Avaliação arquivística: reflexões sobre a constituição do patrimônio documental

Esta dissertação tem como objetivo refletir sobre a teoria e as práticas que envolvem a avaliação arquivística, a partir da análise de alguns autores influentes no tema. Apresenta um breve histórico sobre a Gestão Documental e destaca os princípios norteadores da avaliação arquivística, na visão de alguns teóricos, sobressaindo o conceito de arquivo, documento e o perfil do arquivista. Debate a questão das possibilidades de leitura/interpretação nas práticas arquivísticas, e por consequência na avaliação de documentos, destacando alguns fundamentos da Teoria do Discurso de linha francesa. Apresenta os marcos legais em relação à avaliação e a estreita relação com a constituição da memória. Busca-se observar, através da análise de entrevistas os principais fundamentos e as práticas envolvidas no processo de avaliação de documentos.

As contribuições das linguagens de marcação para a gestão da informação arquivística digital

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES)

Gênese documental de álbuns fotográficos: um estudo de caso aplicado a uma indústria de grande porte

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES)

Plataforma para gestão processual de processos de insolvência e leilões

O presente relatório enquadra e descreve o trabalho de análise, reestruturação e implementação de novas funcionalidades na plataforma de gestão de processos judiciais, usada pela empresa Lusoparticipações Avalibérica S.A. (AVALIBÉRICA)1 como apoio ao seu modelo de negócio. Inserida no Mestrado em Engenharia Informática - Computação Móvel, a proposta da AVALIBÉRICA contempla a avaliação do sistema em uso e a criação de novos módulos, melhoramento das funcionalidades de gestão processual e de vendas, dotando-a de funcionalidades de gestão documental e expansão a dispositivos móveis. O sistema desenvolvido à medida para a AVALIBÉRICA permite aos colaboradores da empresa a gestão diária dos processos de insolvência, possibilitando o registo de toda a atividade desenvolvida, a inventariação dos respetivos bens, geração de documentação associada e gestão de vendas. Permite também a gestão de conteúdos do website da empresa e a criação, e execução, de leilões eletrónicos. No decorrer do estágio, a evolução deste sistema deu origem à Plataforma de Gestão de Processos (PGESPRO), composta por um conjunto de aplicações que oferecem funcionalidades de gestão de processos e administração, API de acesso a aplicações móveis, submissão de propostas/licitações online, módulo de manutenção e tarefas de execução assíncrona. O projeto foi abordado com a intenção de manter o sistema existente, integrando as funcionalidades desenvolvidas em módulos adicionais; assim, foi inicialmente mantida a mesma pilha de tecnologias e a arquitetura WEB, cliente-servidor, suportada no cliente por HTML/CSS e JS, e no servidor por PHP. No entanto, após a avaliação inicial, foi decidida a substituição gradual através de reimplementação faseada das funcionalidades, bem como a substituição de tecnologias onde se verifiquem vantagens óbvias de performance e/ou capacidades. Dadas as características do projeto e da área em que o mesmo se insere, a plataforma desenvolvida será alvo de constante evolução, quer por imposições externas à AVALIBÉRICA, como por alterações aos procedimentos e modelos de negócio da empresa. No entanto, os objetivos propostos foram atingidos, com a empresa a utilizar ativamente a plataforma desenvolvida e encontrando-se os vários projetos que surgiram durante o desenvolvimento em fase final de testes, ou já em utilização por grupos piloto.

