sekä soveltavasta osasta, jonka jälkeen työn tulokset esitetään tiivistetysti johtopäätöksissä ja yhteenvedossa. Toiminnanohjausjärjestelmät keräävät ja tallentavat tietoa, jota työntekijät ja yrityksen rajapinnoilla työskentelevät ihmiset siihen syöttävät. Onkin äärimmäisen tärkeää, että yrityksellä on kuvatut yhtenäiset toimintamallit prosesseille, joita he käyttävät tiedon tallentamisessa järjestelmiin. Tässä diplomityössä tutkitaan pk-yrityksen nykyiset toimintamallit tiedon tallentamisesta toiminnanohjausjärjestelmään, jonka jälkeen kehitetään yhtenäiset ohjeet toiminnanohjausjärjestelmään syötetystä myyntitilaussopimuksesta. Teoriaosuudessa esitetään laatu eri näkökulmista ja mitä laadunhallintajärjestelmät ovat ja kuinka niitä kehitetään. Teoriaosassa myös avataan tilausohjautuvan tuotannon periaatteet, sekä toiminnanohjausjärjestelmän merkitys liiketoiminnalle. Teoriaosuudella pohjustetaan soveltavaa osuutta, jossa ongelma-analyysin jälkeen kehitetään yritykseen oma laadunhallintajärjestelmä, sekä uudet työmallit tiedonvaihtoon ja sen tallentamiseen. Tuloksena on myös toiminnanohjausjärjestelmän käytön tehostuminen ohjelmistotoimittajan tekemänä. Ohjelmasta karsittiin turhat nimikkeistöt ja sen konfigurointia tehostettiin. Työn tuloksena saatiin työohjeet ydinprosessien suorittamiseen, sekä oma laadunhallintajärjestelmä tukemaan yrityksen ydin- ja tukiprosesseja, sekä tiedonhallintaa.

Gestão da informação: um estudo de caso em um instituto de pesquisa tecnológica

Each two years the amount of available information in the world double. This is the Information Age, where the success depends on what one knows, not on what one has. A new economy appears with the capacity to generate, to store, to process and to apply effectively the knowledge, based on information, determining the companies productivity and competitiveness.The objective of this work is to understand the information management model of a technological research institute - CTGÁS (Gas Technology Center). The research has been done focused on the 5 main processes and the 15 support processes of the organization value chain , aiming to understand the information management in the organization based on Davenport´s Information Management model (1998). Therefore, it was necessary to identify how the necessary information for the organizational processes accomplishment are determined, obtained, distributed and used by the organization. The research can be classified as descriptive, regarding to its aims, and as a case study, related to the research ways. Interviews with the managers of the organization value chain processes have been carried through, with the objective to identify how they perceive the Information Management process that circulates in the organizational processes. Complementarily, a documentary research has been carried through, associated to the direct observation and procedures and actions follow up, involving the Information Management. The data treatment and analysis have been done from the authors theoretical support and from the managers interviews analysis, documents and processes observed by the researcher in the organization. It was noticed that the organization has raised its level of information needs that are not difficult to be determined and are satisfactorily obtained and distributed, although the majority of them are not structuralized, automatized or even classified regarding to its confidence. These peaces of information have good quality and are important, however they reflect a medium dependence on external and informal information, besides being used only in its great majority for people to know what and how to do something

Analysing Police-Recorded Data

The quarterly bulletins on crime statistics in England and Wales are compiled from two sets of data: crime survey and police-recorded crime. Whilst the former is considered to give the most reliable trends, the latter has a greater level detail for a fuller spectrum of crimes types. This paper explores the advantages and problems of analysing police-recorded data for the insights they contain. This is illustrated by examples from an analysis of domestic violence.

