Julkisten hankintojen erityispiirteet ja kehityskohteet

Työssä käsitellään julkisten hankintojen erityispiirteitä ja kehityskohteita. Aluksi käydään läpi julkinen ja yksityinen hankintaprosessi, jonka jälkeen pohditaan niiden välisiä eroavaisuuksia. Lisäksi tutustutaan aiheen liittyvään tutkimusaineistoon jonka pohjalta esitämme johtopäätökset julkisen hankintatoimen kehittämiseksi.

Johdon laskentatoimen menetelmät toimittajavalinnassa

Tutkimuksessa käydään läpi ja arvioidaan johdon laskentatoimen menetelmiä toimittajavalinnassa sekä hankintatoimessa kustannusnäkökulmasta. Vaikka käsitellyt menetelmät ovat yleisiä, niitä sovelletaan vähän alan kirjallisuudessa ja tutkimuksissa hankintatoimen näkökulmasta. Työ on kirjallisuustutkimus, joka koostuu alan keskeisistä julkaisuista kirjoista ja artikkeleista. Tutkielmassa käytiin läpi kuusi johdon laskentatoimen menetelmää: kustannustietojen jakaminen, kokonaiskustannuslaskenta, toimintolaskenta, suorituskyvyn mittaaminen, tasapainotettu mittaristo ja benchmarking. Teoreettisten viitekehysten lisäksi työssä käydään läpi case-tapauksia siitä miten menetelmiä sovelletaan yrityksissä. Toimittajavalinnassa huomattiin pehmeillä valintakriteereillä olevan suurempi merkitys yrityksen suoriutumiseen kuin määrällisillä kriteereillä. Käsitellyissä menetelmissä on paljon samoja piirteitä tai ne ovat toisiaan tukevia, joten useamman menetelmän käyttö hankintatoimessa on siksi suotavaa. Menetelmien käyttö toimittajavalinnassa ja hankintatoimessa vaikuttaa olevan vielä vähän sovellettu asia, mikä todennäköisesti muuttuu tulevaisuudessa.

Tavoitteena strateginen kumppanuus. Case: Työkalun kehittäminen hankintatoimen johtamisen arvioimiseen

Diplomityön aiheena ovat hankintatoimen strateginen johtaminen ja toimittajasuhteiden hallinta pk-yrityksen näkökulmasta. Tutkimuksessa selvitettiin hankintatoimen merkitystä yrityksen strategisena kilpailutekijänä. Tutkimus määrittelee toimittajien yhteistyön periaatteet ja strategisen kumppanuuden lähtökohdat. Työn teoriaosuudessa selvitetään perusteet hankintastrategian määrittämiseksi. Hankintojen luokittelun perusteella tehtävät toimittajastrategiat ovat lähtökohtina toimittajasuhteiden kehittämiselle ja kumppanuudelle. Arviointimenetelmistä työssä esitellään EFQM-malli, erityisesti hankintatoimen näkökulmasta katsottuna. Tutkimuksen empiirisessä osuudessa kehitetään uusi arviointimenetelmä hankintatoimen johtamisen kartoittamiseen. Itsearvioinnin perusteella yritys saa kokonaiskuvan strategisen hankintatoimensa nykytilasta ja tärkeimmistä kehityskohteista.

Development of a project control procedure

The aim of this study is to develop a suitable project control procedure for a target company that can be used in engineering, procurement, and construction or con-struction management contracts. This procedure contains suitable project control software and a model for the use of the software in practice. This study is divided into two main sections. Theoretical part deals with project management, focusing on cost and time dimensions in projects. Empirical part deals with the development of the project control procedure for the target compa-ny. This development takes place in two parts. In the first part, semi-structured interviews are used to find out the company’s employees’ demands and desires for the project control software which will then be used in the developed procedure. These demands and desires are compared to available software in the market and the most suitable one will be chosen. Interview results show that important factors are cost tracking, integration with other software, English language availability, references, helpdesk, and no need for regular updates. The most suitable one is CMPro5 cost control software. The chosen software is used in a pilot project, where its functions and use are analyzed. Project control procedure which will be used in the future is developed based on these procedures. The five steps in developed procedure include employment of a cost engineer, whose task is to maintain the procedure in the target company.