Sistema pericial para suporte à decisão na alocação de recursos de emergência

O panorama atual da emergência e socorro de primeira linha em Portugal, carateriza-se por uma grande aposta ao longo dos últimos anos num incremento contínuo da qualidade e da eficiência que estes serviços prestam às populações locais. Com vista à prossecução do objetivo de melhoria contínua dos serviços, foram realizados ao longo dos últimos anos investimentos avultados ao nível dos recursos técnicos e ao nível da contratação e formação de recursos humanos altamente qualificados. Atualmente as instituições que prestam socorro e emergência de primeira linha estão bem dotadas ao nível físico e ao nível humano dos recursos necessários para fazerem face aos mais diversos tipos de ocorrências. Contudo, ao nível dos sistemas de informação de apoio à emergência e socorro de primeira linha, verifica-se uma inadequação (e por vezes inexistência) de sistemas informáticos capazes de suportar convenientemente o atual contexto de exigência e complexidade da emergência e socorro. Foi feita ao longo dos últimos anos, uma forte aposta na melhoria dos recursos físicos e dos recursos humanos encarregues da resposta àsemergência de primeira linha, mas descurou-se a área da gestão e análise da informação sobre as ocorrências, assim como, o delinear de possíveis estratégias de prevenção que uma análise sistematizada da informação sobre as ocorrências possibilita. Nas instituições de emergência e socorro de primeira linha em Portugal (bombeiros, proteção civil municipal, PSP, GNR, polícia municipal), prevalecem ainda hoje os sistemas informáticos apenas para o registo das ocorrências à posteriori e a total inexistência de sistemas de registo de informação e de apoio à decisão na alocação de recursos que operem em tempo real. A generalidade dos sistemas informáticos atualmente existentes nas instituições são unicamente de sistemas de backoffice, que não aproveitam a todas as potencialidades da informação operacional neles armazenada. Verificou-se também, que a geo-localização por via informática dos recursos físicos e de pontos de interesse relevantes em situações críticas é inexistente a este nível. Neste contexto, consideramos ser possível e importante alinhar o nível dos sistemas informáticos das instituições encarregues da emergência e socorro de primeira linha, com o nível dos recursos físicos e humanos que já dispõem atualmente. Dado que a emergência e socorro de primeira linha é um domínio claramente elegível para a aplicação de tecnologias provenientes dos domínios da inteligência artificial (nomeadamente sistemas periciais para apoio à decisão) e da geo-localização, decidimos no âmbito desta tese desenvolver um sistema informático capaz de colmatar muitas das lacunas por nós identificadas ao nível dos sistemas informáticos destas instituições. Pretendemos colocar as suas plataformas informáticas num nível similar ao dos seus recursos físicos e humanos. Assim, foram por nós identificadas duas áreas chave onde a implementação de sistemas informáticos adequados às reais necessidades das instituições podem ter um impacto muito proporcionar uma melhor gestão e otimização dos recursos físicos e humanos. As duas áreas chave por nós identificadas são o suporte à decisão na alocação dos recursos físicos e a geolocalização dos recursos físicos, das ocorrências e dos pontos de interesse. Procurando fornecer uma resposta válida e adequada a estas duas necessidades prementes, foi desenvolvido no âmbito desta tese o sistema CRITICAL DECISIONS. O sistema CRITICAL DECISIONS incorpora um conjunto de funcionalidades típicas de um sistema pericial, para o apoio na decisão de alocação de recursos físicos às ocorrências. A inferência automática dos recursos físicos, assenta num conjunto de regra de inferência armazenadas numa base de conhecimento, em constante crescimento e atualização, com base nas respostas bem sucedidas a ocorrências passadas. Para suprimir as carências aos nível da geo-localização dos recursos físicos, das ocorrências e dos pontos de interesse, o sistema CRITICAL DECISIONS incorpora também um conjunto de funcionalidades de geo-localização. Estas permitem a geo-localização de todos os recursos físicos da instituição, a geo-localização dos locais e as áreas das várias ocorrências, assim como, dos vários tipos de pontos de interesse. O sistema CRITICAL DECISIONS visa ainda suprimir um conjunto de outras carências por nós identificadas, ao nível da gestão documental (planos de emergência, plantas dos edifícios) , da comunicação, da partilha de informação entre as instituições de socorro e emergência locais, da contabilização dos tempos de serviço, entre outros. O sistema CRITICAL DECISIONS é o culminar de um esforço colaborativo e contínuo com várias instituições, responsáveis pela emergência e socorro de primeira linha a nível local. Esperamos com o sistema CRITICAL DECISIONS, dotar estas instituições de uma plataforma informática atual, inovadora, evolutiva, com baixos custos de implementação e de operação, capaz de proporcionar melhorias contínuas e significativas ao nível da qualidade da resposta às ocorrências, das capacidades de prevenção e de uma melhor otimização de todos os tipos de recursos que têm ao dispor.