Princípios Lean aplicados à gestão da informação: um caso prático no departamento de custeio da ECCO

O pensamento lean, assim como os conceitos e práticas que lhe estão associados, são, hoje em dia, vistos pelas organizações como meios que promovem a busca pela excelência empresarial. A aplicação dos princípios lean ultrapassou já a barreira do domínio produtivo, conhecendo-se, cada vez mais, outros ramos de utilização, como é o caso do setor dos serviços, que tem demonstrado um potencial enorme no que diz respeito à exploração desta filosofia. No entanto, as experiências de aplicação destes princípios a outras áreas, que não a indústria de transformação, têm ainda poucos resultados concretos espelhados na literatura. Este projeto surge no sentido de contribuir para alcançar processos mais eficientes, aplicando ferramentas e metodologias da filosofia lean a processos de gestão da informação, tendo o caso prático decorrido no recém-criado Departamento de Custeio Global da ECCO. Por se tratar de um novo departamento, ergue-se a necessidade de construir e modificar ferramentas e práticas em toda a estrutura da empresa. Deste modo, o lean será utilizado como um possível caminho para promover a melhoria contínua dos vários processos, tendo em vista a obtenção de uma melhor relação entre os resultados obtidos e os recursos despendidos. Assim, serão apresentadas várias propostas de melhoria para o departamento em causa, no âmbito da gestão da informação e que, partindo de uma análise inicial baseada nos princípios lean, pretendem agregar mais valor aos processos, minimizando os desperdícios que lhes estão associados e, consequentemente, promovendo o seu melhoramento contínuo.

Self-archiving publications

This chapter discusses the historical development, current practice and future prospects of the self-archiving of research papers in open-access repositories (so-called 'e-print archives'). It describes how the development of interoperable e-print repositories in a number of subject communities has shown that self-archiving can benefit academic researchers (and potentially others) by enabling quick and easy access to the research literature and therefore maximising the impact potential of papers. Realising that the possible benefits are high and the technical entry barriers low, many organisations such as universities have recently tried to encourage widespread self-archiving by setting up institutional repositories. However, major barriers to self-archiving remain - most of them cultural and managerial. There are concerns about quality control, intellectual property rights, disturbing the publishing status quo, and workload. Ways in which these issues are currently being addressed are discussed in this chapter. A number of self-archiving initiatives in different countries have been set up to address the concerns and to kick-start e-print repository use. However, issues remain which require further investigation; those discussed in this chapter include discipline differences, definitions of 'publication', versioning problems, digital preservation, costing and funding models, and metadata standards. The ways in which these issues are resolved will be important in determining the future of self-archiving. Possible futures are discussed with particular reference to journal publishing and quality control. If widely adopted, self-archiving might come to assume a central place in the scholarly communication process, but a great deal of restructuring of the process needs to take place before this potential can be realised.

Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento: análise das publicações do grupo de trabalho 4 no Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação 2005-2014

Este estudo se baseia em duas áreas afins, a área da Gestão da Informação (GI) que busca gerir a informação registrada e a Gestão do Conhecimento (GC) que procura formas de gerir o capital intelectual dos indivíduos. Na busca por compreender sobre as duas áreas do conhecimento, procurou-se analisar os trabalhos presentes no Grupo de Trabalho 4 do Encontro Nacional de Pesquisa em Pós-Graduação em Ciência da Informação (ENANCIB). Devido a este fato, o presente trabalho tem por objetivo principal investigar como a Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento são abordadas nos trabalhos apresentados no ENANCIB, tendo por objetivos específicos identificar os trabalhos sobre GI e GC do GT4, a análise de autoria e co-autoria presente nos mesmo, realizar a averiguação das palavras-chave utilizadas, e a investigação de aspectos de abordagem da GI e GC. Para a consecução dos objetivos foi utilizado o método exploratório-descritivo, pois foi realizada a descrições dos contextos dos trabalhos para descobrir as relações existentes entre seus componentes. Como resultado, conclui-se que embora a GI e a GC sejam abordadas em muitos trabalhos, há muitos trabalhos no qual não se é possível ter uma identificação sobre a abordagem de ambas as áreas. Quanto à autoria dos trabalhos, Marta L. P. Valentim é a autora com maior número de apresentações por evento, no que tange a co-autoria há a predominância de dois autores por trabalho. No que se relaciona as palavras-chave encontradas nos trabalhos, observou que a palavra mais comum é GI. E os aspectos em que GI e GC são abordadas são variados, salientando a sua forte presença em organizações.