Development of Cost Estimation with Feedback Information in EPCM Business

Target company of this study is a large machinery company, which is, inter alia, engaged in energy and pulp engineering, procurement and construction management (EPCM) supply business. The main objective of this study was to develop cost estimation of the target company by providing more accurate, reliable and up-to-date information through enterprise resource planning (ERP) system. Another objective was to find cost-effective methods to collect total cost of ownership information to support more informed supplier selection decision making. This study is primarily action-oriented, but also constructive, and it can be divided in two sections: theoretical literature review and empirical study on the abovementioned part of the target company’s business. Development of information collection is, in addition to literature review, based on nearly 30 qualitative interviews of employees at various organizational units, functions and levels at the target company. At the core of development was to make initial data more accurate, reliable and available, a necessary prerequisite for informed use of the information. Certain development suggestions and paths were presented in order to regain confidence in ERP system as information source by reorganizing work breakdown structure and by complementing mere cost information with quantitative, technical and scope information. Several methods to use the information ever more effectively were also discussed. While implementation of the development suggestions outreached the scope of this study, it was forwarded in test environment and interest groups.

Julkisten hankintojen keskittäminen - case kuntasektorin yhteishankinnat

Tämä kandidaatintyö käsittelee julkisten hankintojen keskittämistä. Keskitymme työssä Suomen tilanteeseen ja erityisesti kuntasektorin hankintojen keskittämiseen. Työn alussa käymme läpi lyhyesti julkisiin hankintoihin vaikuttavaa lainsäädäntöä ja esittelemme yleistä teoriaa hankintojen keskittämisestä. Teoriaosuudessa käsittelemme keskittämisen motiiveja, saavutettavia hyötyjä sekä mahdollisia ongelmia. Kandidaatintyöhömme sisältyy case-esimerkki yhteishankintayksikön toiminnasta. Tarkastelun kohteena on Etelä-Karjalan maakunnan alueella toimiva yhteishankintayksikkö Etelä-Karjalan hankintapalvelut, joka hoitaa yhteistyöyksiköilleen muun muassa kilpailutukset sekä sopimusten hallinnan. Työssä vertaamme myös nousevatko kirjallisuusosuudessa käsitellyt teoriat esille case-yrityksen toiminnassa. Pääosin teoria vastasi haastattelun perusteella Etelä-Karjalan Hankintapalveluiden kokemia hyötyjä ja haittoja joitain poikkeuksia lukuun ottamatta. Hyödyt koettiin yhteneväisemmiksi teorian kanssa kuin haitat. Työn lopussa käymme läpi hankintojen keskittämisen tulevaisuuden näkymiä, joiden perusteella voidaan sanoa, että aiheeseen liittyvää tutkimusta tulisi tehdä enemmän.

VMI materiaalihankinnoissa

Työn tavoitteena on selvittää varastontäydennysyhteistyön (VMI) solveltuvuutta metsäkoneita valmistavaan keskisuureen suomalaiseen yritykseen. Kohdeyrityksessä on VMI:n avulla tarkoituksena helpottaa materiaalihankintoja ja varastonohjausta sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Työssä käytetään työkaluna ABC-analyysiä, jonka avulla varastonimikkeet luokitellaan. Luokittelun jälkeen nimikeluokille päätetään varastonohjausmenetelmät.

Information integration and its impacts on logistics performance - Using information technology and systems to facilitate information integration

Fast changing environment sets pressure on firms to share large amount of information with their customers and suppliers. The terms information integration and information sharing are essential for facilitating a smooth flow of information throughout the supply chain, and the terms are used interchangeably in research literature. By integrating and sharing information, firms want to improve their logistics performance. Firms share information with their suppliers and customers by using traditional communication methods (telephone, fax, Email, written and face-to-face contacts) and by using advanced or modern communication methods such as electronic data interchange (EDI), enterprise resource planning (ERP), web-based procurement systems, electronic trading systems and web portals. Adopting new ways of using IT is one important resource for staying competitive on the rapidly changing market (Saeed et al. 2005, 387), and an information system that provides people the information they need for performing their work, will support company performance (Boddy et al. 2005, 26). The purpose of this research has been to test and understand the relationship between information integration with key suppliers and/or customers and a firm’s logistics performance, especially when information technology (IT) and information systems (IS) are used for integrating information. Quantitative and qualitative research methods have been used to perform the research. Special attention has been paid to the scope, level and direction of information integration (Van Donk & van der Vaart 2005a). In addition, the four elements of integration (Jahre & Fabbe-Costes 2008) are closely tied to the frame of reference. The elements are integration of flows, integration of processes and activities, integration of information technologies and systems and integration of actors. The study found that information integration has a low positive relationship to operational performance and a medium positive relationship to strategic performance. The potential performance improvements found in this study vary from efficiency, delivery and quality improvements (operational) to profit, profitability or customer satisfaction improvements (strategic). The results indicate that although information integration has an impact on a firm’s logistics performance, all performance improvements have not been achieved. This study also found that the use of IT and IS have a mediocre positive relationship to information integration. Almost all case companies agreed on that the use of IT and IS could facilitate information integration and improve their logistics performance. The case companies felt that an implementation of a web portal or a data bank would benefit them - enhance their performance and increase information integration.