Categorização e análise de dados não estruturados: o caso de debates parlamentares

Trabalho de Projecto apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Mestre em Estatística e Gestão de Informação

Aplicação da metodologia de “lean management” no processo de desenvolvimento de produto

O presente trabalho de dissertação teve como objetivo a implementação de metodologias de Lean Management e avaliação do seu impacto no processo de Desenvolvimento de Produto. A abordagem utilizada consistiu em efetuar uma revisão da literatura e levantamento do Estado da Arte para obter a fundamentação teórica necessária à implementação de metodologias Lean. Prosseguiu com o levantamento da situação inicial da organização em estudo ao nível das atividades de desenvolvimento de produto, práticas de gestão documental e operacional e ainda de atividades de suporte através da realização de inquéritos e medições experimentais. Este conhecimento permitiu criar um modelo de referência para a implementação de Lean Management nesta área específica do desenvolvimento de produto. Após implementado, este modelo foi validado pela sua experimentação prática e recolha de indicadores. A implementação deste modelo de referência permitiu introduzir na Unidade de Desenvolvimento de Produto e Sistemas (DPS) da organização INEGI, as bases do pensamento Lean, contribuindo para a criação de um ambiente de Respeito pela Humanidade e de Melhoria Contínua. Neste ambiente foi possível obter ganhos qualitativos e quantitativos nas várias áreas em estudo, contribuindo de forma global para um aumento da eficiência e eficácia da DPS. Prevê-se que este aumento de eficiência represente um aumento da capacidade instalada na Organização, pela redução anual de 2290 horas de desperdício (6.5% da capacidade total da unidade) e pela redução significativa em custos operacionais. Algumas das implementações de melhoria propostas no decorrer deste trabalho, após verificado o seu sucesso, extravasaram a unidade em estudo e foram aplicadas transversalmente à da organização. Foram também obtidos ganhos qualitativos, tais como a normalização de práticas de gestão documental e a centralização e agilização de fluxos de informação. Isso permitiu um aumento de qualidade dos serviços prestados pela redução de correções e retrabalho. Adicionalmente, com o desenvolvimento de uma nova ferramenta que permite a monitorização do estado atual dos projetos a nível da sua percentagem de execução (cumprimento de objetivos), prazos e custos, bem como a estimação das datas de conclusão dos projetos possibilitando o replaneamento do projeto bem como a detecção atempada de desvios. A ferramenta permite também a criação de um histórico que identifica o esforço horário associado à realização das atividades/tarefas das várias áreas de Desenvolvimento de Produto e desta forma pode ser usada como suporte à orçamentação futura de atividades similares. No decorrer do projeto, foram também criados os mecanismos que permitem o cálculo de indicadores das competências técnicas e motivações intrínsecas individuais da equipa DPS. Estes indicadores podem ser usados na definição por parte dos gestores dos projetos da composição das equipas de trabalho, dos executantes de tarefas individuais do projeto e dos destinatários de ações de formação. Com esta informação é expectável que se consiga um maior aproveitamento do potencial humano e como consequência um aumento do desempenho e da satisfação pessoal dos recursos humanos da organização. Este caso de estudo veio demonstrar que o potencial de melhoria dos processos associados ao desenvolvimento de produto através de metodologias de Lean Management é muito significativo, e que estes resultam em ganhos visíveis para a organização bem como para os seus elementos individualmente.