Contextual text mining

With the dramatic growth of text information, there is an increasing need for powerful text mining systems that can automatically discover useful knowledge from text. Text is generally associated with all kinds of contextual information. Those contexts can be explicit, such as the time and the location where a blog article is written, and the author(s) of a biomedical publication, or implicit, such as the positive or negative sentiment that an author had when she wrote a product review; there may also be complex context such as the social network of the authors. Many applications require analysis of topic patterns over different contexts. For instance, analysis of search logs in the context of the user can reveal how we can improve the quality of a search engine by optimizing the search results according to particular users; analysis of customer reviews in the context of positive and negative sentiments can help the user summarize public opinions about a product; analysis of blogs or scientific publications in the context of a social network can facilitate discovery of more meaningful topical communities. Since context information significantly affects the choices of topics and language made by authors, in general, it is very important to incorporate it into analyzing and mining text data. In general, modeling the context in text, discovering contextual patterns of language units and topics from text, a general task which we refer to as Contextual Text Mining, has widespread applications in text mining. In this thesis, we provide a novel and systematic study of contextual text mining, which is a new paradigm of text mining treating context information as the ``first-class citizen.'' We formally define the problem of contextual text mining and its basic tasks, and propose a general framework for contextual text mining based on generative modeling of text. This conceptual framework provides general guidance on text mining problems with context information and can be instantiated into many real tasks, including the general problem of contextual topic analysis. We formally present a functional framework for contextual topic analysis, with a general contextual topic model and its various versions, which can effectively solve the text mining problems in a lot of real world applications. We further introduce general components of contextual topic analysis, by adding priors to contextual topic models to incorporate prior knowledge, regularizing contextual topic models with dependency structure of context, and postprocessing contextual patterns to extract refined patterns. The refinements on the general contextual topic model naturally lead to a variety of probabilistic models which incorporate different types of context and various assumptions and constraints. These special versions of the contextual topic model are proved effective in a variety of real applications involving topics and explicit contexts, implicit contexts, and complex contexts. We then introduce a postprocessing procedure for contextual patterns, by generating meaningful labels for multinomial context models. This method provides a general way to interpret text mining results for real users. By applying contextual text mining in the ``context'' of other text information management tasks, including ad hoc text retrieval and web search, we further prove the effectiveness of contextual text mining techniques in a quantitative way with large scale datasets. The framework of contextual text mining not only unifies many explorations of text analysis with context information, but also opens up many new possibilities for future research directions in text mining.

Current findings from research on professional librarian skills development and needs in Brazil

This paper presents reflections on the outcome of a research project conducted at the School of Communications and Arts of the University of São Paulo, regarding librarian training, their field of expertise and the need for continued education. The methodological design compiled in the research project involved planning-presenting project, and developing the questionnaire for data collection. The electronic form was applied to an intentionally random, stratified sample of 18,374 active librarians throughout Brazil, totalling 3,320 responses that were statistically treated and compiled. Once the data was collected using the electronic forms, we analysed the collected information and the literature, cleansed the information and standardized the bibliographic records and statistical processing of data that formed the results presented in this research project. As the world gets more sophisticated and diversified, the competence required of the professional librarian, which in a first stage is highly technical – remembering that it is impossible to dispose of or move forward without it being well established – grows and includes other important responsibilities in the new organizational environment. We must work towards a holistic qualification, valuing management, methodological, cultural, multidisciplinary and systemic skills – all highlighted in the economy of knowledge.