Toimitusvalvonnan toteuttaminen ja kehittäminen osana hankintatoimea

Tämä kandidaatintyö on kvalitatiivinen tutkimus, jonka tavoitteena on määritellä kuinka toimitusvalvontaa voidaan toteuttaa ja kuinka sitä voitaisiin kehittää. Työssä tutkitaan case-yrityksen toimitusvalvonnan toteuttamista ja kehittämistä. Teoriaosuudessa määritellään mitä on toimitusvalvonta, sen sisältö ja milloin se on tarpeellista. Työn teoriaosuudessa selvitetään olemassa olevia toimitusvalvonnan valvontamenetelmiä, työkaluja ja tekniikoita sekä määritellään toimitusvalvojan rooli. Työssä tarkastellaan toimitusvalvonnan kehittämistä kehitysmenetelmämallin näkökulmasta ja keskitytään toimitusvalvonnan nykytilan määrittämiseen analysoimalla toimitusvalvonnan kehitystarpeita ja -ehdotuksia. Työn lopputuloksena voidaan todeta toimitusvalvonnan toteuttamisen ja kehittämisen olevan hyvin tapauskohtaista. Siihen vaikuttavia tekijöitä ovat muun muassa yritys, valvottava tuote sekä toimittaja. Case-yrityksessä käytettävät valvontamenetelmät sekä työkalut ja tekniikat ovat tunnistettavissa teoriaosuudesta. Yhteneväisyyksiä teoriaosuuden ja case-yrityksen yrityksen kehitystarpeissa ja -ehdotuksissa ei juuri ilmene.

Hankintalain mukaisen tarjouspyynnön laatiminen ja sen merkitys kunnallisissa rakennusurakkahankinnoissa

Suomalaiset kunnat ovat julkisissa hankinnoissaan suurien haasteiden edessä heikentyvän taloustilanteen, muuttoliikkeen ja osaamisen puutteen takia. Rakennusinvestoinnit muodostavat valtaosan kunnallisista investoinneista. Epäonnistuessaan rakennusurakan hankintamenettely voi aiheuttaa kunnalle merkittäviä viivästyksiä sekä tappioita, joten menettelyn onnistuminen on kunnalle erittäin tärkeää. Hankintaprosessin sujuvuus riippuu tarjouspyyntöasiakirjojen oikeaoppisesta laatimisesta ja niiden sisällön soveltamisesta. Tämän tutkimuksen tavoitteena on löytää yleisimmät hankintamenettelyyn liittyvät virheet sekä määritellä hankintayksikölle toimintatavat, joita noudattamalla hankintayksikkö voi virheet välttää. Tutkimusmenetelmä on lainopillinen ja tutkimus perustuu oikeuskäytäntöön, pääasiassa markkinaoikeustapauksiin nojaavaan empiiriseen analyysiin. Tutkielman perusteella hankintayksiköiden osaamista tarjouspyyntöasiakirjojen laadinnassa ja sisällön soveltamisessa on kehitettävä seuraavasti: Tarjoajien ja tarjousten vertailuvaiheet on eroteltava selkeästi toisistaan. Tarjoajiin kohdistuvia vaatimuksia sekä kokonaistaloudellisen edullisuuden laadullisia vertailuperusteita on yksityiskohtaistettava. Kullekin menettelyvaiheelle on varattava riittävästi aikaa ja hankintamenettely on valmisteltava niin, että täsmennys- ja täydennyspyynnöiltä voidaan välttyä. Julkisen talouden elvyttämiseksi suunniteltuun rakennusurakkahankintojen keskittymiseen on reagoitava jakamalla urakka mahdollisuuksien mukaan pienempiin osiin urakoitsijamarkkinoiden monipuolisuuden ylläpitämiseksi.

Julkiset palveluhankinnat - Hankintayksikön velvollisuudet tarjoajia kohtaan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen

Hankintalainsäädäntö säätelee julkisia hankintoja pääasiassa kilpailutusprosessin ajan. Hankintasopimuksen tekemisen jälkeen julkisia hankintoja säätelevät tietyt hankintalain oikeussuojakeinot, julkisten hankintojen periaatteet, muu pakottava lainsäädäntö sekä yleinen sopimusoikeus. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää niitä velvollisuuksia, joita hankintayksiköllä on tarjoajia kohtaan hankintapäätöksen syntymisen jälkeen. Tutkimuksessa käsitellään myös velvollisuuksien toteutumatta jäämisestä syntyviä tehosteita eli sanktioita. Tutkimusmenetelmänä käytetään lainoppia. Aihetta havainnollistetaan oikeustapauksilla markkinaoikeudesta, yleisistä oikeuksista sekä Euroopan yhteisön tuomioistuimesta.