O arquivo na era digital

Dissertação apresentada para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Ciências da Informação e da Documentação

Proposta de um painel de medidas e indicadores de desempenho para avaliar a utilização da página da Biblioteca de Arte no Flickr

Relatório de Estágio apresentado para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Ciências da Informação e da Documentação

Um contributo para a implementação de um gestor de conteúdos na actividade de manutenção aeronáutica – Mapeamento de processos e proposta de unificação

Dissertação para obtenção do Grau de Mestre em Engenharia Industrial

Reordenação de documentos através de técnicas de aprendizagem automática

Sistemas de gestão documental e de recuperação de informação são hoje ferramentas essenciais para aceder aos grandes volumes de informação disponíveis. O exemplo mais popular deste cenário é o motor de pesquisa Google, que se estimava possuir cerca de 45 milhares de milhões de páginas Web, em Março de 2013 [14]. Uma vez que a maioria das pessoas, apenas consultam os primeiros dez resultados duma pesquisa, torna-se crucial conseguir uma boa ordenação das respostas, de forma a permitir que o utilizador veja os resultados contendo informação diversificada, de acordo com as suas preferências e indo ao encontro daquilo que escreveu na pesquisa. Além do objetivo de ordenação segundo a query escrita pelo utilizador, também foi tido como objetivo a remoção de documentos similares do topo dos resultados das pesquisas. Nesta tese, pretendemos investigar o uso de algoritmos de aprendizagem de ordenação de resultados, por forma a aumentar a qualidade dos resultados de topo das pesquisas e analisar algumas maneiras para aumentar a diversidade de informação no topo dos resultados das pesquisas. Uma aplicação foi desenvolvida no contexto desta tese e foi aplicada a um sistema de pesquisa que foi desenvolvido em contexto empresarial com a Quidgest S.A, sendo que posteriormente irá ser integrada numa plataforma de desenvolvimento rápido de aplicações.

Aprimorando o sistema de controle interno da Câmara Municipal de Araruama: diagnóstico da situação arquivística do poder legislativo municipal

O principal objetivo desta dissertação é examinar criticamente a situação arquivística da Câmara Municipal de Araruama, descrevendo e analisando de que forma ocorre a organização, a gestão e a disponibilização de documentos por parte do poder legislativo daquele município apresentando, ao final, com o intuito de contribuir para a gestão documental na Câmara, esboço de um Projeto de Resolução. O trabalho justifica-se pela importância de uma correta e eficiente gestão de documentos para que se possa garantir o cumprimento do princípio constitucional da transparência pública, regulamentado pela Lei Federal nº 12.527/2011 conhecida como Lei de Acesso à Informação.

Tipos documentais e fluxos de informação como subsídios para o processo decisório em ambientes organizacionais

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES)

Cuestiones en torno a la transferencia de la custodia de los documentos entre archivos públicos

This paper discusses the different forms and conditions of incorporating collections from the judiciary by executive bodies. For such, we use the custodial history of the Juízo de Órfãos de São Paulo archives as a reference. An instance of the Brazilian justice between the 16th and 20th centuries, the Juízo de Órfãos de São Paulo is currently fragmented in several institutions of custody and under different denominations. Similarly, other archives from judiciary bodies underwent similar processes for custody transfer. However, this type of situation is not restricted to the past: nowadays, even under legally established norms and guidelines for the implementation of document management programs, it is still possible to find, recurrently, the adoption of similar procedures for the incorporation of collections. We therefore intend to establish a parallel between these two moments and the Brazilian archival legislation in force.

Tipos documentais e sua relação com o processo decisório de uma empresa hospitalar da região de Bauru/SP

Decisions are made constantly in organizational contexts; however, a wrong decision can bring undesirable consequences for organizations. In this sense, access to organic information becomes essential considering that decreases the uncertainties of managers in relation to decision making process. In this perspective, the identification of documental types from its production provides a consistent documental cycle, which will result in the recovery of information at the time requested by managers. Based on the above it was intended to verify what documental types recurrently used in the decision making process of a hospital company in the Bauru region, Sao Paulo State. For that, we applied the method 'Case Study' of Yin. We analyzed the information type that provided more security to the decision maker during the decision making. As a result, we elaborated a systematic documental organic types most used and most relevant to the decision-making process of the company, showing that when they are defined from the production of documents, the benefits for both the professional as archivist for the organization are significant.