Desenvolvimento de plataforma digital para análise da satisfação dos utentes de unidades de saúde

Este documento descreve o trabalho realizado em conjunto com a empresa MedSUPPORT[1] no desenvolvimento de uma plataforma digital para análise da satisfação dos utentes de unidades de saúde. Atualmente a avaliação de satisfação junto dos seus clientes é um procedimento importante e que deve ser utilizado pelas empresas como mais uma ferramenta de avaliação dos seus produtos ou serviços. Para as unidades de saúde a avaliação da satisfação do utente é atualmente considerada como um objetivo fundamental dos serviços de saúde e tem vindo a ocupar um lugar progressivamente mais importante na avaliação da qualidade dos mesmos. Neste âmbito idealizou-se desenvolver uma plataforma digital para análise da satisfação dos utentes de unidades de saúde. O estudo inicial sobre o conceito da satisfação de consumidores e utentes permitiu consolidar os conceitos associados à temática em estudo. Conhecer as oito dimensões que, de acordo com os investigadores englobam a satisfação do utente é um dos pontos relevantes do estudo inicial. Para avaliar junto do utente a sua satisfação é necessário questiona-lo diretamente. Para efeito desenvolveu-se um inquérito de satisfação estudando cuidadosamente cada um dos elementos que deste fazem parte. No desenvolvimento do inquérito de satisfação foram seguidas as seguintes etapas: Planeamento do questionário, partindo das oito dimensões da satisfação do utente até às métricas que serão avaliadas junto do utente; Análise dos dados a recolher, definindo-se, para cada métrica, se os dados serão nominais, ordinais ou provenientes de escalas balanceadas; Por último a formulação das perguntas do inquérito de satisfação foi alvo de estudo cuidado para garantir que o utente percecione da melhor forma o objetivo da questão. A definição das especificações da plataforma e do questionário passou por diferentes estudos, entre eles uma análise de benchmarking[2], que permitiram definir que o inquérito iv estará localizado numa zona acessível da unidade de saúde, será respondido com recurso a um ecrã táctil (tablet) e que estará alojado na web. As aplicações web desenvolvidas atualmente apresentam um design apelativo e intuitivo. Foi fundamental levar a cabo um estudo do design da aplicação web, como garantia que as cores utilizadas, o tipo de letra, e o local onde a informação são os mais adequados. Para desenvolver a aplicação web foi utilizada a linguagem de programação Ruby, com recurso à framework Ruby on Rails. Para a implementação da aplicação foram estudadas as diferentes tecnologias disponíveis, com enfoque no estudo do sistema de gestão de base de dados a utilizar. O desenvolvimento da aplicação web teve também como objetivo melhorar a gestão da informação gerada pelas respostas ao inquérito de satisfação. O colaborador da MedSUPPORT é o responsável pela gestão da informação pelo que as suas necessidades foram atendidas. Um menu para a gestão da informação é disponibilizado ao administrador da aplicação, colaborador MedSUPPORT. O menu de gestão da informação permitirá uma análise simplificada do estado atual com recurso a um painel do tipo dashboard e, a fim de melhorar a análise interna dos dados terá uma função de exportação dos dados para folha de cálculo. Para validação do estudo efetuado foram realizados os testes de funcionamento à plataforma, tanto à sua funcionalidade como à sua utilização em contexto real pelos utentes inquiridos nas unidades de saúde. Os testes em contexto real objetivaram validar o conceito junto dos utentes inquiridos.

METADATOS PARA LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN: ENCONTRANDO LA AGUJA EN EL PAJAR

Los metadatos son llaves para la categorización de información en los servicios digitales. En esencia se trata de catalogación y clasificación de información y su uso constituye una de las mejores prácticas en la gestión de información y de la misma manera que los catálogos y OPAC’s impacta en mejores servicios a los usuarios sean éstos de bibiotecas virtuales, e-gobierno, e-aprendizaje o e-salud; asimismo son la base para futuros desarrollos como la Web Semántica.El tema es de particular interés a los bibliotecarios ya que como organizadores del conocimiento conocen los esquemas de clasificación, reglas de registro de datos como las AACR2 y vocabularios especializados. En este documento se manejan algunos conceptos básicos al respecto y se comentan los pasos que América Latina está dando en este tema global.