Tuotehyväksynnän hallinta rakennusliikkeessä

Rakennusalan tuotehyväksyntä muuttuu EU:n rakennustuoteasetuksen astuessa voimaan 1.7.2013, jolloin CE-merkintä tulee pakolliseksi suurella osalle rakennustuotteita. Muutos aiheuttaa toimia yli 4000 suomalaisyrityksessä, jotka joutuvat hankkimaan tuotteelleen CE-merkinnän. Rakennustuoteasetus vaikuttaa kaikkiin alan toimijoihin. Tämä diplomityö on toteutettu toimintatutkimuksena, johon sisältyvien teemahaastattelujen kautta saatujen tutkimustulosten perusteella kehitettiin tuotehyväksynnän hallintaan työkalu, YIT-tuotehyväksyntäkortit. Ne laadittiin tuotehyväksynnän teoriaan pohjalta palvelemaan koko YIT Rakennus Oy:tä ja muokattiin yrityksen tarpeisiin sopiviksi soveltaen toimintatutkimuksen tuloksia. YIT-tuotehyväksyntäkortiston avulla pyritään kehittämään yrityksen toimintatapoja vaikuttamalla organisaation henkilöstöön osallistamalla ja vastuuttamalla heitä. Tuotehyväksynnän vaikutuksia rakennushankkeen eri vaiheisiin tutkittiin havainnoivan keskustelun avulla ja teemahaastatteluiden tuloksia analysoiden. YIT-tuotehyväksyntäkortistoa hallinnan välineenä testattiin pääasiassa haastattelujen avulla, sillä mallikortit eivät vielä mahdollistaneet laajempaa testausta käytännössä. Työn tuloksina esitellään YIT-tuotehyväksyntäkorttien laadintaprosessi ja paneudutaan tarkemmin korttien sisältöön.

Improving Product Information Management in Global Project Based Manufacturing

The transition of project based manufacturing business, even more into global networks, sets up challenges for companies to manage their business in this new operating environment. One way to tackle these challenges is the successful management of product information through an extended product’s lifecycle. Thus, one objective of this research is to find ways how product information management in global project based manufacturing can be improved. Another objective is to find a solution how the target company can improve its product information management in the offer-to-procurement business process. Due to the nature of the topic, the study follows constructive research methodology with qualitative methods. By combining literature related to this topic a framework is created to improve product information management in global project based manufacturing. The improvement process in this framework is based on a systematic approach from the current state towards target state. A general aim for improvements should be the integrated product and project lifecycle information management through Lean approach. This introduced framework is applied to the target company through two case projects. Data for building view of current state and analysis is collected mostly by theme interviews and also utilizing other material from the target company. Used tools help to analyzing was the BPMN and the Trace matrix for business chains. Results of the improvement process are collected in a solution proposal which contain the strategic target state as well as long and short term objectives. The strategic target state is defined as controlled customization. Also during the improvement process are created the Information requirements chart in the offer-to-procurement business process, and the Project related initial information questionnaire to customer.

Hankintatoimen osaamisen kehittäminen

Tutkimuksen tavoitteena oli kuvata sekä määrittää case-yrityksen hankintaosaamisen nykytila. Nykytila-analyysin tarkoituksena oli muodostaa lähtökohdat hankintatoimen kehittämiselle case-yrityksessä. Yksi tavoite oli myös tutkia hankinnan sähköisten työkalujen vaikutusta hankintaosaamiseen. Kirjallisuuden osalta tutkimuksessa hyödynnettiin resurssipohjaisen näkökulmaa sekä dynaamisten kyvykkyyksien lähestymistapaa kuvaamaan hankintaosaamisen sekä -kyvykkyyksien vaikutusta hankintatoimen suorituskykyyn. Empiirisen tutkimuksen aineisto on koottu hyödyntämällä kyselytutkimusta, ryhmähaastattelua sekä puolistrukturoitua haastattelua. Tutkimustulokset kuvaavat laaja-alaisesti case-yrityksen hankintaosaamisen nykytilan sekä hankintatoimen aseman yrityksessä yleisesti. Johtopäätöksissä on nostettu esiin keskeisten tutkimustuloksien lisäksi myös kehittämisen kannalta huomioitavia tekijöitä.