Libraries and open access: the implications of open-access publishing and dissemination for libraries in higher education institutions

This chapter discusses the consequences of open-access (OA) publishing and dissemination for libraries in higher education institutions (HEIs). Key questions (which are addressed in this chapter) include: 1. How might OA help information provision? 2. What changes to library services will arise from OA developments (particularly if OA becomes widespread)? 3. How do these changes fit in with wider changes affecting the future role of libraries? 4. How can libraries and librarians help to address key practical issues associated with the implementation of OA (particularly transition issues)? This chapter will look at OA from the perspective of HE libraries and will make four key points: 1. Open access has the potential to bring benefits to the research community in particular and society in general by improving information provision. 2. If there is widespread open access to research content, there will be less need for library-based activity at the institution level, and more need for information management activity at the supra-institutional or national level. 3. Institutional libraries will, however, continue to have an important role to play in areas such as managing purchased or licensed content, curating institutional digital assets, and providing support in the use of content for teaching and research. 4. Libraries are well-placed to work with stakeholders within their institutions and beyond to help resolve current challenges associated with the implementation of OA policies and practices.

Inteligência coletiva e gestão do conhecimento: uma aplicação na rede social Facebook

Social networks rely on concepts such as collaboration, cooperation, replication, flow, speed, interaction, engagement, and aim the continuous sharing and resharing of information in support of the permanent social interaction. Facebook, the largest social network in the world, reached, in May 2016, the mark of 1.09 billion active users daily, draining 161.7 million hours of users’ attention to the website every day. These users share 4.75 billion units of content daily. The research presented in this dissertation aims to investigate the management of knowledge and collective intelligence, from the introduction of mechanisms that aim to enable users to manage and organize current information in the feeds from Facebook groups in which they participate, turning Facebook into a collective knowledge and information management device that goes far beyond mere interaction and communication among people. The adoption of Design Science Research methodology is intended to instill the "genes" of collective intelligence, as presented in the literature, in the computational artifact being developed, so that intelligence can be managed and used to create even more knowledge and intelligence to and by the group. The main theoretical contribution of this dissertation is to discuss knowledge management and collective intelligence in a complementary and integrated manner, showing how efforts to obtain one also contribute to leveraging the other.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Las grandes tendencias que marcan la gestión de empresas u organizaciones llevan implícito un aspecto fundamental, que en muchas ocasiones no se considera o se deja de lado, como lo es la información, sus sistemas y proceso de gestión.Este artículo busca presentar el modelo de gestión de información en las organizaciones, su interacción con los distintos recursos empresariales, los entes que se involucran en esta gestión y sus responsables, para finalmente presentar cuál debe ser el rol de los profesionales en gestión de información en los procesos que se mencionan.Con ello no se pretende profundizar o delimitar cada una de las funciones que conllevan ese proceso de gestión, como tampoco definir los tópicos que deben ser incorporados, pero sí se pretende propiciar una rica discusión en fundamentos y teorías en lo que respecta a la gestión de la información en las organizaciones, considerando la evolución histórica de este tema.

¿Es Necesario un Nuevo Nombre para el Bibliotecario?

A pesar de que conservamos el nombre arcaico, ligado a la concepción del libro y de la biblioteca como depósito de libros, frente a un acelerado desarrollo que involucro tecnologías y materiales digitales en el manejo de información, es un hecho que en las últimas décadas el prestigio del bibliotecario como erudito y especialista ha cambiado por el de ser un buscador y un proveedor ágil y especializado en la amplia gama de recursos informativos que nos rodea.La tendencia más seguida es que la profesión debe cambiar pasando a enfatizar otras habilidades como la gerencia, puesto que las bibliotecas serán evaluadas por los servicios que ofrecen y no tanto por los acervos que poseen. Sin embargo, que las bibliotecas como tal persisten es un hecho que se comprueba con la famosa Biblioteca de París, que está diseñada en forma de libro precisamente.